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Ein Inhaltsverzeichnis in Word erstellen: So geht’s

Gerade bei längeren Textdokumenten wie White Papers, Fallstudien und wissenschaftlichen Abhandlungen ist ein Inhaltsverzeichnis unverzichtbar. Glücklicherweise unterstützt Microsoft Word Sie bei dieser Arbeit mit einer entsprechenden Funktion – das Erstellen der aktualisierbaren Übersicht funktioniert ganz einfach.

Microsoft Word bietet jede Menge nützlicher Funktionen, welche die Gestaltung und Strukturierung eines Dokumentes erleichtern können. Eine davon ist das automatische Anlegen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses: So können Sie innerhalb des elektronischen Dokuments per Klick an bestimmte Stellen springen. Auch in ausgedruckter Form hilft es den Lesenden, sich in Ihrem Schriftstück besser zurechtzufinden. Hier erfahren Sie, auf was Sie achten sollten und wie Sie sonst noch für mehr Übersicht sorgen.

Inhaltsverzeichnis

So erstellen Sie in Word ein automatisches Inhaltsverzeichnis

Die folgenden Informationen beziehen sich auf die aktuelle Version von Microsoft Word als Bestandteil des Office-365-Pakets. In anderen Versionen von Word ist ein Inhaltsverzeichnis, das sich zusammen mit Ihrer Dokumentstruktur verändert, ebenso möglich – manche Menüpunkte können sich jedoch unterscheiden.
Umfangreiche Dokumente beginnen üblicherweise mit einem Deckblatt oder einer Titelseite. Gleich danach folgt, sofern gewünscht, das Inhaltsverzeichnis vor dem eigentlichen Text. Reservieren Sie daher am Anfang des Dokuments und nach dem Deckblatt zunächst eine leere Seite für das Inhaltsverzeichnis, indem Sie diese mit „Strg+Enter” einfügen.
  • Wählen Sie nun im Menü „Referenzen” den Punkt „Inhaltsverzeichnis”. Es erscheint ein Drop-down-Menü, in dem Sie zwischen verschiedenen Optionen für das Inhaltsverzeichnis wählen können.
  • Wählen Sie hier der Einfachheit halber zunächst „Automatisches Verzeichnis 1” und sehen Sie sich das Ergebnis an.
Falls Sie im übrigen Dokument bereits Überschriften und Unterüberschriften über die Funktion “Formatvorlagen” angelegt haben, erkennt Word dies automatisch. Diese Informationen werden dann im Verzeichnis aufgeführt und mit Sprungmarken und den entsprechenden Seitenzahlen versehen.
  • Mit Hilfe des Menü-Buttons „Inhaltsverzeichnis aktualisieren” werden Änderungen automatisch übernommen.
  • Alternativ klicken Sie direkt auf das Inhaltsverzeichnis. Dann wird oberhalb des Verzeichnisses die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis aktualisieren” angeboten.
  • Wählen Sie nun zwischen „Nur Seitenzahlen aktualisieren” und „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren”. In den meisten Fällen ist eine vollständige Aktualisierung die beste Wahl, falls sich die Überschriften geändert haben oder weitere hinzugekommen sind.
Sollte Ihr Inhaltsverzeichnis nicht wie gewünscht aussehen, sollten Sie es nicht von Hand editieren. Setzen Sie stattdessen im Text die korrekten Formatierungen, damit Word bei der automatischen Erzeugung des Verzeichnisses zum richtigen Ergebnis kommen kann. Wie das geht, verraten wir Ihnen im Folgenden.

So formatieren Sie die Überschriften in Word korrekt

Normalerweise sind Überschriften und Unterüberschriften anders formatiert als der Rest eines Textes. Das fördert die Lesbarkeit. Außerdem dienen die Ebenen der Überschriften als Anhaltspunkt für Word, um das Inhaltsverzeichnis zu erzeugen. Anstatt nun jeweils die Schriftart und -größe einzeln von Hand anzupassen, sollten Sie die Formatierung Ihrer Überschriften einmal einheitlich festlegen. Sollte Ihnen eine gewählte Formatierung nicht gefallen, können Sie diese jederzeit erneut für alle Überschriften einer Verzeichnisebene ändern.
  • Markieren Sie zunächst eine Überschrift, die Sie formatieren wollen.
  • Klicken Sie dann auf die Registerkarte „Start”.
  • In der Gruppe “Formatvorlagen” werden verschiedene Optionen angezeigt, um Ihren Text zu formatieren. Handelt es sich um eine Überschrift zu einem Hauptkapitel, wählen Sie das Format „Überschrift 1” – also die oberste Verzeichnisebene. Gliedert sich ein Hauptkapitel in Unterkapitel, sollten Sie dort jeweils „Überschrift 2” verwenden und so weiter.
  • Wenden Sie die entsprechenden Formatierungen für Überschriften in Ihrem gesamten Dokument an.
  • Gehen Sie dann auf die erwähnte leere Seite am Anfang zurück und aktualisieren Sie dort wie oben beschrieben das Inhaltsverzeichnis.
Es sollte sich nun mit Leben füllen und die Gliederung Ihres Dokuments widerspiegeln. 
Screenshot eines beispielhaften Inhaltsverzeichnisses in Microsoft Word
So sieht ein automatisch erstelltes Inhaltsverzeichnis in Word aus.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Weitere Einstellungen im Inhaltsverzeichnis vornehmen

