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Unified Communication

Was ist ein Softphone?

Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
11.02.2025
14 Min.

    Bürotechnik kostet Geld. Viele kleine und mittelständische Firmen leasen oder mieten ihre Telefone daher, anstatt sie zu kaufen. Doch es gibt noch eine weitere Möglichkeit, wie Sie Ihre Ausgaben in diesem Bereich senken können: durch den Umstieg auf Softphones.

    In der modernen Geschäftswelt sind flexible und kosteneffiziente Kommunikationslösungen gefragt. Softphones bieten Ihrem Unternehmen eine ideale Möglichkeit, Ihre Telefonie unabhängig von physischen Telefonanlagen zu gestalten. Ihre Belegschaft kann von überall aus über das Internet telefonieren – sei es am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder unterwegs.

    Doch was genau ist ein Softphone? Wie funktioniert es und welche Vorteile bietet es im Vergleich zu klassischen Telefonanlagen? Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Technologie.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist ein Softphone und wie funktioniert es?Softphones für Windows 10/11, Mac und LinuxSoftphone-Apps für Android und iOSEinsatzbereiche in Unternehmen

    Was ist ein Softphone und wie funktioniert es?

    Ein Softphone-Programm (auch Softphone-Client genannt) verwandelt ein digitales Endgerät wie einen Arbeitsplatzcomputer in ein Festnetztelefon. Der Computer muss hierfür an eine IP-fähige Telefonanlage oder einen IP-fähigen Router angeschlossen sein. Gerade Callcenter mit Outbound- und Inbound-Telefonie machen häufig Gebrauch von solchen Lösungen, die kein separates Telefon erfordern. Ist der entsprechende Computer mit dem Softphone-Client über ein WLAN mit Ihrem Netzwerk oder Ihrer Telefonanlage verbunden, spricht man von WLAN-Telefonie.
    Zum Telefonieren verwenden Sie ein Headset oder eine Freisprecheinrichtung. Rufnummern wählen Sie über die Computertastatur oder per Mausklick am Bildschirm aus einer CRM-Software heraus. Das Telefonieren über das IP-Netz wird auch als VoIP-Telefonie bezeichnet. Die Abkürzung steht für Voice-over-Internet-Protocol, das bedeutet frei übersetzt: Sprachübertragung über das Internet-Protokoll.
    Dabei überträgt Ihr Firmennetz Ihre Telefongespräche in VoIP-Datenpaketen vom Computer (Softphone) zur Telefonanlage (PBX). Diese Anlage können Sie entweder lokal (On-Premises) in Ihrem Serverraum betreiben oder in Form einer Cloud-PBX bei einem externen Anbieter buchen. Eine Cloud-PBX wird über das Internet oder ein VPN mit Ihrem Firmennetz verbunden. Anschließend stellt ein sogenannter SIP-Trunk die Verbindung zwischen der Telefonanlage und dem Netz Ihres Telefonanbieters her – und leitet die Gespräche ins öffentliche Telefonnetz weiter.
    Hierfür können Sie anstelle einer physischen auch eine virtuelle Telefonanlage verwenden. Eine solche virtuelle Anlage installieren Sie einfach als Software auf einem Server. Alternativ können Sie die virtuelle Telefonanlage auch bei einem externen Dienstleister anmieten, der sie in der Cloud einrichtet. Bei der Cloud-Telefonie übernimmt Ihr Dienstleister Installation und Betrieb der Telefonanlage.
    Egal für welche Art der Telefonanlage Sie sich entscheiden: Aus Nutzungssicht gibt es keinen erkennbaren Unterschied zwischen einer Telefonanlage als Hardware, einer Software-Telefonanlage und der Cloud-Telefonie.

