Frau steht in einem hellen Raum und guckt lächelnd auf ihr Notebook
Unified Communication

Microsoft Viva: Das Mitarbeiter-Portal für Kommunikation, Wissen und Fortbildungsangebote im Überblick

Aus der Covid-19-Pandemie haben wir gelernt, dass auch die dezentrale Zusammenarbeit dank professioneller Coworking-Software wie beispielsweise Microsoft 365 und Teams gut und effizient funktioniert. Zugleich wurde deutlich, dass dabei wenig Möglichkeiten für persönlichen Austausch der Mitarbeiter:innen untereinander und mit dem Unternehmen entstehen, wie sonst etwa beim Smalltalk in der Kaffeeküche oder „Flurfunk“.

Für ein gutes Mitarbeitererlebnis sowie für deren Entwicklung und Produktivitätsverbesserungen ist es wichtig, dass Instrumente für den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens auch digital abgebildet werden. Doch wie soll das gehen? Eine Antwort hierzu liefert Microsoft Viva. Erfahren Sie hier, was diese sogenannte Employee-Experience-Platform (EXP) kann, welche Komponenten Viva beinhaltet und wie Sie den modernen Workplace auch auf sozialer Ebene voranbringen.

So banal es auch klingen mag: Konferenzen, Arbeitsgruppen oder Schulungen leben von einer empathischen, „echten“ Kommunikation zwischen den Teilnehmer:innen. In Zeiten von New Work, in denen hybride Arbeitsmodelle zur Norm werden und Mitarbeitende nicht mehr zwangsläufig im selben Raum oder Gebäude arbeiten, stehen Arbeitgeber vor der Herausforderung, den digitalen Arbeitsplatz um wesentliche Faktoren der Mitarbeitererfahrung zu ergänzen.

Telefon- und Messenger-Dienste wie WhatsApp stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Auch sollten Mitarbeitende nicht ständig von ihren Aufgaben durch eine mögliche Vermischung (rein) privater und beruflicher Themen abgelenkt werden. Hier setzt Microsoft Viva an, eine KI-gestützte, integrierte Tool-Suite, die vier verschiedene Module für unterschiedliche Aspekte der Zusammenarbeit bereitstellt. Der Clou dabei: Alle Anwendungen werden über Microsoft Teams als zentrale Benutzeroberfläche gesteuert und damit über einen Arbeitsbereich, der vielen im Unternehmen bereits gut vertraut ist.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Microsoft Viva?

Die Plattform Microsoft Viva ist Teil der Office-Suite Microsoft 365 Business und wurde im Februar 2021 erstmals vorgestellt. Eine integrierte Sammlung von Tools soll künftig das Mitarbeitererlebnis, deren Engagement, die Produktivität und das Wohlbefinden in Unternehmen verbessern. Um dies zu erreichen, verfügt Microsoft Viva über vier Module, die verschiedene Aspekte der Mitarbeitererfahrung abdecken:
  • Topics („Themen“),
  • Insights („Einblicke“),
  • Connections („Verbindungen“) sowie
  • Learning („Lernenׅ“).
Die Software integriert die persönliche Unterstützung der Mitarbeiter:innen direkt in den täglichen Arbeitsfluss. Laut Microsoft ermöglicht Microsoft Viva beispielsweise eine um 75 Prozent schnellere Suche nach Inhalten und Fachleuten. Geht beispielsweise eine Frage per Telefon ein, recherchiert Microsoft Viva automatisch und findet den oder die richtige:n Remote-Expert:in für ein bestimmtes Problem.
Aufgrund seiner Vielseitigkeit wird Microsoft Viva in erster Linie als Employee-Experience-Platform (EXP) gesehen, manchmal aber auch als HR-Suite für das Personalwesen oder als Kommunikations-, Schulungs- und Kollaborationsplattform.
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Microsoft Viva-Komponenten erklärt

Microsoft Viva verfügt wie bereits erwähnt über vier Hauptkomponenten. Diese sind:
  • Viva Topics: KI-basiertes Wissensmanagement und automatische Organisation von Inhalten
  • Viva Insights: Liefert Analysen und tiefere Einblicke, geeignet für Mitarbeitende und Führungskräfte
  • Viva Connections: Das Mitarbeiterportal für personalisierte Informationen sowie
  • Viva Learning: Für den Zugang zu Lerninhalten und Weiterbildungsmöglichkeiten
Die vier Funktionen sind im seitlichen Dashboard von Microsoft Teams hinterlegt, welches als zentraler „Zugangspunkt“ für alle verfügbaren Module dient. Im Einzelnen bieten die vier Komponenten von Microsoft Viva die folgenden Funktionen:

Viva Topics

Das Leitmotiv für die Entwicklung von Viva Topics lässt sich kurz zusammenfassen: Finden statt Suchen. Viva Topics nutzt Mechanismen der künstlichen Intelligenz, um automatisch relevante Informationen und Inhalte in einer Vielzahl von Quellen wie Dokumenten, E-Mails oder Chats zu identifizieren. Auf dieser Basis erstellt Viva Topics thematische Links sowie übersichtliche Wissenskarten zu bestimmten Themen. Die Mitarbeiter:innen können diese Karten aufrufen, um schnell auf relevantes Wissen zuzugreifen und ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Viva Topics könnte man als eine unternehmensinterne „Wiki-Lösung“ bezeichnen. Sie bündelt das hauseigene Fach- und Expertenwissen und dient der Informationsverteilung und dem Wissensmanagement.
Microsoft selbst bezeichnet Viva Topics sogar als ein „Wikipedia mit KI-Superkräften“. Unternehmensweite Inhalte und Fachwissen werden automatisch auch in relevante Kategorien wie „Projekte“, „Produkte“, „Prozesse“ oder „Kunden“ eingeordnet. Dies soll zu drastischen Zeit- und Kosteneinsparungen führen. Nach eigenen Untersuchungen von Microsoft verbringen Menschen ohne eine Lösung wie Viva durchschnittlich sieben Wochen im Jahr mit der Suche nach oder der wiederholten Eingabe von Informationen.

Viva Insights

Viva Insights wurde entwickelt, um Einblicke in die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu geben. Viva Insights lässt sich in Microsoft Teams und andere Microsoft 365-Anwendungen integrieren und soll Mitarbeiter:innen helfen, ihre eigenen Arbeitsgewohnheiten besser zu verstehen und anzupassen. Zu diesem Zweck liefert Viva Insights Daten und Analysen zu Arbeitsmustern, Besprechungszeiten, Konzentrationszeiten und mehr. Die Suite bietet auch Empfehlungen und Werkzeuge, um gesunde Arbeitsgewohnheiten zu fördern und möglichen Burnouts vorzubeugen. Das Hauptaugenmerk der Insights-Komponente liegt somit auf der Mitarbeiterzufriedenheit sowie der Verbesserung des Zeitmanagements und der Optimierung der Arbeitsweise.
Nicht nur die Mitarbeiter:innen können von den Daten profitieren. Viva Insights bietet auch einen Überblick für das Management und die direkten Vorgesetzten. Die Ansicht für Vorgesetzte und Management lässt Einblicke in die Aktivitätsmuster und Rückschlüsse auf drohende Stresssituationen zu, so dass ein Gegenlenken rechtzeitig möglich wird. Um dabei den Datenschutz zu gewährleisten, sind persönliche Einblicke nur für autorisierte und entsprechend eingeloggte Nutzer:innen verfügbar.
Das Modul enthält sehr praktische Tipps, wie Mitarbeiter:innen ihre Selbstorganisation verbessern können, z. B. durch die Einrichtung einer Fokuszeit, in der sie so wenig wie möglich gestört werden und eingehende Informationen auf ein Minimum an relevanten Informationen reduziert werden. Zu den weiteren Funktionen gehört auch eine aktive Pause, bei der Mitarbeitende angehalten werden, in stressigen Situationen zwischendurch Atemübungen zu machen. Dies soll Überlastung, eine Erhöhung der Fehlerquote oder gar Burnout sowie lange Fehlzeiten verhindern.
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Viva Connections

