Blick über Schulter: Eine Frau sitzt am Schreibtisch und hat vor sich einen Laptop und einen zweiten Bildschirm. Darauf zu sehen ist eine Frau mit einem aufgeschlagenen Buch.
Unified Communication

Future Workplace - Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Videokonferenz statt Dienstreise, Cloud statt Aktenschrank und Mobilgerät statt Schreibtisch: Der Arbeitsplatz der Zukunft zeichnet sich durch Flexibilität, Ergonomie und Kooperation im IT-Workspace aus. Denn hybride Arbeit setzt sich weiter durch. Mit welchen Strategien können Unternehmen das Potential der neuen Hightech-Trends voll ausschöpfen?

Im Future Workplace ähneln die Büros optisch immer mehr dem individuell gestaltbaren Homeoffice. Ausstattung und Nutzung des Büroraums sind flexibler und das Mobiliar ergonomischer. Es ist außerdem normal, hybrid zu arbeiten, also abwechselnd am Arbeitsplatz und von zu Hause oder von unterwegs aus. Feste Büroarbeitsplätze werden in Deutschland rar und weichen zum Beispiel dem Desk-Sharing in agilen Teams.

Buchungs-Apps, Videokonferenz- oder UCC-Systeme („Unified Communication”) sorgen für eine optimale Arbeitsumgebung und nahtlose Verbindung auch zu Kolleg:innen und Kunden an externen Orten. Die digitalen Kollaborationstools und Plattformen werden immer leistungsfähiger und intuitiver.

Inhaltsverzeichnis

Der Arbeitsplatz der Zukunft: Was wird sich ändern?

Der Arbeitsplatz befindet sich gegenwärtig stark im Wandel. Die Definition des Future Workplace umfasst dabei neue Arbeitsplatzkonzepte, eine neue Führungskultur, Hybrid Work und die darauf ausgerichtete technische Ausstattung.
Im Zentrum steht die fortschreitende Hybridisierung der Arbeit. Sie schließt neben mobiler Arbeit, Homeoffice und Büroarbeit auch die Nutzung sogenannter Third Places wie zum Beispiel Co-Working-Spaces mit ein.
Arbeit verlagert sich an flexible Orte, zum Beispiel ins Homeoffice und auf flexible Zeiten, etwa auf das Wochenende, oder wenn gerade Zeit ist. Dadurch setzt sich auch der Trend zur Flächenverdichtung bei den Büroimmobilien fort. Dies beschert Unternehmen niedrigere Raumkosten und eine bessere Nachhaltigkeitsbilanz. Laut der Unternehmensberatung Roland Berger wird sich die Reduzierung der Büroflächen auch auf die Immobilienstrategie für Gewerbeimmobilien insgesamt auswirken.
Das Management muss somit auf vielen Ebenen umdenken: nicht nur was die Büroplanung angeht, sondern vor allem bezüglich der Kommunikation mit Mitarbeiter:innen und Kunden. Dieser Wandel erfordert eine tragfähige Digitalisierungsstrategie, die auch das Personal und das Management mitnimmt.
Wenn sich aktuelle Trends fortsetzen, werden die Bürodesigns wohnlicher und verkörpern stärker die Markenidentität eines Unternehmens. Neu sind sogenannte Multizonenkonzepte, die unterschiedliche Arbeitsplatztypen wie Konferenzzimmer, Projektzonen, Desksharing-Arbeitsplätze, virtuelle Mitarbeit und Telefonkabinen integrieren.  
Was zählt, sind Arbeitsergebnisse – und nicht der Ort der IP-Adresse. Studien zeigen, dass in vielen Berufen die Produktivität steigt, wenn Erwerbstätige im Homeoffice arbeiten. Nach Angaben der Forschungs- und Beratungsorganisation Global Workplace Analytics (GWA) sind remote Arbeitende nur 43 Minuten pro Tag abgelenkt, im Büro sind es 78 Minuten.
Das Einzelbüro des 20. Jahrhunderts ist wirtschaftlich nicht mehr sinnvoll. Wurden Büroflächen früher um ein Meer von Schreibtischen herum geplant, so liegt der Fokus im Future Workplace auf der Kollaboration von Teams und dem Teilen von Wissen. Ruhearbeit hingegen erledigen die Beschäftigten vermehrt von zu Hause aus.
Dabei behalten Bürogebäude voraussichtlich ihre zentrale Bedeutung für die berufliche Tätigkeit. Remote Work hat nicht dieselbe Unmittelbarkeit wie ein physisches Meeting. Virtuelle Teams eignen sich zwar gut, um vorhandenes Wissen zu nutzen und die Geschwindigkeit und Produktivität zu erhöhen; doch Kreativität und Innovation brauchen eher die unstrukturierte persönliche Begegnung.
Auch die Zahl der lokalen kommunalen Work Hubs wird voraussichtlich zunehmen. Sie bieten weitere Möglichkeiten für den Austausch unter Kolleg:innen oder anderen remote Arbeitenden.

