Frau sitzt im dunklen Büro und guckt lächelnd auf ein Tablet, das zusammen mit dem Notebook-Display die Szene beleuchtet
Unified Communication

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Microsoft 365: So geht’s

Mit Microsoft 365 werden Word, Excel und Powerpoint zu echten Team-Playern. Gemeinsam mit Ihren Kolleg:innen können Sie Texte, Tabellen oder Präsentationen erstellen und zeitgleich daran arbeiten und alle Änderungen direkt im Dokument sehen und kommentieren. Damit entfällt das lästige Hin- und Hersenden der jeweils aktuellsten Dokumentversion per Mail oder Messenger.

Alles, was Sie dafür brauchen, sind eine gültige Microsoft-365-Lizenz und ein gemeinsam genutzter OneDrive- oder SharePoint-Space. Die Büro-Suite läuft direkt in Ihrem Webbrowser. Sie benötigen also keine lokal installierte Version des Office-Pakets mehr auf Ihrem Computer.

Inhaltsverzeichnis

Word, Excel, PowerPoint: So arbeiten Sie gemeinsam an einem Microsoft-365-Dokument

Zum Funktionsumfang von Microsoft 365 gehören die beliebten Bausteine Word, Excel und PowerPoint, aber auch Outlook und andere Hilfsprogramme für den Büroalltag wie beispielsweise Microsoft Teams.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Zusammenarbeit in Microsoft 365 mit Word, Excel und PowerPoint in ihren jeweiligen Online-Versionen. Um ein Dokument damit gemeinsam zu bearbeiten, gibt es mehrere Möglichkeiten:

So bearbeiten Sie ein bestehendes Office-Dokument online

Angenommen, Sie verfügen bereits über eine „Offline-Version” eines Office-Dokuments, so können Sie dieses für die gemeinsame Arbeit freigeben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
  • Öffnen Sie das Office-Dokument mit dem entsprechenden, bei Ihnen lokal installierten Programm (also Word, Excel, PowerPoint...).
  • Wählen Sie im Menü „Datei | Informationen | Hochladen” und anschließend den entsprechenden OneDrive-Speicherort Ihrer Organisation aus. Hinweis: Sie müssen das Dokument vor dem Upload mindestens einmal lokal abgespeichert haben.
  • Ganz oben im farbigen Band des Office-Programms steht nun der Hinweis, dass Ihr Dokument in OneDrive gespeichert wurde. Eventuell müssen Sie sich zuvor hier anmelden.
  • Klicken Sie auf diesen Hinweis und bewegen Sie den Mauszeiger über den OneDrive-Eintrag unter „Speicherort”. Im sich öffnenden Kontextmenü gehen Sie auf „Dateispeicherort öffnen”.
  • Daraufhin öffnet sich Ihr Standard-Webbrowser. Loggen Sie sich gegebenenfalls in Ihren OneDrive-Ordner ein.
  • Sie sehen nun den Speicherort der hochgeladenen Version Ihres Dokuments.
  • Klicken Sie darauf, um es online zu öffnen.
Klicken Sie nun rechts oben auf „Freigeben”. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für die Freigabe vornehmen können. Welche das im Detail sind, erfahren Sie weiter unten.
Empfohlener externer Inhalt
Hier ist ein Video-Inhalt von YouTube. Er ergänzt die Informationen auf dieser Seite.
Sie können ihn mit einem Klick anzeigen und wieder ausblenden.
Ich bin einverstanden, dass externe Inhalte angezeigt werden. So können personenbezogene Daten an Drittplattformen übermittelt werden. Mehr in unserer  Datenschutzerklärung.
Datenschutzerklärung

