= Vor einem bunten Hintergrund schweben Screenvisualisierungen von Microsoft 365-Apps wie Teams, Excel und PowerPoint. Diese zeigen, wie Copilot in Form eines Chat-Bereiches in die Apps integriert ist.
Digitalisierung

Microsoft 365 Copilot verspricht eine neue Ära der KI im Geschäftsleben und mehr Produktivität für viele MS-365-Apps

Copilot für Microsoft 365 Business ist ein KI-gestützter digitaler Assistent, der in verschiedenen Microsoft 365 Apps integriert ist. Mit dem Tool will Microsoft eine neue Ära des Arbeitens einläuten und die Produktivität auf eine neue Stufe heben. Das Copilot-System arbeitet ähnlich wie ChatGPT auf Basis großer Sprachmodelle und erledigt nach Aufforderung verschiedenste Aufgaben in kurzer Zeit selbst. Was steckt dahinter, für wen eignet sich das KI-Produktivitätstool und wie sicher ist der Copilot?

„Kannst du bitte unserem Team erklären, wie wir die Produktstrategie überarbeitet haben?“ oder „Schreibe bitte Herrn Meier, dass ich seit Wochen auf eine Antwort auf das Angebot warte und sie jetzt brauche, und zwar freundlich, aber mit Nachdruck.“ Eingabebefehle wie diese können Sie künftig in das Copilot-Chatfenster gängiger Microsoft-365-Apps wie Word, Teams oder Outlook eingeben. Das Produktivitätswerkzeug führt die Aufgaben dann nicht nur automatisch, sondern auch mit Bezug zu Ihrem Unternehmen aus.

Die generative KI des Copilot für Microsoft 365 Business soll Mitarbeiter:innen in ihren Fähigkeiten unterstützen und sie beispielsweise von Routineaufgaben entlasten. KI-gestützte Copiloten hat das Softwareunternehmen daneben auch für weitere Flaggschiff-Produkte wie Microsoft Dynamics sowie für die Suchmaschine Bing und den Browser Edge eingeführt.

Inhaltsverzeichnis

Copilot für Microsoft 365: Das steckt dahinter

Im Rahmen der aktuell verstärkten Kooperation von Microsoft und Vodafone spielen nicht nur die Microsoft 365-Lizenzen, sondern auch Systeme basierend auf generativer KI eine zunehmende Rolle.
In Microsoft 365 wird das Copilot-System auf zwei Arten integriert: Zum einen arbeitet die künstliche Intelligenz mit Ihnen gemeinsam eingebettet in die Microsoft 365-Apps, die Sie womöglich ohnehin jeden Tag nutzen. Dazu gehören Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und mehr. Der Copilot ist in den Apps als Dialogfeld auf der rechten Seite des Fensters sowie in Teams als eigenständiger Chat zu sehen. Außerdem können Sie via Copilot über den Business-Chat in der Taskleiste von Windows 10 und 11 interaktiv mit Ihrem Computer kommunizieren.
Der Softwarehersteller Microsoft legt dabei großen Wert darauf, dass der Name des Produktivitätswerkzeugs „Copilot“ lautet und nicht „Autopilot“. Demnach soll das Tool lediglich die Leistung des Menschen verbessern. Einzelne Rollen und insbesondere Verantwortlichkeiten für die entstehenden Werke würden damit nicht ersetzt oder verlagert werden können.
So kann der Copilot für Microsoft 365 beispielsweise selbständig den Inhalt von Meetings zusammenfassen, die wichtigsten Punkte einer Diskussion aufzeigen und sogar auflisten, wer was gesagt hat und welche Personen in einer Debatte zugestimmt oder ablehnend reagiert haben. Das Produktivitätswerkzeug hilft auch zum Beispiel beim Zusammenfassen langer E-Mail-Threads. Das Aufräumen von Outlook kann mit Copilot Minuten dauern, statt Stunden manueller und vermutlich eher nicht wertschöpfender Arbeit zu verschlingen. Auf Wunsch kann Copilot auch eine Idee zu einem fertigen Konzept entwickeln.
Eine Screenvisualisierung von Microsoft 365 Copilot zeigt in englischer Sprache die Aufforderung im Business-Chat „Erstelle einen Zeitplan für eine Produkteinführung.“
Microsoft 365 Copilot ermöglicht die interaktive Kommunikation mit dem System und führt verschiedene Aufgaben in den MS 365 Apps auf Wunsch automatisch aus (Quelle: Microsoft).
Auch wenn Sie noch nicht planen, das Tool zu nutzen kann es sinnvoll sein, Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation bereits jetzt mit den Funktionen von Copilot für Microsoft 365 vertraut zu machen. Auf diese Weise können Sie sich beispielsweise die technischen und lizenzrechtlichen Anforderungen anschauen, damit Sie sich darauf vorbereiten können.