Fachkräfte von morgen brauchen eine hohe Digitalkompetenz

Durch die intuitive Nutzung mobiler Geräte und moderner Anwendungen im Privatleben entwickeln Berufstätige auch im Arbeitsalltag immer höhere Ansprüche an digitalisierte Geschäftsprozesse.
Auch Künstliche Intelligenz (KI) spielt eine zunehmende Rolle am Future Workplace. Sie kann zum Beispiel Routineaufgaben automatisieren und Erkenntnisse aus Daten liefern. Daneben ist der Einsatz von Virtual Reality denkbar, um virtuelle Meetings lebensechter zu gestalten. Mithilfe von VR-Brillen können Meeting-Partner:innen zum Beispiel 3D-Objekte im virtuellen Raum von einem anderen Standort aus präsentieren und erklären, etwa das Modell eines neuen Motors.
Häufig sind die Nutzer:innen selbst treibende Kraft für neue Technologien am Arbeitsplatz. Gerade Young Professionals möchten ihre digitalen Erfahrungen ins Unternehmen einbringen.
Zu den Megatrends am Future Workplace gehört darüber hinaus die Individualisierung. Im Wettbewerb um gute Mitarbeiter:innen und Talente wird es immer wichtiger, deren Erwartungen an ihre Arbeitsumgebung zu erfüllen. Das bedeutet beispielsweise: eine intelligente IT-Struktur, die weiß, welche Apps bevorzugt genutzt oder welche Dokumente benötigt werden. Die eingesetzten Geräte und Software sollten die Präferenzen seitens der Mitarbeiter:innen berücksichtigen, soweit es im Rahmen des IT-Sicherheitskonzeptes möglich ist.

Ergonomie am Arbeitsplatz

Die Ansprüche an Gesundheit und Wohlergehen steigen verständlicherweise beim Einzelnen immer weiter. Unternehmen müssen daher für mehr Ergonomie am Arbeitsplatz sorgen, um Mitarbeiter:innen zu halten und qualifizierte Nachwuchstalente zu gewinnen. Das hat viele Vorteile: Eine bessere Ergonomie senkt den Krankenstand, verringert das Risiko von Arbeitsunfällen, spart Gesundheitskosten und erhöht die Produktivität.
Die moderne Ergonomie bezieht auch Komponenten wie Lärm, das Raumklima und den Einfluss von Farben auf den Menschen ein. In Zukunft werden wahrscheinlich mehr grüne Arbeitsumgebungen, Orte für Teambuilding und Ruhezonen entstehen. Höhenverstellbare Computerplätze, an denen Beschäftigte auch im Stehen arbeiten können, könnten sich am digitalen Arbeitsplatz der Zukunft weiter etablieren.
Konkrete Vorgaben zur Ergonomie sind in Deutschland in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) zu finden.
Das Foto zeigt einen Mann und einen Hund, die ein Notebook betrachten

Können wir durch intelligente Anwendungen besser zusammenarbeiten, egal wo wir sind?

