Zwei Männer und zwei Frauen sitzen in einem Besprechungszimmer und nehmen an einer Videokonferenz teil. Auf einem Bildschirm betrachten sie vier andere Teilnehmer:innen der Videokonferenz.
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Videokonferenzsysteme: Welche Hardware gibt es für Meetingräume und Co.?

Die Besprechung mit dem Projektteam, Beratungen mit Geschäftspartner:innen und das Beratungsgespräch mit Kund:innen – Videokonferenzen sind aus dem modernen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Doch nicht jede Hardware eignet sich für den spezifischen Einsatz in Unternehmen. Für eine erfolgreiche Videokonferenz benötigen Sie leistungsfähige Geräte sowie eine optimale Vorbereitung.

Seit der rasanten Zunahme mobiler und hybrider Arbeitsplatzmodelle gehören Videokonferenzen über das Internet zum Alltag von Unternehmen und anderen Organisationen. Die physische Anwesenheit der Teilnehmer:innen in einem Raum ist im Gegensatz zum klassischen Büroalltag nicht mehr notwendig. Doch bei größeren Online-Meetings sollten Sie einige Dinge beachten, da sie noch mehr als eine schnelle Besprechung einem professionellen Anspruch genügen müssen.

Auf was Sie bei der Anschaffung eines leistungsstarken Videokonferenzsystems für Ihr Unternehmen achten müssen, welche Hardware es gibt und wie Sie Konferenzen erfolgreich umsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Wie funktionieren Videokonferenzsysteme?

Als Videokonferenz bezeichnet man den „audiovisuellen Echtzeitaustausch” von zwei oder mehr Beteiligten an verschiedenen Orten über das Internet. Im Unterschied zur klassischen Telefonkonferenz sehen Sie also das oder die Gegenüber. Bei lediglich zwei Teilnehmer:innen spricht man allerdings häufig noch immer von „Bildtelefonie“, da es sich genau genommen um keine Konferenz handelt.
Videokonferenzsysteme bezeichnen die technologische Ausstattung, die Sie für die Durchführung einer Videokonferenz benötigen. Gemeint ist damit nicht nur die Hardware, sondern auch die Software zum Betrieb der Konferenz. Für den Einsatz in Unternehmen, Organisationen oder anderen Institutionen unterliegt dieses Setup anderen technischen Voraussetzungen als im Privatbereich: Es sollte eine leistungsfähigere Hardware beinhalten und idealerweise Software-Funktionen wie Desktop-Sharing oder sogar ein komplettes Elektronisches Meetingsystem (EMS) bieten. Hierbei kommen typischerweise Standardfunktionen aus der Moderationstechnik zum Einsatz, zum Beispiel Diskussionswerkzeuge, Abstimmungsverfahren und Protokolldatenbanken.
Primär sollen Videokonferenzsysteme die Zusammenkunft von Teilnehmer:innen an unterschiedlichen Standorten garantieren. Dazu benötigen diese Standorte jeweils eine Kamera und ein Mikrofon als Eingabegeräte sowie einen Bildschirm und einen Lautsprecher (beziehungsweise Kopfhörer) als Ausgabegerät. Zur Übertragung der Audio- und Videodaten ist eine möglichst leistungsfähige Internetverbindung notwendig.
Auf die Einladung eines Gastgebers oder einer Gastgeberin (Host) hin loggen sich die Teilnehmer:innen in die entsprechende Software ein. Dies funktioniert entweder, indem sie auf einen Link in einer E-Mail-Einladung klicken; oder indem Sie zu einer bestimmten Uhrzeit „angerufen“ werden. Auf dem jeweils genutzten Bildschirm können die Benutzer:innen dann alle anderen Teilnehmer:innen hören und sehen.

Videokonferenz vs. Webkonferenz

Der Begriff Webkonferenz taucht im Zusammenhang mit der Videokonferenz oft synonym auf. Tatsächlich überschneiden sich die Begriffe teilweise hinsichtlich der genutzten Technik. Allerdings steht bei einer Videokonferenz die Übertragung eines Livestreams in hoher Qualität mit mehreren Teilnehmer:innen im Vordergrund, während die Webkonferenz weniger Wert auf die Hardware, dafür aber auf File-Sharing und begleitendes Instant-Messaging („Chatten”) legt.
Ein leerer Besprechungsraum in einem Unternehmen, der für Videokonferenzen mit einem Doppelbildschirm, Kamera und Fernbedienung ausgestattet ist.
In vielen Unternehmen sind speziell für professionelle Videokonferenzen ausgestattete Besprechungsräume notwendig.

