Eine junge Frau sitzt an einem Tisch vor einem Monitor. Darauf ist ein Chatfenster von Microsoft Teams zu sehen
Unified Communication

Microsoft Teams Essentials: Das kann die günstigere Teams-Version

Microsoft Teams Essentials ist eine preiswerte Kommunikationslösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) für die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen. Teams Essentials ist als Einzelangebot auch ohne Microsoft 365 erhältlich und bietet die meisten Funktionen der Vollversion von Teams, mit einigen Einschränkungen und Grenzen. Lesen Sie hier, was Microsoft Teams Essentials alles kann und wie Sie die günstige Teams-Version optimal nutzen, um Ihre Arbeit in Projektteams so effizient wie möglich zu gestalten.

Unter den Lizenz-Angeboten der Kollaborationssoftware Microsoft Teams erfüllt Teams Essentials die Anforderungen an modernes New Work zum kleinen Preis. Unbegrenzte Gruppenbesprechungen online bis zu 30 Stunden, Verfügbarkeit für bis zu 300 Teilnehmende pro Meeting sowie Telefon- und Web-Support zu jeder Zeit – diese Obergrenzen entsprechen bereits dem Funktionsumfang der teureren Angebote Microsoft 365 Business Basic und Business Standard für den KMU-Bereich. Im Vergleich zur Vollversion ist aber beispielsweise der Cloudspeicher auf zehn Gigabyte statt ein Terabyte pro Nutzer:in begrenzt.

Die klassische kostenlose Teams-Version hat Microsoft zum 12. April 2023 eingestellt. Stattdessen gibt es eine abgespeckte Free-Variante, die den Anforderungen einer Geschäftsanwendung aber nicht entspricht. Die neue Gratis-Option ist eher auf Privatanwender:innen, Vereine und Arbeitsgruppen im Hobby-Bereich zugeschnitten.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Microsoft Teams Essentials?

Microsoft Teams Essentials bietet ein virtuelles Büro für die digitale Zusammenarbeit von Projektteams speziell in kleinen und mittleren Unternehmen. Damit wird die Zusammenarbeit von mehreren Personen an verschiedenen Standorten möglich, zum Beispiel im Homeoffice, so als ob sie in einem Raum säßen.
Wie funktioniert das? Die Teams-Softwareplattform besteht aus zwei Teilen: der Teams-App für die User:innen und einer Microsoft-Serverkomponente, die über das Internet läuft. Sie und Ihr Projektteam arbeiten mit der App über Desktop-PC, Laptop, Tablet, Smartphone oder eine Web-App im Browser zusammen und alle sind ohne weiteres Zutun über Microsoft-Server verbunden. Microsoft bietet das Kollaborationstool in unterschiedlichen Varianten an. Mittlerweile nutzen bereits mehr als 250 Millionen Menschen weltweit Microsoft Teams – in verschiedenen verfügbaren Versionen für geschäftliche, schulische und private Zwecke.
Für kleinere und mittlere Unternehmen mit mehreren Mitarbeiter:innen, die sicher und zuverlässig vernetzt arbeiten wollen, kann sich Microsoft Teams Essentials lohnen. Die Kosten für ein Jahresabonnement sind im Marktvergleich niedrig und liegen deutlich unter dem Preis der Vollversion von Microsoft Teams aus den Microsoft 365-Paketen oder der Microsoft 365 Suite.
Microsoft bietet Teams Essentials als Stand-Alone ohne Anwendungen der Office-Suite an. Und doch bietet es eine Menge: Online-Meetings, Chats, Telefonanrufe, Bildschirmfreigabe, Austausch von Dateien und Dokumenten, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Notizen – alles in Topqualität.
Zu beachten ist allerdings, dass Microsoft Teams Essentials zum Beispiel keinen direkten Zugriff auf den Outlook-Kalender ermöglicht. Ein wesentlicher Vorteil der Kollaborationslösungen von Microsoft gegenüber anderen cloudbasierten Angeboten, die Integration der vertrauten Office-Anwendungen, entfällt hier also. Das ist nicht zwingend ein Problem: Teams Essentials ist kompatibel mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem sonst genutzten Kalender.
Die Nutzung von Microsoft Teams Essentials wird als monatliches Abonnement gebucht und steht immer in der aktuellen Version bereit. Beratung ist inklusive. Nutzer:innen des kostenlosen Teams-Angebots haben darauf keinen Anspruch.
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Wer Microsoft Teams bis zum 12. April 2023 kostenlos verwendet hatte, musste bis zu diesem Datum auf eine der kostenpflichtigen Teams-Versionen umsteigen, um bis dahin angelegte Profile nicht zu verlieren. Die kostenlose Teams-App, die Microsoft seither als Alternative anbietet, übernahm vorige Profile nicht und wurde im Funktionsumfang deutlich reduziert. Ihr Produktname "Microsoft Teams (kostenlos)" sorgte für Verwirrung. Die zuvor kostenlos erhältliche Teams-App wurde in Microsoft Teams kostenlos (klassisch) umbenannt, um sie von der neuen Gratis-Variante zu unterscheiden.

