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Digital Workplace – das sollten Sie darüber wissen

Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
07.07.2025
18 Min.

    Projektmanagement via Cloud-Computing, Videobesprechungen mit der Teams-Software und Kundenservice durch eine Callcenter-Anwendung – das sind nur einige Elemente der voranschreitenden Digitalisierung innerhalb der klassischen Büroarbeit. Der Digital Workplace verlagert Arbeitsbereiche und -prozesse in Unternehmen mitunter komplett in die digitale Sphäre. Der digitale Arbeitsplatz ersetzt somit den traditionellen Büroarbeitsplatz – doch was heißt das genau?

    Die klassische Büroarbeit fand bis vor wenigen Jahren vorwiegend dort statt, wo sich das physische Büro befand: im Unternehmen. Mit modernem Cloud-Computing ist Büroarbeit allerdings nicht mehr an einen physischen Ort gebunden. Laut einer Umfrage von Bitkom setzten 2024 bereits rund 98 % der mehr als 500 befragten deutschen Unternehmen Cloud-Computing ein. Von wo aus die Belegschaft arbeitet, ist dabei nicht mehr entscheidend. Der Büroarbeitsplatz ist in den digitalen Raum gewandert, er wurde zum Digital Workplace.

    Wie genau ein solcher digitaler Arbeitsplatz aussieht, was der Unterschied zwischen Digital Workplace und Digital Workspace ist und wie Sie einen Arbeitsplatz in wenigen Schritten digitalisieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist ein digitaler Arbeitsplatz? Abgrenzung der BegrifflichkeitenArten digitaler ArbeitsplätzeVorteile und Nachteile eines digitalen Arbeitsplatzes

    Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

    Digitale Arbeitsplätze sind vielerorts längst die Regel. Bei dieser neuen Form des Büroarbeitsplatzes stellen Unternehmen sämtliche für die Arbeit benötigten Anwendungen, Daten und Services auf Basis einer digitalen Arbeitsumgebung zur Verfügung. Der Digital Workplace vereint diese Umgebung (Workspace) mit den ebenfalls digitalisierten Arbeitsprozessen in Unternehmen.
    Der Digital Workplace kann also die komplette Infrastruktur für sämtliche Mitarbeiter:innen eines Unternehmens bereithalten. Er bietet zentralisierte Daten und Services mithilfe eines internen oder externen Servers. Darauf können prinzipiell alle Mitarbeiter:innen zugreifen – sieht man von spezifischen Zugangsbeschränkungen für bestimmte Gruppen ab. In gewisser Weise ist der Digital Workplace in vielen Firmen an die Stelle des bisherigen Intranets getreten. Er bietet aber aufgrund der Cloud-Anbindung eine deutlich größere Flexibilität.
    Der Digital Workplace ermöglicht damit einen schnellen Informationsaustausch und macht viele Prinzipien von New Work wie hybrides und mobiles Arbeiten erst möglich. Die dafür notwendige Infrastruktur basiert zumeist auf Cloud-Services wie Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) oder Software-as-a-Service (SaaS).
    Wichtige Bestandteile eines digitalen Arbeitsplatzes sind beispielsweise Kollaborationstools, Unified-Communications-Services, virtuelle Teamräume sowie Anwendungen für das Customer-Relationship-Management (CRM) und das Enterprise-Resource-Planning (ERP).
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    Abgrenzung der Begrifflichkeiten

    Digital Workspace vs. Digital Workplace

    Digital Workplace beschreibt einen digitalen Arbeitsplatz, Digital Workspace den digitalen Arbeitsraum. Die Begriffe sind also nicht synonym zu verwenden. Grundlegend lassen sich die beiden Begriffe folgendermaßen voneinander abgrenzen:
    Digital Workspace: Der Begriff bezeichnet ausschließlich den virtuellen Arbeitsraum, der an die Stelle eines physischen Arbeitsplatzes tritt – und zwar mittels Software wie einer Office-Suite und mittels Hardware wie eines Laptops. Dieser digitale Arbeitsraum kann sich für einzelne Mitarbeiter:innen unterscheiden, je nach Anforderungen. Der Digital Workspace ist Teil des Digital Workplace.
    Digital Workplace: Um einen vollständigen digitalen Arbeitsplatz handelt es sich erst, wenn der digitale Arbeitsbereich auch in entsprechende unternehmerische Prozesse eingebettet ist. Die Infrastruktur dafür stellt normalerweise das Unternehmen zur Verfügung. Die Firma ermöglicht der Belegschaft die vollständige Integration ihrer Arbeit in die Geschäftsprozesse – ohne zwingend einen physischen Arbeitsraum zur Verfügung stellen zu müssen.
    Die Abgrenzung der beiden Begriffe findet jedoch häufig nicht statt: Selbst Anbieter von Software-Lösungen sprechen häufig von Workspace, wenn sie eigentlich den Workplace meinen. Zudem gibt es Anwendungen, die beides in einer einzigen Suite miteinander vereinen. Generell kann also beides gemeint sein, wenn Sie auf die Begriffe Digital Workplace und Digital Workspace treffen.