Viva Connections bietet für Unternehmen eine personalisierte, intranet-ähnliche Umgebung und dient als zentraler Ort, um auf Unternehmensnachrichten, Ressourcen und Tools zuzugreifen. Dazu gehören personalisierte Newsfeeds, Teamseiten, Unternehmensankündigungen und sonstige Dokumente. Viva Connections bringt dafür den Microsoft SharePoint und das Intranet direkt nach Teams, eine kluge und konsequente Weiterentwicklung, die die interne Kommunikation, Zusammenarbeit und die Bindung der Mitarbeitenden fördert. Auch Elemente von Yammer (ein Viva-Vorläuferprodukt) und Stream (Live-Streaming und Video-on-Demand) führt Microsoft mit Viva Connections zusammen.
Mit Viva Connections lassen sich nunmehr sämtliche Informationen des gewohnten Intranets sowie die globale Navigation der SharePoint-Umgebung nun direkt aus Teams heraus öffnen. Dabei ist es gleichgültig, ob der Zugriff über Computer, Tablets oder via Smartphone erfolgt. So ist Teams zu einem virtuellen Büro herangewachsen, in dem auch dezentrale Mitarbeiter:innen virtuell „zusammensitzen“ und arbeiten. Microsoft Viva Connections könnte man kurz als Informations- und Kommunikationsmodul mit „Flurfunk“-Qualitäten beschreiben.

Viva Learning

Viva Learning hilft Mitarbeiter:innen, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu erweitern. Es bietet einen zentralen Ort für Lerninhalte und Schulungen durch die Integration mit verschiedenen Lernplattformen wie LinkedIn Learning und Microsoft Learn. Mitarbeitende können so ganz einfach über eine einzige Bedienoberfläche auf Kurse, Schulungen, Zertifizierungen und andere Bildungsressourcen zugreifen. Die Suite ermöglicht es Unternehmen außerdem, ihre eigenen internen Lerninhalte sinnvoller bereitzustellen und besser zu verwalten. Viva Learning kann also als zentrale Drehscheibe für das Lernen gesehen werden, das Weiterbildungsmöglichkeiten und Wissenstransfer beispielsweise aus Microsoft Learn oder LinkedIn Learning bündelt – von kurzen Mikro-Lerneinheiten über komplexe Kurse bis hin zu Seminaren für die Weiterbildung. KI-gestützt werden den Mitarbeiter:innen dabei – so Microsoft – immer die richtigen Lerninhalte zur richtigen Zeit angezeigt. Kurz gesagt: Viva Learning fokussiert auf E-Learning-Inhalte. Der Zugang erfolgt gebündelt über Microsoft Teams.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Vorteile von Microsoft Viva

Das Mitarbeitererlebnis ist zu einem wichtigen Thema für Unternehmen geworden, da sie erkannt haben, dass zufriedenes und engagiertes Personal einen erheblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat. Dabei bezieht sich der Begriff „Mitarbeitererlebnis“ auf die Gesamtheit der Erfahrungen, die Angestellte und Führungskräfte während ihrer Beschäftigung in einem Unternehmen machen. Hierbei geht es auch darum, dass Mitarbeiter:innen ihre Arbeit als sinnvoll, lohnend und unterstützend empfinden. Die KI-gestützte Suite Microsoft Viva ist in der Lage, sich an einzelnen Personen und deren persönlicher Arbeitserfahrung auszurichten. Darüber hinaus ist Microsoft Viva vollständig mit Microsoft 365 integriert.
Im Detail bietet der Einsatz von Microsoft Viva eine Vielzahl von Vorteilen. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:
  • Zentralisierung des Mitarbeitererlebnisses
  • Verbesserte interne Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden
  • Zugang zu personalisierten Lernangeboten
  • Effizienter Zugang zu Wissen
Diese Vorteile stehen Unternehmen über eine einzige, zentrale Plattform zur Verfügung. Langes Suchen in Dutzenden von Datenbanken, Tools oder über verschiedene Systeme hinweg gehört damit der Vergangenheit an. Auch Überlastungssituationen soll Microsoft Viva vorbeugen. So soll sich nicht nur die Leistung, sondern auch die Lebensqualität am Arbeitsplatz verbessern.
Natürlich ist es wichtig zu wissen, dass der Nutzen von Microsoft Viva je nach den individuellen Anforderungen eines Unternehmens variieren kann. Daher ist es ratsam, eine gründliche Analyse der Unternehmensprozesse durchzuführen, um festzustellen, wie Microsoft Viva am besten eingesetzt werden kann, um die spezifischen Ziele des Unternehmens zu erreichen.
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Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Viva im Unternehmen