    Softphones und ISDN

    Grundsätzlich funktioniert die Telefonie per Softphone auch mit alten ISDN-Telefonanlagen. Hierfür wird im Computer üblicherweise eine ISDN-Steckkarte verbaut und über ein vieradriges Kabel mit einem ISDN-Nebenstellenanschluss verbunden. Mit der wachsenden Verbreitung der VoIP-Telefonie und der Abschaltung der ISDN-Netze verliert diese Technologie aber zunehmend an Bedeutung. Möchten Sie weiterhin eine vorhandene ISDN-Telefonanlage nutzen, schließen Sie diese optimalerweise über einen modernen All-IP-Anschluss an.
    Ein Vorteil der VoIP-Telefonie gegenüber ISDN ist die Bündelung von Internet-Leitung und Telefonleitung auf Ihrem Unternehmensgelände. Bei der IP-Telefonie verwenden Sie den Ethernet-Anschluss Ihres Computers auch für die Sprachübertragung und benötigen kein zusätzliches ISDN-Nebenstellennetz mehr.
    Das sogenannte Telephony Application Programming Interface (TAPI) und das ursprünglich für ISDN-Anlagen entwickelte Common ISDN Application Programming Interface (CAPI) sind verbreitete Software-Schnittstellen für die Computertelefonie. Sie regeln den Datenaustausch zwischen Softphone und Telefonanlage.
    Die Verknüpfung von Computer und Telefon wird auch als „CTI“ bezeichnet. Die Abkürzung steht für „Computer Telephony Integration“. Das Telefonieren per Softphone ist hierbei eine von vielen Anwendungen der CTI – ebenso wie das Konfigurieren einer Telefonanlage über den PC oder das Faxen via Computerfax.
    Das Bild zeigt einen Mann mit einem Smartphone

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    Softphones für Windows 10/11, Mac und Linux

    Softphones unter Windows 10: Jetzt upgraden!

    Wenn Sie noch Windows 10 nutzen, bedenken Sie, dass das Betriebssystem nur noch bis zum 14. Oktober 2025 Support erhält. Nach einem letzten Major-Update werden PCs mit Windows 10 zwar weiterhin funktionieren – allerdings endet dann der technische Support und es gibt keine Funktions- und Sicherheits-Updates mehr. Das bedeutet ein höheres Sicherheitsrisiko, außerdem sind Sie bei Problemen auf sich gestellt. Microsoft empfiehlt daher dringend, von Windows 10 auf Windows 11 upzugraden.

    Im Folgenden stellen wir Ihnen Softphones für Windows 11 und 10 sowie für macOS und Linux vor, die mit den meisten gängigen Internet- beziehungsweise VoIP-Anbietern kompatibel sind – beispielsweise mit der virtuellen Telefonanlage Vodafone One Net Enterprise.
    Einige dieser Clients sind auch für iOS und Android geeignet – eine separate Liste mit Softphone-Apps für Mobilgeräte finden Sie im nächsten Kapitel.

    Jitsi: Die Videokonferenz-Alternative kann auch Softphone

    In der Coronapandemie fand die kostenlose Videokonferenz-Software Jitsi Meet viel Anklang, besonders im Bildungssektor. Hervorgegangen ist das Konferenz-Tool aus dem einstigen Softphone-Client SIP Communicator. Inzwischen stellt Ihnen die freie Software-Suite Jitsi Family ein ganzes Kommunikationspaket zur Verfügung.
    Damit können Sie Video- und Audiokonferenzen starten, per Instant Messenger Nachrichten versenden, sich gegenseitig den Desktop zur Ansicht freigeben (Screensharing) oder mittels Jitsi Videobridge einen lokalen Videoserver für Ihre Videokonferenzen aufsetzen.
    Wie die meisten Gratis-Pakete verlangt auch Jitsi etwas Einarbeitung. Die Software läuft unter Windows, Mac, Linux, Android und iOS.

