Junge Frau telefoniert mit Headset am Computer
Connectivity

TAPI: Das steckt hinter der Schnittstelle für Telefonieanwendungen

Sie wollen gleichzeitig telefonieren und am PC-Bildschirm Dokumente wie Auftragslisten überprüfen? Mithilfe der TAPI-Schnittstelle können Sie diese Arbeiten miteinander verknüpfen. Was dahinter steckt, welche Vorteile TAPI am Arbeitsplatz bietet und wie modernes Anrufmanagement funktioniert, erfahren Sie hier.

Anstatt einen Hörer in die Hand zu nehmen, telefonieren Nutzer:innen dank TAPI mit Headset und Mikrofon und haben somit beide Hände für die Arbeit beispielsweise am Computer frei. Dabei leistet dieser mehr als nur das bloße Wählen von Rufnummern und das Bereitstellen von Arbeitsbereichen für Notizen: Dank moderner Telefonieschnittstellen wie TAPI sehen Mitarbeiter:innen beispielsweise die „Historie” anrufender Kund:innen schon, bevor sie das Gespräch entgegennehmen.

Außerdem ermöglichen TAPI und moderne Telefonanlagen wichtige Funktionen wie Warteschleifen, die Verteilung eingehender Anrufe auf „freie“ Mitarbeiter:innen und Ähnliches. Virtuelle Telefonanlagen können Anrufe auf am Computer angeschlossenen Telefone weiterleiten, sogenannte Softphones. Eine Weiterleitung ist auch auf Mobiltelefone und herkömmliche Tischgeräte möglich.

In Kombination mit Cloud-Integration ergeben sich dank solcher Telefonanlagen nicht nur im Callcenter-Bereich viele Möglichkeiten. Von solchen Zusatzfunktionen profitieren auch Unternehmen mit viel Telefonkontakt, Freiberufler:innen, Selbständige und Mitarbeiter:innen im Homeoffice.

Inhaltsverzeichnis

Was ist TAPI und wie funktioniert es?

Die Abkürzung TAPI steht für „Telephony Application Programming Interface“, auf Deutsch also in etwa „Programmierschnittstelle für Telefonieanwendungen“. Ziel ist es, Anrufe über einen Computer zu führen und das jeweilige Telefon oder die Telefonanlage dabei sozusagen „fernzusteuern“ – unabhängig von den verwendeten Telefoniegeräten, Telefonanlagen und Betriebssystemen.
Der TAPI-Standard ist fester Bestandteil des Betriebssystems Windows, was auch dessen enorme Verbreitung erklärt. Während TAPI 2.x auf der Programmiersprache C basiert und unter anderem für frühe Callcenter-Anwendungen und die Modemsteuerung genutzt wurde, vereint TAPI 3.x bereits klassisches Telefonieren über ISDN mit moderner IP-Telefonie. Anstelle der Programmiersprache C kommt hier die Windows-Interprozesskommunikation zum Einsatz – auf Basis des Component Object Models (COM), einer von Microsoft entwickelten Prozesssprache. Sie ermöglicht unter anderem das Zusammenspiel zwischen Telefon(en), Computer und Telefonanlage(n) sowie Windows-Server-Umgebungen.
Infografik zur TAPI-Integration mit Windows Server
Anrufe tätigen vom PC: TAPI in Verbindung mit einer Telefonanlage macht es möglich.

Unterschied zwischen First-Party TAPI und Third-Party TAPI

Aufgrund der verschiedenen TAPI-Generationen gibt es sogenannte First- und Third-Party-TAPI-Anwendungen. Bei den erstgenannten, basierend auf TAPI 1.3 bis 2.1, sind das TAPI-fähige Telefon und der Computer direkt miteinander verbunden. Die Funktionen des Telefons werden nicht am Gerät selbst, sondern am Computer gesteuert.
Bei der (moderneren) Third-Party-TAPI-Integration besteht eine Verbindung zwischen einer virtuellen oder physischen Telefonanlage und einem Computer- beziehungsweise Telefonnetzwerk. Wesentliche Vorteile liegen hier darin, dass ein unternehmensweites Anrufmanagement möglich ist. Anwender:innen können beliebige Telefone quasi von jeder Stelle im Netzwerk aus steuern  – und nicht nur das, welches an einem bestimmten Rechner angeschlossen ist. Headset und Mikrofon sind hierbei meist mit dem Rechner und nicht mit dem Telefon verbunden. In vielen Fällen entfällt das Tischtelefon sogar komplett; oder es dient nur als sogenannte Notfalllösung, falls das TAPI-System (serverseitig) ausfallen sollte.

