Question 1

Was ist Compliance Recording?

Accepted Answer

Mit Compliance Recording dokumentieren Sie geschäftliche Kommunikation zentral in einer Lösung. Sie zeichnen Anrufe, SMS und andere Nachrichten automatisch auf. So behalten Sie wichtige Interaktion mit Kund:innen im Blick. Und erfüllen gesetzliche Vorgaben – z.B. die 2. Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente, kurz MiFID II. Im Unterschied zur reinen Anrufaufzeichnung erfassen Sie mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig. Sie sammeln alle Aufzeichnungen an einem Ort. So finden Sie Vorgänge schnell wieder, wenn Sie sie brauchen. Das vereinfacht Audits, interne Kontrollen und Compliance-Prüfungen.

Question 2

Warum ist eine gesetzeskonforme Anrufaufzeichnung wichtig?

Accepted Answer

Viele Unternehmen müssen ihre geschäftliche Kommunikation dokumentieren. Das gilt besonders für Finanzdienstleister, Banken und andere hochregulierte Branchen. Vorgaben wie MiFID II stellen dabei hohe Anforderungen an die Nachweisbarkeit von Gesprächen und Nachrichten.Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, kurz BaFin, überwacht die Einhaltung dieser Vorgaben. Unternehmen müssen bei der BaFin nachweisen können, dass sie relevante Kommunikation ordnungsgemäß dokumentieren – z.B. bei Wertpapierdienstleistungen und Finanzinstrumenten.

Question 3

Warum brauche ich eine professionelle Compliance Recording-Lösung?

Accepted Answer

Für die Anrufaufzeichnung gibt es verschiedene Tools. Diese reichen fürs Compliance Recording aber nicht aus. Das liegt daran, dass die geschäftliche Kommunikation mehr umfasst als nur Anrufe. Und dass Aufzeichnungen DSGVO- und Compliance-konform aufbewahrt werden müssen.Kund:innen erreichen Unternehmen heute über verschiedene Kanäle. Dazu gehören Telefonie, SMS und Messaging-Dienste. Dadurch steigt der Aufwand für die Dokumentation. Und das Risiko, wichtige Infos nicht vollständig zu erfassen.Mit einer zentralen Recording-Lösung behalten Sie den Überblick über Ihre Kommunikation. Sie dokumentieren und archivieren relevante Interaktionen – automatisiert, kanalübergreifend und streng reguliert. So reduzieren Lösungen wie Vodafone Business Recording Compliance-Risiken.

Question 4

Worin liegt der Unterschied zwischen MultiLine Recording  und Native Recording?

Accepted Answer

MultiLine Recording ist unsere App-basierte Recording-Lösung – unabhängig vom Mobilfunkanbieter. Sie installieren die MultiLine-App auf Ihrem Smartphone. Und hinterlegen Ihre neue virtuelle Business-Nummer. Eine Portierung ist ebenfalls möglich. Aufzeichnungspflichtige Gespräche und Nachrichten werden automatisch aufgenommen und reguliert gespeichert. Sie nutzen Ihr Smartphone beruflich und privat? Auf Ihrem Dual-SIM-Gerät dokumentieren Sie mit MultiLine Recording nur relevante geschäftliche Kommunikation zu Compliance-Zwecken. Auf Ihre private Nummer erhält MultiLine Recording keinen Zugriff. Ihre private Kommunikation wird sauber getrennt und nicht dokumentiert.Native Recording ist unsere netzbasierte Recording-Lösung. Die Aufzeichnung erfolgt direkt im Mobilfunknetz. Eine zusätzliche App ist nicht erforderlich. Sie buchen die Funktion zu Ihrem Business-Tarif dazu. Sobald Native Recording aktiviert ist, werden Anrufe, Voicemails und SMS im Hintergrund aufgezeichnet und direkt ins Archiv weitergeleitet. Dort wird die Dokumentation zentral gespeichert. So sind alle Gespräche für Compliance-Zwecke archiviert. Für Ihre Mitarbeitenden ändert sich nichts: Sie kommunizieren wie gewohnt.

Question 5

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die Aufzeichnung von Anrufen und Nachrichten?

Accepted Answer

Die Anforderungen hängen von Branche und Anwendungsfall ab. Für Finanzdienstleister gelten unter anderem Vorgaben aus MiFID II und dem Wertpapierhandelsgesetz, kurz WpHG. Die Pflicht zur Dokumentation betrifft vor allem die Kommunikation bei Wertpapierdienstleistungen und Finanzinstrumenten. Die Vorgaben aus MiFID II und Co. sollen die Transparenz erhöhen und Anlegende besser schützen.Zusätzlich gelten Datenschutzvorgaben aus der DSGVO. Auch hier ist es wichtig für Unternehmen, den Umgang mit aufgezeichneten Daten, Speicherfristen und Zugriffsrechten zu regeln.

Question 6

Welche Kommunikationskanäle müssen Unternehmen dokumentieren?

Accepted Answer

Das hängt von den regulatorischen Anforderungen ab. Neben Telefongesprächen kann das auch SMS, E-Mails, Messaging-Dienste oder Collaboration-Plattformen betreffen.Viele Unternehmen setzen deshalb auf kanalübergreifende Lösungen, um ihre Kommunikation zentral zu dokumentieren und nachvollziehbar zu speichern.

Question 7

Für welche Branchen ist Compliance Recording verpflichtend oder besonders relevant?

Accepted Answer

Besonders relevant ist Compliance Recording für Banken, Kreditinstitute, Wertpapierfirmen, Anlageberatungen, Vermögensverwaltungen und weitere regulierte Dienstleistungen. Auch Versicherungsunternehmen können von erweiterten Dokumentations- und Nachweispflichten betroffen sein.Viele Unternehmen nutzen Compliance Recording auch freiwillig, um Risiken zu reduzieren und Kommunikationsprozesse besser nachvollziehen zu können.

Question 8

Wann brauche ich eine Einwilligung für die Gesprächsaufzeichnung?

Accepted Answer

Das hängt vom Anwendungsfall und den rechtlichen Vorgaben ab. Prüfen Sie am besten, welche Informations- und Dokumentationspflichten für Sie gelten. Und wählen Sie dann die passende Aufzeichnungslösung. Neben DSGVO-Anforderungen können für regulierte Branchen spezielle gesetzliche Vorgaben gelten.

Question 9

Was passiert, wenn ich keine gesetzeskonforme Aufzeichnung nutzen?

Accepted Answer

Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen können zu Problemen bei Audits, Compliance-Prüfungen oder regulatorischen Kontrollen führen. Außerdem steigt das Risiko von Dokumentationslücken und fehlender Nachweisbarkeit. Je nach Branche können Verstöße gegen regulatorische Anforderungen zu Bußgeldern oder weiteren aufsichtsrechtlichen Maßnahmen führen.

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