Eine Frau mit Headset sitzt lächelnd an einem Arbeitsplatz, im Hintergrund ein weiterer Mitarbeiter.
Unified Communication

Teams statt Telefonanlage: Eine echte Alternative?

Microsoft Teams ist für viele Unternehmen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch einige Firmen nutzen bislang ausschließlich die Videocall-Funktionen der Software. Dabei kann Teams sogar komplette Telefonanlagen ersetzen. Wie das geht und welche Vorteile sich daraus ergeben, erfahren Sie im Folgenden.

Führen auch Ihre Mitarbeiter:innen jeden Tag Dutzende Telefonate? Dann nutzen Sie wahrscheinlich eine VoIP-Telefonanlage (Voice-over-IP). Im Rahmen der Digitalisierung stehen Ihnen einfachere und umfassendere Lösungen zur Verfügung. Eine davon ist Microsoft Teams: Damit können Sie Ihre Telefonanlage ersetzen oder zumindest aufwerten.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste zum Thema Teams statt Telefonanlage in Kürze

  • Microsoft Teams ist im Vergleich zu VoIP-Telefonanlagen wartungsärmer, zugänglicher und bietet mehr Funktionen als herkömmliche Telefonanlagen.
  • Mit Microsoft Teams können Sie von jedem Ort der Welt aus beliebige Telefonanschlüsse anrufen – auch analoge.
  • Sie können entweder Microsoft-Anrufpläne für eine reine Cloud-Lösung nutzen oder bestehende VoIP-Telefonanlagen per Direct Routing an Microsoft Teams anbinden.
  • Mit Vodafone als Partner für Microsoft 365 Business bekommen Sie ein Gesamtpaket, das genau auf Ihre Ansprüche zugeschnitten ist. Lassen Sie sich auf Wunsch umfassend beraten.

Die Unterschiede: VoIP-Telefonanlage vs. Microsoft Teams

Um die Unterschiede zwischen modernen internetgestützten Telefonanlagen und Teams zu verstehen, werfen wir zunächst einen genaueren Blick auf herkömmliche Telefonielösungen in Unternehmen. Es gibt hier zwei typische Arten von Telefonanlagen:
  • TK-Anlagen: Kurz für Telekommunikationsanlagen. Sie sind mit dem herkömmlichen Telefonnetz verbunden – und inzwischen veraltet. Anrufe werden hier üblicherweise mithilfe eines Tischtelefons oder eines DECT-Geräts (Funktelefon) getätigt.
  • VoIP-Anlagen: Diese Telefonanlagen vermitteln Anrufe über das Internet, sie heißen auch IP-Telefoniesysteme. Anrufe werden üblicherweise ebenfalls über ein (SIP-)Tischtelefon, häufig aber auch via Headset und Mikrofon an PC, Laptop oder Tablet getätigt. Auch DECT-Geräte lassen sich meist via separater Basisstation anschließen.
Die bis vor einigen Jahren noch sehr weit verbreiteten TK-Anlagen waren zuerst in den 1930er-Jahren im Einsatz. Damals gab es noch Telefonist:innen, die die Kommunikation zwischen den einzelnen Gesprächspartner:innen ermöglichten. Sie fungierten als analoge Schaltzentralen für Anrufe. Erst in den 1980ern erfolgte die Umstellung auf digitale Anlagen, die die Verbindung über das Telefonnetz automatisch herstellten. Doch diese Technologie ist mittlerweile veraltet.
Heutzutage ist ein herkömmlicher Telefonanschluss in den meisten Fällen nicht mehr nötig. Denn bereits vor einigen Jahren haben Telefonieanbieter wie Vodafone ihr Angebot auf die neueste Technologie umgestellt: Voice-over-IP, also Sprachübertragung über das Internetprotokoll. VoIP-Telefone leiten Anrufe über die bestehende Internetleitung weiter. Gerade in Zeiten von Highspeed-Internet ist VoIP herkömmlichen TK-Anlagen deutlich überlegen.