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Workplace of the Future: Moderne Arbeitsplatzkonzepte im Überblick

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft vereint Interaktion, Information, Zusammenarbeit und Geschäftsprozesse auf benutzerfreundliche Weise an einem virtuellen Ort. Dies verändert die Art, wie wir zusammenarbeiten, grundlegend. Damit einher gehen die Abkehr von festen Büroarbeitsplätzen und der Trend zu Homeoffice, mobilem Arbeiten, Desk-Sharing und Co-Working-Spaces.

Der Digital Workplace

Wo früher durch dezentrale Ablagesysteme ein vergleichsweise schleppender Informations- und Wissensaustausch die Regel war, bietet Cloud-Technologie heute den zentralen Zugriff und die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam in Echtzeit digital zu bearbeiten.
Während bis vor etwa zehn Jahren die klassische Telefonkonferenz das am weitesten verbreitete Instrument für Zusammenarbeit war, treffen sich die Teams heute mithilfe von Online-Meeting-Software im IT-Workspace.
Collaboration-Tools warten mit einem optimierten Future-of-Workplace-Designauf. Sie unterstützen die Koordination und die Durchführung von ergebnisorientierter Teamarbeit – auch bei projekt- oder prozessbezogenen Aufgaben.
Zu den 2023 am meisten genutzten Collaboration-Tools gehören laut Gartner Microsoft Teams, Ring Central, Slack, Google Chat, Webex Suite und Workplace.

Dokumentenmanagementsysteme

Eine der ersten Digitalisierungsmaßnahmen für den IT-Arbeitsplatz von morgen ist die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems. Dies ermöglicht nicht nur die zentrale Ablage von Dokumenten, sondern auch das gemeinsame Bearbeiten, Teilen und Archivieren.

Intranet

Auch das Intranet wird weiterhin eine wichtige Rolle für das zentrale Informationsmanagement in Unternehmen spielen. Allerdings entwickeln sich die Intranetportale mit dem digitalen Arbeitsplatz von morgen weiter. Während es früher üblich war, auch Chat und Kollaboration in das Intranet einzubinden, ist das heute nicht mehr notwendig.
Diese Anwendungsfälle sind inzwischen so umfassend von Collaboration-Tools abgedeckt, dass der Weg in Zukunft eher umgekehrt verläuft: Das Intranet wird über Add-ins in Collaboration-Software integriert. Außerdem besteht die Möglichkeit, ein Collaboration-Tool wie zum Beispiel Microsoft Teams selbst als Intranet-Hub zu gestalten und zu nutzen.

Workplace-as-a-Service

Cloud-Services – auch als „as-a-Service“ bezeichnet, verbeiten sich zunehmend. Dadurch kann sich der Future Digital Workplace immer mehr zu einer Dienstleistung entwickeln, die ausgelagert wird. Für Unternehmen hat dies den Vorteil, dass Beschaffung, Installation, Wartung, Betrieb und Management zu einem überschaubaren monatlichen Festpreis verfügbar sind. Das optimiert die Kostenplanung und reduziert die Risiken.Workplace of the Future: Moderne Arbeitsplatzkonzepte im Überblick
Ein Flugplatz und verschiedene Flugzeuge aus der Vogelperspektive

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Trends & Beispiele, die Sie kennen sollten