Überblick: Verschiedene Arten von Videokonferenzsystemen

Unternehmen benötigen für die Durchführung professioneller Videokonferenzen die richtige Ausstattung. Dazu zählt neben der Hard- und Software eine Netzwerkverbindung mit möglichst hoher Bandbreite für die störungsfreie Übertragung von Video- und Audioinhalten. Auch speziell ausgestattete Räumlichkeiten wie zum Beispiel Konferenz- beziehungsweise Besprechungszimmer sind vor allem bei größeren Videokonferenzen unabdingbar.
Grundlegend unterscheidet man vier verschiedene Arten von Videokonferenzsystemen.

1. Raumsysteme

Größere Unternehmen kommen um ein professionelles Raumsystem für Videokonferenzen nicht herum. Bereits vorhandene Konferenzräume erhalten eine Ausstattung mit leistungsfähiger Hardware für den Empfang und die Übertragung audiovisueller Inhalte. Dazu zählen hochauflösende Kameras, großformatige Bildschirme und ein leistungsfähiges Aufnahme- und Wiedergabesystem in Form von Mikrofonen und Lautsprechern. Die Systeme bieten je nach Anforderung kleine Lösungen für Teams von fünf bis zehn Personen bis hin zu High-End-Lösungen für große Konferenzräume.
Die so genannte „Telepresence“ (übersetzt: „Telepräsenz“) geht noch einen Schritt weiter: Diese Form der Videokonferenz soll eine Gesprächsatmosphäre erzeugen, die möglichst realistisch ist. Dazu sehen die Konferenzteilnehmer:innen ihre Gesprächspartner:innen auf großformatigen Bildschirmen – so als würde sie ihnen tatsächlich gegenübersitzen.
Für diese Form der Kommunikation ist allerdings eine sehr hohe Internetbandbreite in Kombination mit extrem hochauflösenden, häufig auch gebogenen Bildschirmen die Voraussetzung. Eine derartig immersive Konferenzatmosphäre erschaffen gewöhnlich nur große Unternehmen, da die Kosten dafür sehr hoch sind.

2. Settop-Systeme

Prinzipiell können Sie an jedem Ort eine Videokonferenz abhalten. Kompaktsysteme, die auch unter der Bezeichnung „Rollabout“ laufen, sind mobil einsetzbar und können jedes Besprechungszimmer in einen Videokonferenzraum verwandeln. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Besprechungsräume auf Messen oder in Hotels ohne großen Aufwand für Videokonferenzen nutzen.
Eine andere Möglichkeit ist, einen Raum in Ihrem Unternehmen nur zeitweilig für Videokonferenzen zu nutzen und das System in der übrigen Zeit platzsparend woanders zu verstauen. Die einzige Voraussetzung ist eine leistungsfähige Internetverbindung vor Ort.
Das Rollabout-System umfasst als mobile Konferenzlösung eine portable Kombination aus Hard- und Software. Idealerweise können Sie es einfach mittels eines praktischen Medienwagens im jeweiligen Raum aufbauen. Neben einem ausklappbaren Bildschirm mit Kamera(s) enthält es Mikrofone und Lautsprecher. Daran schließen Sie ein Laptop oder Tablet an. Diese mobilen Systeme eignen sich aufgrund ihrer begrenzten Leistungsfähigkeit vor allem für kleinere Videokonferenzen, zum Beispiel für Projektteams.

3. Desktoplösungen

Das so genannte Desktop-Conferencing bezeichnet Videokonferenzen für einen einzelnen Arbeitsplatz. Diese Desktopsysteme sind auf Konferenzen zwischen zwei oder wenig mehr Teilnehmer:innen ausgelegt und beschränken sich hardwareseitig aus diesem Grund auf einen entsprechend konfigurierten Arbeitsplatz mit einer hochauflösenden Webcam und einem leistungsstarken Headset.