Der Nutzen für die Office-Komponenten im Detail

Den Copilot gibt es für jene Microsoft 365-Apps, die im Büroalltag die Organisation und Produktivität am häufigsten unterstützen. Hier sind gängige Beispiele für die Anwendungsmöglichkeiten von Copilot für Microsoft 365:
In Word kann Copilot komplette Dokumentenentwürfe generieren und dabei den Unternehmenskontext einbeziehen. So lassen sich zum Beispiel Notizen aus OneNote integrieren. Außerdem unterstützt der KI-Assistent Mitarbeiter:innen beim Umschreiben einzelner Abschnitte. Sie können dabei den Schreibstil auf einen Klick ändern, etwa wenn sie eine Anfrage besonders höflich formulieren möchten. Das verkürzt den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Texten deutlich. Ein spannender Nebeneffekt: Die KI lernt nicht nur von den Anwender:innen, sondern lernt auch selbst dazu und kann ihr schriftliches Ausdrucksvermögen mit der Zeit verbessern.
Copilot in PowerPoint hilft wiederum dabei, Inhalte passgenau für eine Präsentation zu formulieren. Der KI-Assistenz kann fertige Dokumente wie zum Beispiel eine Pressemitteilung oder Fließtext aus Word heranziehen, relevante Bilder und andere Dateien einfügen. Daneben kann er Aufzählungspunkte in Spalten konvertieren sowie sicherstellen, dass Folien gut und kohärent gestaltet sind und damit quasi eine komplette Präsentation erstellen. Auch interessant: Copilot in PowerPoint ist in der Lage, hilfreiche Sprecherhinweise einzufügen. Anwender:innen müssen die Entwürfe dann nur noch im Detail anpassen.
In Outlook kann Copilot beispielsweise dafür sorgen, einen Posteingang zu priorisieren, automatisch bestimmte E-Mails hervorheben oder Inhalte aus E-Mails zusammenfassen, die Sie vielleicht in der letzten Woche verpasst haben. Auf Wunsch kann das Tool außerdem Antworten für E-Mails entwerfen. Stil und Länge dafür legen die Benutzer:innen selbst fest.
In Microsoft Teams kann Copilot Meetings differenziert zusammenfassen und zudem eine Liste der Themen liefern, die diskutiert wurden. Der digitale Assistent in ebenfalls dazu in der Lage aufzuführen, ob es Meinungsverschiedenheiten gab. Kontroverse Argumente kann Copilot in Form einer Tabelle darstellen. Dies ist möglicherweise sinnvoll, um Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden zu halten, die nicht an einem Meeting teilnehmen konnten.
In Excel können Anwender:innen mit Copilot komplexe Formeln automatisieren und per Befehl zahlreiche Aufgaben automatisch ausführen lassen. Dazu gehört die Analyse großer Datenmengen in kurzer Zeit sowie die Erstellung aussagekräftiger Grafiken und übersichtlicher Formatierungen. Sie können die KI auch bitten, aus Daten eine Prognose abzuleiten und dazu ein passendes Diagramm anzufertigen.
Zusammen mit Copilot für Microsoft Dynamics 365 für Ihr Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) können Sie künstliche Intelligenz der nächsten Generation in alle Geschäftsbereiche einbringen und sich in Ihrem Wettbewerbsumfeld auch in Zukunft gut positionieren.
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Copilot für Microsoft 365 installieren und aktivieren – So einfach geht´s!

