Das Microsoft Teams Admin Center ist eine webbasierte Konsole und Benutzeroberfläche. Es ist darauf ausgerichtet, die Administration und Einrichtung von Microsoft Teams als Teil von Microsoft 365 Business oder einzeln in Unternehmen zu erleichtern. Es bietet eine zentrale Plattform, um sämtliche Einrichtungsaufgaben innerhalb von Microsoft Teams schnell und webbasiert auszuführen. Dazu gehören beispielsweise Aufgaben der Benutzerverwaltung oder das Anlegen von Richtlinien und Konfigurationsoptionen.
Das Microsoft Teams Admin Center ist ein zentrales Verwaltungstool für Unternehmen, die Microsoft Teams als Kommunikations- und Groupware nutzen. Dabei liegt der Fokus auf die für Unternehmen wichtigen Anforderungen und Richtlinien. Zusätzlich zur direkten und einfachen Administration von Microsoft Teams bietet es unterschiedliche Erweiterungsmöglichkeiten. Durch die Einbindung von Microsoft-Applikationen, Powershell-Skripten oder Drittanbieter-Programmen ist möglich, Wartungsaufgaben zu automatisieren und das Leistungsspektrum zu vergrößern. Dieser Beitrag beschreibt die Möglichkeiten und die Vorteile mit Microsoft 365 Business für IT-Admins und Unternehmen.
Das Microsoft Teams Admin Center für Microsoft 365 Business bietet der IT-Administration im Unternehmen umfassende Kontrolle und Konfigurationsoptionen für die Verwaltung von Microsoft Teams innerhalb von Organisationsstrukturen und Arbeitsgruppen. Mit dem Microsoft Teams Admin Center lassen sich folgende Ausgaben ausführen:
Benutzerverwaltung: Admins können Benutzerkonten anlegen, löschen und verwalten. Vorhandene Benutzerkonten lassen sich konfigurieren und Benutzerlizenzen zuordnen.
Teamverwaltung: In diesem Bereich lassen sich Teams erstellen, löschen und verwalten, Teamrichtlinien festlegen, Kanäle konfigurieren und Mitglieder:innen hinzufügen oder entfernen.
Einstellungen und Konfiguration: Admins können hier globale Einstellungen für Teams festlegen, einschließlich der Konfiguration von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien, der Verwaltung von externen Zugriffseinstellungen und der Konfiguration von Benutzungsberechtigungen.
App-Verwaltung: Die Verwaltungsoberfläche erlaubt die Zuordnung von Apps in Teams. Hier ist es möglich, benutzerdefinierte Apps bereitzustellen, zu verwalten sowie App-Richtlinien festzulegen.
Berichterstellung und Überwachung: Das Admin Center bietet Funktionen zur Überwachung und Berichterstellung, um Informationen über die Nutzung von Teams, die Aktivität der Benutzer:innen, die Qualität der Anrufe und viele andere Informationen über die täglichen Aktionen der Benutzer:innen zu erhalten.
Effektive Teamverwaltung und Richtlinien
Viele manuelle Arbeiten und Routinearbeiten für Microsoft Teams lassen sich automatisieren. PowerShell-Skripte und Graph API-Automatisierungstools sind innerhalb von Microsoft Teams Admin Center das Mittel der Wahl, um Verwaltungsaufgaben zu automatisieren. Zahlreiche Vorlagen erleichtern dabei den Einstieg in die Entwicklung eigener Skripte.
Häufig arbeiten Admins nicht nur mit Microsoft-Applikationen, sondern auch mit Tools von Drittanbietern. Das Admin Center bietet auch hierfür zahlreiche Schnittstellen, um im Unternehmen eingeführte Automatisierungstools von Drittanbietern einzusetzen. Beispiele hierfür sind der im Beitrag beschriebene AvePoint Virtual Assistant für Microsoft Teams.
Einsatz von Richtlinien
Über Teams-Richtlinien lassen sich Einstellungen standardisieren. So können Sie anpassen, wie Mitarbeiter:innen im Unternehmen mit Microsoft Teams arbeiten. Dabei handelt es sich bei den sogenannten Richtlinien um vorkonfigurierte Einstellungen. Diese helfen dabei, die Abläufe und Zugriffsmöglichkeiten in Teams zu steuern und einzuschränken beziehungsweise freizugeben. Dabei lassen sich Zugriffsrechte gruppenorientiert oder für einzelne Personen festlegen.
Für die Einrichtung von Zugriffsmöglichkeiten stehen fünf Hauptarten von Teams-Richtlinien zur Verfügung:
Richtlinienpakete: Diese enthalten Zusammenstellungen vordefinierter Konfigurationen, die Gruppen und Personen zuzuweisen sind und die Administration durch Mustervorgaben erheblich vereinfachen.
