Eine junge Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Monitor. Sie hält einen Stift in der Hand und blickt auf ein Blatt Papier.
Unified Communication

Homeoffice-Setup: Wie Sie ideale Arbeitsbedingungen schaffen

Kaum ein Thema hat im Zuge der Veränderung der Arbeitswelt in den letzten Jahren solch einen Stellenwert bekommen wie das Homeoffice. Für immer mehr Arbeitnehmer:innen stellt das die Arbeit von zu Hause aus mittlerweile einen festen Teil ihres täglichen Berufslebens dar. Allerdings stehen Unternehmen und deren Angestellte zunächst vor Herausforderungen, wenn es um die effiziente Verlagerung von Arbeitskraft in die eigenen vier Wände der Belegschaft geht.

Mit dem Notebook auf dem Sofa, ein paar Akten im Regal und das Smartphone griffbereit – so stellen sich viele das Homeoffice vor. Die Realität sieht aber anders aus, denn mit einer simplen Sitzgelegenheit, ein wenig Technik und einem Telefon allein ist es auf Dauer nicht getan.

Neben der richtigen Ausstattung und Hardware hängt es daneben vor allem von den richtigen Programmen und Prozessen ab, ob die Arbeit im Homeoffice funktioniert: modernes Cloud-Computing, ein zentrales Geräte- und Sicherheitsmanagement sowie klare Absprachen und Kommunikation. Erst diese Faktoren sorgen dafür, dass Mitarbeiter:innen im Homeoffice nicht nur glücklicher sind, sondern auch ihre Produktivität steigern.

Auf was Sie als Unternehmen achten müssen, wenn Ihre Belegschaft (teilweise) im Homeoffice tätig sein soll und welche Vorteile und Herausforderungen es dabei gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Das perfekte Homeoffice-Setup: Wichtige Tipps

Die Voraussetzungen für das „perfekte“ Homeoffice hängen stark von den individuellen Gegebenheiten der jeweiligen Personen und deren Arbeitsinhalten ab. Die Anforderungen an die Tätigkeit sowie die räumlichen Voraussetzungen spielen dabei entscheidende Rollen. Doch egal, ob etwa der Esstisch in einer kleinen Wohnung oder ein separater Raum als Homeoffice-Bereich dient – für ein funktionierendes Arbeiten daheim sollten Sie einige Dinge bedenken.