Formatvorlagen in Word – Basis für einheitlichen Textstil

Die Verwendung der richtigen Formatierungen ist die Voraussetzung, damit Word Ihr Inhaltsverzeichnis korrekt erfassen kann. Standardmäßig basieren diese auf der sogenannten „normal.dotm”-Formatvorlage. Eine solche Vorlage legt Standard-Schriftgrößen und andere Texteigenschaften wie Absatzabstände und Schriftarten fest. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, stellt Word die Standardschriftart für Ihren Text beispielsweise zunächst auf „Calibri” in der Schriftgröße „11” (früher: „Arial”).

Sie können auch eigene Formatvorlagen anlegen, indem Sie die Standardvorlage anpassen und speichern:

  • Klicken Sie dazu in der Menüleiste mit der rechten Maustaste beispielsweise auf „Überschrift 1” und wählen Sie „Ändern…”.
  • Führen Sie nun die gewünschten Formatänderungen durch.
  • Wählen Sie „Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente”, falls die Änderungen auch in späteren neuen Dokumenten zur Verfügung stehen sollen.
Sie können den Detailgrad Ihres Inhaltsverzeichnisses anpassen, indem Sie zunächst das Inhaltsverzeichnis anklicken und dann in der Menüleiste unter dem Menüpunkt „Referenzen” auf „Inhaltsverzeichnis | Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…” klicken. Entscheiden Sie hier unter anderem, ob Sie Seitenzahlen anzeigen wollen, welche Füllzeichen verwendet werden und insbesondere, wie viele Ebenen der Gliederung (Voreinstellung: 3) Sie anzeigen möchten.
Auf diese Weise erleichtern Sie nicht nur Ihren Lesern den Überblick über Ihre Arbeit, sondern können auch selbst sehen, ob Ihr Dokument logisch und sinnvoll strukturiert ist.
  • Falls Sie Änderungsbedarf sehen, markieren Sie erneut Ihre jeweilige(n) Überschrift(en) und ändern Sie deren Formatierung, bis Sie zufrieden sind.
  • Wenn Sie die „Strg”-Taste gedrückt halten und eine Überschrift im Inhaltsverzeichnis anklicken, gelangen Sie direkt zur entsprechenden Stelle innerhalb des Dokuments.
Sollte Ihnen bei der Formatierung Ihres Dokuments die dritte (und vierte) Gliederungsebene, also die Überschriften 3 und 4, unter „Start | Formatvorlagen” nicht zur Verfügung stehen, erfahren Sie im Folgenden, wie Sie dieses Problem lösen:

Eine bestimmte Formatvorlage wird nicht angezeigt – das können Sie tun

Standardmäßig werden in Word nur die Überschriften „Überschrift 1” und „Überschrift 2” und einige weitere Formatvorlagen angezeigt. Möchten Sie weitere Formatvorlagen verwenden, insbesondere die Formatierungen „Überschrift 3” und „Überschrift 4”, müssen diese eventuell aktiviert werden. Standardmäßig sind sie bereits angelegt. Gehen Sie wie folgt vor, um sie in den Formatvorlagen anzeigen zu lassen:
  • Rufen Sie in Word das Menü „Start” auf.
  • Klicken Sie nun im Bereich der „Formatvorlagen” auf den kleinen Pfeil, der nach rechts unten zeigt.
  • Im folgenden Menü klicken Sie auf das Symbol, das den Buchstaben „A” und einen Stift oder einen Haken zeigt („Formatvorlagen verwalten”, neben dem Feld „Optionen…”).
  • Wechseln Sie in den Reiter „Empfehlen”.
  • Klicken Sie die Formatierungsart an, die Sie verwenden wollen.
  • Klicken Sie nun auf „Anzeigen”, um die Formatvorlage standardmäßig anzeigen zu lassen.
  • Entfernen Sie gegebenenfalls Formatvorlagen, die Sie nicht benötigen, indem Sie sie ebenfalls anklicken und „Ausblenden bis zur Verwendung” anklicken.
  • Wählen Sie nun noch aus, ob die Einstellungen nur für das aktuelle Dokument gelten sollen („Nur in diesem Dokument”) oder für alle neuen Dokumente mit dieser Vorlage („Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente”) und klicken Sie dann auf „OK”.
Nun werden Ihnen bei den Formatvorlagen genau diejenigen Vorlagen angeboten, die Sie für Ihr Dokument aktiviert haben.
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Quellenangaben auflisten: So legen Sie ein Literaturverzeichnis an