4. Softwarelösungen

Vor allem für Selbstständige sowie für kleine und mittelständische Unternehmen bieten sich Videokonferenzsysteme auf Basis einer spezifischen Software an. Die meisten geschäftlich verwendeten Geräte verfügen bereits über die technischen Voraussetzungen für eine Videokonferenz. Dazu gehören etwa Kameras, Mikrofone und Lautsprecher. Sie bieten aber häufig eine schlechtere Video- und Audioqualität.
Die Software kann entweder als On-Premises-Lösung auf den Geräten oder alternativ als Cloud-Lösung bereitstehen (Software-as-a-Service). Größere Unternehmen sollten allerdings aufgrund der höheren Anforderungen auf ganzheitliche Raumlösungen setzen.
Eine Frau sitzt in einem Büro an einem Schreibtisch vor zwei Bildschirmen und nimmt an einer geschäftlichen Videokonferenz teil.
Mitarbeiter:innen können an geschäftlichen Videokonferenzen an einem entsprechend ausgestatteten Arbeitsplatz teilnehmen.

Videokonferenzen in der Praxis: Diese Hardware benötigen Sie

Videokonferenzen setzen unterschiedliche Hardware voraus. Ein hochprofessionelles stationäres Videokonferenzsystem ist für die Nutzung unterwegs oder für den gelegentlichen Einsatz meist überdimensioniert. Insbesondere kleinere Unternehmen und Startups wägen eine solche Anschaffung daher meist sorgfältig ab.
Wenn Sie einen Laptop mit eingebauter Webcam nutzen, dürfte dies für Konferenzen mit wenigen Teilnehmern in vielen Fällen ausreichend sein. Denn wichtig sind für eine Videokonferenz grundsätzlich nur das Vorhandensein von Mikrofon, Kamera, Lautsprecher und Bildschirm. Vor allem für interne Besprechungen in Teams reichen mobile Geräte meist vollkommen aus. Hierbei spricht man wie erwähnt allerdings von einer Webkonferenz in Abgrenzung zur professionellen Videokonferenz.
Geht es jedoch nicht nur um firmeninterne Kurzbesprechungen zwischen Standorten, sondern zum Beispiel um wichtige Meetings mit Kund:innen, dann sollten Sie für die Durchführung einer seriösen Videokonferenz eine professionelle Lösung bevorzugen. Diese bietet unter anderem den Vorteil, dass die Bild- und Tonqualität wesentlich höher ist als bei den täglich benutzten Mobilgeräten wie Laptops, Tablets und Smartphones. Die geeigneten Räumlichkeiten, externe Mikrofone sowie die eigens für diese Zwecke konzipierte Hardware ermöglichen zudem die Verbindung mit einer größeren Anzahl an Teilnehmer:innen.

Professionelle VoIP- und Kamera-Hardware in Konferenzräumen

Eine Telefonspinne oder ein Tischmikrofon sorgt dafür, dass alle Teilnehmer:innen im Raum gut hörbar sind. Gleichzeitig bietet der eingebaute oder separate Lautsprecher eine hervorragende Sprachqualität, damit Sie verstehen, was am anderen Ende gesprochen wird und es keine Rückkopplungen oder Echo-Effekte gibt.
Eine Kamera mit entsprechend hoher Auflösung, die Sie oberhalb des möglichst großen Konferenzbildschirms platzieren, sorgt darüber hinaus für einen optimalen Blick auf die Teilnehmer:innen. Hier bieten beispielsweise bekannte Hersteller wie Cisco, Polycom und Logitech jeweils Konferenzsysteme, Webcams und Komponenten an. Diese stellen entweder vollintegrierte Systeme dar; oder Sie können sie je nach Bedarf individuell miteinander kombinieren.

Schnelles mobiles Internet und moderne Hardware im Außendienst

Inzwischen sind Video- und Webkonferenzen zu einem festen Bestandteil im Business-Alltag von Mitarbeiter:innen im Außendienst geworden. Schnell noch ein Telefonat mit der Zentrale – mit Bildunterstützung und Screensharing vom Laptop aus ist das häufig effizienter als ein normales Telefongespräch. Voraussetzung für effektive und effiziente Meetings dieser Art ist jedoch ausgereifte Technik, die den schnellen mobilen Datenaustausch über LTE oder 5G ermöglicht.
Je nach Anforderung reichen hier leistungsfähige Smartphones und Tablets aus. Bei größeren Teams ist unter Umständen ein portables Rollabout-System (siehe oben) notwendig – zum Beispiel bei morgendlichen Konferenzen mit der Unternehmensführung auf Messen oder Kongressen.
Junge Frau arbeitet zuhause am Tablet

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Ausgewählte Anbieter: Cisco, Polycom, DEKOM

Einfach nur eine hochauflösende Webcam anzuschaffen – damit ist es nicht getan. Das Angebot für professionelle Videokonferenzsysteme reicht über leistungsfähige Module für einzelne Arbeitsplätze über Kompaktsysteme für den mobilen Einsatz bis hin zu High-End-Lösungen für große Räume. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Hardware-Anbieter von Videokonferenzsystemen vor.