Besprechungsrichtlinien: Diese Richtlinien dienen der Steuerung und Rechteverwaltung von Besprechungsteilnehmenden. Sie legen die zur Verfügung stehenden Funktionen fest – wie beispielsweise den Bereich Bildschirmübertragung, Nachrichtenversand im Chatbereich für Besprechung und andere Funktionen.
Sprach- und Anrufrichtlinien: Diese Verwaltungsebene regelt die Einstellungen zu Notruf, Anruf-Routing und der Anrufer-ID.
App-Richtlinien: Die Verwaltung von Apps in Teams erlaubt die Installation von Applikationen für Nutzer:innen und deren Steuerung. Auch die Zugriffsrechte für Gruppen und einzelne Personen können Sie bestimmen. Sie legen zum Beispiel fest, wer Apps nutzen und installieren darf oder Änderungen an der App-Leiste in Microsoft Teams vornehmen kann.
Nachrichtenrichtlinien: In dieser Ebene findet die Steuerung von Chat- und Kanalfunktionen statt. Hier ist es möglich, Freigaben oder Sperren für Chatkanäle einzurichten und Nachrichten zu löschen. Außerdem können Sie Lesebestätigungen, die Nutzung der erweiterten Chat-Funktionen sowie Nachrichten mit Prioritätsmeldungen in Teams anlegen und administrieren.
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Vorteile der App-Verwaltung über Microsoft Teams Admin Center
Das Microsoft Teams Admin Center bietet komprimierten browserorientierten Zugang zu allen Verwaltungs- und Einrichtungsfunktionen von Microsoft Teams. Darüber hinaus beinhaltet es weitergehende Möglichkeiten, wie beispielsweise die Verwaltung von Apps in Teams. So können Sie unterschiedliche Bereiche der Administration und Freigaberegelung einrichten:
App-Berechtigungen: Im Admin Center lassen sich die Berechtigungen für einzelne Apps steuern. Außerdem können Sie dort festlegen, welche Apps in Teams installiert werden dürfen und welche Berechtigungen sie haben.
App-Bereitstellung: Das Admin Center regelt, welche Apps für die Organisation verfügbar sein sollen. Hier lassen sich Apps zur Nutzung genehmigen oder ablehnen, bevor sie von Gruppen einzelner Personen installiert werden können.
App-Compliance überwachen: Das Admin Center ermöglicht es Ihnen, die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien für Apps zu gewährleisten. Hier lässt sich prüfen, ob Apps den Sicherheitsstandards und Policies des Unternehmens entsprechen.
App-Installationen überwachen: Das Admin Center gibt Auskunft darüber, welche Apps installiert wurden und welche davon häufig genutzt werden. Abteilungen, Gruppen oder auch einzelne Personen im Unternehmen können die Daten auswerten.
App-Veröffentlichungen steuern: Sie können festlegen, ob Personen Apps aus dem öffentlichen Store installieren dürfen; oder ob die Installation auf von Ihnen genehmigte Apps beschränkt ist.
App-Entwicklertools: Das Admin Center bietet Entwicklertools, mit denen Admins benutzerdefinierte Apps erstellen und verwalten können. Sie können eigene Apps entwickeln oder vorhandene Apps anpassen, um den Anforderungen Ihrer Organisation gerecht zu werden.
Die Microsoft Teams Admin Center ermöglichen es, den Einsatz von Apps im Unternehmen zu steuern, die Sicherheit bei der Nutzung zu gewährleisten und die Nutzung zu kontrollieren beziehungsweise auszuwerten.
Mit dem Microsoft Teams Admin Center richten Sie im Browser einzelne Apps für Ihr Team ein.
Mehr IT-Sicherheit durch Reporting und Data Loss Prevention
Microsoft Teams Admin Center bietet Ihnen die Möglichkeit, sich gegen ungewollte Freigaben über Richtlinien im Bereich Data Loss Prevention (DLP) abzusichern. DLP ist im Kontext von Microsoft 365 Business ein zentrales Thema. Im Bereich Teams-Nachrichten und -Dateien bekommt dieses eine besondere Bedeutung. DLP-Richtlinien helfen, sensible Inhalte abzusichern und den Zugriff auf Nachrichten und Dokumente in Microsoft Teams zu regeln beziehungsweise vor unautorisiertem Zugriff zu schützen.
Über DLP-Richtlinien können Sie außerdem die Weitergabe vertraulicher Informationen über Chat-Kanäle regulieren. Bei Freigabeversuchen über entsprechend geschützte Informationen in einem Teams-Chat werden die versendeten Nachrichten innerhalb von Sekunden gelöscht. Nur autorisierte Empfänger:innen können Dokumente öffnen, wenn diese durch DLP-Richtlinien geschützt sind. Dabei sind alle damit verbundenen Prozesse über die Protokolle innerhalb des Admin Center nachvollziehbar.