So funktionieren VoIP-Telefonanlagen

Mit einer IP-fähigen Telefonanlage können Sie VoIP in Ihrem Unternehmen nutzen. Die Verbindung zwischen Anrufer:in und Empfänger:in wird über das Session-Initiation-Protocol (SIP) hergestellt. Jede Person in Ihrem Unternehmen benötigt deshalb eine SIP-Adresse, über die sie erreichbar ist. Zwischen VoIP-Telefonanlage und Internet fungiert ein sogenannter SIP-Trunk als virtueller Vermittler.
Der Unterschied zu privaten Anschlüssen mit nur einer Rufnummer ist, dass der virtuelle SIP-Trunk eine ganze Reihe von Rufnummern in Ihrem Unternehmen abbildet. Heißt: Alle angeschlossenen Nummern sind über einen gemeinsamen Telefonanschluss nutzbar und erreichen sowohl interne als auch externe Empfänger:innen.
Möchten Sie einen externen Kontakt anrufen, geschieht das über VoIP-Anlagen wie folgt:
  1. Eine Person in Ihrem Unternehmen wählt via Software oder über ein SIP-Telefon eine Nummer.
  2. Der SIP-Trunk erkennt das IP-kompatible Endgerät der anrufenden Person anhand einer statischen IP-Adresse, einer MAC-Adresse oder einer Festnetzrufnummer.
  3. Der Trunk vermittelt den Anrufversuch per SIP über das Internet an den Server Ihres Telefonieanbieters.
  4. Nimmt die angerufene Person den Anruf an, wechselt die Datenübertragung zu einem sogenannten Real-Time-Transport-Protocol (RTP). Es ermöglicht eine Übertragung ohne Verzögerung.
  5. Das IP-kompatible Endgerät der anrufenden Person (Telefon, PC, Handy) wandelt die gesprochenen Worte in Datenpakete um und umgekehrt.
  6. Das IP-Endgerät der angerufenen Person wandelt ebenfalls die Datenpakete in Sprache um und umgekehrt. Bei älteren Telefonanschlüssen erledigt das der SIP-Server.
  7. Das SIP übernimmt die Anrufsteuerung und reagiert z. B. auf das Auflegen des Hörers, indem es die Verbindung beendet.
Grafische Darstellung des Anrufaufbaus in einer VoIP-Telefonanlage über Icons: Der Anruf geht vom Mitarbeiter im Unternehmen über die IP-Telefonanlage, den SIP-Trunk und den Server des Telefonieanbieters bis zum Empfänger des Anrufs.
Anrufe über VoIP kommen dank SIP-Trunk zustande. Danach kann der Datentransfer auch ohne SIP über RTP stattfinden

Microsoft Teams: Direct Routing oder Microsoft-Anrufpläne

Microsoft Teams ist eine Weiterentwicklung der VoIP-Telefonie. Sämtliche Anrufe laufen ebenfalls über das Internet ab. Bei Microsoft Teams gibt es zwei Lösungen, um Ihre Telefonanlage zu ersetzen: sogenannte Anrufpläne und Direct Routing.

Einen Anrufplan mit Microsoft Teams nutzen

Bei den Anrufplänen übernimmt Microsoft die Rolle des Telefonieanbieters. Die Abwicklung von Gesprächen erfolgt über die Cloud. Ihre Mitarbeiter:innen benötigen dazu vor allem ein Endgerät, auf dem Microsoft Teams läuft – ein Tablet, ein PC oder auch ein Smartphone mit entsprechender App sind möglich. Tischtelefone und Freisprechanlagen können Sie ebenfalls an Teams anbinden.
Was bedeuten SIP und VoIP?

Statt „Softphone“- oder VoIP“-Telefonie wird manchmal der Begriff „SIP-Telefonie“ verwendet. SIP steht hierbei für das Protokoll eines VoIP-Endgerätes, das den Anruf startet, beziehungsweise den Wahlvorgang steuert. Beginnt nach dem Anwählen das Gespräch, kommt ein weiteres Protokoll zum Zuge: Das VoIP-Protokoll. Dessen Aufgabe ist es, die Sprache zu codieren und zwischen den Gesprächsteilnehmern hin und her zu schicken. 

