Eine Hand hält ein Smartphone über ein Notebook. Auf dem Display des Smartphones ist der Startbildschirm der Teamwire-App zu sehen
Unified Communication

Teamwire: Die DSGVO-konforme Messenger-Alternative

Viele Unternehmen und Behörden setzen in der betriebsinternen Kommunikation auf Messenger-Dienste. Doch im Privatbereich beliebte Anwendungen wie WhatsApp und der Facebook Messenger erfüllen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht. Mit Teamwire bietet der Münchner Softwareanbieter grouptime GmbH eine sichere Alternative zu den gängigen Systemen.

Was für den privaten Austausch gilt, erwarten Mitarbeiter:innen auch in der unternehmensinternen Kommunikation: Schnelle, unkomplizierte Nachrichten zur Kommunikation und Koordination. Ein passender Messenger-Dienst kann zu diesem Zweck in der Teamarbeit vieles vereinfachen. Anstatt Dutzender E-Mails reichen oft wenige Nachrichten, um das Wichtigste zu klären. 

Im Unternehmensumfeld gelten allerdings besondere Anforderungen. Darauf hat sich Teamwire im Gegensatz zu vielen anderen Messengern spezialisiert. Wir zeigen Ihnen, was das Programm aus Deutschland von den gängigen Alternativen unterscheidet und worauf Sie bei der Integration achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

Teamwire: Die WhatsApp- und Slack-Alternative für Behörden und Unternehmen

In Zeiten hybrider und flexibler Arbeitsmodelle verbreiten die Mitarbeiter:innen in Unternehmen viele Informationen inzwischen über Messenger-Applikationen : Absprachen in einem Team, An- und Abwesenheiten, Verspätungen auf dem Weg zur Arbeit sowie Bild- und Videomaterial zur Weiterverarbeitung oder für eine schnelle Abstimmung.
Längst also haben Messenger im Arbeitsalltag von Unternehmen und Behörden Einzug gehalten. Doch für den Einsatz gelten dort besonders strenge Anforderungen: Nicht nur in besonders sensiblen Bereichen wie bei der Polizei, im Gesundheitswesen und ähnlichem – sondern immer dann, wenn mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten gearbeitet wird, ist aufgrund der DSGVO Vorsicht und große Sorgfalt geboten.
Sofern dies in Ihrer Organisation der Fall ist, müssen Alternativen her. Dabei stehen Sicherheit und Datenschutz als Kernanforderung im Mittelpunkt. Eine dieser Alternativen heißt Teamwire und ist als Secure Enterprise Messaging direkt bei Vodafone erhältlich.
Der Messenger aus Deutschland unterscheidet sich optisch auf den ersten Blick kaum von beliebten Apps wie WhatsApp und Slack. Die Benutzeroberfläche bietet eine Suchfunktion sowie ein Icon zum Aktualisieren der Chatverläufe . Per Klick auf das Plus-Icon können Sie eine neue Nachricht an bereits bestehende Kontakte versenden. Auch die Auswahlmöglichkeiten „Chats“, „Gruppen“ und „Profil“ dürften Ihnen von anderen Chat-Anwendungen bekannt vorkommen.
Eine junge Frau hält ein Tablet in der linken Hand und blickt darauf. Mit dem Zeigefinger der rechten Hand tippt sie auf den Bildschirm des Tablets.
Den Business-Messenger Teamwire können Sie auch auf dem Smartphone und dem Tablet verwenden.
Was die Palette an unterschiedlichen Kommunikationswegen und Features angeht, steht die deutsche Alternative ihren US-amerikanischen Konkurrenten in nichts nach. Konkret bietet Ihnen Teamwire folgende Möglichkeiten:
  • Einzelkommunikation: Chatten Sie mit einzelnen Arbeits- oder Teamkolleg:innen, ohne dass andere die Inhalte des Gesprächs mitbekommen.
  • Gruppenkommunikation: Bilden Sie als Administrator:in der Lösung beliebige organisationsinterne Gruppen. Hier tauschen sich nur diejenigen Personen über Themen aus, die ein bestimmtes Team oder eine Organisationseinheit betreffen.
  • Private Teamkanäle: Benutzer:innen können selbst Gruppen anlegen und weitere Personen einladen. So entstehen Untergruppen, die dem informellen Austausch dienen können.
  • Video- und Sprachnachrichten: Chatten Sie nicht nur mit Textnachrichten, sondern verwenden Sie auch Videoclips, die bestimmte Sachverhalte besser darlegen, als es ein Bild oder das geschriebene Wort könnte. Mit Sprachnachrichten wiederum lassen sich umfangreiche Tastatureingaben sparen.
  • Dateiversand: Teamwire bietet die Möglichkeit, beinahe beliebige Mediendateien mit Einzelpersonen oder einer Gruppe zu teilen. Das können beispielsweise ein Foto vom Einsatzort, eine Schadensbild-Dokumentation oder eine wichtige Akte in PDF-Form sein.
  • Integration: Sparen Sie in der Administration Zeit durch die Einbindung von LDAP- beziehungsweise Active-Directory-Daten. Außerdem bietet die optionale Integration in Ihr Enterprise Mobility Management (EMM) die Möglichkeit, zeitnah Roll-Outs auf allen Geräten bereitzustellen.
  • Multithreading: Damit die Kommunikation nicht allzu schnell unübersichtlich wird, können Sie Themen „auslagern” und so mehrere Themen im selben Gruppenchat gleichzeitig abhandeln.
  • Persönliche Notizen: Schreiben Sie unterwegs auf, was wichtig ist. Nutzen Sie die Informationen später für sich selbst oder teilen Sie sie in einem Ihrer Gruppenchats.
  • Lesebestätigung: Erhalten Sie eine Bestätigung, wenn Ihr Gegenüber eine bestimmte Nachricht gelesen hat und erfahren Sie, ob die Nachricht überhaupt auf dessen Gerät angekommen ist.
  • Alarmierungs- und Notruffunktion: Für besonders kritische Situationen bietet Teamwire die Möglichkeit, Alarme mit besonderen Benachrichtigungen auszulösen. Außerdem können Sie auch dann Notrufe absetzen, wenn Sie nicht (mehr) in der Lage sind, normale Eingaben in Teamwire zu tätigen.
Geschäftsmann arbeitet im Auto

