Ein Mann sitzt in einem Holzhaus vor einem Laptop. Vor seinem Fenster eine Waldlandschaft.
Digitalisierung

Remote Work: Definition, Konzept und Umsetzung

Im Ausland leben oder regelmäßig von zu Hause arbeiten und dennoch effizient ein Team führen und wichtige Businessprojekte vorantreiben – kann das funktionieren? Und was sollten Unternehmen beachten, um die Chancen und Vorteile von Remote Work dauerhaft zu nutzen?

Rund ein Viertel aller Beschäftigten in Deutschland arbeitete im Jahr 2022 ganz oder teilweise per Remote Work, also nicht an einem festen Arbeitsplatz am Sitz (oder in einer Zweigstelle) des Arbeitgebers. Das hat das Statistische Bundesamt ermittelt. In einer Befragung des Personaldienstleisters Randstad gaben rund 60 Prozent der befragten Personalleiter:innen 2023 an, dass ihre Unternehmen Remote-Arbeit mindestens für einzelne Tage im Monat anbieten. Besonders in der Industrie (74 Prozent) und im Dienstleistungssektor (65 Prozent) ermöglichen Unternehmen das Arbeiten außerhalb des Firmenstandortes häufig.

Doch was bringt Remote Work für die Arbeitswelt? Viele Studien deuten darauf hin, dass Beschäftigte, die regelmäßig von zu Hause arbeiten, insgesamt produktiver sind. Auf der anderen Seite haben einige große Unternehmen angekündigt, dass sie Remote Work reduzieren wollen, weil sie Effizienzeinbußen befürchten. So müssen etwa Beschäftigte bei Google in den USA wieder an mindestens drei Tagen pro Woche im Büro arbeiten. Auch Dell und Disney fahren ihre Homeoffice-Initiativen zurück.

Andererseits sind gerade hochqualifizierte Arbeitskräfte ohne flexible Arbeitsmodelle nur noch schwer zu gewinnen. Erfahren Sie hier, wie Sie Remote Work in Ihrem Unternehmen so umsetzen, dass Ihre Belegschaft effizient und motiviert arbeitet – und Sie für Bewerber:innen ein attraktiver Arbeitgeber sind.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Remote Work? Bedeutung und Definition

Wörtlich übersetzt bedeutet „Remote“auf Deutschso viel wie „auf Distanz“, aber auch „abgelegen“ oder „weit entfernt“. Der Begriff „Remote Work“ steht entsprechend für „Arbeit (Work) auf Distanz“.  
Gemeint ist damit das Arbeiten außerhalb des Büros, zum Beispiel aus dem heimischen Arbeitszimmer, aber auch unterwegs. In der Regel wird Remote Work gleichgesetzt mit dem Begriff mobiles Arbeiten. Wird hingegen ausschließlich zu Hause gearbeitet, so gilt diesals Arbeit im Homeoffice.
Allen drei Begriffen gemein ist, dass sie in Deutschland arbeitsrechtlich nicht genau definiert sind. Das unterscheidet sie von der sogenanntenTelearbeit, die seit 2016 in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) beschrieben wird. Darin heißt es: „Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.“  
Der Arbeitgeber muss also Sorge tragen, dass der heimische Arbeitsplatz die technischen und ergonomischen Standards für Bildschirmarbeitsplätze erfüllt. Das istnoch nicht allein durch die Bereitstellung von dienstlichen Notebooks und Smartphones gewährleistet, sondern umfasst beispielsweise auch die Beleuchtung und Bestuhlung. 
Weiter steht dort: „Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben“.Es muss also auch eine entsprechende schriftliche Übereinkunft geben, bei deren Ausgestaltung der Betriebsrat zu beteiligen ist.   
Arbeiten Ihre Beschäftigten abwechselnd zu Hause am Telearbeitsplatz und dann wieder im Büro am Firmensitz, handelt es sich um sogenannte alternierende Telearbeit. Der entscheidende Unterschied zu Remote Work: Bei Remote Work verzichtet Ihr Unternehmen ganz oder teilweise auf sein sogenanntes Direktionsrecht und schreibt den Arbeitsort nicht vor. Die Arbeitsleistung können Ihre Mitarbeiter:innenbei Remote Work also an einem beliebigen Ort erbringen, beispielsweise aus einer Urlaubsregion im Ausland. Auch hierfür gibt es bereits einen Begriff, das englische Kofferwort „Workation“. Es setzt sich zusammen aus den Begriffen für Arbeit („Work“) und Urlaub („Vacation“). 

