Hände tippen auf einer Tastatur, im Hintergrund steht ein Getränkebecher
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Ein Inhaltsverzeichnis in Word erstellen: So geht’s

Ob White Paper, Fallstudie oder Geschäftsbericht: Ein Inhaltsverzeichnis gibt Ihren Texten den letzten Schliff und erleichtert Ihren Leser:innen die Arbeit mit langen Dokumenten. Mit der passenden Programmfunktion von Microsoft Word erstellen Sie Ihre Inhaltsübersicht im Handumdrehen. Erfahren Sie hier, was diese Funktion sonst noch alles kann und wie Sie sie optimal nutzen.

Microsoft Word als Teil von Microsoft 365 Business unterstützt Sie mit vielen praktischen Features beim Erstellen und Gestalten Ihrer Dokumente. Eines davon ist das automatische Anlegen eines Inhaltsverzeichnisses (Gliederung). Das ist besonders in digitalen Dokumenten sehr komfortabel zu verwenden: Wenn Sie auf eine Überschrift in der Gliederung klicken, springen Sie direkt in das entsprechende Textkapitel.

Aber auch in ausgedruckten Schriftstücken hilft Ihnen das Word-Inhaltsverzeichnis, sich besser zurechtzufinden. Wir zeigen Ihnen, auf was Sie beim Erstellen einer Inhaltsübersicht in der Word-Desktop-App achten sollten und wie Sie Ihre Word-Dokumente mit weiteren Indizes noch übersichtlicher machen.

Inhaltsverzeichnis

Die Grundlage: Überschriften richtig formatieren

Microsoft Word nutzt für die Darstellung Ihres Textes sogenannte Formatvorlagen.Mit deren Hilfe können Sie einzelne Elemente Ihres Textes wie Überschriften, Fußnoten oder Fließtext einheitlich formatieren.   
Ändern Sie später eine Formatvorlage für ein bestimmtes Format, indem Sie beispielsweise der Formatvorlage „Zitat“ eine andere Schriftart zuweisen, werden automatisch alle Zitate in Ihrem Text in der neuen Schriftart angezeigt. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie zuvor beim Schreiben des Dokumentes alle Zitate auch als „Zitat“ markiert haben.  
Genauso läuft es bei den Kapitelüberschriften: Speziell für diese liefert Ihnen Word standardmäßig die drei Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und „Überschrift 3“. Weitere Überschriften-Ebenen für größere Dokumente sind auch verfügbar, doch Microsoft Word zeigt sie nicht direkt an. Wie Sie diese sichtbar machen, erfahren Sie weiter unten.  
Die Überschriften-Formatvorlagen sind wichtig für das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses. In einem ersten Schritt sollten Sie deshalb allen Überschriften Ihres Dokumentes das passende Überschriften-Format zuweisen. Hauptkapitel erhalten dabei das Format „Überschrift 1“, Unterkapitel entsprechend das Format „Überschrift 2“ und so weiter. Das funktioniert so:  
  • Markieren Sie zunächst die Überschrift, die Sie formatieren möchten.  
  • Klicken Sie dann auf die Registerkarte „Start”.  
  • In der Gruppe „Formatvorlagen“sehen Sie die bereits eingerichteten Formatvorlagen für Textelemente, darunter auch „Überschrift 1“ bis „Überschrift 3“. 
  • Klicken Sie die gewünschte Formatvorlage an und die zuvor markierte Überschrift übernimmt diese Formatierung.  
  • Wenden Sie die entsprechenden Formatierungen für Überschriften in Ihrem gesamten Dokument an. Achten Sie dabei darauf, dass Sie nur die Überschriften formatieren und nicht den nachfolgenden Fließtext. Sonst wird dieser später auch als Überschrift im Inhaltsverzeichnis erscheinen. 