Schnelles Internet und ein modernes Smartphone – die technische Ausstattung

Für ein grundlegend funktionales Homeoffice gibt es in den meisten Fällen nicht viele technische Voraussetzungen – dennoch sollten Sie einige Bedingungen erfüllen. Dazu gehören etwa ein schneller Internetanschluss mit entsprechend leistungsfähigem Router. Außerdem sollten die Geräte im Homeoffice den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt entsprechen.
  • Rechner / Notebook: Kernstück des Homeoffice sollte der Computer sein. Hier können die Unterschiede je nach den Anforderungen in Ihrem Unternehmen groß ausfallen. Als grundlegende Rechnerausstattung empfiehlt sich zunächst ein ausreichend leistungsfähiges Notebook. Es sollte über ausreichend Rechenleistung und (Arbeits-)Speicherkapazität verfügen, um gängige Digital-Workplace-Anwendungen auszuführen. Arbeiten Sie hingegen an rechenintensiven Aufgaben, etwa im Grafikbereich, empfiehlt sich ein Desktop-Computer mit entsprechend leistungsfähiger Grafikkarte.
  • Monitor: Je nach Aufgabenbereich und dem zur Verfügung stehenden Platz ist ein zusätzlicher Monitor sinnvoll. Diesen schließen Sie an Ihr Notebook an und erzeugen damit mehr Fläche, um gleichzeitig in verschiedenen Anwendungen zu arbeiten. Auch und gerade in Verbindung mit einem Desktop-Rechner sind mehrere Monitore hilfreich – achten Sie dabei auf eine gute Auflösung, möglichst geringe Verzögerungsraten in der Bilddarstellung und eine hohe Bildwiederholfrequenz, um die Augen an einem langen Arbeitstag zu schonen.
  • Webcam: Notebooks besitzen normalerweise eine fest verbaute Webcam – in günstigen Mobilrechnern finden sich dabei allerdings häufig schlecht auflösende Kameras, die die Bildqualität vor allem bei ungünstigen Lichtverhältnissen schmälern. Achten Sie also auf eine vernünftige Auflösung und idealerweise auch auf eine Kameraklappe. So sind Sie bei einem kriminellen Zugriff durch Dritte vor ungewollten Einblicken geschützt.
  • Headset / Mikrofon: Egal, ob Sie eine interne oder externe Digitalkamera für Videobesprechungen verwenden – häufig liefern deren integrierte Mikrofone keine gute Qualität. Gerade wenn es im Homeoffice häufig Störgeräusche gibt, sollten Sie für Besprechungen und Anrufe auf ein Headset zurückgreifen. Hier reichen günstige Office-Headsets mit ausklappbarem Minimikrofon meist aus. Unterwegs genügt üblicherweise ein Smartphone-Headset.
  • Smartphone: Ein aktuelles Smartphone ist in diesem Zusammenhang schon fast selbstverständlich. Selbst abgehende Anrufe können Sie dabei inzwischen so einstellen, dass im Display der Gesprächspartner:innen die Firmendurchwahl erscheint. Nach außen wirkt ihr Homeoffice damit wie ein normaler Büroarbeitsplatz im Unternehmen.
Als Arbeitgeber sollten Sie Ihren Angestellten entsprechende Ausstattung stellen, die sie ausschließlich für Unternehmenstätigkeiten nutzen – auch um vertrauliche Firmendaten von Privatrechnern fernzuhalten.
Arbeiten die Angestellten mit einem eigenen Gerät (Stichwort: Bring Your Own Device), zum Beispiel auch als Freelancer:in für ein Unternehmen, empfiehlt sich ebenfalls eine strikte Trennung zwischen Geschäftlichem und Privatem. Idealerweise sind alle Geräte in die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens eingebettet – etwa im Rahmen des Unified-Endpoint-Managements.
Das Foto zeigt einen Mann und einen Hund, die ein Notebook betrachten

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Keine Chance für Angreifer:innen: Cybersecurity im Homeoffice

Ein wichtiges Thema ist die Sicherheit der Daten, die Angestellte im Homeoffice verarbeiten. Manche Unternehmen haben vor allem in diesem Bereich Bedenken, da sie um vertrauliche Firmendaten fürchten oder Angst haben, dass ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice den Datenschutz verletzen.
Häufig sorgen die Unkenntnis über moderne Methoden der Cybersecurity sowie mangelndes Vertrauen in die Eigenverantwortung der Mitarbeiter:innen für eine restriktive Firmenpolitik in Bezug auf Homeoffice-Arbeit. Dabei können Unternehmen Sicherheit an Heimarbeitsplätzen meist ebenso gut gewährleisten wie im Büro. Zu den wichtigsten Prinzipien und technischen Vorkehrungen gehören in diesem Zusammenhang:
  • Virtual Private Network (VPN): VPNs gehören zum Standard der Sicherheitsvorkehrungen, die im Homeoffice zur Anwendung kommen sollten. Eine VPN-Verbindung schafft eine virtuelle und damit „direkte“ Kommunikation des Homeoffice-Computers mit einer entfernten vertrauenswürdigen Stelle. Aufgrund der modernen Verschlüsselungsverfahren sinkt die Gefahr erheblich, dass Dritte die Daten ausspionieren, die der Homeoffice-Rechner mit dem Firmen- oder Cloud-Server austauscht.
  • Unified-Endpoint-Management (UEM): UEM beschreibt die einheitliche softwaregestützte Verwaltung aller digitalen Geräte auf Unternehmensebene. Es bietet daneben Sicherheitsfunktionen für die Überwachung sämtlicher Endgeräte sowie für den Schutz der darauf gespeicherten Daten – egal, ob sich diese in der Firma oder im Homeoffice befinden.
  • Mobile-Device-Management (MDM): Mittels Mobile Device Management (übersetzt: Mobilgeräteverwaltung) binden Unternehmen alle betrieblich genutzten Mobilgeräte in ihr Netzwerk und ihre Anwendungen ein. Diese Integration erfolgt einheitlich und nach gemeinsamen Sicherheitsstandards, um zum Beispiel Mobilgeräte im Homeoffice als Firmentelefon zu nutzen. Dies umfasst auch private Geräte, die Angestellte im Rahmen von Bring Your Own Device (BYOD) benutzen.
  • Zero Trust / 2FA: Die Authentifizierung von Identitäten sollte ebenfalls ein integraler Bestandteil der Sicherheitsrichtlinien sein. Das Prinzip Zero Trust, übersetzt „Null Vertrauen“, sorgt dafür, dass Unternehmen sicher sein können, dass diejenigen, die auf Daten zugreifen, auch tatsächlich die dafür Berechtigten sind. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung stellt dies sicher, etwa durch die zusätzliche Eingabe einer PIN, die auf das Mobilgerät gesendet wird.
  • Identity-Access-Management (IAM): IAM steht dafür, dass Unternehmen die Rollen von Benutzer:innen nach Bedarf zuweisen und ändern können. Auf diese Weise lassen sich Zugriffsberechtigungen eindeutig abbilden. Dazu gehören das Passwort-Management, Programme zur Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien sowie für das Reporting und Monitoring. Das oben erläuterte Zero-Trust-Prinzip lässt sich erst durch ein effektives IAM durchsetzen.
  • Trennung zwischen Privat- und Firmengeräten: Ein Problem kann die mangelnde Trennung von Privat- und Firmengeräten sein. Im Idealfall ist der Firmenrechner auch im Homeoffice ausschließlich der Firmenarbeit vorbehalten.
  • Aufklärung: Mitarbeiter:innen sollten generell, nicht nur im Homeoffice, über mögliche Gefahren aufgeklärt sein, die durch Cyberangriffe drohen. Dazu sind Schulungen und anderen Aufklärungsmaßnahmen seitens der Cybersecurity-Beauftragten des Unternehmens sinnvoll. Zu vermittelnde Inhalte sind etwa das richtige Verhalten im Fall von Angriffsmethoden wie zum Beispiel Social Engineering und (Mobile) Phishing sein.
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Wie steht es mit der Homeoffice-Versicherung?