Zudem benötigt jede:r Mitarbeiter:in eine Lizenz für Teams und die Telefonfunktion. Die Anrufpläne stehen im Abonnement zur Verfügung und die Abrechnung erfolgt pro Nutzer:in auf monatlicher Basis. Im Paket sind Telefonnummern sowie inkludierte Minuten enthalten, mit denen Sie und Ihr Team Anrufe im Inland tätigen können.
Die inkludierten Minuten richten sich nach dem gewählten Paket. Entscheiden Sie sich beispielsweise für ein 120-Minuten-Paket, stehen pro Nutzer:in und Monat 120 Minuten zur Verfügung. Erwerben Sie also 100 Lizenzen mit 120 Minuten, haben Sie für das gesamte Unternehmen einen Minuten-Pool von 12.000 Minuten. Nachdem der Pool ausgeschöpft ist, wird minutengenau abgerechnet.
Wenn Sie auch international tätig sind, schließen Sie ein Abo ab, mit dem Sie ins Ausland telefonieren können. Achten Sie darauf, dass Microsoft das Land unterstützt, in dem Ihre Geschäftspartner:innen sitzen.
Anrufe laufen danach so ab:
  1. Eine Person in Ihrem Unternehmen wählt in Teams eine Nummer oder einen Kontakt aus.
  2. Der Anruf läuft über die Cloud-Dienste von Microsoft weiter.
  3. Die Server von Microsoft leiten den Anruf über das Internet an das Telefonnetz (IP-basiert oder klassisch) und somit an die angerufene Person.
Der komplette Anruf erfolgt über die Microsoft-Teams-Telefonie.
= Zwei grafische Darstellungen, wie ein Anruf über Microsoft Teams ablaufen kann: einmal über Microsoft-Anrufpläne und einmal über Direct Routing
Anrufe über Microsoft Teams führen Sie entweder per Anrufplan oder Direct Routing

Direct Routing von Teams mit einem Session-Border-Controller

Eine Alternative zu Microsofts Anrufplänen ist das sogenannte Direct Routing. Diese Technik eignet sich, wenn Sie eine vorhandene VoIP-Telefonanlage nutzen wollen. Dazu brauchen Sie einen sogenannten Session-Border-Controller (SBC), über den Teams mit Ihrer Telefonanlage und dem Telefonieanbieter kommunizieren kann. Der SBC arbeitet ähnlich wie ein SIP-Trunk für VoIP und wird als Hardware zwischen Ihre Telefonanlage beziehungsweise Telefone und Ihren Router geschaltet – mitsamt Firewall.
Die Aufgabe des SBC ist es, die Datenpakete sicher von Microsoft Teams ins Internet zu transportieren. Die Übertragung erfolgt in Echtzeit und verschlüsselt – egal, ob es sich um einen Anruf, einen Videocall oder eine Konferenz handelt.
Für die nötige Sicherheit kontrollieren SBCs anhand von Blacklists den Datenverkehr. So können Sie frühzeitig Betrugsversuche verhindern, z. B. durch Phishing: Gesperrte Nummern (Anrufziele) werden nicht durchgelassen – falls etwa jemand auf eine betrügerische Hotline hereingefallen ist.
Außerdem verhindern Sie Denial-of-Service-Angriffe durch das Zurückweisen von Spam-Anrufen. Über solche DoS-Angriffe wären Angreifer:innen sonst in der Lage, Ihr System mit unzähligen Anrufen in die Knie zu zwingen.
So erfolgt ein Anruf mit Direct Routing:
  1. Eine Person in Ihrem Unternehmen wählt in Teams eine Nummer oder einen Kontakt aus.
  2. Der Anruf läuft von der VoIP-Telefonanlage über einen Session-Border-Controller. Dieser kontrolliert sowohl Anrufer:in als auch Empfänger:in anhand vorgegebener Parameter.
  3. Der SBC leitet den Anruf sicher an das Netz Ihres Telefonieanbieters, wenn der Anruf laut den Parametern erlaubt ist.
Der komplette Anruf erfolgt über den SBC und das VoIP-Telefonnetz.