Insbesondere für wissenschaftliche Arbeiten oder auch für Fachartikel ist es wichtig, Quellen und Zitate sorgfältig zu dokumentieren. Für ein übersichtliches Literaturverzeichnis nutzen Sie wiederum das Menü „Referenzen”.
  • Klicken Sie im Dokument an die Textstelle, an der sie eine Quellenangabe einfügen möchten. Klicken Sie im Menü auf „Zitat einfügen | Neue Quelle hinzufügen”.
  • Füllen Sie dann die Felder im angezeigten Dialog aus. Geben Sie die Art der Quelle, den Autor, den Titel des Werks, sowie das Jahr und den Ort und gegebenenfalls den Verleger des Werks an.
  • Mit dem Klick auf „OK” fügen Sie an der betreffenden Stelle einen Verweis auf das spätere Literaturverzeichnis ein.
Sofern es mehrere Zitate oder Thesen gibt, die zur selben Quelle gehören, können Sie bestehende Literaturverweise auch aus dem Drop-down-Menü „Zitat einfügen” auswählen.
Nachdem Sie mit den Quellenangaben innerhalb des Dokuments fertig sind, erzeugen Sie wiederum eine leere Seite am Ende des Dokuments. Das Literaturverzeichnis wird automatisch angelegt, wenn Sie unter „Referenzen | Literaturverzeichnis” (oder „Verweise”) eine Formatvorlage für das Verzeichnis auswählen.
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Glossar verwenden: So legen Sie ein Stichwortverzeichnis an

In Word können Sie nicht nur Ihren Text besser strukturieren und ein Inhaltsverzeichnis aufbauen. Sie können außerdem ein automatisches Stichwortverzeichnis (Glossar) anlegen lassen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
  • Markieren Sie zunächst den Begriff, der im Stichwortverzeichnis erscheinen soll.
  • Wechseln Sie in das Menü „Referenzen”.
  • Klicken Sie unter “Index” auf „Eintrag markieren”, um ein einzelnes Wort (oder einen Begriff) oder auf „Alle markieren”, um auch alle weiteren Erwähnungen innerhalb des Dokuments mit dem späteren Verzeichnis zu verknüpfen.
  • Legen Sie nun fest, ob beim entsprechenden Begriff innerhalb des Glossars später die Seitenzahl (“Aktuelle Seite”), ein Direktverweis (“Querverweis”) oder ein Verweis auf eine Textmarke (“Seitenbereich”) erscheinen soll.
  • Außerdem können Sie hier bestimmen, ob es zu einem bestimmten Stichwort Unterstichpunkte gibt (“Untereintrag”), die Sie ebenfalls verlinken wollen.
  • Beenden Sie die Markierung von Stichworten an einer beliebigen Stelle mit „Abbrechen”.
Word wechselt nach dem Anlegen der Stichpunktverlinkungen in einen Modus, der Ihnen die Verlinkungscodes und weitere Formatierungsdaten anzeigt. Wenn Sie bestimmte Stichpunktverlinkungen entfernen möchten, löschen Sie im Formatierungsdaten-Modus einfach den Eintrag in geschweiften Klammern hinter dem entsprechenden Stichwort (Beispiel: { XE “Stichwort:Unterstichwort }). Um den Modus wieder zu verlassen, drücken Sie „Strg+Shift+’*’”.
Nachdem Sie die gewünschten Stichpunkte gekennzeichnet haben, fügen Sie am Ende des Dokuments eine neue, leere Seite ein und wählen „Referenzen | Index einfügen” aus.
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Das Wichtigste zum automatisierten Inhaltsverzeichnis im Überblick

  • Sie können in Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis anlegen lassen.
  • Hierzu müssen Ihre Zwischenüberschriften entsprechend formatiert sein.
  • Nachdem Sie diese Formatierungen durchgeführt haben, fügen Sie am Anfang des Dokuments das Inhaltsverzeichnis ein.
  • Legen Sie außerdem bei Bedarf ein Stichwort- und/oder Literaturverzeichnis an.
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