Eine wichtige Frage im Homeoffice ist die des Versicherungsschutzes. Dies betrifft nicht nur die eingesetzte Hardware, sondern auch die Sicherheit der Geschäftsdaten, die im Homeoffice verarbeitet werden. Auch die Krankenversicherung der Angestellten bei einem Arbeitsunfall fällt darunter.
Eines vorweg: So etwas wie eine eigene „Homeoffice-Versicherung“ gibt es nicht. Stattdessen greifen generell die betrieblichen und privaten Versicherungen auch bei der Arbeit im Homeoffice. Die Frage ist dabei vor allem, wann das Unternehmen haftet und wann die Mitarbeiter:innen.
  • Arbeitsunfälle: Seit Juni 2021 sind Beschäftigte auch im Homeoffice über die gesetzliche Unfallversicherung mitversichert. Der Versicherungsschutz im Homeoffice hat damit denselben Status wie im Firmenbüro – falls die Angestellten arbeitsbezogene Tätigkeiten verrichten. Darunter fallen auch Wege zur Toilette und in die Küche, nicht jedoch für private Wege. Wenn Mitarbeiter:innen etwa beim Wäscheaufhängen während der Arbeitszeit einen Unfall haben, haftet die private Unfallversicherung beziehungsweise bei Schäden entsprechend die private Hausrats- oder Haftpflichtversicherung.
  • Geräteschutz: Arbeiten Sie mit einem Firmengerät im Homeoffice, gilt ebenfalls Ihre Hausratsversicherung, falls der Arbeitgeber keine spezielle Geräteversicherung (eine sogenannte Gegenstandversicherung) abgeschlossen hat. Schäden und Diebstahl übernimmt also die Versicherung, das gilt auch bei Beschädigung oder Verlust von privaten Geräten.
  • Haftpflicht: Bei einer Beschädigung von Firmeneigentum im Homeoffice gelten die gesetzlichen Regelungen zur abgestuften Arbeitnehmerhaftung. Dies beinhaltet im Prinzip drei Stufen: Bei Vorsatz haften die Arbeitnehmer:innen, bei mittlerer Fahrlässigkeit gibt es eine Haftungsteilung und bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Arbeitgeber. Dies gilt im Kern für die zwischen den Parteien vereinbarten Arbeitszeiten im Homeoffice. Entsteht ein fahrlässiger Schaden außerhalb dieser Zeit, etwa weil Mitarbeiter:innen nachts noch schnell eine E-Mail schreiben wollen, kann die Haftung alleine auf die Arbeitnehmer:innen übergehen.
Eine Frau sitzt mit einem Headset an einem Schreibtisch vor einem Notebook. Sie blickt auf einen Monitor, auf dem vier Personen in einer Videokonferenz zu sehen sind. Auf dem Tisch sitzt eine Katze.
Angestellte haften bei grober Fahrlässigkeit für Firmengeräte im Homeoffice – etwa, wenn ein Haustier ein Gerät beschädigt.

