Slack ist einfach zu bedienen und funktioniert auf nahezu allen Kommunikationsgeräten.
Unified Communication

Was ist Slack und was kann die Business-Kommunikationsplattform?

In immer mehr Unternehmen erfolgt Kommunikation außer mit dem Telefon mittlerweile über sogenannte „Enterprise Social Networks“. Das Programm Slack gehört in diesem Bereich mittlerweile zu den beliebtesten Lösungen. Was Slack ist, wie es funktioniert und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, lesen Sie in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Slack?

Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst, ähnlich wie WhatsApp. Ein wesentlicher Unterschied ist jedoch, dass Benutzer:innen sich nicht mit ihrer Mobilfunknummer identifizieren, sondern via Registrierung auf der Slack-Webseite. Der Name Slack ist eine Abkürzung und steht für „Searchable Log of All Conversation and Knowledge“ (übersetzt: „Durchsuchbares Protokoll aller Gespräche und Wissensstände“).
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Unified Communications: Die Vorteile

Mit UCC bündeln Sie alle relevanten Kommunikationsdienste und Medien in einer zentralen Plattform. Sprachtelefonie über Fest- oder Mobilnetz, Videokonferenzen, E-Mails oder Chats – Unified Communications-Lösungen machen es möglich.

  • Effizientere Kommunikation
  • Maximale Flexibilität
  • Einfache Verwaltung

Für wen ist die Nutzung von Slack sinnvoll?

Die wesentliche Zielgruppe von Slack sind Unternehmen beziehungsweise Kleingruppen. Das System eignet sich vor allem in Situationen, in denen Team-interne Kommunikation binnen weniger Minuten erfolgen muss. Wenn Ihr Unternehmen etwa Office-Arbeit über mehrere Standorte hinweg betreibt, bietet Slack Ihnen viele Vorteile.
Das Tool ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, dass Teams innerhalb Ihres Unternehmens nicht im selben Raum sitzen müssen und trotzdem schnell Informationen austauschen können. Und selbst wenn viele Ihrer Mitarbeiter:innen im Homeoffice sitzen, können sie in Echtzeit mit anderen Teammitgliedern kommunizieren und Daten verschicken.
Ein großer Vorteil von Slack liegt darüber hinaus in seiner Skalierbarkeit: Wenn sich Ihre Teams vergrößern oder verkleinern, können Sie Slack-Gruppen sehr schnell und unkompliziert um die neuen Mitglieder:innen erweiteren. Besonders projektorientierte Unternehmen können daher von Slack profitieren.

Wie richte ich Slack ein?

Zuerst melden Sie sich auf der Website von Slack an. Als Team-Administrator:in erhalten Sie Zugriff auf alle verfügbaren Einstellungen. Nach Ihrer Anmeldung können Sie Ihre Mitarbeiter:innen auffordern, sich bei Slack anzumelden. Dies geschieht nach der Eingabe Ihrer individuellen Slack-Firmendomain. Am besten wählen alle Beteiligten ihre Echtnamen aus, die dann in den Channel- oder Direktnachrichten angezeigt werden.
Als Administrator:in sollten Sie im nächsten Schritt festlegen, wer aus ihrem Team Mitglied in welchem Channel wird. Mithilfe der sogenannten @channel-Nachrichten können die jeweils autorisierten Mitglieder:innen Textnachrichten in den Channel schreiben. Alle Mitglieder:innen des jeweiligen Channels bekommen dann eine Benachrichtigung und können diese Nachricht lesen.
Bei großen oder gar öffentlichen Channels können Sie festlegen, dass nur ausgewählte Nutzer:innen diese @channel-Nachrichten schreiben können. Ansonsten kann es unter Umständen schnell recht unübersichtlich innerhalb der Channel-Chatfenster werden.
Um innerhalb Ihres Firmen-Slack-Channels einem eventuellen „Wildwuchs“ an Kleingruppen vorzubeugen, sollten Sie die Möglichkeit für die Nutzer:innen zuvor einschränken, eigene Kanäle zu gründen. Nach Abschluss dieser Einrichtungen können Sie Ihre Teams zu Slack einladen.
Dies kann in Form individueller oder einer Masseneinladung geschehen. Die Eingeladenen erhalten dann eine E-Mail mit einer Einladung beziehungsweise eine Nachricht in Slack, dass sie zu einem bestimmten Channel eingeladen sind.
Wenn Sie Slack zunächst nur testen wollen, können Sie das Tool auf einem Desktop-Computer über den Browser betreiben. Um Slack jedoch vollumfänglich mit Zugriff auf die nützlichen Channel-Funktionen nutzen zu können, sollten Sie die Slack-App für Windows, MacOS, Android oder iOS installieren.
Sie erhalten nun den vollen Zugriff auf alle Features von Slack und können zum Beispiel von unterwegs an Gesprächen Ihrer Teams teilnehmen oder Daten empfangen und versenden. Die jeweiligen Chat-Verläufe werden dann auf allen Ihren Geräten synchronisiert, auf denen Sie die Slack-App installiert haben.
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Vorteile von Slack