Warum sollten Sie Ihre Telefonanlage auf Teams umstellen?

Es gibt viele triftige Gründe, Ihre bestehende Telefonanlage durch Teams zu ersetzen oder zumindest zu erweitern. Im Fokus steht die Digitalisierung. Mit einer rein cloudbasierten Lösung erleichtern Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Kommunikation untereinander und mit externen Stellen.

Vorteile von Microsoft Teams

  • Anruffunktionen: Teams-Telefonie verfügt über alle klassischen Telefonfunktionen (Annehmen, Halten, Weiterleiten). Dank Onlineanbindung ist die Kommunikation standortunabhängig.
  • Telefonzentrale: Über vordefinierte Parameter (Geschäftszeiten, Anliegen und Anrufaufkommen) können Sie Anrufe automatisch an eine bestimmte Abteilung in Ihrem Unternehmen weiterleiten.
  • Einfache Verwaltung: Über eine zentrale Admin-Konsole lässt sich Teams-Telefonie ganz einfach managen. Fügen Sie neue Rufnummern hinzu, entfernen Sie unnötige Nummern und optimieren Sie Ihre täglichen Arbeitsabläufe anhand der Reporting-Funktionen.
  • Warteschleifen: Leiten Sie Anrufe automatisch in einen Warteraum. Entscheiden Sie, ob die Anrufer:innen eine Voicemail hinterlassen sollen oder eine Rückrufnachricht hören. Alternativ verbleiben sie im Warteraum, bis sie weitergeleitet werden können.
  • Voicemail in der Cloud: Mit allen Teams-fähigen Endgeräten greifen Sie von überall auf Voicemails zu. Inhalte zeigt Ihnen Teams auch als Textnachricht an. So können Sie die Nachricht lesen, wenn Sie sie gerade nicht abhören können.

Kosten und Aufwände gering halten

Stehen Sie vor der Entscheidung, ob Sie für die Telefonie in Ihrem Unternehmen auf eine TK- oder VoIP-Anlage, auf Microsoft Teams oder eine Kombination aus diesen Optionen setzen sollten? Wägen Sie Kosten und Aufwand ab. In der Regel ist es teurer und aufwendiger, eine physische Telefonanlage bereitzustellen und zu installieren, als auf eine reine Cloud-Lösung wie Teams zu setzen.
Eine VoIP-Lösung bietet gegenüber physischen TK-Anlagen auch eine Menge Vorteile wie eine zentrale Einrichtungsplattform und minimalen Wartungsaufwand. Sie kann aber in Verbindung mit Microsoft 365 Business und Teams eine Doppellösung darstellen, die nicht immer nötig ist.
Cloud-Lösungen wie Microsoft Teams lassen sich ebenso zentral über eine Benutzeroberfläche einrichten und steuern. Dadurch verursachen sie nur minimale Aufwände. Zudem sind die Preise für jede Lizenz gleich. Sie können also ohne viel Aufwand sehen, wie hoch die Kosten für Teams als Telefonanlage in Ihrem Unternehmen sind.
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Platz schaffen

