Frau sitzt im dunklen Büro und guckt lächelnd auf ein Tablet, das zusammen mit dem Notebook-Display die Szene beleuchtet
Unified Communication

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Microsoft 365: So geht’s

Mit Microsoft 365 können Sie Dokumente mit anderen Benutzer:innen gemeinsam bearbeiten. Die Vergabe von Versionsnummern und umständliches Versenden von Dateien via E-Mail, Messenger und Co. werden damit überflüssig. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.

Eine wesentliche Neuerung beim Thema Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation in Microsoft 365 ist die Möglichkeit, gemeinsam an solchen Dokumenten zu arbeiten. Alles, was Sie brauchen, sind eine gültige Microsoft-365-Lizenz und ein gemeinsam genutzter OneDrive- oder SharePoint-Space. Die Zusammenarbeit erfolgt im Webbrowser und nicht in der lokal installierten Version des Office-Pakets.

Inhaltsverzeichnis

Word, Excel, PowerPoint: So arbeiten Sie gemeinsam an einem Microsoft-365-Dokument

Zum Funktionsumfang von Microsoft 365 gehören die beliebten Bausteine Word, Excel und PowerPoint, aber auch Outlook und andere Hilfsprogramme für den Büroalltag wie beispielsweise Microsoft Teams.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Zusammenarbeit in Microsoft 365 mit Word, Excel und PowerPoint in ihren jeweiligen Online-Versionen. Um ein solches Dokument gemeinsam zu bearbeiten, gibt es mehrere Möglichkeiten:

So bearbeiten Sie ein bestehendes Office-Dokument online

Angenommen, Sie verfügen bereits über eine „Offline-Version” eines Office-Dokuments, so können Sie dieses für die gemeinsame Arbeit freigeben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
  • Öffnen Sie das Office-Dokument mit dem entsprechenden, bei Ihnen lokal installierten Programm.
  • Wählen Sie im Menü „Datei | Informationen | Hochladen” und anschließend den entsprechenden OneDrive-Speicherort Ihrer Organisation aus. Hinweis: Sie müssen das Dokument vor dem Upload mindestens einmal lokal abgespeichert haben.
  • Ganz oben im farbigen Band des Office-Programms steht nun der Hinweis, dass Ihr Dokument in OneDrive gespeichert wurde.
  • Klicken Sie auf diesen Hinweis und bewegen Sie den Mauszeiger über den OneDrive-Eintrag unter „Speicherort”. Im sich öffnenden Kontextmenü gehen Sie auf „Dateispeicherort öffnen”.
  • Daraufhin öffnet sich Ihr Standard-Webbrowser. Loggen Sie sich gegebenenfalls in Ihren OneDrive-Ordner ein.
  • Sie sehen nun den Speicherort der hochgeladenen Version Ihres Dokuments.
  • Klicken Sie darauf, um es online zu öffnen.
Klicken Sie nun rechts oben auf „Freigeben”. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für die Freigabe vornehmen können. Welche das im Detail sind, erfahren Sie weiter unten.
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So erzeugen Sie ein Dokument in Office Online und geben es frei