Nutzung per Browser, Client oder App möglich

Aber was unterscheidet Slack darüber hinaus von mobilen und meist im privaten Bereich genutzten Messenger-Diensten? Grundliegende Funktionen ähneln tatsächlich WhatsApp oder Telegram. Wie die genannten Dienste funktioniert Slack als ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst.
Sie können Slack in Ihrem Web-Browser nutzen. Wirklich komfortabel ist die Bedienung des Messengers wie oben erwähnt jedoch über die Slack-App. Den Client gibt es für Android, iOS, Linux, MacOS und Windows.

Intuitive Bedienung und Suchfunktion über alle Chats

Mit Slack können Nutzer:innen ihre Unterhaltungen in Channels organisieren, mit externen Partner:innen chatten, Dateien versenden und sich selbst Memos erstellen.
Wie bei WhatsApp stehen neben der Chatfunktion auch Einzel- und Gruppen-Telefonate und Videokonferenzen zur Verfügung. Die großen Vorteile von Slack sind die einfache, intuitive Bedienung und die umfassende Suchfunktion über alle Chats und Gruppenchats hinweg.
Laut einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey verbringen Arbeitnehmer:innen rund 20 Prozent des Arbeitstages mit der Suche nach Informationen. Mit Slack lässt sich hier Zeit einsparen und diese effektiver nutzen.

Ordnung durch strukturierte Channels und Direktnachrichten

Theoretisch alle Mitarbeiter:innen können beliebige Channels einrichten. Dazu gibt es geschlossene Channels, zu denen neue Teilnehmer:innen nur eingeladen werden können und offene Channels, denen jede:r selbst beitreten kann.
Sie können Channels erstellen für
  • einzelne Projekte
  • für Teams
  • für bestimmte Personen
  • für Partner, Kunden oder Dienstleister
Neben den Channels bietet Slack auch sogenannte Direktnachrichten an, die niemand außerhalb des Gesprächskreises einsehen kann. Diese Direktnachrichten-Chats sind nicht auf eine Person beschränkt. Der beim Erstellen des Chats festgelegte Personenkreis kann aber im Nachgang nicht erweitert werden, ohne eine neue Gesprächsrunde zu eröffnen. Alternativ besteht die Möglichkeit, aus einer vorhandenen Gesprächsrunde heraus einen Channel zu erstellen.
Gerade die gelungene Kombination aus Channels und Direktnachrichten sorgt für mehr Struktur in der Kommunikation eines Unternehmens – ein nicht zu unterschätzender Vorteil gegenüber E-Mail-Gruppen. So können Slack und andere sogenannte Enterprise-Social-Networks-Tools (ESN-Tools) das E-Mail-Aufkommen drastisch reduzieren.
Laut der oben genannten McKinsey-Studie sparen ESN-Tools wie Slack rund ein Viertel aller internen Meetings ein, da die Teilnehmer:innen via Gruppenchat informiert werden und aktuell diskutieren können. So bietet Slack auch das Teilen von Dokumenten oder Videokonferenzen mit Bildschirmteilen-Funktion an. Jedes Teammitglied ist damit immer auf dem aktuellen Stand.