Diese sicherheitsrelevanten DLP-Funktionen lassen sich auf andere Microsoft 365 Business Applikationen sowie die Nutzung von OneDrive, SharePoint und die App-Nutzung über MS-Teams ausweiten.
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Aufgabenmanagement mit dem AvePoint Virtual Assistant für Teams
Der Avepoint Virtual Assistant (AVA) ist eine KI-basierte Lösung der Firma Avepoint, die Microsoft Teams um nützliche Features ergänzt. Der Chatbot des AvePoint Virtual Assistant kann die IT-Administration erheblich entlasten. Einfache Aufgaben wie beispielsweise die Suche nach verlorenen Dokumenten sind dabei das Spezialgebiet dieser Software.
Der AvePoint Virtual Assistant erlaubt es ausgewählten Personen oder Gruppen, im Dialog Basisfunktionen wie die Inhaltssuche von Teams zu nutzen. Entsprechend eingerichtet, kann AVA ganze SharePoint-Bereiche oder auch Webseiten-Content durchsuchen. Im Dialog lassen sich so beispielsweise einzelne in einem Kanal versendete Dateien wiederherstellen – innerhalb von Microsoft Teams, OneDrive oder SharePoint.
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Das Wichtigste zu Microsoft Teams Admin Center in Kürze
Das Microsoft Teams Admin Center ist ein leistungsstarkes Tool, das die IT-Administration dabei unterstützt, Microsoft Teams effektiv zu verwalten und anzupassen. Die wesentlichen Leistungsmerkmale sind:
Mit dem Admin Center können Administrator:innen Teams und Kanäle erstellen, Personen verwalten, Richtlinien festlegen, Sicherheitseinstellungen konfigurieren und vieles mehr.
Admins können über das Admin Center Gruppen in Microsoft Teams erstellen, benennen und organisieren. Sie können Kanäle anlegen, Zugriffsrechte festlegen, Kanalrichtlinien konfigurieren und Teamvorlagen erstellen, um wiederkehrende Strukturen zu vereinfachen.
So genannte Richtlinien erlauben die Steuerung von Microsoft Teams innerhalb des Unternehmens. Admins können Richtlinien für Besprechungen, Chats, Dateifreigabe, Apps und andere Funktionen festlegen. Außerdem können sie darüber Compliance- und Sicherheitseinstellungen konfigurieren.
Das Admin Center ermöglicht es, die Nutzung von Teams im Unternehmen genau zu analysieren. Administratoren können Berichte über Aktivitäten, Nutzungsstatistiken, Gerätenutzung und andere Metriken generieren. Dies hilft bei der r Identifizierung von Trends und Verbesserungsmöglichkeiten.
Microsoft bietet umfangreiche Unterstützung und Ressourcen für das Microsoft Teams Admin Center. Administrator:innen im Unternehmen können auf die offizielle Dokumentation, Schulungen, Community-Foren und den technischen Support von Microsoft zugreifen, um Nutzer:innen bei der Verwaltung und Fehlerbehebung zu helfen.
Drittanbieter wie beispielsweise Avepoint erweitern die Möglichkeiten von Microsoft Teams Admin Center durch zusätzliche Funktionalitäten wie beispielsweise Chatbots.
Was ist mobiles Arbeiten und wie integrieren Sie das Konzept optimal in Ihr Unternehmen?
Auch nach dem offiziellen Ende der Coronapandemie können sich viele Arbeitnehmer:innen kaum noch vorstellen, in ein klassisches Arbeitsverhältnis mit täglichem Erscheinen in einem Büro zurückzukehren. Dies sagen rund drei Viertel der in einer aktuellen Studie der Hans-Böckler-Stiftung Befragten. Moderne Arbeitsformen wie mobiles Arbeiten haben sich demnach etabliert und sind gekommen, um zu bleiben.
Die in der Studie befragten Arbeitnehmer:innen möchten auch weiterhin wenigstens teilweise im Homeoffice tätig sein. Nur noch 15 Prozent geben an, dass ihren Vorgesetzten Anwesenheit vor Ort sehr wichtig sei. Vor der Pandemie waren es noch 60 Prozent. Auch im Ausland ist dieser Trend zu beobachten.
Eine Studie der Europäischen Zentralbank (EZB) wiederum fand heraus, dass innerhalb der Euro-Zone rund ein Drittel der Beschäftigten auch weiterhin (noch) mehr Arbeit im Homeoffice wünschen. Als einer der Hauptgründe für das wachsende Interesse an diesem Arbeitsmodell nennt die EZB-Studie die teilweise immer länger werdenden Pendelzeiten. Arbeitnehmer:innen, die mehr als eine Stunde pro Strecke pendeln, wünschen sich im Schnitt bis zu zehn Homeoffice-Tage pro Monat.