Wenn Sie Ihr Dokument direkt in Office online erzeugen und anschließend freigeben wollen, öffnen Sie die von Ihnen benötigte Online-Anwendung. Gehen Sie dazu auf die Startseite von Microsoft 365, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und wählen Sie anschließend das Programm, das Sie verwenden wollen, zum Beispiel Word. Klicken Sie hier auf „Neues leeres Dokument”. Danach klicken Sie ebenfalls auf „Freigeben” und fahren wie im Folgenden beschrieben fort.
Im „Freigeben”-Fenster ist die Option „Jeder mit dem Link…” voreingestellt. Klicken Sie darauf, um alle Freigabeoptionen zu sehen. Folgende Möglichkeiten haben Sie:
  • „Jeder mit dem Link”: Geben Sie den Link zum Dokument an ausgewählte Personen weiter. Diese müssen nicht zwingend Ihrer Organisation angehören.
  • „Personen bei [Ihr Unternehmen] mit dem Link”: Nur Personen innerhalb Ihres firmeninternen Microsoft-365-Workspaces haben Zugriff auf das Dokument, sofern sie den Link dazu kennen.
  • „Personen mit Zugriff”: Eventuell haben bestimmte Personen bereits Zugriff auf die Datei oder den Online-Ordner, in dem sie liegt. Über diese Option können Sie zusätzlich einen Link für berechtigte Personen erzeugen und diese so explizit auf das Dokument hinweisen.
  • „Bestimmte Personen”: Geben Sie das Dokument ausschließlich für bestimmte Personen frei. Der erzeugte Link funktioniert somit nur für diese Personen.
Wählen Sie eine der Optionen aus und entscheiden Sie anschließend, ob Sie dem ausgewählten Personenkreis die Bearbeitung oder lediglich die Ansicht Ihres Dokuments gestatten möchten. Setzen Sie dazu das entsprechende Häkchen. Klicken Sie nun auf „Übernehmen” und wählen Sie im nächsten Fenster gegebenenfalls diejenigen Personen aus, die Zugriff auf das Dokument erhalten sollen. Anschließend können Sie den Link zum Dokument automatisch versenden lassen oder ihn kopieren und selbst an die geplanten Mitbearbeiter:innen des Dokuments schicken.
Damit die Zusammenarbeit mit anderen Bearbeiter:innen desselben Dokuments reibungslos funktioniert, sind einige Voraussetzungen zu beachten:
  • Die Personen müssen sich in derselben Organisation befinden wie Sie selbst (Ausnahme: die allgemeine Linkfreigabe wie oben beschrieben).
  • Alle Bearbeiter:innen müssen über einen aktuellen Webbrowser verfügen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Gemeinsames Arbeiten in Microsoft 365: Das sollten Sie wissen

Die Online-Zusammenarbeit in Word und Co. via OneDrive-Cloud bietet eine ganze Reihe von Vorteilen. Vor allem die sonst häufig notwendige Versionierung entfällt. Außerdem gilt:
  • Sie müssen keine Dokumentversionen – beispielsweise per E-Mail – herumschicken und laufen nicht Gefahr, dass verschiedene Bearbeitungsstände derselben Version entstehen.
  • Die Bearbeitung ist tatsächlich gleichzeitig möglich, was bedeutet, dass Ihre Änderungen umgehend auf den Bildschirmen anderer Bearbeiter:innen erscheinen. Aktuell bearbeitete Absätze in einem Word-Dokument, Zellen in Excel oder einzelne PowerPoint-Folien sind für die Dauer der Bearbeitung für andere Nutzer:innen gesperrt, damit es nicht zu Versionskonflikten kommt.
  • Sie müssen Ihre Änderungen nicht aktiv speichern: Die Speicherung erfolgt automatisch, was bedeutet, dass allen Beteiligten stets die aktuelle Version des Dokuments zur Verfügung steht.
  • Normalerweise notwendige Back-ups entfallen, da die Speicherung innerhalb der Cloud sowieso redundant erfolgt.
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Sobald Sie mit der gemeinsamen Arbeit an dem Dokument fertig sind, können Sie eine Kopie über „Datei | Speichern unter | Eine Kopie herunterladen” auf Ihrem lokalen Gerät speichern, um sie weiter zu verarbeiten. Das Herunterladen als PDF-Datei oder im Open-Office-Format ist ebenfalls möglich.
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Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Microsoft 365: Das Wichtigste in Kürze

  • Mit Microsoft 365 können Sie Dokumente auf einfache Weise gemeinsam mit anderen Benutzer:innen bearbeiten.
  • Neben einer aktuellen Lizenz von Microsoft 365 benötigen Sie dazu einen gemeinsam genutzten OneDrive- oder Sharepoint-Ordner.
  • Sie können Dokumente in den Online-Versionen von etwa Microsoft Word, Excel oder PowerPoint unkompliziert im Browser bearbeiten. Zusätzlich ist es ebenfalls möglich, die Dateien in der jeweiligen App auf Ihrem verwendeten Endgerät zu öffnen.
  • Die Online-Zusammenarbeit bietet erhebliche Vorteile – unter anderem: Sie benötigen keine unterschiedlichen Dokumentversionen mehr, sie können Dokumente gleichzeitig mit mehreren Benutzer:innen bearbeiten und die Änderungen sind bei allen live sichtbar. Zudem entfällt eine aktive Speicherung – auf diese Weise gehen keine Daten verloren.
  • Durch die Speicherung in der Cloud können Sie jederzeit und von jedem Ort aus auf Ihre Dokumente zugreifen.
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