Seit dem 1. November 2023 ist Copilot für Microsoft 365 weltweit für Unternehmenskunden als kostenpflichtige Zusatzlizenz (Add-on) erhältlich.
Damit Sie im Unternehmen auf Copilot zugreifen können, müssen Sie als IT-Verantwortliche:r über das Microsoft 365 Admin Center zunächst die Lizenzen an einzelne Personen vergeben. Dafür gehen Sie im Admin Center unter „Abrechnung“ auf „Lizenzen“. Sie können die Lizenzen nicht nur einzelnen Benutzer:innen, sondern auch Benutzergruppen zuweisen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, über das Admin Center von Azure Lizenzen in großen Mengen zuzuweisen.
Am einzelnen Arbeitsplatz erfolgt die Aktivierung so:
  1. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie ein gültiges Microsoft 365-Abonnement haben, das Copilot für Microsoft 365 unterstützt.
  2. Öffnen Sie eine Microsoft 365-Anwendung wie zum Beispiel Word, PowerPoint oder Outlook, und melden Sie sich darin mit Ihrem Microsoft-Konto an.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Start“ und dann auf das Symbol „Copilot“ in der Gruppe „Ideen“.
  4. Danach erscheinen für die weitere Aktivierung Anweisungen auf dem Bildschirm, denen Sie folgen, um Copilot für Microsoft 365 zu aktivieren und die Einstellungen anzupassen. So wählen Sie beispielsweise eine bestimmte Sprache aus, legen fest, wie oft Sie Vorschläge erhalten möchten und welche Art von Inhalten Sie bevorzugen.
  5. Sobald Sie den Copilot für Microsoft 365 aktiviert haben, können Sie ihn jederzeit nutzen, indem Sie einfach auf das Copilot-Symbol klicken. Das Tool liefert Ihnen dann relevante und personalisierte Vorschläge, die auf Ihrem Kontext und Ihrem Schreibstil basieren und die Sie jeweils annehmen oder ablehnen können.
Die Vollversion von Copilot ist im monatlichen Abo erhältlich. Als Voraussetzungen werden (Stand: Januar 2024) Microsoft 365 Business Premium oder Business Standard, Office 365 E3 oder E5 genannt. Eine Mindestzahl an Zugängen für kommerzielle Pläne gibt es nicht (mehr). Außerdem ist das Copilot-System für Lehrpersonal mit Mitarbeitende im Bildungsbereich zugelassen.
Eine junge Frau telefoniert lächelnd mit einem Smartphone und blickt auf einen PC-Monitor

Whitepaper: Cloud-Backup für Microsoft Office 365

Modernes Arbeiten bedeutet arbeiten in der Cloud. Doch auch die dort abgelegten Daten brauchen eine zuverlässige Absicherung. Im Whitepaper: Cloud-Backup für Microsoft Office 365 zeigen wir Ihnen, welche Art der Absicherung der wertvollen Unternehmensdaten essenziell ist und worauf bei der Auswahl einer geeigneten Lösung geachtet werden sollte.

Copilot wird zunächst in den folgenden Sprachen unterstützt: Englisch (US, GB, AU, CA, IN), Spanisch (ES, MX), Japanisch, Französisch (FR, CA), Deutsch, Portugiesisch (BR), Italienisch (IT) und vereinfachtes Chinesisch (CN). Im ersten Halbjahr 2024 sollen viele weitere Sprachen hinzukommen.
Ab Sommer 2024 soll außerdem der Rollout für Copilot für Microsoft 365 GCC starten, eine gesonderte Version für Behörden. Sie erfüllt strengste Sicherheitsanforderungen wie etwa die des US-Verteidigungsministeriums.