    Zoiper 5: Click-to-Dial und integriertes Messaging

    Den Softphone-Client Zoiper 5 gibt es für Windows, macOS und Linux sowie als Mobilversion auch für iOS und Android. Praktisch ist das Feature Click-to-Dial, mit dem Sie Rufnummern direkt auf Webseiten im Browser anwählen und kontaktieren. Ein Einrichtungsassistent erleichtert Ihnen die Installation auf Ihrem Endgerät.
    Wenn Sie mit anderen Zoiper-Nutzer:innen telefonieren, stehen Ihnen zusätzlich Videotelefonie in HD-Qualität sowie eine Instant-Messaging-Funktion zur Verfügung. Zoiper5ist in der Basisversion kostenlos. Das Upgrade auf Zoiper 5 Pro ist kostenpflichtig.

    Phoner & Phoner Lite: Der Klassiker mit abgespeckter VoIP-Variante

    Seit mehr als 20 Jahren hat die Freeware Phoner eine treue Fangemeinde. Ursprünglich für die Nutzung als analoges oder ISDN-Softphone entwickelt, erlaubt der Client auch in der aktuellen Version 3.28 neben der SIP-Konfiguration für das VoIP-Telefonieren immer noch den Einsatz als ISDN-Nebenstelle.
    Falls Sie auf den integrierten Anrufbeantworter, die Outlook-Synchronisation und die ISDN-Unterstützung verzichten können, installieren Sie direkt die Programmversion Phoner Lite. Diese wurde speziell für den VoIP-Einsatz verschlankt.
    Sie bietet auch eine intuitivere Oberfläche als der ältere Phoner-Client und geht besonders auf weniger leistungsstarken Endgeräten merklich sparsamer mit dem Gerätespeicher um. Ansonsten sind beide Programmversionen zu etwa 90 Prozent identisch. Die Software läuft nur unter Windows 7 bis Windows 10. Dafür funktioniert sie ohne Probleme auch als Softphone an den Fritzbox-Routern des Berliner Herstellers AVM.
    Geschäftmann hält ein Tablet in den Händen

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    Sipgate: Die SIP-Pioniere mit installationsfreiem Web-Interface

    Das Sipgate-Softphone ist ein Produkt des gleichnamigen Düsseldorfer Anbieters für Internet-Telefonie. Die Software läuft unter Windows, macOS und Linux. Über das alternative Sipgate Webphone nutzen Sie den Service direkt und ohne Installation aus Ihrem Browser heraus – dann auch auf dem Smartphone.

    3CX: Mit Videofunktion und Anrufbeantworter

    Das 3CX-Softphone ist ein Softphone-Client für Windows, macOS, Linux, iOS und Android. Es stammt vom Telefonsoftware-Entwickler 3CX. Die Programmoberfläche mit zuschaltbarer Videofunktion bietet einen integrierten Anrufbeantworter und eine übersichtliche Kontaktverwaltung.

    Bria Solo: Mit LDAP-, AD- und Mac-Integration

    Bria Solo (ehemals XLite Softphone) ist der Softphone-Client von CounterPath, einem Anbieter für Internet-Telefonie. Die Software gibt es für Windows und macOS sowie als App für iOS und Android. Ihre Telefonliste können Sie aus Outlook (nur Windows-Version), dem Adressbuchs Ihres Mac oder einem LDAP- oder AD-Verzeichnis (Active Directory) importieren. Die Einzelnutzervariante Bria Solo Free ist kostenlos verfügbar.

    Placetel: Mit Teams- und Webex-Unterstützung

    Placetel, ein Unternehmen von Cisco, bietet Cloud-Telefonanlagen für Firmen jeder Größe. Neben zahlreichen Telefoniefunktionen ist auch eine Integration mit Ciscos Webex-Plattform und Microsoft Teams möglich. Placetel funktioniert unter Windows, macOS, Linux und unter iOS sowie Android.