Warum die kostenlose Teams-Version für Unternehmen eher nicht in Frage kommt

Um die im April 2023 neu aufgelegte App "Microsoft Teams (kostenlos)" zu nutzen, müssen Sie lediglich ein eigenes Microsoft-Konto anlegen. Unbegrenzte Gruppenbesprechungen sind damit immerhin für bis zu 60 Minuten möglich. Ganze 100 Personen können am Meeting teilnehmen. Verlockend scheint auch, dass zumindest persönliche Besprechungen unter vier Augen bis zu 30 Stunden lang am Stück abgehalten werden können.
Auf den ersten Blick mag die kostenlose App daher attraktiv und vielleicht auch sicher erscheinen. Bereits das Free-Modell bietet Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats, Anrufe und Dateien. Doch der Eindruck trügt, denn für heutige Sicherheitsanforderungen im Business reicht das nicht aus. Echten Schutz vor Cyber-Bedrohungen gewährleistet nur eine mehrstufige Anmeldung. Und die ist nur in kostenpflichtigen Abonnements ab Microsoft Teams Essentials enthalten. Außerdem fehlen in der kostenlosen Variante weitere Business-Funktionen wie etwa die Aufgabenplanung.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Der Funktionsumfang von Microsoft Teams Essentials

Teams Essentials beinhaltet den Funktionsumfang der kostenlosen App, ergänzt um weitreichende Grenzen und viele der Funktionalitäten, die Teams zum geschätzten Business-Tool machen. So erweitert Teams Essentials den Bereich der Gruppenbesprechungen von 60 Minuten der kostenlosen Version auf 30 Stunden. 300 Teilnehmer:innende können gleichzeitig in einem Meeting sitzen, statt 100 in der Free-Version. Der Cloudspeicher pro Nutzer:in ist in der kostenlosen Option auf fünf Gigabyte begrenzt, in Teams Essentials auf zehn Gigabyte.
Microsoft Teams Essentials verfügt über einen eigenen integrierten Kalender und kann mit virtuellen Hintergründen, Meeting-Lobbys und Live-Untertiteln angepasst werden. Als Add-ons sind zum Beispiel die Web- und Mobile-Apps von Microsoft 365 erhältlich. Da bei der Nutzung des funktionsreichen Tools im Unternehmen Fragen auftauchen könnten oder mal ad hoc Troubleshooting nötig ist, macht auch der enthaltene Telefon- und Web-Support die App zur sinnvollen Business-Lösung. Alle Funktionen von Teams Essentials finden Sie auf der Microsoft- Produktseite.
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Unterschied von Microsoft Teams Essentials zu Microsoft 365 Business Basic

Neben Microsoft Teams Essentials als eigenständige Lösung ist Teams auch als Teil der kostenpflichtigen Microsoft 365-Pakete verfügbar, für KMU in den Versionen Microsoft 365 Business Basic und Microsoft Business Standard.
Ein Upgrade auf Microsoft 365 Business Basic bietet die Möglichkeit, die Besprechungen in Teams aufzuzeichnen – auf Wunsch inklusive Transkription. Der Funktionsumfang umfasst zusätzlich ein Terabyte Cloudspeicher pro Nutzer:in, Live-Untertitelung in über 30 Sprachen sowie die bekannten Office-Anwendungen und -Dienste wie Word, PowerPoint, Excel, Outlook, SharePoint oder OneDrive.
Darüber hinaus beinhaltet der Plan für Business Basic umfassende ergänzende Sicherheitsfunktionen wie Antiphishing-, Antispam- und Antischadsoftwareschutz. Besondere Schutzeinstellungen gibt es zudem für die Administrationskonten, darunter das Erstellen eines Notfalladministrationskontos.
Im teuersten Modell Microsoft 365 Business Standard werden die Funktionen des Business Basic-Pakets durch die Möglichkeit der Durchführung von Webinaren ergänzt. Als weitere Anwendungen der Microsoft Office-Familie sind in der Business Standard-Variante Publisher und Access (beide nur für PC) verfügbar. User:innen dieser umfangreichsten Angebotsvariante für KMU erhalten die Office-Anwendungen als Desktopversion mit Premiumfunktionen. Das i-Tüpfelchen sind Berichtstools, Teilnahmeregistrierung und die Verwaltung von Kundenterminen.
Gut zu wissen: In Teams Essentials können Dateien bis zu zwei Gigabyte im Chat anhängehängt werden. Bei den teureren Lizenzen sind ganze zehn Gigabyte pro Nutzer:in erlaubt. Für große Unternehmen sind die Grenzen übrigens noch viel weiter gesetzt. So sind in der Version Microsoft 365 Enterprise Chats mit bis zu 500 statt 300 Teilnehmenden möglich.
Microsoft bietet auf der Produktseite einen umfassenden Vergleich der vier Versionen von Teams für kleine und mittlere Unternehmen.
Eine Tabelle mit vier Spalten zeigt den Leistungsumfang verschiedener Abo-Varianten von Microsoft 365 Teams
Microsoft Teams bietet unterschiedliche Varianten für alle geschäftlichen Bedürfnisse.

Das Wichtigste zu Microsoft Teams Essentials in Kürze

Mit der digitalen Transformation und insbesondere seit 2020 haben sich die Anforderungen an einen zeitgemäßen Arbeitsstil drastisch verändert. Microsoft Teams Essentials bietet kleinen Unternehmen eine erschwingliche Möglichkeit, sich flexibel anzupassen, an verschiedenen Orten im virtuellen Büro zusammenzuarbeiten und mit dieser Entwicklung zu wachsen. In Zeiten, in denen viele Stellen in KMU nicht besetzt werden können, kann dies ein wichtiges Plus beim Recruiting darstellen und damit die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.
Hier die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams Essentials auf einen Blick:
  • Verbesserte digitale Zusammenarbeit in kleinen und mittleren Unternehmen im Zeitalter von New Work
  • Online-Meetings, Chats, Videobesprechungen, Telefonate, Notizen und gemeinsame Dokumentenbearbeitung
  • Kosteneffizienz
  • Einfache Kommunikation
  • Benutzungsfreundlichkeit
  • Flexibilität
  • Sicherheit der Daten
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