Formen von Remote Work

In der Praxis haben sich folgende Formen von Remote Work entwickelt: 
  • Full Remote Work: Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten ausschließlich außerhalb der Firma. In vielen Fällen gibt es für sie auch keine Bildschirmarbeitsplätze vor Ort. 
  • Hybrides Arbeiten: Ihre Mitarbeiter:innen sind an bestimmten Tagen im Büro und arbeiten an anderen Tagen von zu Hause aus. Die Details werden entweder innerhalb der Teams vereinbart oder Ihr Unternehmen nutzt für bestimmte Tage sein Direktionsrecht. Sie ordnen beispielsweise an, dass an vorgegebenen Wochentagen alle Mitarbeiter:innen einer bestimmten Abteilung im Büro sein müssen. Entsprechend müssen Sie hierfür ausreichend viele Arbeitsplätze vorhalten. Diese Arbeitsplätze können Sie zum Beispiel per Desk-Sharing an wechselnde Mitarbeiter:innen oder an die Abteilungen vergeben, die an dem jeweiligen Tag einen Präsenztag haben. Desk-Sharing können Sie sehr gut mit Workplace-as-a-Service (WaaS) und einem Softphone kombinieren, sodass Ihre Mitarbeiter:innen immer einen passend eingerichteten Arbeitsplatz vorfinden.  
  • Optionales Remote Work: Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten in der Regel in der Firma, können aber für eine vorab vereinbarte Anzahl von Tagen aus dem Homeoffice oder mobil arbeiten. Alle Beschäftigten haben eigene, feste Arbeitsplätze im Büro, sodass sie dort jeden Tag arbeiten können, sofern sie dies möchten. Schlanke Remote-Desktop-Programme wie etwa Mikogo ermöglichen dabei schnelle und unkomplizierte Teamarbeit per Webbrowser, ohne gleich große Kollaborationssuiten auf dem Homeoffice-Rechner installieren zu müssen.
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Voraussetzungen für Remote Work – welche Jobs sind geeignet?

Nicht alle Berufe sind für Remote Work geeignet. Infrage kommen vor allem Tätigkeiten, die ausschließlich oder zum größten Teil am Computer erledigt werden – und das ist bei rund der Hälfte aller Beschäftigten in Deutschland der Fall. Viele dieser Tätigkeiten können auch remote erledigt werden.
IT, Finanzen, Consultancy, Customer-Care und Marketing sind bereits in vielen Unternehmen hochgradig digitalisiert. Mit der zunehmenden Verbreitung von Industrie 4.0 und Logistik 4.0 lassen sich selbst im produzierenden Gewerbe zahlreiche Aufgaben aus der Ferne erledigen. Produktionsumgebungen,in denen Roboter arbeiten oder in denen autonome Förderfahrzeuge zwischen Hochregallagern Paletten transportieren, dürfen aus Sicherheitsgründen ohnehin nur eingeschränkt oder gar nicht mehr von Menschen betreten werden. 
Seit 2023 dirigiert beispielsweise der Hamburger Carsharing-Anbieter Vay bestellte Fahrzeuge fahrerlos per Fernsteuerung zu seinen Kund:innen. Sogenannte Telefahrer:innen sitzen in einer Leitzentrale und steuern die Autos von dort fern. Das geht vielleicht bald auch per Remote-Zugriff von unterwegs.
Das Gesundheitswesen arbeitet derweil an der Weiterentwicklung von eHealth und Telemedizin. Mit neuen digitalen Lösungen sollen beispielsweise Haus- und Fachärzt:innen in dünn besiedelten Regionen virtuelle Hausbesuche bei ihren Patient:innen machen können – ganz einfach auf dem Bildschirm von Smartphone oder Computer. Via VPN-Verbindung und Videokonferenzsoftware kommunizieren beide Parteien sicher und verschlüsselt miteinander.
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Vor- und Nachteile der Remote-Arbeit – Auswirkungen auf Ihr Unternehmen