Cisco: Für jeden Raum die passende Lösung

Cisco ist einer der bekanntesten Anbieter von Hardware und Software im Hinblick auf Kommunikation und Zusammenarbeit im Geschäftsbereich. Das US-amerikanische Unternehmen liefert unterschiedliche Videokonferenzsysteme für jedwede Raumgröße – von Einzelarbeitsplätzen bis hin zu großen Konferenzräumen. Das für mittlere und größere Unternehmen besonders interessante System Cisco Webex Room bietet unter anderem:
  • vollintegrierte Raumsysteme für Videokonferenzen
  • Single- oder Dual-Bildschirme mit bis zu 8K-Auflösung (55 bis 82 Zoll)
  • Kameras mit Zoom- und Panorama-Funktionen
  • Lautsprecher mit Raumklang
  • externe Mikrofone
  • Kontrollsoftware für Meetings (unter anderem Webex Room Navigator)
  • Smart-Hub zur Kontrolle von Raumfunktionen
Hier erfahren Sie mehr über die Teilnehmererkennung der Webex Room Kits.

Polycom: Der Allrounder mit Microsoft-Integration

Der kalifornische Anbieter Polycom ist ebenfalls auf Audio- und Videokonferenzlösungen spezialisiert und arbeitet eng mit Microsoft zusammen. Die angebotenen Systeme für Videomeetings, Audio-Conferencing und Content-Sharing eignen sich vor allem für kleine und mittlere Konferenzräume, (Home) Offices sowie für den Einsatz in modernen Klassen- und Seminarräumen. Die kompakte Komplettlösung Poly Studio bietet:
  • integriertes Raumsystem für Videokonferenzen
  • ein bis zwei 4K-Kameras – in besseren Modellen mit AI-Technik
  • Stereolautsprecher mit Subwoofer
  • integrierte oder externe Mikrofone
  • Cloud-Video-Apps
  • optionales Touch-Display zur Verwaltung von Meetings

DEKOM: Vollintegrierte Raumlösung made in Germany

Das deutsche Unternehmen DEKOM ist einer der wenigen europäischen Anbieter, die eigene vollintegrierte Raumlösungen für Videokonferenzen anbieten. Das Angebot reicht von Kompaktsystemen für bis zu fünf Personen bis zu großen High-End-Raumsystemen für den Einsatz in Groß- und Multipointkonferenzen. Das für Unternehmen besonders interessante portable System DEKOM VC Mobile umfasst beispielsweise:
  • vollintegriertes Raumsystem für Videokonferenzen
  • 55- oder 75-Zoll-Bildschirm
  • bis zu fünf Funkmikrofone
  • Touchphone zur Steuerung der Komponenten
  • externe Lautsprecher von Bose
  • frei wählbare Videokonferenz-Software (unter anderem Cisco, Polycom, LifeSize)
Ein Mann hält ein Smartphone

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So wird Ihre Videokonferenz zum Erfolg