Homeoffice: Wer zahlt die Ausstattung?

Es gibt kein Recht auf und auch keine Pflicht zum Homeoffice, sondern die Arbeit dort geschieht nach Absprache zwischen dem Arbeitgeber und seinen Angestellten. Einigen sich beide Seiten auf Tätigkeiten von zu Hause aus, muss der Arbeitgeber grundsätzlich für die Kosten aufkommen. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass Mitarbeiter:innen im Homeoffice ihren Tätigkeiten auf die gleiche Weise nachgehen können wie am Firmenarbeitsplatz.
Dazu zählen das Mobiliar sowie sämtliche Arbeitsmittel. Häufig sind Schreibtische und Stühle bei den Angestellten vorhanden, sodass es zumeist um die entsprechende technische Ausstattung geht: Computer und Telekommunikationsgeräte sind dabei die üblichen Arbeitsmittel. Daneben ist ein entsprechend eingerichteter Digital Workplace nötig, um die Mitarbeiter:innen überhaupt in die betrieblichen Prozesse einbinden zu können.
Eine weitere wichtige Frage betrifft die laufenden Kosten im Homeoffice: Für Strom- und Telefonkosten beispielsweise muss ebenfalls der Arbeitgeber aufkommen – im Fall von geteilter geschäftlicher und privater Nutzung entsprechend anteilig beziehungsweise im Rahmen einer Aufwandspauschale.
Eine Sonderregelung betrifft das Prinzip Bring Your Own Device (BYOD): Hierbei nutzen Angestellte ihre privaten Geräte auch für den geschäftlichen Einsatz. Dies erfordert allerdings eine klare Regelung und Verwaltung durch den Arbeitgeber sowie die strikte Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Daten, etwa durch getrennte Benutzerkonten, besondere Rechteverwaltung und separate Partitionen auf den Festplatten.

Die richtige Atmosphäre am Homeoffice-Arbeitsplatz

Neben klaren Absprachen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter:innen sowie einer passenden technischen Ausstattung gibt es einige weitere Faktoren, die Sie bedenken sollten. Im Grunde gelten hier die gleichen Voraussetzungen wie auch in einem Büro im Unternehmensgebäude. Aufgrund des privaten Umfelds finden die folgenden Dinge oft allerdings nicht die angemessene Berücksichtigung.

Schreibtisch und Stuhl

Wichtige Bestandteile sind ein passender Schreibtisch und ein entsprechender Schreibtischstuhl. Als Hauptarbeitsmittel neben dem Rechner sollten Sie am Sitzmobiliar keinesfalls sparen. Fehlhaltungen können bei stundenlanger Arbeit zu gesundheitlichen Schäden führen. Küchenstuhl und Esstisch eignen sich allenfalls, um gelegentlich dort zu arbeiten – als dauerhafter Homeoffice-Arbeitsplatz ist dieser Ort dagegen nicht zu empfehlen.
Stattdessen sind ergonomisch geformte Büromöbel und gegebenenfalls ein höhenverstellbarer Schreibtisch das Mittel der Wahl. Vor allem ein Wechsel zwischen Sitzen und Stehen kann Verspannungen und Rückenschmerzen vorbeugen. Sollte etwa in einer kleineren Wohnung nur begrenzter Platz zum Arbeiten herrschen, ist beispielsweise ein Wandklapptisch mit höhenverstellbarem Board eine Alternative.