So erzeugen Sie ein Dokument in Office Online und geben es frei

Wenn Sie Ihr Dokument direkt in Office online erzeugen und anschließend freigeben wollen, öffnen Sie die von Ihnen benötigte Online-Anwendung. Gehen Sie dazu auf die Startseite von Microsoft 365, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und wählen Sie anschließend das Programm (App), das (die) Sie verwenden wollen, zum Beispiel Word. Klicken Sie hier auf „Leeres Dokument”. Danach klicken Sie oben rechts auf „Freigeben” fahren wie im Folgenden beschrieben fort:
Im „Freigeben”-Fenster ist die Option „Jeder mit dem Link…” voreingestellt. Klicken Sie darauf, um alle Freigabeoptionen zu sehen. Folgende Möglichkeiten haben Sie:
  • „Jeder mit dem Link”: Geben Sie den Link zum Dokument an ausgewählte Personen weiter. Diese müssen nicht zwingend Ihrer Organisation angehören. Eventuell ist diese Option in Ihrer Organisation allerdings nicht verfügbar.
  • „Personen bei [Ihr Unternehmen] mit dem Link”: Nur Personen innerhalb Ihres firmeninternen Microsoft-365-Workspaces haben Zugriff auf das Dokument, sofern sie den Link dazu kennen.
  • „Personen mit Zugriff”: Eventuell haben bestimmte Personen bereits Zugriff auf die Datei oder den Online-Ordner, in dem sie liegt (beispielsweise Personen aus Ihrem Unternehmen. Über diese Option können Sie zusätzlich einen Link für berechtigte Personen erzeugen und diese so explizit auf das Dokument hinweisen.
  • „Bestimmte Personen”: Geben Sie das Dokument ausschließlich für bestimmte Personen frei. Der erzeugte Link funktioniert somit nur für diese Personen.
Wählen Sie eine der Optionen aus und entscheiden Sie anschließend, ob Sie dem ausgewählten Personenkreis die Bearbeitung oder lediglich die Ansicht Ihres Dokuments gestatten möchten. Setzen Sie dazu das entsprechende Häkchen. Klicken Sie nun auf „Übernehmen” und wählen Sie im nächsten Fenster gegebenenfalls diejenigen Personen aus, die Zugriff auf das Dokument erhalten sollen. Anschließend können Sie den Link zum Dokument automatisch versenden lassen oder ihn kopieren und selbst an die geplanten Mitbearbeiter:innen des Dokuments schicken.
Achtung: Falls Sie statt des Freigeben-Buttons in Ihrem Word-Browserfenster nur den Button „Teilen” sehen, so klicken Sie entsprechend darauf und dann noch einmal auf „Teilen” und wählen nun unter „Link Kopieren” aus, mit wem Sie das Dokument teilen möchten.
Damit die Zusammenarbeit mit anderen Bearbeiter:innen desselben Dokuments reibungslos funktioniert, müssen Sie folgende Voraussetzungen beachten:
  • Die Personen müssen sich in derselben Organisation befinden wie Sie selbst (Ausnahme: die allgemeine Linkfreigabe wie oben beschrieben).
  • Alle Bearbeiter:innen müssen über einen aktuellen Webbrowser verfügen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

Produktivität steigern. Sicherheit stärken. Und sich dabei komplett auf Ihr Business konzentrieren? Das geht. Unsere Expert:innen helfen mit Ihren Microsoft 365 Business-Lizenzen. So haben Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Was Sie noch zur gemeinsamen Dokumentbearbeitung wissen sollten

Die Online-Zusammenarbeit in Word und Co. via OneDrive-Cloud bietet eine ganze Reihe von Vorteilen. Vor allem die sonst häufig notwendige Versionierung entfällt. Außerdem gilt:
  • Sie müssen keine Dokumentversionen – beispielsweise per E-Mail – herumschicken und laufen nicht Gefahr, dass verschiedene Bearbeitungsstände derselben Version entstehen.
  • Die Bearbeitung ist tatsächlich gleichzeitig möglich, was bedeutet, dass Ihre Änderungen umgehend auf den Bildschirmen anderer Bearbeiter:innen erscheinen. Aktuell bearbeitete Absätze in einem Word-Dokument, Zellen in Excel oder einzelne PowerPoint-Folien sind für die Dauer der Bearbeitung für andere Nutzer:innen gesperrt, damit es nicht zu Versionskonflikten kommt.
  • Sie müssen Ihre Änderungen nicht aktiv speichern: Die Speicherung erfolgt automatisch, was bedeutet, dass allen Beteiligten stets die aktuelle Version des Dokuments zur Verfügung steht.
  • Um den vollen Funktionsumfang der einzelnen Komponenten zu nutzen, empfiehlt sich die Nutzung der jeweiligen Standalone-App. In der Browser-Ansicht sind eventuell nicht alle gewohnten Funktionen verfügbar und die Darstellung kann anders sein.
  • Normalerweise notwendige Back-ups entfallen, da die Speicherung innerhalb der Cloud sowieso redundant erfolgt.
  • Mit der optionalen Vodafone Cloud-Backup-Lösung sind auch sensible Daten stets optimal abgesichert.
Das Foto zeigt einen Mann und einen Hund, die ein Notebook betrachten

Können wir durch intelligente Anwendungen besser zusammenarbeiten, egal wo wir sind?

Halten Sie jetzt Schritt: Mit flexiblen digitalen Lösungspaketen von Vodafone hat Ihr Team alles, was es für eine gute, sichere und ortsunabhängige Zusammenarbeit braucht.   