Videokonferenzen sind aus Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken. Doch im Unterschied zu kurzen Online-Meetings zwischen Mitarbeiter:innen sollten Sie Videokonferenzen genauso gut vorbereiten wie Konferenzen oder Präsentationen, bei denen die Teilnehmer:innen körperlich anwesend sind – erst recht, wenn sie online mit wichtigen Kund:innen oder Geschäftspartner:innen sprechen.
Folgende Punkte sollten Sie vor der Durchführung einer Videokonferenz in Ihrem Unternehmen beachten, damit diese erfolgreich verläuft:
  • Einwandfreie Technik: Videokonferenzen sind für Unternehmen teuer, denn sie kosten Arbeitszeit. Dabei kommen mitunter hochbezahlte Mitarbeiter:innen zu einem festen Termin zusammen. Stellen Sie also sicher, dass die Technik zu Konferenzbeginn einwandfrei funktioniert. Alle Teilnehmer:innen sollten gut zu hören und zu sehen sein, daneben sollten Sie weitere Verzögerungen durch die Hard- und Software von vornherein ausschließen, also zum Beispiel Updates oder Energiesparfunktionen.
  • Störungsfreie Umgebung: Achten Sie darauf, dass der Konferenzraum gut ausgeleuchtet ist und mögliche Störquellen wie beispielsweise klingelnde Smartphones beseitigt werden. In Bezug auf die Zahl der Teilnehmer:innen gilt: Weniger ist mehr. Je kompakter die Runde ist, desto zielführender wird die Kommunikation sein – und umso besser sind alle zu verstehen.
  • Sitzordnung: Sämtliche Tische und Stühle sollten so ausgerichtet sein, dass die Teilnehmer:innen gut zu sehen sind. Außerdem müssen alle Beteiligten einen freien Blick auf die Bildschirme und die Kamera haben. Dies ist vor allem bei Präsentationen wichtig. Telefonspinne oder Mikrofone sowie der notwendige Lautsprecher sollten Sie stets in der Tischmitte platzieren, damit niemand während der Besprechung zu laut oder zu leise klingt.
  • Geeignete Beleuchtung: Das richtige Licht hat großen Einfluss auf die Qualität einer Videokonferenz und darauf, wie die Gesprächspartner:innen im Bild wirken. Zur optimalen Ausleuchtung sollte die Hauptlichtquelle aus derselben Richtung wirken, aus der die Kamera aufzeichnet. Gleichzeitig darf niemand geblendet werden. Am besten testen Sie den richtigen Lichteinfall vorher in einem Testanruf und halten fest, wie die Beleuchtung im Konferenzraum eingestellt sein sollte.
  • Entfernung von Störeinflüssen: Entfernen Sie nicht benötigte Gegenstände und störende Einflüsse aus dem Blickfeld der Kamera. Dazu zählen eingeschaltete Bildschirme anderer Kolleg:innen, aber auch der Büroflur nebenan. Ein Schild an der Tür mit „Bitte nicht stören” kann zudem vor unliebsamen Unterbrechungen schützen. Im Hintergrund muss aber nicht zwingend eine einfarbige Wand zu sehen sein. Ihr Unternehmenslogo oder ein ausgesuchtes Bild können hier für Abwechslung sorgen.
  • Moderation: Ein:e Moderator:in sollte durch das Meeting führen. Kommunizieren Sie gleich zu Beginn die für den Austausch zur Verfügung stehende Zeit und starten Sie pünktlich. Achten Sie während der Gesprächsmoderation insbesondere darauf, dass die Diskussion sich auf das Hauptthema fokussiert und dass genügend Zeit bleibt, um die Agenda vollständig abzuhandeln.
  • Sprechlautstärke: Vermeiden Sie es, zu laut oder leise zu reden oder sich zu nah an das Mikrofon zu beugen. Sprechen Sie möglichst genau so „in den Raum hinein”, wie Sie dies tun würden, wenn die übrigen Teilnehmer:innen tatsächlich anwesend wären. Achten Sie zudem darauf, keine Unterlagen über oder nahe an das Mikrofon zu schieben: Geräusche auf dem Tisch und in der Nähe des Mikrofons können das Gespräch stören.
  • Verzicht auf ausladende Mimik und Gestik: Vergessen Sie nicht, dass Ihr Gegenüber Sie sehen kann. Anders als bei einem physischen Meeting gerät das in einer Videokonferenz bei manchen Teilnehmer:innen zwischendurch mitunter in Vergessenheit. Verzichten Sie also auf allzu ausladende Gesten, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.
Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

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Videokonferenzsysteme: Das Wichtigste in Kürze

  • Videokonferenzen gehören längst zum Geschäftsalltag von Unternehmen – die physische Anwesenheit bei Meetings mit geschäftlichen Partner:innen oder Kund:innen ist nicht mehr zwingend notwendig.
  • Die Bild- und Tonqualität einer professionellen Videokonferenz ist im Gegensatz zu einer Webkonferenz (zum Beispiel zwischen Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens) wesentlich besser.
  • Voraussetzungen sind eine schnelle Internetverbindung sowie leistungsfähige Bildschirme, Kameras, Lautsprecher und Mikrofone.
  • Bei Videokonferenzsystemen können Sie je nach Anforderung zwischen Raumsystemen, mobilen Lösungen („Rollabouts“) sowie Desktop- und Softwarelösungen wählen.
  • Achten Sie bei Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen auf eine gute Vorbereitung: Die Technik und die Raumumgebung sollten frei von Störungen sein. Dann wird Ihre Videokonferenz zum Erfolg.
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