Das Inhaltsverzeichnis einfügen

Wechseln Sie nun an den Anfang Ihres Dokumentes. Klicken Sie in der Registerkarte „Referenzen“ auf das Symbol „Inhaltsverzeichnis“ (ältere Word-Versionen, z.B. Word 2010: „Verweise | Inhaltsverzeichnis einfügen“). Es erscheint eine Auswahl verschiedener Gestaltungsstile für Ihr Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie auf „Automatisches Verzeichnis 1“ und Microsoft Word erstellt am Anfang Ihres Dokumentes automatisch Ihr gewünschtes Inhaltsverzeichnis. Das sollte etwa aussehen wie folgt:  
Screenshot eines beispielhaften Inhaltsverzeichnisses in Microsoft Word
So sieht ein automatisch erstelltes Inhaltsverzeichnis in Word aus.

So passen Sie das Verzeichnis an

Sie möchten Ihr Inhaltsverzeichnis anders formatieren? Klicken Sie erneut in der Registerkarte „Referenzen“ auf „Inhaltsverzeichnis“ und wählen Sie nun eine andere Gestaltung aus, beispielsweise „Automatisches Verzeichnis 1“. Oder laden Sie nach einem Klick auf „Weitere Inhaltsverzeichnisse von office.com“ Ihr Wunsch-Layout für Ihre Gliederung von der Microsoft-Website herunter.   
Besonders wichtig: Arbeiten Sie niemals im Inhaltsverzeichnis selbst, wenn Sie beispielsweise einen Tippfehler finden oder eine Schriftart darin ändern möchten. Korrigieren Sie Tippfehler immer nur in den entsprechenden Überschriften im Dokument und ändern Sie Schriftarten nur über die Vorlage für Ihr Inhaltsverzeichnis. Mehr dazu erfahren Sie an anderer Stelle in diesem Beitrag.  
Denn nach jeder Neuformatierung, beispielsweise wenn sich Seitenzahlen geändert haben, müssen Sie das Inhaltsverzeichnis ohnehin aktualisieren. Dabei wird es wieder neu aus den Überschriften im voreingestellten Schriftstil erzeugt.  
Übrigens: Auch der Microsoft-Copilot hilft Ihnen auf Wunsch, eine Formatvorlage im Corporate Design Ihres Unternehmens zu erstellen – einschließlich der passenden Farben. 
 Person sitzt vor einem Computerbildschirm mit Inhaltsverzeichnis, auf dem Schreibtisch liegen Karten mit Farbvorschlägen
Falls gewünscht, gestalten Sie Ihre Inhaltsverzeichnisse unter Microsoft Word sehr einfach in Ihrer Firmenfarbe und -schrift.

Das Inhaltsverzeichnis aktualisieren: So gehen Sie vor

Wenn Sie Ihr Dokument bearbeiten, indem Sie beispielsweise weitere Kapitel hinzufügen, Überschriften abändern oder sich die Seitenzahlen von Kapitelanfängen verändern, müssen Sie Ihr Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Auch das geht sehr einfach. Wechseln Sie hierzu wieder zum Registerreiter „Referenzen“.  
  • Per Klick auf den Menü-Button „Inhaltsverzeichnis aktualisieren” werden Ihre Änderungen direkt übernommen.  
  • Alternativ klicken Sie im Dokument auf Ihr Inhaltsverzeichnis. Dann wird oberhalb des Verzeichnisses die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis aktualisieren” angeboten. 
  • Sie können stattdessen auch einfach die Tastenkombination Strg+A und danach F9 drücken. Auch damit rufen Sie die Aktualisierung auf. 
  • Wählen Sie nun zwischen „Nur Seitenzahlen aktualisieren” und „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren”. In den meisten Fällen ist eine vollständige Aktualisierung die beste Wahl, beispielsweise dann, wenn sich Überschriften geändert haben oder weitere hinzugekommen sind. 
 