TAPI-Anwendung

Die Integration von einer Telefonanlage auf dem Computer bietet einige Vorteile. Dazu gehören Start, Annahme und Makeln des Anrufs am PC, beispielsweise direkt aus Outlook. Statt zum Telefon zu greifen, können Mitarbeiter:innen den Anruf per Mausklick starten.
Zudem ermöglicht Outlook Funktionen wie die automatische Kontakterkennung oder das Anlegen von Kontakten bei eingehenden Anrufen. Während des Gesprächs haben die Mitarbeiter:innen über den PC Zugriff auf hinterlegte Kundeninformationen.
Ein typisches Telefongerät ist nicht mehr nötig, Mikrofon und Lautsprecher reichen völlig aus. Üblicherweise nutzen die Mitarbeiter:innen für ihre Telefonate ein Headset, damit sie im selben Raum arbeitende Kolleg:innen  weniger stören und beide Hände freihaben – ein typisches Callcenter-Szenario.

FRITZ!Box und TAPI

Speziell für kleine Unternehmen kann es sinnvoll sein, anstelle einer professionellen Telefonanlage TAPI- und CTI-Telefoniefunktionen (CTI steht für „Computer Telephony Integration”, Computer-Telefon-Integration), über die meist vorhandene FRITZ!Box zu nutzen. Das ist tatsächlich möglich, jedoch bietet AVM als Hersteller hierfür seit einiger Zeit keine direkte Anbindung mehr an.
Ein möglicher Umweg führt beispielsweise über „TAPICall“. Hierbei handelt es sich um eine Drittanbieter-Anwendung, die sogar eine Outlook- und Exchange-Integration ermöglicht. TAPICall verbinden Sie entweder über die Windows-TAPI-Schnittstelle mit der FRITZ!Box oder verwenden es als Client. Einen ähnlichen Funktionsumfang bietet auch „PhoneSuite CTI“. Ob der hier gebotene Funktionsumfang Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie am besten in einem Test herausfinden.

TAPI-Alternativen: JTAPI & TSAPI

Alternative Standards zu TAPI sind unter anderem JTAPI (Java Telephony API) von Sun Microsystems oder TSAPI (Telephony Server API) von Novell beziehungsweise AT&T. Sie gehören allesamt zum Oberbegriff der CTI. Gemeint ist hier allgemein jegliche Desktop-basierte Interaktion mit Telefonen oder Telefonanlagen mit dem Ziel der höheren Effizienz im Business-Telefonie-Umfeld.
Allerdings gilt auch TAPI inzwischen als veraltet und wird zunehmend durch Voice-over-IP (VoIP) und cloudbasiertes Telefonieren ersetzt. Auch Videokonferenzsysteme setzen inzwischen auf IP-basierte Technologien.
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Das Wichtigste zu TAPI in Kürze

  • TAPI verbindet Telefone mit Computern.
  • Telefoniert wird mit einem Headset. Dadurch sind beide Hände frei zum Arbeiten, zum Beispiel am PC oder Laptop.
  • TAPI ermöglicht es, Gespräche per Mausklick zu führen („Outbound”) sowie anzunehmen („Inbound”) und zu beenden.
  • Telefonkonferenzen können am Computer eingeleitet und beendet sowie Teilnehmer:innen am Bildschirm hinzugefügt und verwaltet werden.
  • Anrufe können gehalten, gemakelt und weitergeleitet werden.
  • Informationen zu Gesprächspartnern können eingeblendet und zu diesen Notizen verfasst werden.
  • Nach vorheriger Zustimmung der Gesprächspartner:innen können Gesprächsverläufe mitgeschnitten und automatisiert in Text überführt werden
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