    Digitaler Arbeitsplatz vs. Virtueller Arbeitsplatz

    Virtuelle Arbeitsplätze (englisch: Virtual Workplace) beschreiben ebenso wie digitale Arbeitsplätze Plattformen, mit denen Mitarbeiter:innen auf unterschiedliche Anwendungen und Services im Netzwerk oder in der Cloud zugreifen. Die Begriffe meinen also prinzipiell das Gleiche und lassen sich allgemein synonym verwenden.
    Man grenzt hiervon begrifflich häufig den Cloud-Arbeitsplatz ab. Das soll deutlich machen, dass Cloud-Anbieter sämtliche Software bereitstellen – und nicht das eigene Unternehmen auf Firmenservern. Da dies aber in den vergangenen Jahren nahezu zum Standard geworden ist, ist diese Abgrenzung nicht mehr zwingend notwendig.
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    Arten digitaler Arbeitsplätze

    Digitale Arbeitsplätze können sehr unterschiedlich gestaltet sein. Es hängt vor allem von der Funktion sowie von der Komplexität des Arbeitsplatzes bzw. der jeweiligen Tätigkeit ab, wie Digital Workplaces konkret ausgestaltet sind.
    Folgende Arten digitaler Arbeitsplätze gibt es:
    • Remote-Arbeitsplatz: Hierbei arbeiten Beschäftigte komplett außerhalb des Firmengebäudes. Kommunikation und Zusammenarbeit finden ausschließlich im virtuellen Raum statt und stützen sich primär auf modernes Cloud-Computing.
    • Hybrid-Arbeitsplatz: Diese Form hängt eng mit hybriden Arbeitsmodellen zusammen, die neben der Tätigkeit in den Unternehmensräumen auch Remote-Arbeit ermöglichen. Firmen vereinbaren individuelle Regelungen mit ihrer Belegschaft, wer wann und wie oft beispielsweise im Homeoffice arbeitet. Wichtig ist hierbei eine passende Homeoffice-Ausstattung.
    • Digitaler Präsenzarbeitsplatz: Hierbei arbeitet die Belegschaft an Arbeitsplätzen im Unternehmen, ist bei ihrer Tätigkeit aber auf digitale Tools und (Cloud-)Plattformen angewiesen. Das kann viele unterschiedliche Bereiche umfassen, von Bürotätigkeiten über Entwicklungsarbeiten wie in Labors bis hin zur Produktion.
    Daneben hängt die Form des Digital Workplace oft von der Größe des Unternehmens, dessen allgemeinen digitalen Strukturen und Geschäftsprozessen ab – und nicht zuletzt von der Unternehmenskultur.
    • Freelancer:innen/Start-ups: Für viele Freelancer:innen und Start-ups sind digitale Arbeitsplätze seit Langem Normalität. Dank Cloud-Services und moderner UCC-Lösungen können sie auf aufwendige und teure Hardware-Ausstattung verzichten, um flexibel von jedem Ort aus zu arbeiten.
    • Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs): Indem sie digitale Arbeitsplätze einführen, können KMUs mittlerweile mit der Flexibilität von Start-ups konkurrieren. Geschäftsprozesse lassen sich vereinfachen und effektiver gestalten. Außerdem ermöglichen digitale Arbeitsplätze erst hybride Arbeitsmodelle, was die Attraktivität der Firmen für Bewerber:innen steigert.
    • Großunternehmen: In Großunternehmen mit mehreren, teilweise global verteilten Filialen, dienen digitale Arbeitsplätze dazu, komplexe Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen zu steuern und zu optimieren. Enterprise-Resource-Planning (ERP), Customer-Relationship-Management (CRM) und Unified-Endpoint-Management (UEM) sind nur einige Beispiele für digitale Infrastrukturen in verschiedenen Unternehmensbereichen.
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    Vorteile und Nachteile eines digitalen Arbeitsplatzes

    Digital Workplaces setzen sich in den meisten Unternehmen immer mehr durch. Für viele Arbeitnehmer:innen, vor allem aber für Freelancer:innen und Start-up-Teams, gehören sie seit Jahren zum Standard. Manche Firmen führen das Prinzip hingegen erst nach und nach ein.

