Unified Communication

Im Bereich Unified Communication dreht sich alles um das Thema Kommunikation und Produktivität. Der Begriff UC verknüpft Telefonie, Videokonferenzen, Instant Messaging und E-Mail auf einer gemeinsamen Plattform. So können Ihre Mitarbeiter:innen besser miteinander und mit Ihren Kund:innen und Geschäftspartnern kommunizieren. Lesen Sie in dieser Rubrik, mit welchen Technologien und Produkten Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen per UC effizient zusammenführen und worauf Sie dabei unbedingt achten sollten.

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Drei Frauen, die an einem Tisch hinter einem Fenster lachen.

Ein XING-Unternehmensprofil anlegen: Darauf sollten Sie achten

Um die Bekanntheit Ihres Unternehmens, Ihrer Produkte und Ihrer Dienstleistungen effizient zu steigern, führt in der Regel kein Weg an digitalen und sozialen Medien vorbei. Größter Vorteil eines Unternehmensprofils beim Business-Portal XING: Sie können Ihre jeweiligen Aktivitäten passgenau aussteuern – je nachden definierten Zielgruppen und dem zur Verfügung stehenden Budget. Über XING können Sie mit vergleichsweise wenig Aufwand eine beachtliche Reichweite für Ihr Unternehmen generieren. Hier stehen besonders die Themen Recruiting und Employer Branding im Fokus. Wie Sie ein kostenloses XING-Unternehmensprofil anlegen und was die kostenpflichtige Option zusätzlich bietet, erfahren Sie im Folgenden.

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Der Monitor eines Notebooks mit der Ansicht des Programms Microsoft Outlook zur Einrichtung einer Signatur

Outlook-Signatur einrichten und verwenden: So geht’s

Die Angabe einer ordnungsgemäßen Signatur in geschäftlichen E-Mails ist seit vielen Jahren verpflichtend. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Outlook sowohl in der App als auch im Browser eine Standardsignatur für Ihre Korrespondenz einrichten und was diese enthalten muss. Ihr Name und der Ihrer Firma allein reichen nicht: Wenn Sie Rechtssicherheit bei der Einrichtung Ihrer geschäftlichen Signatur erreichen wollen, müssen Sie noch weitere Angaben machen. Sonst riskieren Sie kostenpflichtige Abmahnungen. Wie gut, dass Sie in Microsoft 365 und Outlook die Möglichkeit haben, Ihre E-Mails automatisch mit einer solchen digitalen Absenderangabe zu versehen.

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Eine Hand hält ein Smartphone. Im Hintergrund steht ein Notebook, während im Vordergrund Symbole mit Herzen, Briefumschlägen, Sprechblasen, Sternen, Glocken und Personen mit jeweils danebenstehenden Zahlen zu sehen sind.

Alternativen zu Slack: Diese sind mehr als einen Blick wert

Nachrichten in Threads und im Messenger austauschen, Dateien teilen oder hochladen, das schnelle Telefonat zwischendurch - mit der Kommunikationsplattform Slack nutzen viele Unternehmen eine zentrale Anwendung für die tägliche Zusammenarbeit auf Projekt- und Firmenebene. Doch andere Team-Messenger haben sich in der Zwischenzeit zu echten Alternativen entwickelt. Wir stellen Ihnen diese Plattformen genauer vor. In Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit sind Software-Suiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit ein wichtiger Bestandteil der täglichen Geschäftsabläufe geworden. Die sogenannten Teams- oder Business-Messenger vereinen in einer einzigen Anwendung eine Vielzahl an Funktionen, für die Sie früher viele separate Programme benötigten. Doch welche dieser Tools sind abgesehen von Slack tatsächlich empfehlenswert?

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Viele Menschen von oben auf einer freien Fläche, jeweils durch Linien verbunden

WhatsApp und Facebook: Das Messenger-Monopol

Kennen Sie – von altersbedingten Ausnahmen abgesehen – Personen in Ihrem Umfeld, die weder WhatsApp noch Facebook nutzen? WhatsApp ist nach wie vor der meistverwendete Messenger-Dienst in Deutschland. Der Smartphone-Messenger, der seit 2014 zu Facebook gehört, erfreut sich trotz etwas gesunkener Zahlen ebenfalls weiterhin großer Beliebtheit. Dabei kann die Nutzung der beiden Apps für unternehmerische Zwecke durchaus zu Problemen führen. Einer statista-Untersuchung von 2023 zufolge nutzen 86 Prozent der deutschen Konsument:innen WhatsApp, gefolgt vom Facebook Messenger mit 34 Prozent. Deutlich dahinter kommen andere Messenger wie FaceTime (20 Prozent), Telegram (16 Prozent) und Skype (14 Prozent). Die Zahlen verdeutlichen eindrucksvoll das Monopol, mit dem der US-amerikanische Social-Network-Anbieter Meta Platforms den Markt sowohl für soziale Netzwerke als auch für Messaging-Dienste beherrscht. Es existiert sogar eine Business-Version von WhatsApp, mit der Unternehmen mit ihren Kund:innen in Kontakt treten können. Doch ist diese überhaupt DSGVO-konform? Welche Alternativen gibt es, die sinnvoll nutzbar sind, ohne den Anschluss zu verlieren? Wir erklären Ihnen die Problematik des Messenger-Monopols von Meta und geben Ihnen Tipps für Alternativen.