Weitere Einstellungen im Inhaltsverzeichnis vornehmen

Sie können die Struktur Ihres Inhaltsverzeichnisses nachträglich anpassen, indem Sie zunächst das Inhaltsverzeichnis selbst anklicken. Anschließend wählen Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt „Referenzen” den Punkt „Inhaltsverzeichnis | Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…” aus.  
Entscheiden Sie hier unter anderem, ob Sie Seitenzahlen anzeigen möchten, welche Füllzeichen zwischen Überschriften und Seitenzahlen verwendet werden – und insbesondere, wie viele Ebenen Ihrer Gliederung (Voreinstellung: 3) Sie anzeigen möchten. Haben Sie eine vierte oder weitere Überschriftenebenen eingerichtet, erscheinen diese nur dann im Inhaltsverzeichnis, wenn Sie zuvor den Wert für „Ebenen anzeigen“ heraufsetzen.  
Mit einer Gliederung erleichtern Sie nicht nur Ihren Leser:innen den Überblick über Ihre Arbeit, sondern können auch selbst besser sehen, ob Ihr Dokument logisch und sinnvoll strukturiert ist.   
  • Falls Sie Änderungsbedarf sehen, markieren Sie erneut Ihre jeweilige(n) Überschrift(en) und ändern Sie deren Formatierung, bis Sie zufrieden sind.  
  • Wenn Sie die „Strg”-Taste gedrückt halten und eine Überschrift im Inhaltsverzeichnis anklicken, gelangen Sie direkt zur entsprechenden Stelle innerhalb des Dokuments. 
 Bei der Formatierung Ihres Dokuments unter „Start | Formatvorlagen” steht Ihnen die dritte (und vierte) Gliederungsebene nicht zur Verfügung, also die Überschriften 3 und 4?  Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie dieses Problem lösen. 
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Eine bestimmte Formatvorlage wird nicht angezeigt – das können Sie tun

Standardmäßig werden in Word nur die Überschriften „Überschrift 1” und „Überschrift 2” und einige weitere Formatvorlagen angezeigt. Möchten Sie weitere Formatvorlagen verwenden, insbesondere die Formatierungen „Überschrift 3” und „Überschrift 4”, müssen diese eventuell aktiviert werden. Standardmäßig sind sie bereits angelegt. Gehen Sie wie folgt vor, um sie in den Formatvorlagen anzeigen zu lassen:
  • Drücken Sie die Tastenkombination Alt+Strg+Umschalt+S. 
  • In dem so geöffneten kleinen Fenster „Formatvorlagen“ Sie auf das Symbol, das den Buchstaben „A” und einen Stift oder einen Haken zeigt („Formatvorlagen verwalten”). 
  • Wechseln Sie in den Reiter „Empfehlen”. 
  • Klicken Sie die Formatierungsart an, die Sie verwenden wollen.
  • Klicken Sie nun auf „Anzeigen”, um die Formatvorlage standardmäßig anzeigen zu lassen.
  • Entfernen Sie gegebenenfalls Formatvorlagen, die Sie nicht benötigen, indem Sie sie ebenfalls anklicken und „Ausblenden bis zur Verwendung” anklicken.
  • Abschließend legen Sie fest, ob die Einstellungen nur für das aktuelle Dokument gelten sollen („Nur in diesem Dokument”) oder für alle neuen Dokumente mit dieser Vorlage („Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente”). Klicken Sie dann auf „OK”. 
Nun werden Ihnen bei den Formatvorlagen genau diejenigen Vorlagen angeboten, die Sie für Ihr Dokument aktiviert haben.
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Formatvorlagen in Word – Basis für einheitlichen Textstil