Ältere Telefonanlagen benötigen viel Platz, beispielsweise in einem Server-Rack, aber auch an jedem Arbeitsplatz. Jede:r Mitarbeiter:in benötigt normalerweise ein eigenes Telefon, das den Schreibtisch oder allgemein den vorhandenen Platz verkleinert. Spontane Ortswechsel sind außerdem schwer. Schließlich müssen Telefone normalerweise über Kabel mit der Telefonanlage Ihres Unternehmens oder mit dem Internet über Ethernet verbunden sein (Ausnahme: DECT-Telefone.)
Mit einer digitalen Lösung wie Microsoft Teams oder einer VoIP-Telefonanlage fallen viele der sonst benötigten Komponenten weg. Ihre Mitarbeiter:innen benötigen lediglich ein Endgerät wie einen Laptop, PC oder ein Smartphone – meist sind diese Geräte bereits vorhanden. Zudem brauchen sie eine passende Lizenz, um Microsoft Teams mit Telefonie zu nutzen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Ihre Mitarbeiter:innen nahezu überall Telefonkonferenzen und Videoanrufe führen – also auch unterwegs.
Wichtig zu wissen: Haben Sie bereits eine VoIP-Telefonanlage, können Sie diese parallel zu Teams weiterbetreiben. So können Sie die Vorteile von Microsoft Teams als Telefonanlage auch ausprobieren, während Ihre VoIP-Anlage weiterhin in Betrieb ist.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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So ersetzen Sie Ihre Telefonanlage mit Teams

Um Teams als ganzheitliche Lösung für die Telefonie in Ihrem Unternehmen zu nutzen, sind nur wenige Schritte nötig. Vodafone berät Sie und stellt Ihnen die passende Hardware und Lizenzen zur Verfügung. Zudem können die Expert:innen von Vodafone das komplette System bei Ihnen einrichten.

Was Sie benötigen

Um Telefonie mit Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen zu nutzen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  1. Hardware zum Telefonieren: Ihre Mitarbeiter:innen benötigen ein Endgerät (Headset und PC, Handy, Tablet), um über Teams Anrufe zu führen.
  2. Lizenzen für Microsoft 365 Business oder Office 365 Business: Jede:r Mitarbeiter:in benötigt eine eigene Lizenz für Office 365 Business. Alternativ entscheiden Sie sich für Gesamtpakete mit einer Kombination aus Office 365 Business und Microsoft 365 Business.
  3. Telefonlizenzen für Microsoft Teams: Die Anruflizenzen bietet Microsoft getrennt von Office 365 an. Vodafone hat ein Komplettpaket im Angebot, das die nötigen Lizenzen enthält. Weitere Voraussetzung bei vorhandenen VoIP-Anlagen:
  4. Session-Border-Controller: Möchten Sie Ihre bestehende VoIP-Telefonanlage mit Microsoft Teams verbinden, brauchen Sie einen Session-Border-Controller. Über Vodafone bekommen Sie einen SBC entweder als virtuellen Router (also als virtualisierte Hardware) oder als Hardware on-premises.
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Die notwendigen Lizenzen im Überblick

Bei Vodafone profitieren Sie von Kombinationen aus Office- und Microsoft-Lizenzen, wenn Sie Teams als Telefonanlage nutzen möchten. Diese Kombinationen eignen sich für die meisten Unternehmen:
Office 365 Business plus Telefonie-Lizenz
  • Office 365 E1 plus zusätzliche Telefonie-Lizenz
  • Office 365 E3 plus zusätzliche Telefonie-Lizenz
  • Office 365 E5 (mit bereits enthaltener Telefonie-Lizenz)
Office 365 Business plus Microsoft Business Voice
  • Office 365 Business Basic plus Microsoft Business Voice
  • Office 365 Business Standard plus Microsoft 365 Business Voice
  • Office 365 Business Premium plus Microsoft 365 Business Voice
Wenn Sie unsicher sind, welche Lizenzen in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden sind bzw. welche Sie benötigen, lassen Sie sich bei Vodafone beraten.

Umsetzung mit Vodafone als Partner

Über Vodafone können Sie sich jederzeit ein passendes Gesamtpaket für Ihr Unternehmen zusammenstellen lassen. Sie bekommen Unterstützung bei der Wahl der richtigen Technik. Neben der Hardware stellt Vodafone auch die Software bereit, damit Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Teams als Telefonanlage nutzen können.
So können Sie sich weiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Vodafone für Sie die Planung, Einrichtung und Wartung übernimmt. Das lohnt sich insbesondere für kleinere Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur. Aber auch große Firmen profitieren von Beratung und Unterstützung beim Betrieb aus einer Hand.
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