Mit dem Vodafone Cloud-Backup Ihre Office 365-Daten absichern

Digitales Business

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Datum 27.04.2020
Lesezeit 6 Min.

Mit dem Vodafone Cloud-Backup Ihre Office 365-Daten absichern

Mit Microsoft Office 365 für Ihr Business erhalten Sie bei Vodafone eine allumfassende Büro-Lösung, die hilft, Ihre Produktivität zu steigern. Mit inbegriffen: Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten sowie das beliebte Kollaborations-Tool Teams. Doch was ist, wenn trotz redundanter Cloud-Speicherung einmal Daten verloren gehen? Das Vodafone Cloud Backup sichert Ihre wichtigen Unterlagen und Mails bis zu sechs Mal am Tag – und das Wiederherstellen verlorener Daten gelingt im Fall der Fälle kinderleicht.


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Es könnte alles so einfach sein: Zwar werden Word-Dokumente, umfangreiche PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen in Cloud-Anwendungen wie Office 365 genauso wie Ihre E-Mails automatisch gespeichert. Jedoch schützt dieses Verfahren nur begrenzt vor menschlichem Fehlverhalten, mangelndem Fachwissen bei der Bedienung und Absprachefehlern. Von höherer Gewalt und möglichen Hacker-Angriffen einmal ganz abgesehen. Außerdem stehen die automatischen Backups des Herstellers nur für einen Zeitraum von maximal 30 Tagen zur Verfügung.

Laut einer Forrester-Untersuchung aus 2018 sind ganze 45 Prozent der befragten Unternehmen in den vergangenen zwölf Monaten bereits Opfer von Cyber-Angriffen geworden – und das teils sogar mehrfach. Im Schnitt beziffern deutsche Unternehmen die Kosten pro Vorfall bei Cyberkriminalität bei durchschnittlich etwa 50.000 Euro. In Einzelfällen sind sogar Kosten von bis zu vier Millionen Euro entstanden.

Kommt im schlimmsten Fall erfolgskritisches Fachwissen abhanden, können die Folgen also gravierend sein. Eine separate Backup-Lösung für Office 365-Daten wie das Vodafone Cloud Backup hilft, in so einem Fall die Daten aus einer anderen, DSGVO-konformen Quelle wiederherstellen zu können.

Übrigens: Am Donnerstag, den 4. Juni 2020 um 11.00 Uhr veranstaltet die Computerwoche gemeinsam mit Vodafone zu diesem Thema einen Live-Webcast. Seien Sie dabei und erfahren Sie aus erster Hand, warum ein Backup für Office 365-Daten nicht nur sinnvoll, sondern gerade für Unternehmer fast schon ein „Muss” ist. Melden Sie sich direkt an!

Der Faktor Mensch: Unachtsamkeit kann schwerwiegende Folgen haben

Die Arbeit mit Office 365 ist so einfach wie effizient: Die Mitarbeiter kennen Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bereits aus früheren Office-Versionen. Darüber hinaus greifen sie auf Wunsch gemeinsam auf dasselbe Dokument zu und bearbeiten dieses parallel. Auch unterwegs haben Mitarbeiter und Kollegen oft jederzeit Zugriff auf die Ressourcen – Stichwort Home-Office beziehungsweise New-Work-Modelle.

Das Office-Paket enthält bereits von Haus aus eine Reihe von Funktionen, die ein gewisses Maß an Datensicherheit bieten. So gibt es beispielsweise die Georedundanz: Dadurch werden Daten in mehreren Rechenzentren gespiegelt, sodass Ihre Daten an mehreren Orten vorliegen. Fällt ein Rechenzentrum aus, sind die Daten andernorts noch verfügbar. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass dies keine vollständige Datensicherung darstellt. Außerdem sind die Möglichkeiten zur Wiederherstellung begrenzt – ein Faktor, der für Unternehmen ein erhebliches Risiko darstellen kann.

Datenverlust gibt es auch in der Cloud

Normalerweise klappt das alles reibungslos: Die automatische Speicherung sorgt dafür, dass Rechner-Abstürze, Stromausfälle und Co. nicht zu Datenverlust führen, da im Hintergrund alles in der Cloud gesichert wird. 

Doch genau hier liegt auch ein mögliches Problem: Die automatische Speicherung unterscheidet nicht zwischen gewollter und ungewollter Speicherung. Wenn Daten versehentlich gelöscht werden, wird diese Löschung nicht nur auf dem Original-Datenbestand durchgeführt und sondern nach und nach in weiteren Rechenzentren repliziert. Die Datei(en) sind dann also auch dort gelöscht. Aus der angelegten Historie lassen sich zwar bestimmte Dokumentversionen wiederherstellen – doch was ist, wenn andere Kollegen in der Zwischenzeit am Datenbestand weitergearbeitet haben? Diese Änderungen wären dann verloren.