Microsoft Viva bietet eine große Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten. Mit Viva Connections können Unternehmen einen One-Stop-Shop für die interne Kommunikation schaffen. Mitarbeiter:innen können damit auf Unternehmensnachrichten, Ankündigungen, Ressourcen und Teamseiten in Microsoft Teams schnell zugreifen. Dies ermöglicht eine effektive und transparente Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften. Außerdem hilft Viva Topics Unternehmen, Wissen besser zu erfassen, zu organisieren und den Mitarbeiter:innen leichter zugänglich zu machen. Die Mitarbeitenden können auf relevante Informationen nicht nur zugreifen, sondern auch konstant ihr Wissen erweitern. Schulungen, externe Lernressourcen und Zertifizierungen lassen sich in Viva Learning integrieren. Die Mitarbeitenden können dabei auf personalisierte Lernangebote zugreifen, nach Kursen suchen, die ihre persönlichen Skills und Fähigkeiten gezielt verbessern.
Was das Mitarbeiterengagement und Wohlbefinden von Mitarbeiter:innen anbetrifft, hilft Viva Insights Unternehmen, Daten über die Arbeitsweise und das Wohlbefinden der Belegschaft zu sammeln und zu analysieren. Die Mitarbeiter:innen erhalten Einblicke in ihre eigenen Arbeitsgewohnheiten, Empfehlungen zur Verbesserung der Produktivität und zur Förderung des Wohlbefindens. Unternehmen können Maßnahmen ergreifen, um das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen entsprechend anzupassen. Daneben bietet Microsoft Viva Funktionen, die die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch in Teams fördern. Teams können in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten, Besprechungen abhalten, Aufgaben verwalten und Informationen zentral speichern. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und erhöht die Effizienz der Zusammenarbeit.

Microsoft Viva aktivieren – Implementierung in Ihrem Unternehmen

Um Microsoft Viva aktivieren zu können, muss zunächst Microsoft Teams für das Unternehmen oder die Organisation bereitgestellt werden.
Dazu ein Tipp: In einem regulären Microsoft 365- oder Microsoft 365 Enterprise-Abonnement sind bereits Grundfunktionen für z.B. Viva Learning enthalten. Dort können Sie einfach schauen, ob die weiterführenden Trainingsoptionen für Sie interessant sein könnten. Um auf die Premium-Funktionen zuzugreifen, ist eine Viva Suite-Lizenz erforderlich. Die Einrichtung dieser erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center. Bei der Implementierung von Microsoft Viva sollten Sie ein paar Punkte berücksichtigen:
  1. Strategische Planung: Bevor mit der Implementierung von Microsoft Viva begonnen wird, sollten klare Ziele und Anwendungsfälle definiert sein. Unternehmen sollten sich dafür konkret überlegen, welche spezifischen Probleme oder Herausforderungen sie mit Viva lösen wollen und wie die verschiedenen Viva-Komponenten am besten eingesetzt werden können, um diese Ziele zu erreichen.
  2. Change-Management: Die Einführung von Microsoft Viva erfordert oft eine Veränderung in der Arbeitsweise und Arbeitskultur. Es ist wichtig, die Mitarbeiter:innen von Anfang an einzubeziehen, ihre Bedenken und Erwartungen zu berücksichtigen und sie über die Vorteile und den Mehrwert von Viva zu informieren. Effektives Change-Management und Mitarbeiterschulungen sind entscheidend für die Akzeptanz und eine reibungslose Aufnahme von Microsoft Viva innerhalb der Belegschaft.
  3. Datenschutz und Sicherheit: Da Microsoft Viva personenbezogene Daten und Unternehmensinformationen verarbeitet ist es wichtig, angemessene Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Datenschutzrichtlinien und -verfahren den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und dass die Mitarbeiter:innen entsprechend geschult sind, um sicher mit Microsoft Viva umzugehen.
  4. Integration mit vorhandenen Systemen: Viva sollte nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur und Anwendungslandschaft des Unternehmens integriert werden. Dies umfasst nicht nur die bereits vorhandene Anbindung an Microsoft 365-Anwendungen wie Microsoft Teams, SharePoint und anderen Tools, die im Einsatz sind. Eine gute Integration ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und einen nahtlosen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Systemen.
  5. Schulung und Support: Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen Microsoft Viva effektiv nutzen können, braucht es Schulungsprogramme und entsprechende Ressourcen dafür. Mitarbeitende sollten darüber informiert werden, wie sie die Funktionen von Viva optimal nutzen können. Darüber hinaus ist es wichtig, einen effektiven Support-Mechanismus einzurichten, damit Mitarbeiter:innen bei Fragen oder Problemen Unterstützung bekommen.
  6. Überwachung und Anpassung: Nach der Einführung von Microsoft Viva ist es wichtig, die Nutzung und Effektivität zu überwachen und regelmäßig Feedback von den Mitarbeitenden einzuholen. Auf dieser Grundlage können Anpassungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass Viva den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter:innen gerecht wird.
Alles in allem erfordert die Einführung von Microsoft Viva einen ganzheitlichen Ansatz, der technische, organisatorische und kulturelle Aspekte einschließt. Eine sorgfältige Planung, ein effektives Change-Management und eine kontinuierliche Anpassung sind entscheidend, um die erfolgreiche Nutzung zu gewährleisten und die Vorteile von Viva dabei voll auszuschöpfen. Es sollten dafür auch standardmäßige Opt-In- oder Opt-Out-Mechanismen in Betracht gezogen werden, zum Beispiel zur Deaktivierung der täglichen Briefing-E-Mails oder von Viva Insights.
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Microsoft Viva: Sicherheit und Datenschutz