    Vorteile des Digital Workplace

    Ortsunabhängiges Arbeiten: Digital Workplaces schaffen die Voraussetzung für mobiles Arbeiten. Die physische Präsenz und der Arbeitsort sind nicht mehr entscheidend, stattdessen zählt das Arbeitsergebnis. Unternehmen etablieren damit eine moderne, digitalgestützte Unternehmenskultur, die allen Mitarbeiter:innen zeitgemäße und attraktive Rahmenbedingungen bietet.
    Effektive Kommunikation: Auf Basis von Unified Communications & Collaboration (UCC) können Digital Workplaces sämtliche Personen einbeziehen, die am Geschäftsprozess beteiligt sind – sowohl intern als auch extern. Zu UCC gehören unter anderem Chat- und Messenger-Programme, Videokonferenzsysteme, Teamräume und Dokumententeilung.
    Zentrale Anwendungen und Daten: Alle Anwendungen und Services sowie sämtliche Daten stehen zentral bereit. Zugangsbeschränkungen regeln Zugriffsrechte für bestimmte Gruppen.
    Beschleunigung: Digital Workplaces können Workflows und unternehmerische Geschäftsprozesse enorm beschleunigen, indem sie Daten und Arbeitsprozesse vernetzen und zentralisieren.
    Höhere Zufriedenheit: Die größere Flexibilität und Anpassbarkeit von Arbeitszeiten und -orten führt zu einer höheren Zufriedenheit der Belegschaft, da sich beispielsweise Arbeit und Familie besser vereinbaren lassen.
    Gesteigerte Produktivität: Eine höhere Zufriedenheit sorgt für eine bessere Identifikation mit dem Arbeitgeber und für eine höhere Produktivität. In diesem Zusammenhang reduziert sich der Arbeitsaufwand für Administration und Kommunikation.
    Kostenreduktion: Unternehmen müssen nicht zwangsläufig physische Arbeitsplätze und Büroräume für alle Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen. Gleichzeitig reduzieren sich durch Cloud-Computing die Kosten für Hardware sowie deren Administration, Instandhaltung und Energieverbrauch.
    Flexibilität: Die starke Anpassbarkeit und Individualisierung der verwendeten Systeme ermöglichen passgenaue Lösungen für spezifische Tätigkeiten, Branchen und wechselnde Kapazitätsanforderungen.
    Zentraler Datenschutz und Rechtemanagement: Unternehmen können Compliance-Richtlinien und Datenschutzbestimmungen zentral implementieren und durchsetzen.
    Der Digital Workplace bietet viele Vorteile. Dennoch sollten Unternehmen mögliche Herausforderungen im Blick haben. Sie sollten die Einführung des Digital Workplace kritisch begleiten und evaluieren – das gilt auch für den fortwährenden Einsatz in den täglichen Geschäftsprozessen.
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    Der digitale Arbeitsplatz ist mobil und variabel. Oft reichen ein Tablet und ein Smartphone, um auch von unterwegs gemeinsam mit dem Team zu arbeiten.