Die korrekte Monitorausrichtung

Die korrekte Ausrichtung ihres Büromonitors hängt unmittelbar mit einer gesunden Sitzposition im Homeoffice zusammen. Der Hauptmonitor sollte sich in der Mitte des Arbeitsplatzes befinden. Für die richtige Höhe nehmen Sie eine Linie von den Augen zur Oberkante des Monitors an.
Arbeiten Sie mit mehreren Monitoren, sollten diese dieselbe Höhe und Helligkeit haben. Bei der Arbeit mit dem Firmenlaptop empfiehlt sich ein Dock mit Verbindung zu einem größeren Monitor, den Sie bei der stationären Arbeit als primäre Anzeige verwenden.
Der Abstand zwischen Augen und Monitor sollte in der Regel 50 bis 80 Zentimeter betragen – bei großen Monitoren etwas mehr. Bei einem Steharbeitsplatz sollte der Monitor etwas niedriger sein, um Nackenverspannungen vorzubeugen.

Ergonomische Ausrichtung von Tastatur und Maus

Auch falsche Tastatur und Maus können zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen führen. Der sogenannte „Maus-Arm“ beispielsweise ist eine dauerhafte zu hohe Belastung der Muskulatur von Handgelenk, Arm und Nacken. Aus einem leichten Kribbeln können schnell Taubheit oder Schmerzen werden, bis hin zum sogenannten „RSI-Syndrom“. RSI steht für „Repetitive Strain Injury“, zu Deutsch etwa „Verletzung durch eine sich wiederholende Belastung“.
Ergonomisch geformte Mäuse fördern dagegen eine aufrechtere Haltung von Hand und Handgelenk und belasten die Muskeln weniger. Auch eine ergonomisch geformte Tastatur unterstützt eine natürlichere Körperhaltung während der Büroarbeit. Eine zusätzliche Handballenauflage kann zudem die Handgelenke schonen und somit chronischen Verletzungen wie dem Karpaltunnelsyndrom vorbeugen.
Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen im Homeoffice sollten also nicht auf günstige oder veraltete Eingabegeräte setzen. Stattdessen sollten sie ergonomisch geformte Geräte verwenden, die auch bei dauerhafter Arbeit zu keiner schädlichen Belastung führen – das gilt übrigens auch für die Arbeitsplätze im Unternehmen.

Auch das Raumklima ist von Bedeutung

Generell gelten für das Homeoffice die gleichen Bedingungen für ein gesundes Raumklima wie im Firmenbüro. Dort müssen Sie allerdings vielleicht Rücksicht auf Kolleg:innen nehmen oder können Fenster und Heizung nicht individuell einstellen. Im Homeoffice tätige Personen können das Klima an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen , einige generelle Hinweise sollten Sie dennoch beachten.
Generell sollten Sie an einem Arbeitstag mehrmals für einige Minuten lüften. Schlechte Luft mindert die Konzentration – achten Sie aber darauf, sich keiner Zugflucht auszusetzen. Es empfiehlt sich also zu lüften, wenn Sie sich beispielsweise ein Heißgetränk holen oder Mittagspause machen. Gleichzeitig sollte die Luft nicht zu feucht und nicht zu trocken sein – Luftbefeuchter oder Luftentfeuchter können hier Abhilfe schaffen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Praktisches Homeoffice-Zubehör

Ergonomische Stühle für eine gerade Körperhaltung

Eine gesunde und schmerzfreie Körperhaltung ist wie erwähnt eine wichtige Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten im Homeoffice. Doch häufig nutzen Angestellte im Homeoffice keine passenden Sitzgelegenheiten, obwohl sie ebenso wie im Firmenbüro auch zu Hause stundenlang konzentriert arbeiten sollen. Nach einer Umfrage des britischen Marktforschers YouGov klagen 56 Prozent der Arbeitnehmer:innen über Verspannungen im Nacken, Rücken und in den Schultern. Meist ist dies auf eine falsche Sitzhaltung zurückzuführen.
Arbeitgeber investieren zu oft ausschließlich in leistungsfähige Hardware und nicht in ergonomische Stühle. Häufig ist die Sitzgelegenheit zufällig gewählt, besteht nur aus einem Stuhl am Esstisch oder zusammengewürfelten Möbeln. Ergonomische Stühle hingegen sorgen für eine gerade Körperhaltung. Die Nutzer:innen können sie individuell auf ihre Proportionen und Bedürfnisse einrichten. Spezielle ergonomische Auflagen unterstützen die Arbeit auf der heimischen Couch, falls kein anderer Platz zur Verfügung steht.
Als Arbeitgeber sollten Sie Mitarbeiter:innen im Homeoffice bei diesen Anschaffungen unterstützen. Auf diese Weise tragen Sie dafür Sorge, dass ihre Produktivität und Gesundheit nicht aufgrund einer schlechten Sitzhaltung leiden.