Mit einem Klick Kunden in die Kommunikation einbinden

Slack ermöglicht es seinen Benutzer:innen auch, externe Personen in einzelne Chat-Kanäle einzuladen. So eignet sich Slack auch für die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und/oder freien Mitarbeiter:innen, die nicht zum Unternehmen gehören.
Darüber hinaus können Sie mehrere sogenannte Workspaces aus verschiedenen Unternehmen in Slack zusammenführen und haben so Ihre gesamte Kommunikation immer im Blick. Die Workspaces bestehen wiederum aus den verschiedenen Kanälen (Channels), in denen Ihre Teams miteinander oder mit externen Personen kommunizieren. Sie können wichtige Inhalte außerdem in den Chats markieren und pinnen.

Nachteile von Slack

Kollaboratives Arbeiten nur über Apps möglich

Bei allem praktischen Nutzen für die Team-Kommunikation:
Für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist Slack nur bedingt geeignet. Hierzu können Sie aber Apps in Slack einbinden, beispielsweise für Dropbox oder Google Drive.
Allerdings fehlen bei Slack wichtige Verwaltungswerkzeuge wie Versionierung oder Rechteverwaltung. Hier liegt gleichzeitig eine Stärke von Slack: Jede:r kann die eigenen Chaträume erstellen, bearbeiten und gegebenenfalls löschen. Dies setzt entsprechende Berechtigungen seitens der Slack-Administrat:ion voraus.

Datenspeicherung nicht nur in der EU

Slack hält sich nach eigenen Angaben beim Umgang mit Ihren Daten an die Regeln der in der Europäischen Union geltenden Datenschutzbestimmungen. Unter anderem speichert Slack Daten in Rechenzentren auf dem Gebiet der EU. Allerdings sagt das Unternehmen auch, dass nicht alle Daten zu 100 Prozent in EU-Standpunkten verarbeitet werden. So hostet Slack die Daten laut eigenen Angaben „mit Amazon Web Services“. Der Standard-Standort sei AWS in den USA. Daten, die somit bei Slack zur Kategorie „Sonstige Daten“ gezählt werden, können (und werden vermutlich) daher auch in den USA gespeichert sein. Dazu gehören beispielsweise Slack-Mitgliederprofile oder Informationen zu Mitgliedschaften in Workspaces und Channels.

Wie viel kostet die Nutzung von Slack?

Slack bietet Ihnen verschiedene Abo-Modelle, die je nach gebuchter Option unterschiedliche Kosten verursachen. Slack bezeichnet seine Abo-Modelle als „Pläne“. Der „kleinste“ Nutzungsplan für Slack ist die kostenlose Option, die jedoch nur den Rückgriff auf Chatverläufe der vergangenen 90 Tage erlaubt.
Der „Pro“-Plan erlaubt Ihnen den Zugriff auf alle bisher erfolgten Dialoge. Dazu gibt es mit dem Pro-Plan Audio- und Videounterhaltungen mit Bildschirmfreigabe für bis zu 50 Teilnehmer:innen. Dieses Abo-Modell ermöglicht Ihnen darüber hinaus unter anderem das Einladen von Gästen in die internen Dialoge Ihres Unternehmens sowie eine Verknüpfung mit anderen Tools und Apps.
Der „Business+“-Plan ermöglicht Ihnen laut Hersteller die Einhaltung von Compliance-Anforderungen dank Datenexport für sämtliche Nachrichten. Darüber hinaus steht Ihrem Unternehmen ein 24-Stunden-Service zur Verfügung. Der Hersteller garantiert Antworten vom Slack-Supportteam auf Anfragen binnen weniger Stunden.
Der „Enterprise-Grid“-Plan von Slack richtet sich vor allem an sehr große Unternehmen und bietet unter anderem eine Zusammenarbeit und Koordination mit Unterstützung für bis zu 500.000 Nutzer:innen. Um diese hohe Anzahl von Nutzer:innen angemessen „managen“ zu können, bietet die „Enterprise-Grid“-Option Ihrem Unternehmen ein sogenanntes Enterprise-Key-Management-Ad-on, mit dem Sie flexibel Accounts verwalten können.

Was ist Slack-Huddle?