Richtige Formatierungen sindwichtig, damit Word Ihr Inhaltsverzeichnis korrekt erfassen kann. Standardmäßig basieren alle Formatierungen auf der sogenannten „normal.dotm”-Formatvorlage. Eine solche Vorlage legt Standardschriftgrößen und andere Texteigenschaften wie Absatzabstände und Schriftarten fest. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, stellt Word die Standardschriftart für Ihren Text beispielsweise zunächst auf „Calibri” in der Schriftgröße „11” (früher: „Arial”).  Sie können auch eigene Formatvorlagen anlegen, indem Sie die Standardvorlage anpassen und speichern:   
  • Klicken Sie dazu in der Menüleiste mit der rechten Maustaste beispielsweise auf „Überschrift 1” und wählen Sie „Ändern…”.  
  • Führen Sie nun die gewünschten Formatänderungen durch.  
  • Wählen Sie „Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente”, falls die Änderungen auch in späteren neuen Dokumenten zur Verfügung stehen sollen. 
 Dies alles funktioniert unabhängig davon, ob Sie Ihre Dokumente lokal oder global beispielsweise in Ihrer Microsoft-Azure-Cloud speichern. 
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Quellenangaben auflisten: So legen Sie ein Literaturverzeichnis an

Insbesondere für wissenschaftliche Arbeiten oder auch für Fachartikel ist es wichtig, Quellen und Zitate sorgfältig zu dokumentieren. Für ein übersichtliches Literaturverzeichnis nutzen Sie wiederum das Menü „Referenzen”.
  • Klicken Sie im Dokument an die Textstelle, an der sie eine Quellenangabe einfügen möchten. Klicken Sie im Menü auf „Zitat einfügen | Neue Quelle hinzufügen”.
  • Füllen Sie dann die Felder im angezeigten Dialog aus. Geben Sie die Art der Quelle, den Autor, den Titel des Werks, sowie das Jahr und den Ort und gegebenenfalls den Verleger des Werks an.
  • Mit dem Klick auf „OK” fügen Sie an der betreffenden Stelle einen Verweis auf das spätere Literaturverzeichnis ein.
Sofern es mehrere Zitate oder Thesen gibt, die zur selben Quelle gehören, können Sie bestehende Literaturverweise auch aus dem Drop-down-Menü „Zitat einfügen” auswählen.
Nachdem Sie mit den Quellenangaben innerhalb des Dokuments fertig sind, erzeugen Sie wiederum eine leere Seite am Ende Ihres Dokuments. Unter „Referenzen | Formatvorlage“ legen Sie fest, nach welchem wissenschaftlichen Zitierstil Ihr Verzeichnis erzeugt werden soll. Das Literaturverzeichnis wird dann angelegt, sobald Sie auf „Literaturverzeichnis” klicken und eine Formatierung auswählen.  
Eine junge Frau telefoniert lächelnd mit einem Smartphone und blickt auf einen PC-Monitor

Whitepaper: Cloud-Backup für Microsoft Office 365

Modernes Arbeiten bedeutet arbeiten in der Cloud. Doch auch die dort abgelegten Daten brauchen eine zuverlässige Absicherung. Im Whitepaper: Cloud-Backup für Microsoft Office 365 zeigen wir Ihnen, welche Art der Absicherung der wertvollen Unternehmensdaten essenziell ist und worauf bei der Auswahl einer geeigneten Lösung geachtet werden sollte.

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis: So erstellen Sie weitere Übersichten im Dokument

So, wie das Inhaltsverzeichnis alle Kapitel auflistet, liefert das Abbildungsverzeichnis die Seitenzahlen aller Abbildungen im Text und die Tabellenübersicht entsprechend der Seitenzahlen der Tabellen im Dokument. Um ein Verzeichnis zu erstellen, müssen Sie zuerst unter alle Abbildungen und Tabellen im Text eine Beschriftung setzen.   
Dies geht am einfachsten, indem Sie den Cursor unter das Bild oder die Tabelle setzen und dann im Registerreiter „Referenzen” auf „Beschriftung einfügen“ klicken. Wählen Sie nun die richtige Bezeichnung, also „Abbildung“ für eine Bildunterschrift und „Tabelle“ für eine Beschriftung zu einer Tabelle. Schreiben Sie dann in das Feld Beschriftung den gewünschten Text und schließen Sie das Fenster.  
Haben Sie alle Bilder und Tabellen im Text mit Unterzeilen versehen, klicken Sie im Registerreiter „Referenzen“ auf „Abbildungsverzeichnis einfügen“. Wählen Sie jetzt unter „Beschriftung“ aus, ob Sie ein Bilderverzeichnis oder ein Tabellenverzeichnis erstellen möchten. Benötigen Sie beides, führen Sie diesen letzten Schritt entsprechend zweimal aus. Fertig.
Mensch tippt an einem Notebook. Auf dem Bildschirm ist Text mit einem Diagramm .
Mit Tabellen- und Abbildungsverzeichnis bringen Sie noch mehr Struktur in Ihr Dokument.