    Mögliche Nachteile des Digital Workplace

    Ineffektive Arbeitsprozesse: Sie können etablierte Arbeitsprozesse nicht einfach beibehalten, sondern müssen sie an die neue Arbeitsweise anpassen. Digitale Workflows unterliegen aufgrund ihrer Geschwindigkeit und Dezentralisierung anderen Erfordernissen als die Prozesse der klassischen Büroarbeit mit physischer Anwesenheit.
    Abhängigkeit: Vor allem bei SaaS-Lösungen machen sich Unternehmen von externen Anbietern abhängig. Sie sollten Compliance-Richtlinien, Speicherkapazitäten und den Anwendungsumfang an die Erfordernisse Ihrer Geschäftsprozesse anpassen, um möglichst effizient zu arbeiten. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch die Vertragslaufzeiten, Preismodelle und Verlässlichkeit (Reliability) Ihrer (Cloud-)Systeme regelmäßig überprüfen.
    Mangelnde Medienkompetenz: Damit der Digital Workplace in einem Unternehmen funktioniert, sollten alle potenziellen Nutzer:innen über die erforderliche Medienkompetenz verfügen. Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sorgen dafür, dass die Belegschaft auf einem einheitlichen Stand ist, um Effizienz und Produktivität tatsächlich zu steigern.
    Fehlende Motivation und Akzeptanz: Alle Beteiligten sollten die Systeme und Prozesse des Digital Workplace akzeptieren. Stehen Mitarbeiter:innen während ihrer Arbeit vor Problemen, die sie beispielsweise im Homeoffice nicht eigenständig lösen können, kann das zu mangelnder Motivation führen.
    Ständige Verfügbarkeit: Gerade der Digital Workplace erfordert eine klare Trennung von Arbeitszeit und Freizeit. Die Möglichkeiten mobiler Arbeit und Homeoffice sollten nicht dazu führen, dass sich Mitarbeiter:innen zu ständiger Bereitschaft genötigt sehen. Statt der gewünschten besseren Work-Life-Balance kann ein solches Gefühl zu einem erhöhten Leistungsdruck und mehr Stress führen.
    Administrativer Aufwand: Mit dem Digital Workplace ändern sich viele Aufgaben Ihrer IT-Administration. Anstatt vor Ort die bisherigen On-Premises-Systeme zu pflegen, erfordert der Digital Workplace in Unternehmen eine zentralisierte Verwaltung von Hard- und Software. Die Aufgaben von IT-Administrator:innen wandeln sich dadurch mehr zu einer Management-Funktion. Besonderen Stellenwert nehmen etwa das Unified-Endpoint-Management (UEM) und das Enterprise-Mobility-Management (EMM) ein.
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    Digital Workplace – die wichtigsten Anwendungsgebiete und Tools

    Digitale Arbeitsplätze umfassen in der Regel eine Vielzahl an Programmen und Tools. Die verschiedenen Dienste stehen den Benutzer:innen üblicherweise auf einer vereinheitlichten Benutzeroberfläche webbasiert zur Verfügung. Darüber haben sie je nach Berechtigung Zugriff auf Anwendungen und Daten, die sie für ihre Tätigkeit im Rahmen der Geschäftsprozesse benötigen. Entscheidend ist zudem, ob die Arbeitsprozesse miteinander verzahnt sind – lediglich am Computer zu arbeiten, bedeutet noch nicht, dass es sich um einen Digital Workplace handelt.
    Im Folgenden erfahren Sie, welche Anwendungsgebiete und Tools einen digitalisierten Arbeitsplatz üblicherweise ausmachen.

    Office-Suite

    Moderne Office-Programmpakete bieten maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen. Vorreiter wie Microsoft 365 Business und Google Workspace stehen cloudbasiert als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung. Umfang sowie Funktionen lassen sich je nach Bedarf auswählen bzw. anpassen. Dazu gehören neben Anwendungen zum Schreiben, für Tabellenkalkulationen und Präsentationen auch Unified-Communications-Tools für die Kommunikation und Kollaboration: Microsoft 365 Business bietet beispielsweise mit SharePoint ein standortunabhängiges Intranet, das auf den Cloud-Speicher OneDrive for Business zurückgreift. Mit Microsoft Teams ist zudem ein führendes Programm für Audio- und Videokonferenzen mit an Bord.

    Projektmanagement

    Software für das Projektmanagement hilft dabei, komplexe Aufgaben und Vorgänge in einfache Strukturen zu fassen. Dazu gehören Aufgaben- und Projektmanagement für kleinere und größere Personengruppen, Zeiterfassung, Aufgabenabhängigkeiten, grafische Darstellungen (z.B. mit Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen) sowie Verknüpfungsmöglichkeiten mit weiteren Programmen und externen Benutzer:innen. Mehr zu Projektmanagement-Tools erfahren Sie bei uns anderer Stelle.