Ein Slack-Huddle ist eine virtuelle Zusammenkunft, die innerhalb von Slack abgehalten wird. Die Teilnehmer:innen können sich dabei über Anliegen und Probleme austauschen und Lösungen diskutieren. Ein Slack-Huddle ist unterm Strich ein Video-Call, an dem mehrere Personen teilnehmen können.
Für jeden Huddle können die Nutzer:innen ein:e Moderator:in festlegen. Diese Person leitet zum Beispiel die Diskussion und kann somit sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen besprochen werden. Dies ist eine effektive Möglichkeit für Teams, zusammenzuarbeiten und schnell Entscheidungen zu treffen.

Was ist ein Slack-Bot?

Ein Slack-Bot ist ein Chatbot
auf Basis von künstlicher Intelligenz, der unter festgelegten Bedingungen bestimmte Nachrichten an Channels, Gruppen oder einzelne Nutzer:innen in Ihrem Slack-Netzwerk schickt.
Sie können einen Slack-Bot beispielsweise in einem Channel gestellte Fragen auf festgelegte Keywords hin durchsuchen lassen. Stellt ein:e Nutzer:in etwa die Frage nach einem bestimmten Passwort, kann der Slack-Bot automatisch eine Antwort in den Channel oder als Direktnachricht an den oder die fragende:n Nutzer:in schicken.
Sie können den Slack-Bot auch als automatisiertes Erinnerungs-Tool agieren lassen: Wenn Ihre Teams mit wiederkehrenden Ereignissen (zum Beispiel Deadlines oder Abrechnungszeiträume) konfrontiert sind, sendet der Slack-Bot an zuvor festgelegten Tagen oder Uhrzeiten eine individuelle Erinnerungsnachricht an bestimmte Channels.
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Wie lösche ich einen Slack-Channel?

Sie können einen Channel löschen, indem Sie auf die „Channels“-Option klicken und dann auf den gewünschten Channel. Anschließend können Sie auf „Delete this channel“ (Übersetzt: Diesen Kanal löschen) klicken. Beachten Sie, dass diese Aktion den Channel und alle Konversationen und Dateien löscht, die mit ihm verbunden sind.
Achtung: Das Löschen eines Channels ist dauerhaft. Es ist keine Wiederherstellung möglich, sofern Sie nicht eine Backup-Kopie der Daten gespeichert haben. Es ist daher ratsam, vor dem Löschen aller Daten sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen verlieren.
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Überblick der wichtigsten Slack-Slash-Befehle

Slack bietet die Möglichkeit, mithilfe von Slash-Kurzbefehlen Änderungen an Channels zu veranlassen oder Personen, Dateien oder Listen suchen zu können. Die wichtigsten Slash-Befehle lauten:
/archivieren: Sie archivieren den aktuellen Channel.
/anruf: Mit diesem Befehl starten Sie einen Anruf.
/ausblenden: Dieser Befehl bewirkt, dass Sie alle Bilder und Videos im aktuellen Channel ausblenden, die in Ihrem Fenster zu sehen sind. Um die Bilder wieder erscheinen zu lassen, tippen Sie /erweitern.
/dm [@PersonIhrerWahl]: Sie senden eine Direktnachricht (DM) an die in der Klammer genannte Person.
/ @jemanden einladen [#der zutreffende Channel-Name]: Ein Mitglied in einen Channel einladen
/verlassen: Sie verlassen den aktuellen Channel
/dn [#der zutreffende Channel-Name]: Sie senden eine Nachricht an einen Channel.
/erinnere mich [@Personenname oder #Channel-Name] an [was] [wen]: Sie legen eine bestimmte Erinnerung für ein Mitglied oder einen Channel fest.
/entfernen (oder /verabschieden) @Person: Sie entfernen die genannte Person aus dem aktuellen Channel.
[Neuer Channel-Name] /umbenennen: Mit diesem Befehl benennen Sie Channels um.
/Thema [text]: Sie legen das Channel-Thema fest.

Das Wichtigste über Slack in Kürze

  • Slack ist ein internetbasierter Instant-Messaging-Dienst ähnlich wie WhatsApp.
  • Das Tool ermöglicht räumlich verteilten Teams den schnellen Austausch von Informationen.
  • Am einfachsten ist die Bedienung des Messengers über die Slack-App.
  • Sie können Slack in verschiedenen Abo-Optionen buchen, die sich unter anderem nach der Größe Ihres Unternehmens richten.
  • Mithilfe des Slack-Bots können Sie automatisierte Antworten programmieren.
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