Copilot vs. ChatGPT und andere KI-Tools

Die ausgeklügelte Prozessorchestrierung ist eines der besonderen technischen Merkmale von Copilot. Das System kombiniert dafür die Fähigkeiten von drei grundlegenden Technologien: Microsoft 365-Apps, Microsoft Graph und das Large Language Modell (LLM) von ChatGPT.
Microsoft hat Copilot in Kooperation mit GitHub und OpenAI entwickelt. Das Tool nutzt für die Funktionalitäten die von OpenAI geschaffene GPT-4 Sprachtechnologie. Künftig sollen es unter Verwendung des neuesten OpenAI-Modells GPT-4-Turbo auch noch komplexere Aufgaben bewältigen.
Außerdem ist das neue Dall-E-3-Modell in Copilot integriert; das Tool kann damit nach Aufforderung auch Bilder entsprechend der gewünschten Anforderungen generieren.
Im Gegensatz zu anderen Angeboten künstlicher Intelligenz können Microsoft 365-Nutzer:innen mit Copilot auf App-übergreifende Intelligenz zugreifen sowie ihre Arbeitsabläufe über mehrere Apps und alle Daten hinweg in ihrem gesamten System vereinfachen.

Microsoft Copilot für Microsoft 365 und der Datenschutz

Besondere Aufmerksamkeit hat Microsoft bei der Entwicklung von Copilot dem Thema Datensicherheit gewidmet. Copilot greift nur auf Daten zu, auf die einzelne Benutzer:innen bereits Zugriff haben, zum Beispiel auf der Grundlage der bestehenden rollenbasierten Zugriffskontrollen von Microsoft 365. Demnach erhält nicht jede Person im Unternehmen mit einer Microsoft Copilot für Microsoft 365-Lizenz automatisch Zugriff auf alle Unternehmensdaten, sondern nur auf die, die der Rolle zugeteilt wurden.
Insgesamt übernimmt Microsoft Copilot für Microsoft 365 vorige Einstellungen für Datenschutz und Datensicherheit von Microsoft 365 einschließlich der relevanten Compliance- und Sicherheitsprozesse wie zum Beispiel die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sie können außerdem in den Einstellungen festlegen, dass Microsoft Ihre unternehmensinternen Aktivitäten nicht zum Training der KI außerhalb Ihres Unternehmens verwenden darf.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

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Das Wichtigste zu Copilot in Kürze

  • Copilot für Microsoft 365 ist ein KI-unterstütztes Produktivitätstool, das in verschiedene Microsoft 365-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert ist.
  • Copilot begleitet Anwender:innen in ihrem Arbeitsalltag als digitaler Assistent, der sie in ihren täglichen Aufgaben unterstützen und zum Beispiel von monotonen Routinearbeiten entlasten soll.
  • Copilot wird auf zwei Arten in Microsoft 365 integriert: als Chatfenster in den Apps und in der Taskleiste von Windows 10 und 11.
  • Typische Einsatzfelder des Copilot für Microsoft 365 sind zum Beispiel die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen, das Schreiben von E-Mails, die Zusammenfassung von komplexen Sachverhalten und das Protokollieren von Meetings.
  • Laut Microsoft soll (der) Copilot die Büro- und Wissensarbeit am Desktop-Arbeitsplatz verbessern und ein neues Niveau von Effizienz und Produktivität bereitstellen. Aus Sicht der Mitarbeiter:innen könnte ein Pluspunkt der größere Freiraum für die Erledigung wesentlicher Aufgaben sein, was zu einer merklichen Entlastung im Berufsalltag verhelfen kann.
Kollaborativer und effizienter arbeiten mit Microsoft Teams und Copilot

Ganze 60% mehr Produktivität dank KI-basierter Assistenten wie Copilot: Alexander Eggers von Microsoft spricht mit Christoph Burseg über das volle Potenzial moderner Arbeitsmethoden und Zusammenarbeit.

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