Office 365: Die Vorteile für Unternehmen gegenüber On-Premise-Lösungen

Digitales Business

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Datum 13.02.2019
Lesezeit 6 Min.

Office 365: Die Vorteile für Unternehmen gegenüber On-Premise-Lösungen

Effizient zusammenarbeiten, unterwegs produktiv sein, IT-Aufwand minimieren: Im digitalen Büro können Sie über unzählige Wege Informationen austauschen. Wer Zeit und Aufwand sparen möchte, ist gut darin beraten, alle Anwendungen zu verknüpfen und Daten zentral zu managen. Lösungen wie Microsoft Office 365 heben die Effizienz am digitalen Arbeitsplatz auf ein neues Level. Dass sich die vielen Office-365-Vorteile auch zu erheblichen Kosteneinsparungen summieren, zeigt eine Studie von Forrester Consulting. Erfahren Sie hier, warum sich der Umstieg von On-Premise-Produkten in die Cloud für Ihr Unternehmen lohnt.

Kommt Ihnen das bekannt vor: Sie arbeiten stundenlang an der vierten Version einer Power-Point-Präsentation, schicken das „finale“ Werk per E-Mail an zehn Kollegen, die Ihnen das Dokument jeweils mit neuen Kommentaren und unterschiedlichen Änderungen zurückschicken. Alternativ müssten Sie die Präsentation nacheinander an jeden Kollegen einzeln schicken und zwischendurch immer erst alle Änderungswünsche abarbeiten. Diese zeit- und nervenraubende Endlosschleife bei der Arbeit mit On-Premise-Programmen, die lokal in einem Unternehmen und den dortigen Rechnern installiert und betrieben werden, gehört dank Cloud-Lösungen wie Microsoft Office 365 der Vergangenheit an. Das flexible All-in-One-Produkt liefert im Geschäftsalltag nicht nur mehr Effizienz und Produktivität, sondern auch erhebliche Kostenvorteile.

 

Finanzielle Vorteile: Forrester spricht von erheblichen Einsparungen 

Das US-Marktforschungsinstitut Forrester Consulting hat in der Studie „The Total Economic Impact™ Of Microsoft Office 365 Small and Midsize Businesses“ das Optimierungspotential der Cloud-Lösung aufgeschlüsselt und analysierte den Einfluss von Office 365 auf die Betriebskosten für Organisationen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Die Ergebnisse sprechen für sich: Die Drei-Jahres-Analyse ergab einen satten ROI (Return on Investment) von 154 Prozent. Schon nach etwas mehr als fünf Monaten rentierte sich die Investition in das flexible Mietmodell und summierte sich nach drei Jahren auf insgesamt 171.000 US-Dollar – das entspricht rund 4.800 US-Dollar pro Nutzer.

Diese finanziellen Vorteile von Office 365 ermittelte Forrester anhand von fünf Einflussgrößen der Cloud-Software: Technology, Mobility, Control & Compliance, Business Intelligence sowie Realtime Communication. Doch wie kann das sein? Vor allem die Cloud-Funktionen und das verbesserte Teams (ehemals Skype for Business) tragen wesentlich zum Erfolg von Office 365 bei:

 

Weniger IT-Aufwand: Alle Tools liegen in der Cloud

Die Business-Modelle von Office 365 bringen die vertrauten Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit praktischen Tools für die Echtzeit-Kommunikation und das Filesharing zusammen. Da sich in der Regel ein Anbieter als zentraler Ansprechpartner um die Implementierung und das laufende Management der Cloud-Software kümmert, können sich die Kollegen in der IT-Abteilung jede Menge Arbeit für den Betrieb und die Wartung komplexer IT-Hardware ersparen. Ebenso entfällt der Aufwand für den Mitarbeitersupport und das -training. Auch zusätzliche Software und Services von Drittanbietern werden mit Office 365 überflüssig. So können Unternehmen sowohl den IT-Aufwand, als auch die Software- und Service-Kosten laut der Studie um bis zu 19 Prozent reduzieren.

 

Effizienterer Technologieeinsatz: Weniger Investitionen für neue Hard- und Software

Zugleich minimieren Sie mit der Cloud-Lösung die Anschaffungskosten für neue Hardware wie Computer und Server. Ältere Laptops können weiter genutzt werden, da sich alle Tools, Dokumente und Services in der Cloud befinden. So unterstützt Office 365 auch Ihre Bring-Your-Own-Device-Strategie (BYOD) und verbessert die Geschäftskontinuität. Bei Server-Ausfällen oder Netzwerkproblemen können Mitarbeiter in der Cloud problemlos weiterarbeiten. Auch teure Upgrades für die Infrastruktur bisheriger Datei- und E-Mail-Server werden überflüssig.