Kurz zusammengefasst: Die drei wichtigsten Trends für den Future Workplace sind Flexibilität, Digitalisierung und Ergonomie. Parallel zur Entwicklung neuer Technologien ändern sich die Arbeitskultur und Arbeitskonzepte. Dies wiederum verlangt neue Infrastrukturen, etwa um die Belegschaft zu vernetzten, die Kollaboration zu fördern und Verbindungen ins Homeoffice oder zu Third Places zu schaffen. Die neuen Arbeitskonzepte leiten sich aus Good-Practice-Beispielen ab.
Hier sind drei Beispiele:
Drees & Sommer, Stuttgart: Bereits 2015 hat die Unternehmensberatung Drees und Sommer in Stuttgart einen Trend vorweggenommen, indem sie auf feste Schreibtische verzichtete. Der Grund: Das Unternehmen musste die Anzahl der Mitarbeiter:innen erhöhen. Die Herausforderung dabei: Die zur Verfügung stehende Fläche blieb mit 2.800 Quadratmetern gleich groß. Mithilfe des Fraunhofer Instituts wurde das Desksharing-Konzept etabliert, das gut funktionierte, weil nicht alle Beschäftigten regelmäßig an fünf Tagen in der Woche vor Ort arbeiteten. Digital unterstützt wird das Konzept durch ein Tool im Intranet, das intern anzeigt, auf welchem Platz welche:r Mitarbeiter:in gerade sitzt.
Byk-Chemie in Wesel: In Wesel wurde 2019 in einem ehemaligen Industriegebäude eine moderne Arbeitswelt für die BYK Altana Group geschaffen. Das Unternehmen ersetzte seine klassischen Zellenbüros durch den offenen Multispace. Telefonboxen und Konferenzräume sind dort gleichmäßig über die große Fläche verteilt. Die weiteren Arbeitszonen bestehen aus mobilen Boxen, die auf einer Rasterfläche ringsherum verschoben werden können.
Renault in Köln: In der Kölner Hauptverwaltung von Renault Deutschland entstand 2019 ein vielseitiges Multispace-Büro. Dank Desksharing nutzt der Automobilhersteller die verfügbaren Arbeitsflächen mit neuer Effizienz. Automatisierte Tools erfassen die Anzahl der täglich benötigten Schreibtische und passen die Flächen flexibel an den Bedarf an. Die Mitarbeiter:innen setzten sich dort hin, wo gerade ein freier Platz ist. Entsprechend der Strategie des Corporate-Büro-Designs weisen „Verkehrsschilder“ den Weg durch die neuen Arbeitswelten.
Junge Frau arbeitet zuhause am Tablet

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So gelingt die Umsetzung eines zeitgemäßen Arbeitsplatzes

Um die Potenziale nachhaltig zu nutzen und einen Mehrwert zu erzielen, sind skalierbare Konzepte und einheitliche Standards für Technologien und Prozesse erforderlich. Ziel sollte es sein, ein Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz, Produktivität, Sicherheit (zum Beispiel Datenschutz) und einer angenehmen Nutzererfahrung (User Experience) zu erreichen.

Unified-Workspace-Management für mehr Effizienz und Flexibilität

Längst wird der traditionelle Arbeitsplatz auf cloudbasierte Plattformen ausgelagert und erweitert sich nicht nur physisch, sondern auch funktionell. Dank Cloud und Enterprise Social Networks haben Mitarbeiter:innen mit jedem internetfähigem Gerät Zugriff auf alle Funktionen, Dokumente und digitalen Identitäten ihres Digital Workspace. Produktivitätslösungen wie Microsoft 365 Business ermöglichen dabei den nahtlosen Umstieg von Offline-Dateien, die per E-Mail hin und her wanderten, in echte Online-Zusammenarbeit.
Was hinter dem Begriff Unified Communications steckt, wie smarte Business-Kommunikation Ihre Position im Wettbewerb stärkt und auf was es im digitalen Geschäftsbetrieb sonst noch ankommt, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF-Whitepaper zum Thema UCC.

Virtuelle Kommunikation mit smarter Assistenz

An vielen Stellen ersetzen Videokonferenzen, und Messenger bereits das persönliche Gespräch. Auch Sprachassistenzen wie Siri und Google Now bergen enormes Potential für den IT-Arbeitsplatz. Die Assistenzen der Zukunft könnten umfangreiche Dokumente zusammenfassen, beim Mailing behilflich sein, Informationen für Meetings vorbereiten oder sogar den Flug buchen, wenn Sie eine Dienstreise im Online-Kalender vermerken. Hier ergeben sich zugleich neue Aufgaben für die IT-Abteilung, um sowohl den Schutz der Privatsphäre als auch die notwendige Flexibilität bei der Nutzung virtueller Dienste zu gewährleisten.