Der Begriff „künstliche Intelligenz“ wirft häufig fast automatisch auch die Frage nach Datenschutz auf. Microsoft hat mehrere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen in Viva implementiert, um mögliche Bedenken auszuräumen und betont nachdrücklich, dass Microsoft den Datenschutz der Mitarbeiter:innen ernst nimmt und ihn ausdrücklich integriert hat.
Microsoft Viva ermöglicht es Mitarbeitenden, die Kontrolle über ihre persönlichen Daten zu behalten. Sie können ihre Datenschutzeinstellungen anpassen und entscheiden, welche Daten sie teilen möchten. Bei der Verarbeitung von Daten verwendet Microsoft Viva Techniken wie Anonymisierung und Aggregation, um sicherzustellen, dass die Privatsphäre im Unternehmen gewahrt bleibt. Dazu gehört es, Daten in einer Weise zu analysieren, die keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiter:innen und/oder deren Verhalten ermöglicht.
Insgesamt ist Microsoft Viva so konzipiert, dass es die Anforderungen der verschiedenen Datenschutzgesetze und -vorschriften weltweit erfüllt. Trotz dieser Datenschutzmaßnahmen von Microsoft ist es nach wie vor wichtig, dass sich Unternehmen bewusst sind, wie sie die Daten in Microsoft Viva nutzen und sicherstellen, dass sie den Mitarbeitenden transparente Informationen über den Umgang mit ihren Daten zur Verfügung stellen.
Es ist ratsam, den Datenschutzaspekt regelmäßig sorgfältig zu prüfen und gegebenenfalls gemeinsam mit den Datenschutzexpert:innen im eigenen Unternehmen explizit sicherzustellen. Auch ist wichtig zu beachten, dass die Sicherheit von Microsoft Viva nicht allein von Microsoft abhängt. Unternehmen sollten dazu eigene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, wie beispielsweise eine starke Zugangssteuerung, regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter:innen zum Thema Sicherheit und die Verwendung von Best Practices im Umgang mit sensiblen Daten.

Das Wichtigste zu Microsoft Viva in Kürze

Microsoft Viva ist eine innovative sogenannte Enterprise-Experience-Plattform (EXP), die Microsoft im Jahr 2021 auf den Markt gebracht hat, um im Rahmen von New Work die Zusammenarbeit von Mitarbeiter:innen und das Mitarbeitererlebnis in Unternehmen zu verbessern.
  • Die KI-gestützte Suite besteht aus vier Hauptkomponenten: Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning und Viva Topics.
  • Viva Connections bietet eine zentrale Anlaufstelle für die Unternehmenskommunikation und ermöglicht den Zugriff auf Unternehmensnachrichten, Ressourcen und Teamseiten.
  • Viva Insights bietet Einblicke in die Arbeitsweise und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen und trägt so zur Verbesserung von Produktivität und Wohlbefinden bei.
  • Viva Learning vereinfacht die Bereitstellung von Schulungs- und Weiterbildungsangeboten für Mitarbeitende, sowohl in Bezug auf interne als auch externe Lernressourcen.
  • Viva Topics hilft Unternehmen, Wissen zu organisieren und darauf zuzugreifen, indem es automatisch thematische Karten mit relevanten Informationen erstellt.
Zu den Vorteilen von Microsoft Viva gehören neben der Verbesserung der Mitarbeitererfahrung auch die Förderung der Zusammenarbeit, die effektive Nutzung von Wissen, die Steigerung der Produktivität und Kosteneinsparungen.
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