    MicroSIP: Leichtgewicht für Windows

    MicroSIP ist ein leichtes, quelloffenes Softphone für Windows, das VoIP-Anrufe über das SIP-Protokoll ermöglicht. Es unterstützt Audio- und Videoanrufe, benötigt kaum Ressourcen und ist einfach zu bedienen. Ideal für alle, die eine schlanke und effiziente VoIP-Lösung suchen.
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    Softphone-Apps für Android und iOS

    Softphones auf dem Smartphone werden immer beliebter. Daher gibt es inzwischen zahlreiche Handy-Apps für iOS und Android. Einige Produkte sind Varianten bekannter Softphone-Clients aus der Windows- und macOS-Welt.

    FRITZ!App Fon

    Die Softphone-App des Berliner Router-Anbieters AVM ist speziell auf die hauseigene Router-Hardware zugeschnitten. Haben Sie im Büro eine FRITZ!Box, können Sie mit der App für iOS und Android über diesen Router ganz einfach Festnetzgespräche führen. Die Einrichtung gelingt schnell.

    Groundwire

    Die kostenpflichtige App Groundwire für iOS und Android bietet VoIP-Telefonie mit hervorragender Sprachqualität. Neben der reinen Telefonie umfasst auch Groundwire Extras wie Videotelefonie und eine Chatfunktion.

    Linphone

    Linphone, ein kostenloser Softphone-Client, stammt aus der Linux-Community. Neben VoIP-Telefonie bietet er Instant Messaging sowie Videoanrufe und -konferenzen. Linphone ist für Android und iOS verfügbar – und zusätzlich für Windows, macOS und Linux.
    Frau telefoniert mit Headset

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    Einsatzbereiche in Unternehmen

    Homeoffice

    Ein zentraler Einsatzbereich von Softphones im Unternehmensumfeld ist das Homeoffice. Mitarbeiter:innen können ihre gewohnte Büronummer nutzen und sind somit nahtlos in die Unternehmenskommunikation eingebunden – unabhängig von ihrem Standort. Das fördert die Flexibilität und unterstützt hybride Arbeitsmodelle.

    Kundenservice & Callcenter

    Im Kundensupport und in Callcentern bieten Softphones erhebliche Vorteile. Sie ermöglichen eine schnelle Skalierung bei erhöhtem Anrufaufkommen, da Sie neue Nebenstellen ohne zusätzliche Hardware einrichten können. Zudem lassen sich Softphones oft in Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) integrieren, wodurch Kundeninformationen während des Anrufs direkt verfügbar sind und die Servicequalität steigt.

    Außendienst

    Für Außendienstmitarbeiter:innen sind Softphones besonders wertvoll. Sie können unterwegs über mobile Geräte mit Kund:innen und Kolleg:innen kommunizieren, dabei die zentrale Rufnummer des Unternehmens nutzen und so Professionalität und Erreichbarkeit sicherstellen. Das reduziert Kommunikationsbarrieren und verbessert die Effizienz im Vertrieb.

    Optimierte Kommunikation

    Zudem tragen Softphones zur Verbesserung der internen Kommunikation bei. Funktionen wie Instant Messaging, Präsenzanzeigen und Videokonferenzen fördern die Zusammenarbeit und verkürzen Entscheidungswege. Insgesamt bieten Softphones Ihrem Unternehmen eine flexible, skalierbare und kosteneffiziente Lösung, um den vielfältigen Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht zu werden.
    Geschäftsfrau mit Tablet im Arm

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    Vorteile & Nachteile eines Softphones