    Enterprise Social Networks & Teamsoftware

    Wichtige Tools sind auch webbasierte Instant-Messaging-Dienste, die gewissermaßen als „Kommunikationszentrum“ Ihres Unternehmens dienen können. Sie bündeln das Messaging in flexibel definierbaren Kanälen oder Gruppen und ermöglichen idealerweise auch Telefonie sowie Videokonferenzen. Darüber hinaus können Sie damit Dokumente mit Ihren Kolleg:innen teilen und die Software an weitere Anwendungen wie Office-Suiten und Cloud-Speicher anbinden. Beispiele für Enterprise Social Networks sind Microsoft Teams und Slack.

    Customer-Relationship-Management

    Auch das Customer-Relationship-Management (CRM) ist gewöhnlich Teil des Digital Workplace. Dabei bündeln leistungsfähige Tools Kontaktaufnahmen von Kund:innen über alle Kanäle in einer einzigen Anwendung; also Anrufe, E-Mails, Messenger-Nachrichten und Anfragen über Kontaktformulare auf Unternehmenswebseiten.
    Die Software ist in der Lage, zu priorisieren und Anliegen an die entsprechend Zuständigen weiterzuleiten. Analyse-Tools geben Aufschluss darüber, wie lange die Beantwortung gedauert hat und wie zufrieden die Kund:innen damit gewesen sind.

    Arbeitszeiterfassung

    Der Digital Workplace bedeutet mehr Eigenverantwortung und Freiheit für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens. Um Arbeitszeiten allgemein, aber auch abzurechnende Stunden bei Kunden (sogenannte Billable Hours) zu erfassen, sollte der Digital Workplace auch ein Tool zur übersichtlichen Arbeitszeiterfassung bieten. Statt über eine Stempeluhr am Firmeneingang loggen sich die Mitarbeiter:innen im Tool ein und buchen Zeiten für ihre Tätigkeiten.
    Dieses System bietet üblicherweise eine gute Mischung aus Transparenz, Flexibilität und Kontrolle. Unternehmen können Zeiten auf einen Blick den Tätigkeiten zuordnen und müssen gewöhnlich keinen Missbrauch fürchten – häufig eine der größten Ängste von Arbeitgebern, die bislang auf klassische Büroarbeit mit physischer Anwesenheit gesetzt haben.
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    Wearables als ergänzende Hardware

    Nach Notebook, Tablet und Smartphone gewinnen auch Wearables am Digital Workspace an Bedeutung. Smarte Armbänder oder Headsets können die Kommunikation innerhalb von Teams verbessern. Mitarbeiter:innen können über diese Geräte schnell auf Nachrichten zugreifen, Informationen teilen oder in Echtzeit miteinander kommunizieren, was besonders in komplexen Arbeitsumgebungen oder bei remote arbeitenden Teams von Vorteil ist.
    Unternehmen können Virtual Reality oder Augmented Reality über Brillen oder Headsets für Schulungen und Fortbildungen einsetzten. Über diese Gadgets lassen sich interaktive Lernmaterialien oder Simulationen für Trainingseinheiten bereitstellen. Dadurch können die Angestellten praktische Erfahrungen sammeln und ihre Fähigkeiten in einem realistischen Umfeld verbessern.
    Schon heute erleichtern Datenbrillen mithilfe von Augmented Reality verschiedene Arbeitsschritte in der Fertigung. Ähnliche Wearables sollen künftig auch in anderen Branchen und Unternehmensbereichen Einzug halten. In Logistik und Wartung können beispielsweise smarte Helme oder Brillen Arbeitsanweisungen oder Wartungsanleitungen anzeigen sowie Produkt- oder Bestandsinformationen liefern. Servicekräfte im Gesundheitswesen profitieren etwa von Detailinformationen und Kundendaten über smarte Brillen.
    Am Arbeitsplatz der Zukunft steht die Technik also immer stärker im Dienst der Nutzer:innen. Ob mittelständischer Betrieb oder globaler Konzern: Letztendlich profitiert, wer die digitalen Trends ganzheitlich in seine Unternehmenskultur integriert. Die Modernisierung des Workspace sollte daher auf allen Firmenebenen und nicht nur für die IT-Abteilung auf der Agenda stehen.
    Übrigens: Mit einer virtuellen Telefonanlage wie One Net Enterprise machen Sie Ihr Business ortsunabhängig: Sie verlagern Ihre Telefonie in die Cloud, damit Sie und Ihre Mitarbeiter:innen in Zukunft noch flexibler überall arbeiten können – mit einer Nummer für alle erreichbar, egal wo Sie sind.
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    One Net Enterprise – virtuelle Telefonanlage auf IP-Basis