Doch mobiles Arbeiten ist nicht dasselbe wie Homeoffice oder Telearbeit. Lesen Sie hier, wo die Unterschiede liegen und was es beim mobilen Arbeiten aus Sicht von Arbeitgebern zu beachten gibt.
Working Out Loud: Mit Circle Guides die Arbeit in Kleingruppen verbessern
„Digitalisierung”, „New Work”, „Rapid Prototyping” und jetzt „Working Out Loud”: Was steckt hinter dem neuen Begriff, dessen Prinzip schon seit Längerem als „Social Collaboration” oder „Collaborative Learning” in Unternehmen Verbreitung findet?
Beim Prinzip des „Working Out Loud” geht es nicht um die kontinuierliche Zurschaustellung der eigenen Arbeit. Stattdessen geht es darum, die geleistete Arbeit und das gesammelte Wissen im Unternehmen transparent zu machen. Der Begriff tauchte im Jahr 2010 im Rahmen eines Blogbeitrags von Bryce Williams zuerst auf. Danach dauerte es weitere fünf Jahre, bis John Stepper den als „When will we start to work out loud?” formulierten Gedanken in den sogenannten Circle Guides in Buchform aufgriff.
Mittlerweile ist das Prinzip in der Wirtschaft angekommen: Große Unternehmen wie Bosch und Mercedes-Benz setzen bereits seit Längerem auf „Working Out Loud” zur Verbesserung von Arbeitsabläufen. Wir zeigen Ihnen, wie diese innovative Form der Zusammenarbeit in Kleingruppen auch in Ihrem Unternehmen für mehr Transparenz und Effizienz sorgen kann.
Ein XING-Unternehmensprofil anlegen: Darauf sollten Sie achten
Um die Bekanntheit Ihres Unternehmens, Ihrer Produkte und Ihrer Dienstleistungen effizient zu steigern, führt in der Regel kein Weg an digitalen und sozialen Medien vorbei. Größter Vorteil eines Unternehmensprofils beim Business-Portal XING: Sie können Ihre jeweiligen Aktivitäten passgenau aussteuern – je nachden definierten Zielgruppen und dem zur Verfügung stehenden Budget.
Über XING können Sie mit vergleichsweise wenig Aufwand eine beachtliche Reichweite für Ihr Unternehmen generieren. Hier stehen besonders die Themen Recruiting und Employer Branding im Fokus. Wie Sie ein kostenloses XING-Unternehmensprofil anlegen und was die kostenpflichtige Option zusätzlich bietet, erfahren Sie im Folgenden.
Alternativen zu Slack: Diese sind mehr als einen Blick wert
Nachrichten in Threads und im Messenger austauschen, Dateien teilen oder hochladen, das schnelle Telefonat zwischendurch - mit der Kommunikationsplattform Slack nutzen viele Unternehmen eine zentrale Anwendung für die tägliche Zusammenarbeit auf Projekt- und Firmenebene. Doch andere Team-Messenger haben sich in der Zwischenzeit zu echten Alternativen entwickelt. Wir stellen Ihnen diese Plattformen genauer vor.
In Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit sind Software-Suiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit ein wichtiger Bestandteil der täglichen Geschäftsabläufe geworden. Die sogenannten Teams- oder Business-Messenger vereinen in einer einzigen Anwendung eine Vielzahl an Funktionen, für die Sie früher viele separate Programme benötigten. Doch welche dieser Tools sind abgesehen von Slack tatsächlich empfehlenswert?
Eine Google-Meet-Besprechung erstellen: So gehen Sie vor
Mit Google Meet können Sie im Handumdrehen Online-Besprechungen mit vielen Teilnehmer:innen planen und durchführen. Das Besondere hierbei: Google Meet ist kostenlos nutzbar – sowohl für Firmen, als auch für Privatpersonen. 1:1-Meetings dürfen dabei bis zu 24 Stunden dauern; nehmen drei oder mehr Personen teil, ist das kostenlose Meeting auf 60 Minuten begrenzt.
Kaum etwas spart mehr Zeit, Geld und ist einfacher, als eine Besprechung online durchzuführen. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder für Gespräche mit Kund:innen eignen sich Video- und Audiokonferenzen hervorragend. Google hat mit Meet eine Lösung im Angebot, die vollständig webbasiert funktioniert und auch den hauseigenen Google-Kalender einbezieht.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Google Meet Online-Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmer:innen entweder gratis oder mit bis zu 500 Teilnehmer:innen in der kommerziellen Variante abhalten – und wie sich die Lösung im Vergleich z. B. mit Microsoft Teams schlägt.