Tageslichtlampen nutzen

Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Licht. Die für die Homeoffice-Arbeit zur Verfügung stehenden Räume sind oft zu klein und schlecht beleuchtet oder bestehen aus umfunktionierten, aber ansonsten gewöhnlichen Wohnräumen. Die Lichtverhältnisse können hier schlechter sein als im Firmenbüro, was ebenfalls zu Einschränkungen der Konzentration und Produktivität führen kann.
Hier können Tageslichtlampen helfen. Sie erzeugen ein weiches, warmes Licht, das nicht nur augenschonender ist, sondern vor allem als natürlicher wahrgenommen wird. Sie simulieren das Sonnenlicht und dienen sogar als Vitamin-D-Spender und Serotonin-Ankurbler. Permanent schlechte Lichtverhältnisse können zu einer sogenannten „Winterdepression“ führen; auch dagegen hilft eine Tageslichtlampe. Es empfiehlt sich entweder eine entsprechende Deckenlampe oder eine seitlich auf dem Schreibtisch platzierte Tischlampe.

Noise-Cancelling-Kopfhörer

Ebenso wie im Unternehmen kann es auch im Homeoffice zu Lärmbelästigung kommen. Diese kann von unterschiedlichen Faktoren herrühren, beispielsweise vom Straßenverkehr und Bauarbeiten, aber auch von der Familie oder Mitbewohner:innen. Ruhe ist für die meisten Menschen allerdings unerlässlich, um konzentriert zu arbeiten.
Um dies zu gewährleisten, bieten sich Noise-Cancelling-Kopfhörer an. Sie reduzieren Hintergrundgeräusche je nach Modell nahezu auf Null. Zudem kann man sie per Kabel oder Bluetooth mit dem Rechner verbinden, um etwa darüber Musik zu hören oder sie als Headset bei Anrufen und Videobesprechungen zu verwenden.

Das Homeoffice-Setup: Klare Regeln und Vereinbarungen

Damit Homeoffice-Modelle in Unternehmen funktionieren, benötigen sie klare Regeln. Nur wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sich auf gemeinsame Vereinbarungen stützen können, laufen die täglichen Geschäftsprozesse glatt und konfliktfrei ab. Aus diesem Grund halten Sie im Idealfall die Homeoffice-Regelungen Ihres Unternehmens schriftlich fest und kommunizieren diese offen gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen.
Die Vereinbarungen und der tägliche Geschäftsprozess sollten weitere Aspekte berücksichtigen. Neben den bereits oben aufgeführten Punkten zur technischen Ausstattung und idealerweise auch dem Mobiliar sind dies:
  • Feste Arbeitszeiten: Auch im Homeoffice sollten feste Arbeitszeiten gelten. Diese sind durch betriebliche oder individuelle Vereinbarungen anpassbar, die Mitarbeiter:innen sollten sie in diesem Rahmen aber einhalten. Mögliche Arbeitszeitmodelle, die Sie auch im Homeoffice anwenden können, haben wir an anderer Stelle mehr erläutert.
  • Kontrollpflicht: In diesem Zusammenhang besitzt der Arbeitgeber auch eine gewisse Kontrollpflicht. Dabei dürfen Sie allerdings keine Rechte wie das Fernmeldegeheimnis oder das allgemeine Persönlichkeitsrecht missachten. Das wäre etwa bei Videoüberwachung im Homeoffice der Fall. Die Kontrolle der Arbeitszeiten und Arbeitsergebnisse erfolgt meistens mittels geeigneter Tools und auf Basis einer guten Projektplanung und -übersicht. Klare Regelungen, eine regelmäßige Kommunikation sowie feste Zielvorgaben festigen bei längerer Tätigkeit im Homeoffice das Vertrauen in die Mitarbeiter:innen.
  • Projektsteuerung: Die Projektsteuerung erfordert für Mitarbeiter:innen im Homeoffice etwas andere Herangehensweisen. Feste Besprechungs- oder Feedbacktermine sowie To-Do-Listen sorgen für einen organisatorischen Rahmen. Technische Lösungen innerhalb des Digital Workplace wie Projektmanagement- und Kollaborationstools garantieren eine transparente Abbildung von Projektfortschritten und Arbeitszeiten. Ein Missbrauch der Arbeitszeit im vermeintlich „unüberwachten“ Homeoffice ist damit sehr unwahrscheinlich, da er sich direkt an den Arbeitsergebnissen oder häufigen Abwesenheiten bei Kommunikationsversuchen ablesen lässt.