 

Verbesserte Compliance: Datenschutz und Sicherheit aus der Cloud

Der digitale Arbeitsplatz stellt IT-Experten vor besondere Herausforderungen in Sachen Datenschutz und -sicherheit. Auch hier kann die Cloud-Lösung von Office 365 punkten: Durch das Hosting auf Microsoft-Rechenzentren innerhalb der EU erfüllen sie die strengen Anforderungen europäischer Datenschutz- sowie Compliance-Richtlinien und minimieren das Risiko unbeabsichtigter Verstöße. Automatische Feature-Updates, ein branchenführender Viren- und Spam-Schutz sowie Datenverschlüsselung bei der Übertragung ersparen Ihnen Kosten für zusätzliche Sicherheits-Tools und unterstützen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

 

Effizientere Teamarbeit: Integrierte Lösungen für bessere Datenverfügbarkeit

Mit Office 365 lassen sich E-Mails, Teamkalender, Kontakte und Informationen mit einer Lösung managen. Die Dokumente sämtlicher Office-Anwendungen synchronisieren sich automatisch auf allen Endgeräten, so dass jedem Nutzer auf dem PC, Tablet und Smartphone stets das aktuelle Dokument vorliegt. An diesem können die Mitarbeiter nun parallel arbeiten, ohne ständig Anpassungen an unterschiedlichen Versionen vorzunehmen. Das erleichtert nicht nur vor Ort, sondern auch unterwegs die flexible und zeitsparende Zusammenarbeit.

Eine Beispielanalyse von Forrester veranschaulicht eine Effizienzsteigerung von 45 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr. Das heißt, jeder mobile Mitarbeiter könne durch die Arbeit mit Office 365 gut 15 Minuten pro Tag sparen.

 

Transparente Prozesse: Sorgen Sie für schnellere Ergebnisse

Egal, ob Sie im digitalen Büro, Homeoffice oder auf Geschäftsreise arbeiten: Da alle Dateien von Office 365 in der Cloud gespeichert sind, lassen sie sich überall von jedem Gerät abrufen und mit Kunden, Kollegen oder Geschäftspartnern teilen. So können wichtige Arbeitsschritte leichter abgestimmt und koordiniert werden, Entscheidungen und Prozesse werden für alle Beteiligten transparenter und Aufträge lassen sich schneller abwickeln.

 

Virtuell anwesend sein: Die praktischen Meeting-Funktionen von Teams

Neben den klassischen Arbeitstools wie Word, Excel und Power-Point bietet Microsoft mit Office 365 viele Anwendungen für die Telekommunikation und den Informationsaustausch. Im Team-Chat, über soziale Netzwerke oder HD-Videokonferenzen lassen sich die nächsten Schritte und neusten Ergebnisse besprechen. Via Teams (ehemals Lync) können Sie die Konferenz auch aufzeichnen, den Bildschirm freigeben, digitale Whiteboards einbinden und Power-Point-Präsentationen kommentieren. Das bedeutet Teamwork in Echtzeit mit bis zu 250 Nutzern, die von jedem Ort der Welt zugeschaltet werden können.

 

Zentrale Administration: Nutzer, Lizenzen und Tools sowie Geräte stets im Blick

Auch die IT-Abteilung kann sich mit Office 365 wieder mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren. Der Administrator kann alle Nutzer, Lizenzen und Tools zentral verwalten – auch die Daten aller Mobilgeräte. Geht ein Dienst-Handy verloren, lassen sich die sensiblen Firmen- oder Kundendaten aus der Ferne löschen. Mit der Mobile Device Management-Funktionen können außerdem Richtlinien für die Gerätesicherheit und Zugriffsregeln festgelegt werden. Das geht auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse, denn die Einrichtung der Software erfolgt Schritt für Schritt nach Anleitung.

 

Total Cost of Ownership optimieren: Planbare Kosten und flexible Funktionen

Die flexiblen Strukturen von Office 365 sind für Unternehmen jeder Größenordnung ein erheblicher Vorteil. Mit Office 365 Cloud müssen Sie das bekannte Office-Paket oder die Lizenzen nicht mehr kaufen, sondern können Microsoft-Produkte als skalierbaren Service nutzen. Sie zahlen monatlich und erhalten ein stets aktuelles, sicheres Paket. Dafür bietet Microsoft flexible Modelle, deren Funktionen und Anwendungen sich auf den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens abstimmen lassen.

 

Verbesserte Business Intelligence: Mit Realtime Communication

Unterm Strich bedeutet mehr Flexibilität nicht nur ein erhebliches Plus für die Produktivität, sondern auch die Business Intelligence. Unternehmen der Studie konnten Entscheidungen seit der Implementierung von Office 365 rund 17 Prozent schneller treffen als zuvor. Instant Messaging vereinfacht dabei Ab- und Rücksprachen mit Kollegen, Kunden und Partnern. Zugleich können Online-Meetings in Form von Telefon- und Videokonferenzen bisherige Geschäftsreisen, Außendienste und Vorort-Termine ersetzen.

Die Forrester Studie macht nochmal deutlich: Office 365 kann in kürzester Zeit zur finanziellen Entlastung beitragen und Ihre Kosten erheblich senken, während die Produktivität der Mitarbeiter steigt. Dabei kann die Cloud-Software jederzeit sich ändernden Anforderungen angepasst werden. Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zahl der Mitarbeiter steigt, können Sie einfach weitere Lizenzen dazu buchen.

 

Sie suchen noch den richtigen Ansprechpartner für Ihren Wechsel Cloud? Mit Office 365 von Vodafone bekommen Sie alles aus einer Hand und können sich jederzeit an die geschulten Spezialisten des kostenlosen Support-Teams wenden.

 


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