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    In sechs Schritten zum digitalen Arbeitsplatz

    Der digitale Arbeitsplatz benötigt mehr als einen Workspace. Sie müssen die entsprechenden Tools der Arbeitsumgebung in unternehmensweite Prozesse einbinden. Nur mit akribischer Vorbereitung, klaren Definitionen und ständiger Evaluation kann der Digital Workplace seine Stärken richtig entfalten. Um das zu erreichen, gehen Sie wie folgt vor:

    Schritt 1: Vision

    Stellen Sie sich folgende Fragen:
    • Welche Gründe sprechen für die Transformation?
    • Welche Vorteile soll Ihnen der Digital Workplace konkret bieten?
    • Wie lässt sich die Einführung mit dem laufenden Geschäft vereinbaren?
    • Wo sehen Sie Ihr Unternehmen nach der erfolgreichen Einführung des Digital Workplace?

    Schritt 2: Strategie

    Haben Sie die Gründe und Ziele für die Einführung des Digital Workplace ermittelt, sollten Sie eine konkrete Strategie dafür entwerfen. Je nach Größe Ihres Unternehmens definieren Sie für sämtliche Abteilungen und Einsatzbereiche, wie der Digital Workplace die dortigen Prozesse beeinflusst und verbessert.
    Dazu gehört auch, dass Sie genau wissen, wie die Abteilungen aktuell arbeiten und wie die Einführung des Digital Workplace konkret zu Verbesserungen führen kann. Beziehen Sie (leitende) Mitarbeiter:innen aus den jeweiligen Bereichen mit ein. Sie sind am besten dazu in der Lage, konkrete Initiativen und künftige Prozesse für ihre Abteilungen zu entwerfen.

    Schritt 3: Die Wahl des richtigen Anbieters

    Auf der Basis Ihrer Strategie und Anforderungen sollten Sie sich über geeignete Software-Anbieter für Ihr Unternehmen informieren. Recherchieren Sie entweder selbst nach Anbietern, die Ihren Wunschvorstellungen nahekommen, oder ziehen Sie die Expertise externer IT-Dienstleister zurate. Vergleichen Sie potenzielle Anbieter und deren Digital-Workplace-Lösungen miteinander, um einzugrenzen, welcher die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten abdeckt.
    Testen Sie Demo- oder Trial-Versionen entsprechender Software-Suites und setzen Sie sich ggf. direkt mit den Anbietern in Verbindung. So finden Sie heraus, inwieweit eine Anwendung tatsächlich zu Ihren täglichen Geschäftsprozessen passt. Sie erfahren dabei auch, ob Sie den Funktions- und Leistungsumfang der Programme an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen oder individualisieren können.

    Schritt 4: Einbeziehung der Mitarbeiter:innen

    Es reicht nicht aus, Abteilungs- und Projektleiter:innen in Ihr Vorhaben einzubeziehen. Für die Umstellung von traditionellen Arbeitsweisen auf den Digital Workplace sind die Einbindung von und die Akzeptanz durch Ihre Belegschaft wichtige Voraussetzungen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen von Anfang an darüber, was Sie vorhaben, wie die Transformation zum Digital Workspace aussehen soll und welche Vorteile das neue System bringt.
    Nehmen Sie Feedback auf und binden Sie es in Ihre Transformationsstrategie ein. Wenn sich alle Beteiligten mitgenommen fühlen, funktioniert der Übergang zu einem digitalen Arbeitsplatz besser. Holen Sie auch im Zuge der anschließenden Integration in Ihre Geschäftsprozesse in regelmäßigen Abständen Feedback ein.