    Das Telefonieren per Softphone ist in großen Unternehmen bereits weitverbreitet. Aber auch kleine und mittelständische Firmen können von den Vorteilen der virtuellen Endgeräte profitieren – folgende Vorzüge sind zu nennen:
    • Geringe Kosten für den Kauf und den Betrieb von Nebenstellen: Anstelle teurer Endgeräte können Sie auf günstige Software-Lizenzen zurückgreifen. Die Kosten pro Arbeitsplatz sinken in der Regel mit jeder weiteren Lizenz. Ein weiterer Vorteil: Internationale Gespräche führen Sie über Internet-Verbindungen kostengünstiger als über das Festnetz.
    • Optimale Hardware-Nutzung: Softphones nutzen die leistungsfähige Technik des Arbeitsplatzcomputers und bieten dadurch viele Funktionen, die Tischgeräte nur in der Oberklasse haben. Dazu zählen ein großes Farbdisplay, die bequeme Eingabe über eine ergonomische Tastatur und ein großer Speicher für Rufnummern oder Gesprächsmitschnitte.
    • Schnelle Einrichtung neuer Endgeräte: Beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder bei Umzügen auf dem Firmengelände entfällt der teure Technikereinsatz für das Abbauen und Einrichten der Nebenstellenanlage. Stattdessen konfigurieren Sie neue Arbeitsplätze einfach über die Weboberfläche Ihrer IP-Telefonanlage oder Anlagen-Software. Beim Arbeitsplatzwechsel zieht die persönliche Rufnummer automatisch mit um. Denn die ist an das Endgerät oder die App gekoppelt und nicht an eine Telefondose im jeweiligen Büro.
    • Sprache optional in Hi-Fi-Qualität: Durch die bessere Tonqualität gegenüber klassischer Telefonie verstehen Sie Anrufer:innen besser und lange Telefonate sind so weniger anstrengend.
    Wie jede Technologie bringt auch das Telefonieren per Softphone einige Herausforderungen mit sich. Auch diese sollten Sie kennen, bevor Sie den Umstieg auf die Softphone-Telefonie prüfen:
    • Bei einem Internet-Ausfall sind auch Ihre Softphones nicht mehr erreichbar. Daher sollten Sie für den Störungsfall mit Ihrem Telefonanbieter entsprechende Weiterleitungen beispielsweise auf die Diensthandys Ihrer Mitarbeiter:innen vereinbaren.
    • Softphone-Apps für Smartphones belasten den Akku und belegen Speicherplatz. Wollen Sie dauerhaft erreichbar sein, muss auch die App auf dem Smartphone dauerhaft laufen. Das verkürzt die Laufzeit von Geräte-Akkus teils erheblich.
    • Die Reichweite von Smartphone-Apps im WLAN ist geringer als die Reichweite beispielsweise von DECT-Telefonen. Wollen Sie per Softphone-App im Firmen-WLAN telefonieren, muss das Funknetz entsprechend gut und engmaschig ausgebaut sein. Nur so haben Sie auch beim Gang über den Flur jederzeit Empfang.
    • Die einzelnen Softphone-Anbieter setzen auf unterschiedliche Optimierungsstandards für die Bild- und Tonübertragung und integrieren unterschiedliche Komfortfunktionen in ihre Software. Nur wenn alle Gesprächsteilnehmer:innen den gleichen Softphone-Client verwenden, können sie auch alle Funktionen nutzen und kommen in den Genuss der vollen Bild- und Tonqualität.
    • Für die Installation insbesondere freier Softphone-Programme sollten Sie etwas technisches Grundwissen mitbringen, beispielsweise zur Anmeldung am SIP-Trunk bei größeren Anlagen.
    Menschen vor einer Wand

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    Tipps für die Verwendung von Softphones