Remote Work bietet Ihnen viele Vorteile:
  • Gerade jüngere Fachkräfte bevorzugen häufig Arbeitgeber, die Remote Work anbieten. Als Unternehmen gewinnen Sie in Zeiten des Arbeitskräftemangels so leichter High Potentials und setzen sich von Ihren Wettbewerbern ab. 
  • Mitarbeiter:innen, die zu Hause Kinder betreuen oder Angehörige pflegen, profitieren von Remote Work. Die Arbeit von zu Hause aus können Sie mit flexiblen Arbeitszeitmodellen kombinieren, etwa einem Lebensarbeitszeitkonto. So müssen langjährige Beschäftigte nicht in Teilzeit wechseln oder kündigen, wenn sie sich eine Zeit lang mehr um ihre Familie kümmern.  
  • Mitarbeiter:innen, die nicht täglich im Berufsverkehr unterwegs sind, sind meist ausgeruhter und motivierter. 
  • Indem Sie Remote-Arbeit anbieten, können Sie Standortnachteile für Ihre Mitarbeiter:innen ausgleichen, beispielsweise mangelnden günstigen Wohnraum in der Nähe des Firmensitzes. 
  • Durch Remote Work im Ausland können Mitarbeiter:innen von niedrigeren Lebenshaltungskosten oder den dortigen Steuer- und Abgabensätzen profitieren. 
  • Remote Work funktioniert auch als Anreiz: Für viele Berufstätige ist räumliche Ungebundenheit wichtiger als ein Dienstwagen oder ein größeres Büro am Firmensitz. 
  • Mitarbeiter:innen, die aus persönlichen Gründen einen längeren Auslandsaufenthalt planen, können weiter von unterwegs aus für Ihr Unternehmen arbeiten. 
Doch Remote Work bringt auch Nachteile mit sich:
  • Remote-Arbeit verursacht Kosten für zusätzliche Hardware wie Notebooks und Dienst-Smartphones sowie VPN-Zugänge. Allerdings kann die Einführung von Remote Work auch eine gute Gelegenheit sein, Ihre vorhandene Infrastruktur kritisch zu prüfen und die Digitalisierung voranzutreiben. So können Sie durch Virtualisierung möglicherweise sogar Kosten einsparen.  
  • Remote Work macht es für Ihre Arbeitsgruppen schwieriger, gemeinsame Präsenztermine zu finden, wenn sie beispielsweise bestimmte Dinge nur im Unternehmen vor Ort besprechen können oder Meetings mit wichtigen Geschäftspartner:innen anstehen. Der Planungsaufwand steigt dadurch. 
  • Die Kommunikation im Unternehmen verändert sich: Mitarbeiter:innen, die remote arbeiten, sehen nicht mehr, an welchen Projekten gerade im Nachbarbüro oder in der Nachbarabteilung gearbeitet wird. Daher sollten Sie wichtige Informationen oder Projektfortschritte regelmäßig online sichtbar machen, beispielsweise über eine Projektmanagement-Software, die unternehmensweit aufrufbar ist, oder über Kurzbriefings für Ihre Mitarbeiter:innen. 
Eine Frau im hellen Blazer sitzt an einem kleinen Tisch vor einer Wand. Vor ihr ein Notebook.
Remote-Arbeit funktioniert auch aus dem Ausland. Allerdings gibt es dabei einige Besonderheiten.

Remote Work aus dem Ausland – Chancen und Herausforderungen

  • Sozialversicherung und Steuern: Wenn Ihre Mitarbeiter:innen im Ausland arbeiten und dort für mehr als drei Monate ihren „gewöhnlichen Aufenthaltsort“ haben, müssen Sie als Unternehmen dort möglicherweise Sozialversicherungsbeiträge und Steuern abführen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihre Beschäftigten mehr als 50 Prozent ihrer Wochenarbeitszeit im Ausland im Homeoffice oder generell in Remote Work tätig sind. 
  • Arbeitsrechtliche Regelungen: Beachten Sie, dass im Ausland für Ihre Mitarbeiter:innen teilweise andere Arbeitszeit- und Arbeitsschutzregelungen gelten, die Sie kennen und einhalten müssen. Auch hier ist wieder der „gewöhnliche Aufenthaltsort“ maßgeblich. Über eine sogenannte Rechtswahlklausel im Arbeitsvertrag sollten Sie außerdem vereinbaren, dass deutsches Recht dort angewendet werden soll, wo Wahlfreiheit besteht.
  • Unfallversicherung der Belegschaft: Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter:innen im Ausland unfallversichert sind. Als Faustregel gilt: Die deutsche gesetzliche Unfallversicherung haftet bei Unfällen nicht während längerer, zeitlich unbefristeter Auslandsaufenthalte; oder für Beschäftigte, die ausschließlich für das Arbeiten im Ausland eingestellt werden. Übrigens haftet die Unfallversicherung auch bei Unfällen im inländischen Homeoffice nicht in jedem Fall. Zwar hat der Gesetzgeber inzwischen Arbeitnehmer:innen im Homeoffice bei Unfällen rechtlich den Arbeitnehmer:innen am Arbeitsplatz gleichgestellt. Trotzdem ruht dieser Versicherungsschutz, sobald Beschäftigte im Homeoffice kurzfristig einer privaten Tätigkeit nachgehen. So sind nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes das Kaffeeholen, der Weg zur Toilette undder Gang vom Homeoffice zur Kita der Kinder nicht versichert.6  
  • Datenschutzkonformität: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen auch im Ausland immer die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zur Verarbeitung und Speicherung persönlicher Daten einhalten. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen in einem Nicht-EU-Land Daten von Kund:innen oder anderen Mitarbeiter:innen auf dem Notebook oder Smartphone verarbeiten oder speichern, kann dies bereits ein Verstoß gegen die DSGVO sein. Dies gilt vor allem, wenn für dieses Land keine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission vorliegt. Achten Sie darauf, dass die Speichermedien Ihrer Mitarbeiter:innen grundsätzlich alle Daten nur verschlüsselt speichern. Zusätzlich sollen sie die Geräte per Passwort oder biometrisch sichern und diesen Schutz nicht deaktivieren können. 
  • Vernetzung und Kommunikation: Je mehr Mitarbeiter:innen oder Zweigstellen Sie im Ausland haben, desto wichtiger ist eine gute Vernetzung untereinander, beispielsweise über ein virtualisiertes Firmennetz. Über ein SD-WAN können Sie auch unterschiedliche Netze mittels Festnetz und Mobilfunk sicher und mit hohen Bandbreiten zusammenführen. Per Corporate VPN stellen Sie bei Bedarf auch über das Internet eine sichere Verbindung her.
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Tipps zur Integration von Remote Work in Ihrem Unternehmen