Sobald Sie mit der gemeinsamen Arbeit an dem Dokument fertig sind, können Sie eine Kopie über „Datei | Kopie speichern” auf Ihrem lokalen Gerät speichern, um sie weiter zu verarbeiten. Das Herunterladen bzw. Speichern als PDF-Datei oder im Open-Office-Format ist ebenfalls möglich.
Übrigens: Zusammenarbeit, auch wenn man nicht am selben Ort ist: Mit unserer virtuellen Telefonanlage One Net Enterprise machen Sie Ihr Business ortsunabhängig. Wir bringen Ihre Telefonie in die Cloud, damit Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft noch flexibler von überall arbeiten können – mit einer Nummer für alle erreichbar, egal wo Sie sind.

Dokumenten-Sharing in Microsoft 365: Das Wichtigste in Kürze

  • Mit Microsoft 365 können Sie Dokumente auf einfache Weise gemeinsam mit anderen Benutzer:innen bearbeiten.
  • Neben einer aktuellen Lizenz von Microsoft 365 benötigen Sie dazu einen gemeinsam genutzten OneDrive- oder Sharepoint-Ordner.
  • Sie können Dokumente in den Online-Versionen von etwa Microsoft Word, Excel oder PowerPoint unkompliziert im Browser bearbeiten. Zusätzlich ist es ebenfalls möglich, die Dateien in der jeweiligen App auf Ihrem verwendeten Endgerät zu öffnen.
  • Die Online-Zusammenarbeit bietet erhebliche Vorteile – unter anderem: Sie benötigen keine unterschiedlichen Dokumentversionen mehr, sie können Dokumente gleichzeitig mit mehreren Benutzer:innen bearbeiten und die Änderungen sind bei allen live sichtbar. Zudem entfällt eine aktive Speicherung – auf diese Weise gehen keine Daten verloren.
  • Durch die Speicherung in der Cloud können Sie jederzeit und von jedem Ort aus auf Ihre Dokumente zugreifen.
Das könnte Sie auch interessieren:
Security
Eine Person sitzt vor einem Notebook an einem Tisch. Auf dem Display ist die Abkürzung VPN zu sehen

VPN-Probleme: Diese Lösungsmöglichkeiten gibt es

Ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) ist Ihre sichere Datenverbindung von außerhalb in Ihr Unternehmen, gut geschützt auch über unsichere Verbindungswege hinweg. Doch was, wenn Ihre VPN-Verbindung nicht zustande kommt, ständig abbricht oder Probleme auf Ihrem Computer macht? Wir haben die häufigsten Schwierigkeiten beim Thema VPN und Tunneling zusammengetragen und passende Lösungen gefunden. Eine VPN-Verbindung stellt von jedem beliebigen Ort aus eine sichere Verbindung mit Ihrem Firmennetzwerk her. Dabei werden sämtliche Daten, die Sie aus Ihrem sogenannten Intranet (also dem firmeninternen, eigens abgesicherten Netzwerk) beziehen und die Sie dorthin schicken, unterwegs aufwändig verschlüsselt. Nur Sie als Empfänger:in und Ihre Gegenseite im Unternehmen „wissen”, wie die Entschlüsselung funktioniert. Ein Abhören der Verbindung ist also nahezu unmöglich – für den Umgang mit Firmeninterna bei der Arbeit von Zuhause ist das besonders wichtig. Doch wenn die VPN-Verbindung Probleme macht, ist es mit der Arbeit häufig erstmal vorbei. Dabei liegt das Problem oft an: falschen Netzwerkeinstellungen geänderten Serveradressen auf Anbieterseite blockierten Ports falsch konfigurierten Firewalls oder Problemen mit der VPN-Software selbst Wichtige Firmendaten sind dann im Homeoffice oder unterwegs nicht mehr verfügbar. So verzögern sich beispielsweise dringende Abgaben oder Datenübermittlungen auf unbestimmte Zeit. Dabei lassen sich viele typische Probleme mit virtuellen privaten Netzwerken ziemlich leicht abstellen. Unsere Übersicht zeigt Ihnen exemplarisch Lösungswege für typische VPN-Probleme unter Windows 10 und 11. Für Mac-Nutzer und solche mit sogenannten Custom-VPNs (eigene Software, die von Ihrem Unternehmen bereitgestellt wird, wie beispielsweise Surfshark oder ExpressVPN) funktionieren die meisten Lösungsansätze ähnlich. Ansonsten hilft Ihnen zumeist der Support des jeweiligen Anbieters weiter. Und Mac-Nutzer finden auf den Apple-Hilfeseiten umfangreiche Unterstützung rund um das Thema VPN-Verbindungen.

Telefon

Digitalisierungs-Beratung

Sie haben Fragen zur Digitalisierung? Jetzt kostenlos beraten lassen. Montag-Freitag von 8-20 Uhr, außer an Feiertagen.

0800 505 4539

Hilfe und Service

Montag bis Freitag von 8 bis 20 Uhr, außer an Feiertagen.

0800 172 1234
Online
Vor Ort