    Die effektive Nutzung von Softphones kann die Kommunikation in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern. Um das Potenzial dieser Technologie voll auszuschöpfen, sollten Sie folgende Punkte beachten:
    1. Stabile Internet-Verbindung sicherstellen: Eine zuverlässige und schnelle Internet-Verbindung ist essenziell für eine gute Sprachqualität und für die Verbindungsstabilität von Softphones. Stellen Sie sicher, dass Ihre Netzwerkinfrastruktur den Anforderungen der VoIP-Telefonie entspricht, um Gesprächsabbrüche und Verzögerungen zu vermeiden.
    2. Hochwertige Audiohardware verwenden: Wenn Sie und Ihr Team qualitativ hochwertige Headsets mit Geräuschunterdrückung nutzen, verbessert das die Sprachqualität und reduziert Hintergrundgeräusche. Das ist besonders in offenen Büroumgebungen oder bei der Arbeit im Homeoffice wichtig.
    3. Regelmäßige Software-Updates durchführen: Softphone-Anwendungen sollten stets auf dem neuesten Stand sein, um von Sicherheitsaktualisierungen und neuen Funktionen zu profitieren. Automatische Updates können helfen, die Software aktuell zu halten und potenzielle Sicherheitslücken schnellstmöglich zu schließen.
    4. Integration mit anderen Geschäftsanwendungen nutzen: Viele Softphones lassen sich in CRM-Systeme oder andere Geschäftsanwendungen integrieren. Das ermöglicht den Zugriff auf Kundeninformationen während eines Anrufs und verbessert die Effizienz sowie den Kundenservice.
    5. Schulung der Belegschaft: Eine umfassende Schulung Ihres Teams im Umgang mit Softphones stellt sicher, dass alle Beteiligten die umfassenden Funktionen effektiv nutzen. Dies umfasst sowohl die grundlegende Bedienung als auch das Verständnis für erweiterte Features wie Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen und Voicemail.
    6. Sicherheitsrichtlinien beachten: Da Softphones über das Internet kommunizieren, sollten Sie auf sichere Verbindungen achten und Verschlüsselungsprotokolle verwenden, um die Vertraulichkeit der Gespräche zu gewährleisten. Zudem ist es ratsam, regelmäßige Back-ups der Konfigurationsdaten durchzuführen und starke Passwörter zu verwenden.
    7. Netzwerkpriorisierung einrichten: Durch die Priorisierung des VoIP-Datenverkehrs im Netzwerk (Quality of Service, QoS) stellen Sie sicher, dass Sprachdaten gegenüber anderem Datenverkehr bevorzugt behandelt werden. Dies reduziert Latenzzeiten und verbessert die Gesprächsqualität.

    Softphone vs IP-Telefon vs SIP

    Wenn es um das Telefonieren per Softphone geht, stoßen Sie regelmäßig auch auf andere Begriffe aus demselben Themenfeld. Manchmal werden Softphones auch mit IP-Telefonen oder SIP-Telefonen gleichgesetzt. Doch es gibt Unterschiede.
    Ein Softphone oder Softphone-Client ist grundsätzlich jede Software, mit der Sie über ein Endgerät telefonieren können. Somit gehören zu den Softphones auch ISDN- und Analog-Anwendungen für die Telefonie.
    Ein IP-Telefon wiederum kann ein Softphone sein, aber auch ein klassisches Endgerät, das als Nebenstelle auf dem Schreibtisch steht.
    Wird ein IP-Telefon als SIP-Telefon beworben, verwendet es für den Verbindungsaufbau das verbreitete SI-Protokoll. Da es neben SIP auch andere Protokolle gibt, über die sich IP-Telefone mit ihrer Gegenseite verbinden können, ist nicht jedes IP-Telefon zwangsläufig ein SIP-Telefon.
    Junge Frau telefoniert und schaut dabei auf ihren Computermonitor

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    Das Wichtigste zu Softphones in Kürze

    • Softphones sind Programme für IP-fähige Endgeräte, mit denen Sie am Desktop-Computer oder Laptop über den Internet-Anschluss telefonieren.
    • Mit einer Softphone-App integrieren Sie Ihr Smartphone als weiteres Endgerät in Ihr Firmennetz und sind auf dem Gerät auch über Ihre Firmennummer erreichbar.
    • Softphones bieten sehr viele Komfortfunktionen und eine hohe Sprachqualität. Daher werden sie oft dort eingesetzt, wo besonders viel telefoniert wird, beispielsweise in Callcentern.
    • Softphones entlasten Ihr Hardware-Budget. Mit wachsender Anzahl nehmen die Arbeitsplatzkosten gegenüber klassischen Nebenstellenanlagen immer weiter ab.
    Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
    Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
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      # Tags:UCCAppDigitalInnovationTippsCloud
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