Glossar verwenden: So legen Sie ein Stichwortverzeichnis an

In Word können Sie nicht nur Ihren Text besser strukturieren und ein Inhaltsverzeichnis aufbauen. Sie können außerdem ein automatisches Stichwortverzeichnis (Glossar) anlegen lassen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
  • Markieren Sie zunächst den Begriff, der im Stichwortverzeichnis erscheinen soll.
  • Wechseln Sie in das Menü „Referenzen”.
  • Klicken Sie unter “Index” auf „Eintrag markieren”, um ein einzelnes Wort (oder einen Begriff) oder auf „Alle markieren”, um auch alle weiteren Erwähnungen innerhalb des Dokuments mit dem späteren Verzeichnis zu verknüpfen.
  • Legen Sie nun fest, ob beim entsprechenden Begriff innerhalb des Glossars später die Seitenzahl (“Aktuelle Seite”), ein Direktverweis (“Querverweis”) oder ein Verweis auf eine Textmarke (“Seitenbereich”) erscheinen soll.
  • Außerdem können Sie hier bestimmen, ob es zu einem bestimmten Stichwort Unterstichpunkte gibt (“Untereintrag”), die Sie ebenfalls verlinken wollen.
  • Beenden Sie die Markierung von Stichworten an einer beliebigen Stelle mit „Abbrechen”.
Word wechselt nach dem Anlegen der Stichpunktverlinkungen in einen Modus, der Ihnen die Verlinkungscodes und weitere Formatierungsdaten anzeigt. Wenn Sie bestimmte Stichpunktverlinkungen entfernen möchten, löschen Sie im Formatierungsdaten-Modus einfach den Eintrag in geschweiften Klammern hinter dem jeweiligen Stichwort. Dieser kann beispielsweise so aussehen:   
{ XE"Stichwort:Unterstichwort" }  
Um den Modus wieder zu verlassen, drücken Sie Strg+Umschalt+*.Damit werden die Verlinkungen im Text wieder unsichtbar, sind aber weiter vorhanden.Nachdem Sie die gewünschten Stichpunkte gekennzeichnet haben, fügen Sie am Ende des Dokuments eine neue leere Seite ein und wählen „Referenzen | Index einfügen” aus. Damit erzeugt Microsoft Word den Index an dieser Position.  
 Das funktioniert übrigens auch, wenn Sie per Remote Work mit mehreren Mitarbeiter:innen gemeinsam an einem Dokument arbeiten und es mehrere Dokumentrevisionen gibt. Achten Sie nur darauf, dass Sie zuerst alle Dateien und Änderungen zusammenführen, bevor Sie am Ende alle Ihre Verzeichnisse und Indizes noch einmal aktualisieren. 
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Ein Word-Inhaltsverzeichnis erstellen: Das Wichtigste in Kürze

  • Sie können in Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen, indem Sie die entsprechenden Absatzformatierungen nutzen.
  • Die Absatzformatierungen können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen und als Vorlage speichern.
  • Versteckte Formatvorlagen müssen Sie unter Microsoft Word erst sichtbar machen.
  • Neben einem Inhaltsverzeichnis können Sie in Microsoft Word auch ein Glossar, ein Abbildungs- und Tabellenverzeichnis oder eine Literaturübersicht teilautomatisiert erstellen. 
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