Vorteile einer sinnvollen Homeoffice-Regelung

Neue und möglicherweise noch nicht erprobte Regelungen klingen vielleicht zunächst nach einem enormen Mehraufwand. Doch sie lohnen sich für Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen im Homeoffice meist schon nach kurzer Zeit. Explizite Absprachen und Regelungen sorgen für Transparenz und eine höhere Zufriedenheit auf beiden Seiten. Feste Regeln schaffen für Ihre Angestellten Struktur und Verlässlichkeit, was sich auch auf deren Produktivität auswirkt.
Präzise Regelungen sorgen besonders am Anfang dafür, dass Mitarbeiter:innen sich trotz der Arbeit außerhalb der Firmenräume in einem gewissermaßen vertrauten organisatorischen Rahmen bewegen. Auch die Unterstützung des Unternehmens hinsichtlich der Homeoffice-Ausstattung und der klaren Aufteilung zwischen Firmen- und Privatgeräten schafft Sicherheit, vor allem auch in etwaigen Haftungsfragen. Dazu gehört übrigens auch die richtige Konfiguration des digitalen Arbeitsplatzes, des Digital Workplace.
Klar vereinbarte Arbeitsaufgaben und Zielvorgaben in bestimmten Zeiträumen sowie eine regelmäßige projektgebundene Kommunikation spielen in diesem Zusammenhang ebenfalls eine wichtige Rolle. Ist das System etabliert, entsteht schnell eine vertrauensvolle Ebene zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen im Homeoffice. Diese Sicherheit, eine bessere Work-Life-Balance sowie Zeit- und Geldersparnis sorgen für eine höhere Produktivität der Angestellten im Homeoffice.
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Homeoffice-Setup: Das Wichtigste in Kürze

  • Ein funktionales Homeoffice benötigt meist nicht viele technische Voraussetzungen – ein schneller Internetanschluss ist dabei allerdings unerlässlich.
  • Des Weiteren sollten Mitarbeiter:innen im Homeoffice über einen aktuellen Computer mit eventuellem Zweitmonitor, eine gut auflösende Webcam plus Mikrofon sowie über ein aktuelles Smartphone verfügen.
  • Generell sollte das Unternehmen die Geräte stellen. Benutzen die Angestellten hingegen private Geräte, ist ein stringentes Gerätemanagement seitens des Arbeitgebers notwendig.
  • Das Gerätemanagement spielt auch für die Cybersicherheit im Homeoffice eine große Rolle: Das Unified-Endpoint- und das Mobile-Device-Management regeln Zugänge, Rollen und Rechte. Verbindungen sollten per Virtual Private Network erfolgen; und generell sollte das Zero-Trust-Prinzip beim Zugriff vom Homeoffice auf Unternehmensnetzwerke gelten.
  • Für das Homeoffice gibt es keinen pauschalen Versicherungsschutz. Während der Arbeitszeit haftet der Arbeitnehmer bei Unfällen oder Beschädigungen von Firmeneigentum. Außerhalb dessen greifen die privaten Versicherungen der Angestellten.
  • Neben der technischen Ausstattung sollten Unternehmen und die Mitarbeiter:innen im Homeoffice auf gute Arbeitsbedingungen achten. Dazu gehören beispielsweise ergonomisch geformte Stühle und Eingabegeräte sowie Tageslichtlampen.
  • Wichtig sind klare Absprachen und Regelungen zwischen dem Arbeitgeber und den Angestellten im Homeoffice: Die Vereinbarungen von Arbeitszeiten, eine gute Projektsteuerung sowie eine transparente beidseitige Kommunikation sorgen auf Dauer für eine höhere Zufriedenheit, größere Motivation und Produktivität der Mitarbeiter:innen.
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