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Installation vor Ort oder in der Cloud

Teamwire ist sowohl für mobile Endgeräte als auch für Desktop-Rechner erhältlich. Außerdem haben Sie als Betreiber einer solchen Lösung im Gegensatz zu fast allen Messenger-Alternativen die explizite Wahl, wo die Daten gespeichert werden:
  • Als Public-Cloud-Lösung: Die Daten werden auf Teamwire-Servern gespeichert. Der Anbieter kümmert sich somit um die Bereitstellung von genügend Serverkapazitäten und einer leistungsfähigen Internetanbindung. Verschiedene Anwender:innen und Teams teilen sich hierbei technisch gesehen meist einen ganzen Verbund an Cloud-Servern (Public Cloud).
  • Als Private-Cloud-Lösung: Für das entsprechende Team existiert ein eigener Cloud-Verbund. Diese sogenannte Private Cloud ist technisch von anderen Kund:innen und der Public Cloud getrennt und kann separat vom Unternehmen verwaltet werden.
  • Als On-Premises-Lösung: Hier stehen die Teamwire-Server direkt beim Unternehmen, das den Messenger einsetzt. Hierbei entstehen möglicherweise höhere Wartungs- und Betriebskosten als bei den Cloud-Alternativen – zudem fallen weitere Aufwendungen für die Hardware und deren regelmäßige Erneuerung an.
Besonders interessant ist, dass Teamwire über eine Programmierschnittstelle (API) verfügt, mit der sich das gesamte IT-Ökosystem eines Unternehmens mit dem Messenger verknüpfen lässt. Mithilfe von Bots können Prozesse automatisiert und Arbeitsabläufe beschleunigt werden, was sich laut Anbieter langfristig auf die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter niederschlagen soll. Teamwire selbst beziffert den möglichen Anstieg dieser Faktoren auf 15 bis 25 Prozent.
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Best Practice: Polizei und Rettungskräfte sind mit Teamwire unterwegs