IT-Management und Standard-HR-Prozesse werden entscheidend vereinfacht

Durch die kontinuierliche Vernetzung aller Bereiche wird es künftig effizienter sein, ganzheitliche Lösungen des IT-Managements für möglichst viele Service-Disziplinen zu nutzen. So lässt sich beispielsweise auch das Tagesgeschäft in der Buchhaltung oder Personalabteilung effizienter gestalten, wenn die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen oder dem Onboarding neuer Mitarbeiter:innen automatisiert stattfindet.

Arbeitsplatz 4.0: IoT vernetzt den Digital Workspace insgesamt

Zudem lässt sich der Digital Workspace dank dem Internet der Dinge künftig stärker in die Gebäudetechnik integrieren, um Abläufe zu vereinfachen – Stichwort: Smart Buildings. Es bräuchte beispielsweise nur einen Kalendereintrag für ein Meeting – und die Haustechnik managt automatisch die Raumbuchung, passt das Raumklima gemäß der Wetterlage und der Zahl der Teilnehmer:innen an und bereitet die Videokonferenz vor, indem beispielsweise Beamer und Leinwand bereits ausgefahren bereit stehen.

Wearables als ergänzende Hardware

Nach Notebook, Tablet und Smartphone gewinnen auch Wearables am Digital Workspace an Bedeutung. Während Datenbrillen in der Fertigung schon heute Arbeitsschritte erleichtern, werden diese künftig auch in anderen Branchen und Unternehmensbereichen Einzug halten.
Am IT-Arbeitsplatz von morgen wird die Technik also immer stärker im Dienst der Nutzer:innen stehen. Ob mittelständischer Betrieb oder globaler Konzern: Letztendlich profitiert, wer die digitalen Trends ganzheitlich in seine Unternehmenskultur integriert. Die Modernisierung des Workspace sollte daher auf allen Firmenebenen und nicht nur für die IT-Abteilung auf der Agenda stehen.
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Ausblick Future Workspace: So arbeiten wir im Jahr 2030

Der Digital Workplace von morgen muss vor allem eins sein: angenehm. Der „War for Talents“ wird künftig so scharf geführt, dass Arbeitgeber:innen in den Büros ein Wohlfühl-Ambiente schaffen müssen, um gute Leute zu halten und noch bessere anzulocken – insbesondere, wenn deren gelegentliche oder dauerhafte Büropräsenz gewünscht ist.
Der Future Workplace in Deutschland verfügt 2030 voraussichtlich kaum noch über fest zugewiesene Arbeitsplätze. Diese Entwicklung entspricht auch den Ergebnissen der Studie „Fast Forward 2030“ des führenden Immobiliendienstleister CBRE und Genesis aus dem Jahr 2014, für die 220 Expert:innen, Führungskräfte und junge Fachkräfte in elf Städten in Asien, Europa und Nordamerika ausführlich befragt wurden. Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der Studie ist, dass aufgereihte Einzelschreibtische in Großraumbüros ihren Nutzen verlieren, weil sie heutigen Anforderungen an Zusammenarbeit nicht mehr entsprechen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Das Wichtigste zum Arbeitsplatz der Zukunft in Kürze

  • Der Arbeitsplatz der Zukunft ist geprägt durch Flexibilität, hybride Arbeit, Kollaboration, Kommunikation und optimale Vernetzung.
  • Das Homeoffice gehört je nach Branche zum Standard und ist keine genehmigungspflichtige Ausnahme mehr.
  • Der feste Büroschreibtisch weicht Desksharing und flexiblen Arbeitsformen in offenen Bürolandschaften.
  • Buchungs-Apps und Smart-Building-Komponenten unterstützen die bedarfsgerechte Nutzung der Büroflächen.
  • Büromöbel werden ergonomischer und setzen zum Teil die Brand Identity in Szene, Meeting Spaces werden einladender und teils deutlich größer.
  • Im Bereich der Gewerbeimmobilien kündigt sich eine weitere Flächenverdichtung an.
  • Alternativ zum Homeoffice könnten sich auch lokale, kommunale Work-Hubs weiter ausbreiten.
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