Video: YouTube / Wirtschaft TV

Auslöser für mögliche Sicherheitsprobleme gibt es zur Genüge

Laut einer statista-Untersuchung aus dem Jahr 2019 haben 26 Prozent der befragten Unternehmen von sicherheitsrelevanten Security-Vorfällen im Cloud-Umfeld berichtet. 

Die Datensicherheits-Experten von Ontrack wiederum haben gleich mehrere mögliche Gründe für Probleme im Umfeld von Cloud-Lösungen (SaaS) identifiziert:

  • Menschliche Fehler: Wie oben bereits beschrieben, kann das versehentliche (oder gar absichtliche) Löschen von Dateien oder von Inhalten verheerende Auswirkungen haben. Gibt es keine automatische Speicherung, die einen brauchbaren Datenstand repräsentiert, sind die Daten unwiederbringlich verloren.
  • Datenlecks: Dieses Problem betrifft nicht nur die Cloud – wird aber dadurch begünstigt, dass Daten von jedem Ort der Welt aus verfügbar sind. Dies öffnet nicht nur Hackern neue Möglichkeiten, sondern birgt auch die Gefahr, dass infizierte private Computer, beispielsweise im Mobile Office, für Datenlecks sorgen.
  • Unberechtigter Zugriff: Nutzen Sie für sämtliche relevanten IT-Systeme bereits die moderne Zwei-Faktor-Authentifizierung? Wenn Personen auf Ihre Daten Zugriff erlangen, die dazu nicht berechtigt sind, können nicht nur Manipulationen, sondern auch Datendiebstahl zum Problem werden.

Die Folgen von Datenverlust können verheerend sein

Wenn es nach einem unvorhergesehenen Ereignis mit Datenverlust nicht gelingt, die fehlenden Informationen wiederherzustellen, können die Folgen gravierend sein und gleich mehrere Bereiche betreffen: 

  • Monetärer Verlust: Aufwändige Aktionen zur Wiederherstellung der Daten kosten wertvolle Arbeitszeit und somit Geld. Von den Kosten für externe Spezialisten einmal ganz abgesehen.
  • Imageverlust: Fehlen plötzlich Teile einer Webseite oder funktioniert diese nicht ordnungsgemäß, können Bestellungen ausbleiben. Gleiches gilt, wenn Produktinformationen im Shop plötzlich fehlerhaft oder unvollständig sind: Solche Vorfälle werfen kein gutes Licht auf das betroffene Unternehmen.
  • Umsatzausfälle: Liegen benötigte Daten für die Geschäftsabwicklung nicht mehr vor, kaufen die Kunden im schlimmsten Fall woanders und Ihr Geschäftsbetrieb liegt für die Dauer der Datenwiederherstellung lahm.
  • Vertragsstrafen: Datenverluste können außerdem dazu führen, dass eingegangene Servicevereinbarungen eventuell nicht mehr erfüllbar sind. Hier können empfindliche Strafzahlungen im Raum stehen.
  • Gesetzliche Vorgaben: Unternehmen müssen laut Datenschutzgrundverordnung Artikel 32.1 c) in der Lage sein, „die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei eihem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen”. Auch im Bereich der EU-DSGVO können Verstöße gravierende Folgen haben.

Mit dem Vodafone Cloud Backup für Office 365 sind Sie auf der sicheren Seite 

Der Zugriff auf gelöschte Daten in Office 365 ist ohne eine passende Backup-Lösung zeitaufwendig und limitiert:

  • Nach der verlorenen Datei muss manuell gesucht werden.
  • Dateien, die gelöscht werden, sind auch aus dem Papierkorb nach kurzer Zeit verschwunden.
  • Eine Datenwiederherstellung kann mehrere Arbeitsstunden in Anspruch nehmen, was schnell teuer werden kann.

Aus diesem Grund bietet Vodafone eine spezielle Cloud Backup-Lösung für Office 365 an. Sie sichert genau diejenigen Risiken ab, die trotz automatischer Speicherung durch Microsoft weiterhin auftreten können:

  • Von Ihrem Datenbestand werden täglich bis zu sechs Backups angelegt. Dies betrifft sämtliche Office-365-Anwendungen und -Dienste, also auch Teams.
  • Geht einmal etwas verloren, funktioniert die Suche und Wiederherstellung sozusagen auf Knopfdruck. Innerhalb kürzester Zeit können Sie verlorene Daten finden und wiederherstellen.
  • Für den Betrieb der Lösung sind keine Installationen, manuelle Updates oder eigene Server notwendig – das System läuft genau wie Office 365 in der Cloud, jedoch auf anderen Servern.
  • Ihre Daten werden nicht nur 30 Tage lang, sondern für eine unbegrenzte Dauer aufbewahrt.
  • Außerdem erhalten Sie auf Wunsch unbegrenztes Backupvolumen zum Festpreis.
  • Die Vodafone Cloud Backup-Lösung unterstützt Sie und Ihre Kunden bei der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (Compliance).

 

Sind bei Ihnen im Hause schon einmal Daten abhanden gekommen? Konnten Sie diese wiederbeschaffen und welche Auswirkungen hatte der Verlust? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

 


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