Bei der Einführung von Remote-Arbeit in Ihrem Unternehmen sollten Sie einige Dinge beachten: 
  • Führen Sie klare Regelungen ein: Legen Sie genau fest, an welchen Tagen oder in welchem Umfang Remote Work in Ihrem Unternehmen möglich oder sogar erwünscht ist.  
  • Organisieren Sie wichtige Aufgaben, die nur vor Ort am Firmensitz ausgeführt werden können, möglichst über Arbeitsgruppen. So können sich Mitarbeiter:innen in Präsenz und Remote Work dabei jederzeit gegenseitig vertreten.  
  • Planen Sie mit Mitarbeiter:innen den Arbeitsplatz, wenn sie von zu Hause oder auf einer längeren Reise in Remote Work arbeiten wollen. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen im Ausland nur eine kleine Wohnung und dort kein passendes Arbeitszimmer haben, prüfen Sie, ob es vor Ort beispielsweise Coworking-Spaces gibt, von denen aus Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten können.  
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig zu neuesten Kommunikationswerkzeugen und zu möglichen Cyberrisiken, die durch Remote Work oder Homeoffice entstehen können. 
  • Planen Sie regelmäßige Präsenztermine für Ihre Mitarbeiter:innen, damit sich Ihre Teams auch persönlich sehen. Das wirkt sich positiv auf die Motivation und Zusammenarbeit aus. 
  • Stellen Sie Ihren Mitarbeiter:innenfür Remote Work aktuelle und leistungsstarke Endgeräte zur Verfügung und achten Sie auf breitbandige Netzzugänge. Lange Wartezeiten am Notebook senken die Produktivität, mindern die Konzentration und sind mittelfristig teurer als der Kauf oder das Leasing schneller Hardware. 
  • Virtualisieren Sie möglichst viele Technologien in Ihrem Unternehmen, sodass Sie diese auch von außerhalb überwachen und warten können. Business-Applikationen, die Sie als Software-as-a-Service (SaaS) einrichten, müssen Sie nicht lokal updaten. Betreiben Sie eine internetbasierte Lösung für Unified Communications oder eine Kundendatenbank nicht On-Premises, sondern besser in der Cloud. Dann können Sie sie von überall auf der Welt warten, auch per Remote Work.
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Das Wichtigste zu Remote Work in Kürze

  • Remote-Arbeit (Remote Work) unterscheidet sich auch arbeitsrechtlich von der Telearbeit. Ein Telearbeitsplatz ist in der Arbeitsstättenverordnung genau beschrieben. 
  • Workation beschreibt das Arbeiten an einem besonders attraktiven Ort im Ausland, beispielsweise in einer Urlaubsregion. 
  • Mit optionalem RemoteWork können Sie Arbeitsplätze attraktiver gestalten und sich vom Wettbewerb abheben. 
  • Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen per Remote Work im Ausland, sollten Sie vorab prüfen, welches Arbeits-, Abgaben- und Steuerrecht für sie gilt. 
  • Über SD-WAN oder Corporate VPN verbinden Sie Standorte im Ausland und Remote-Work-Arbeitsplätze sehr effizient mit Ihrer Unternehmenszentrale. 
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