Teamwire setzt einen Schwerpunkt auf Datenschutz und größtmögliche Sicherheit bei maximalem Bedienkomfort. Die Messenger-App qualifiziert sich damit besonders für die interne Kommunikation von sicherheitssensitiven Institutionen und Unternehmen. Die im Jahr 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spielt eine gewichtige Rolle bei der gestiegenen Popularität von Teamwire. Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an die Themen Datensicherheit, Serverstandorte und Löschbarkeit von Informationen. In der Folge verboten viele deutsche Unternehmen die Nutzung von WhatsApp für die dienstliche Kommunikation.
Anders sieht die Lage bei Teamwire aus, dessen größter Vorteil in der strikten Berücksichtigung des Datenschutzes liegt: Sämtliche Nachrichten werden verschlüsselt übertragen, persönliche Informationen anonymisiert, Adressbücher nicht gespeichert. Weil darüber hinaus sämtliche Daten über deutsche, vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierte Server laufen, gilt Teamwire zumindest nach eigenen Angaben als DSVGO-konformer Messenger.
Von diesem Paket ließ sich zunächst die bayerische Polizei überzeugen, die ihre Beamt:innen als Unterstützung zum primären Digitalfunk seit 2017 ergänzend mit einem Smartphone samt Teamwire-Messenger ausstattet. Mittlerweile ist Teamwire nach Unternehmensangaben bei rund 120.000 Polizist:innen in acht Bundesländern im Einsatz. Auch für andere "Blaulichtorganisationen" sowie für Kliniken und Krankenhäuser bietet Teamwire maßgeschneiderte Lösungen mit zertifizierter Datenspeicherung an.
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Das sollten Sie bei Ihrer Messenger-Entscheidung beachten

Wenige Chats statt mehrerer E-Mails: Die Verlagerung weg von der Mail- hin zur Messenger-Kommunikation ergibt auf vielen Ebenen Sinn. Sie erleichtert nicht nur die teaminterne Kommunikation, sondern sorgt im Idealfall sogar für eine Steigerung von Produktivität und Motivation, unter anderem da die eingegebenen Nachrichten meist deutlich kürzer ausfallen als eine E-Mail.
Bei der Wahl der passenden Anwendung stellt der Schutz personenbezogener Informationen selbstverständlich den wichtigsten, allerdings nicht den einzigen Faktor dar. Ebenfalls in Ihre Entscheidung einfließen sollte nämlich auch die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft mit dem Dienst.
Die Anwendung sollte nicht nur eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche bieten, sondern auch alle wichtigen Anwendungsfälle ihres Unternehmens abdecken. Darunter fällt neben der Möglichkeit, den Messenger sowohl auf mobilen Endgeräten als auch am Desktop nutzen zu können, beispielsweise auch die Alternative, einen Gruppenchat für mehr als 50 Mitglieder zu erstellen.
Nicht zuletzt muss der Dienst eine solide Echtzeitkommunikation gewährleisten, die die Grundvoraussetzung für sämtliche zeitkritischen Anwendungen darstellt. Der Messenger sollte im Idealfall also in der Lage sein, derartige Informationen ohne Verzögerung bereitstellen, um ausgewählte Personen direkt über den Stand der Dinge informieren zu können.
Teamwire erfüllt die genannten Voraussetzungen tatsächlich in Gänze. Ein weiterer interessanter Business-Messenger mit DSGVO-Konformität ist übrigens Stashcat.

Das Wichtigste zu Teamwire in Kürze

  • Der Messenger-Dienst Teamwire stellt für die interne Kommunikation eine sichere Alternative dar, die auf der bewährten Benutzerführung aus dem Consumer-Segment basiert.
  • Größter Pluspunkt der Anwendung ist die nach Herstellerangaben vollständige Konformität mit der seit 2018 verpflichtenden Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).
  • Mithilfe der integrierten API-Funktion können Sie Teamwire mit dem IT-Ökosystem Ihres Unternehmens verknüpfen.
  • Entscheidend für die Wahl des passenden Messengers für den Unternehmenseinsatz sollten neben der Bedienfreundlichkeit auch die Voraussetzung einer soliden Echtzeit-Kommunikation für IoT-Anwendungen sein.
  • Teamwire ist direkt bei Vodafone als Secure Enterprise Messaging-Lösung erhältlich.
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WhatsApp Business: So verbinden Sie sich optimal mit Ihren Kunden

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