    Schritt 5: Migration und Integration

    Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, können Sie die Einführung der Digital-Workplace-Systeme in Ihrem Unternehmen angehen. Ein vorab definierter und an die Belegschaft kommunizierter Zeitplan sorgt für Transparenz. Der Anbieter oder Ihre eigenen IT-Expert:innen richten die Digital-Workplace-Anwendungen ein. Dabei binden sie die neue Software auch an bestehende Systeme an.
    Funktioniert die Kernstruktur des Digital Workplace reibungslos, kann Ihre IT-Administration die Verbindung zu Ihren Unternehmensdaten herstellen, die Sie entweder lokal oder in der Cloud speichern. Im Zusammenhang mit einem Digital Workplace empfiehlt sich ein Cloud-Speicher. Achten Sie jedoch auf Datenschutzvoraussetzungen, die Sie möglicherweise erfüllen müssen, etwa im Umgang mit Kundendaten.
    Danach können Sie die jeweiligen Rollen und Zugriffsberechtigungen der Benutzer:innen einrichten. Wichtig ist, dass genau definiert ist, welche Personen Zugriff auf welche Daten haben. Auch die Maßnahmen zur Cyber Security sind spätestens hier zu implementieren, um in Ihren neuen IT-Strukturen größtmögliche Sicherheit vor Angriffen zu gewährleisten.
    Anschließend sollten Sie Ihre Belegschaft schulen. Nehmen Sie hierfür Rückmeldungen in Bezug auf Fehler, Probleme und mangelnde Usability ernst. Alle Personen, die künftig mit dem Digital Workplace arbeiten, sollten sich wohlfühlen und damit effektiv umgehen können. Nur dann kann die neue digitale Infrastruktur zu mehr Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen führen.

    Schritt 6: Organisation und Prozesse anpassen

    Ist der Digital Workplace eingerichtet, verändern sich Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen teilweise grundlegend – unter Umständen sogar Ihre gesamte Unternehmenskultur. Routinetätigkeiten sind schneller erledigt, die Kommunikation innerhalb der Belegschaft läuft direkter und zielgerichteter ab. Daneben müssen Abteilungen und Projektteams konkrete Arbeitsabläufe neu justieren.
    Auch die Tätigkeiten der leitenden Personen im Unternehmen ändern sich. Gerade in der dezentralen, hybriden Arbeit ist häufig mehr Begleitung und Kommunikation notwendig, als sie es aus der klassischen Büroarbeit gewöhnt sind. An anderer Stelle im V-Hub finden Sie wertvolle Tipps zum Thema Führung im Homeoffice.
    Gewähren Sie diesem Übergang Zeit. Wo sich die Struktur der Arbeitsplätze grundlegend ändert, benötigen neue Prozesse und der Umgang damit ausreichend Zeit, um sich zu etablieren. Begleiten Sie diesen Prozess eng und berücksichtigen Sie die Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter:innen, um den Digital Workplace im Sinne aller Beteiligten zu optimieren.
    Auf diese Weise entstehen von Beginn an neue Arbeitsprozesse und eine Unternehmenskultur, in der die Vorteile des Digital Workplace bestmöglich zum Tragen kommen. Haben Sie erfolgreich digitale Arbeitsplätze eingerichtet, können Sie hybride und mobile Arbeitsformen einführen. Damit machen Sie Ihr Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber – und fit für die Zukunft.
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    Digital Workplace: Das Wichtigste in Kürze

    • Der Digital Workplace ist die neue Form des Büroarbeitsplatzes, bei dem Unternehmen alle Anwendungen, Daten und Services in einer digitalen Arbeitsumgebung zur Verfügung stellen.
    • Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht hybrides und mobiles Arbeiten mittels Cloud-Computing und schafft eine Basis für die Herausforderungen der Zukunft.
    • Oft herrscht Verwirrung hinsichtlich der Begrifflichkeiten: Der Digital Workplace meint die Einbindung digitaler Arbeitsbereiche in unternehmerische Prozesse. Der Digital Workspace hingegen bezeichnet die dafür notwendige Arbeitsumgebung, also zumeist Hard- und Software.
    • Wichtige Bestandteile des Digital Workplace sind beispielsweise Office-Suiten, Kollaborationstools, Unified-Communications-Services, virtuelle Teamräume sowie Anwendungen für das Customer-Relationship-Management (CRM).
    • Die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes in Unternehmen erfordert eine klare Strategie und genaue Planung. Von Beginn an, aber auch im weiteren Betrieb des Digital Workplace ist eine ständige Evaluation der Systeme und Prozesse erforderlich. Bei Problemen sollten Sie jederzeit nachjustieren können.
    • Gelingt dies, führt der Digital Workplace im besten Fall zu effizienteren Geschäftsprozessen und damit zu mehr Produktivität sowie einer höheren Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Außerdem macht Ihr Unternehmen damit New Work erst möglich und ist für Bewerber:innen attraktiver.
    Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
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      # Tags:New WorkDigitalMobiles ArbeitenBusiness BasicsTippsStart-up
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