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Eine Gruppe junger Menschen sitzt vor einer Mauer, unterhält sich und bedient mobile Endgeräte.

Microsoft Viva Engage (ehemals Yammer): Erklärung & Funktionen

Mitarbeiter:innen langfristig zu motivieren und ihr Engagement für das Unternehmen zu steigern, kann eine Herausforderung sein. Microsoft Viva Engage soll Ihnen dabei helfen, diese zwei Punkte zu erfüllen. Wie schafft das Tool das? Facebook für Unternehmen – so lässt sich Microsoft Viva Engage am einfachsten beschreiben. Das Tool soll nicht nur als Informationskanal für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen dienen. Es soll dabei helfen, einen Gesamtüberblick über das Unternehmen zu schaffen, Personen zu loben und besondere Errungenschaften in den Vordergrund zu rücken. Das motiviert und bindet Mitarbeiter:innen langfristig an Ihr Unternehmen.

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Vier Personen sitzen in geschäftlicher Atmosphäre an Laptops und schauen auf eine Videopräsentation mit weiteren vier Teilnehmenden an einem anderen Ort.

Eine Google-Meet-Besprechung erstellen: So gehen Sie vor

Mit Google Meet können Sie im Handumdrehen Online-Besprechungen mit vielen Teilnehmer:innen planen und durchführen. Das Besondere hierbei: Google Meet ist kostenlos nutzbar – sowohl für Firmen, als auch für Privatpersonen. 1:1-Meetings dürfen dabei bis zu 24 Stunden dauern; nehmen drei oder mehr Personen teil, ist das kostenlose Meeting auf 60 Minuten begrenzt. Kaum etwas spart mehr Zeit, Geld und ist einfacher, als eine Besprechung online durchzuführen. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder für Gespräche mit Kund:innen eignen sich Video- und Audiokonferenzen hervorragend. Google hat mit Meet eine Lösung im Angebot, die vollständig webbasiert funktioniert und auch den hauseigenen Google-Kalender einbezieht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Google Meet Online-Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmer:innen entweder gratis oder mit bis zu 500 Teilnehmer:innen in der kommerziellen Variante abhalten – und wie sich die Lösung im Vergleich z. B. mit Microsoft Teams schlägt.

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Microsoft 365 Business: Die Vorteile für Unternehmen gegenüber On-Premises-Lösungen

Effizient zusammenarbeiten, unterwegs produktiv sein, IT-Aufwand minimieren: Im digitalen Büro können Sie über unzählige Wege Informationen austauschen. Wer Zeit und Aufwand sparen möchte, ist gut damit beraten, alle Anwendungen zu verknüpfen und Daten zentral zu managen. Lösungen wie Microsoft 365 Business heben die Effizienz am digitalen Arbeitsplatz auf ein neues Level. Dass sich die vielen Vorteile von Microsoft 365 Business auch zu erheblichen Kosteneinsparungen summieren, zeigt eine Studie von Forrester Consulting. Erfahren Sie hier, warum sich der Umstieg von On-Premises-Produkten in die Cloud für Ihr Unternehmen lohnt. Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie arbeiten stundenlang an der vierten Version einer PowerPoint-Präsentation, schicken das „finale“ Werk per E-Mail an zehn Kolleg:innen, die Ihnen das Dokument jeweils mit neuen Kommentaren und unterschiedlichen Änderungen zurückschicken. Alternativ müssten Sie die Präsentation nacheinander an jede Person einzeln schicken und zwischendurch Änderungswünsche abarbeiten. Diese zeit- und nervenraubende Endlosschleife bei der Arbeit mit On-Premises-Programmen, die lokal in einem Unternehmen und den dortigen Rechnern installiert und betrieben werden, gehört dank Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 Business der Vergangenheit an. Das flexible All-in-One-Produkt liefert im Geschäftsalltag nicht nur mehr Effizienz und Produktivität, sondern auch erhebliche Kostenvorteile. Eine DSGVO-konforme Backup-Lösung gibt es ebenfalls.

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