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Make or Buy: Welche IT-Leistungen Sie outsourcen sollten und welche nicht

In Zeiten der digitalen Transformation wird das Outsourcing von IT-Leistungen immer wichtiger. Der Trend geht zu mehr „Buy“ (Fremdbezug) und weniger „Make“ (Eigenleistung). Doch welches Prozess-Know-how sollten Sie eher im Unternehmen behalten und wo lohnt sich die Zusammenarbeit mit externen IT-Partnern? Erfahren Sie hier, was die wichtigsten Faktoren für eine Make-or-Buy-Entscheidung sind – und wie Sie eine geeignete Strategie entwickeln.

Ob Cloud-Dienste, Softwarelösungen, Cybersicherheit oder der Einsatz von künstlicher Intelligenz: Unternehmen in Deutschland setzen bei der Digitalisierung zunehmend auf externe Angebote. Das liegt nicht zuletzt daran, dass cloudbasierte Angebote im Mietmodell, wie das beliebte Microsoft 365 Business, sämtliche betrieblichen Anforderungen, beispielsweise im Office-Regelbetrieb, bei minimalem Risiko und zu einem fairen Preis abbilden können.

Welche IT-Leistungen sich für das Outsourcing eignen, hängt aber immer von den individuellen Anforderungen und der Größe Ihres Business ab. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie das Small Office/Home Office (SOHO) können von der Entwicklung profitieren: Viele Cloudangebote sind inzwischen nicht nur mit kleinem Lizenzumfang, sondern auch mit individueller Anpassung verfügbar.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste zu Make or Buy von IT-Leistungen in Kürze

  • Outsourcing von IT-Leistungen gewinnt vor dem Hintergrund der rasanten Digitalisierung zunehmend an Bedeutung.
  • IT-Verantwortliche in Unternehmen müssen die Faktoren sorgfältig abwägen, die für Buy (Einkauf) oder Make (Eigenentwicklung oder auch Eigenleistung) sprechen.
  • Standardlösungen für eine Make-or-Buy-Entscheidung gibt es nicht. Sie ist abhängig von mehreren Faktoren wie den Unternehmenszielen, der Liquidität, den Qualitätserwartungen sowie den Ansprüchen an Cybersicherheit und Nachhaltigkeit.
  • Der Trend bei Unternehmen geht zu Make, wenn sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren; und zu Buy, wenn sie Leistungen kostengünstig skalieren oder automatisieren können.
  • Es gibt Gründe, die in der Regel eher für IT-Outsourcing sprechen, zum Beispiel bei Leistungen, für die eine jahrelange Erfahrung und regelmäßige Updates erforderlich sind wie beispielsweise bei Microsoft 365 Business.
  • Zugleich gibt es Nachteile des Sourcings, die eher für Make sprechen können, etwa der Kontrollverlust über bestimmte Prozesse oder eine Abhängigkeit vom Dienstleister.
  • Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren mittlerweile von IT-Outsourcing.
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Das ist wichtig für die Make-or-Buy-Entscheidung

Als Outsourcing bezeichnet man das Auslagern von Leistungen, Teilbereichen oder Geschäftsprozessen, die bisher intern stattgefunden haben. Eine Make-or-Buy-Entscheidung hingegen ist breiter angelegt: Sie beschäftigt sich nicht nur damit, welche IT-Leistungen in welchem Umfang eingekauft werden sollen, sondern auch mit der Frage, wann es besser ist, intern eine (neue) Eigenleistung anzustoßen.
Bei „Make“ (Englisch: „machen“) versuchen Unternehmen, benötigte strukturelle, organisatorische oder allgemein betriebliche Veränderungen inhouse abzubilden. Interne Task-Forces werden gegründet, Mitarbeiter:innen aufgabenbezogen eingestellt und Entwicklerteams beschäftigen sich mit hauseigenen Softwarelösungen. Benötigte Hardware wird ggf. in eigenen Rechenzentren platziert und dort betrieben. Wenn sie sich für „Buy“ (Englisch: „kaufen“) entscheiden ist das Ziel hingegen häufig, IT-Leistungen kostengünstig zu skalieren, extern einzukaufen und Prozesse zu automatisieren. Neben dem einmaligen Einkauf beispielsweise von Beratungsleistungen steht vor allem die Miete von Produkten, speziell im Software-as-a-Service-Segment und in der Cloud im Fokus.
Im Vordergrund stehen dabei in erster Linie Kosteneinsparungen. Fixkosten verwandeln sich bereits beim Sourcing-Mix in variable Kosten. In agilen Märkten ist dies sehr bedeutsam. Außerdem ermöglicht IT-Outsourcing es Unternehmen, externes Fachwissen zu integrieren, die Effizienz zu steigern, Prozesse zu beschleunigen sowie – mit den richtigen Partnern – für mehr Sicherheit und Nachhaltigkeit zu sorgen. Außerdem ist der Personalmangel bei den IT-Fachkräften dafür verantwortlich, dass sich mehr Unternehmen für „Buy“ (auch im Sinne von flexiblem Mieten) entscheiden.
Auf der anderen Seite müssen die Nachteile abgewogen werden. Dazu gehören etwa eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten, das notwendige Risikomanagement oder mögliche Kommunikationsprobleme mit dem Dienstleister. Eventuelle Kosten für Problemfälle sollten in Verträgen mit Partnern vorab geklärt sein.
Voraussetzung für eine gute Make-or-Buy-Entscheidung ist die präzise Formulierung der Ziele und des Leistungsumfangs. Ungenauigkeiten können auch die Kooperation mit einem externen Partner beeinträchtigen.
Im Einzelnen ist die Make-or-Buy-Entscheidung von individuellen Faktoren abhängig: von den Unternehmenszielen, vorhandenen Ressourcen und der jeweiligen Branche.Ganz gleich, ob es sich um den Konsumgüter- und Einzelhandel, das Gesundheitswesen, das produzierende Gewerbe, Versicherungen, große oder kleine Unternehmen oder den öffentlichen Sektor handelt: Eine Make-or-Buy-Entscheidung geht immer über die reine Wirtschaftlichkeitsanalyse und vor allem kurzfristige Betrachtungen hinaus.
Da für die Eigenleistung im IT-Bereich oft hohe Investitionen erforderlich sind, trifft die Geschäftsführung oder das IT-Management die Make-or-Buy-Entscheidung in der Regel selbst.
Unterstützung für eine Make-or-Buy-Entscheidung bieten spezialisierte Berater:innen. Mittlerweile gibt es auch Möglichkeiten, künstliche Intelligenz in die Make-or-Buy-Analyse einzubinden.

Fragen, die für Ihre Make-or-Buy Strategie relevant sein können

  1. Wie können Sie die Effizienz steigern und Ressourcenmängel beheben, etwa bei den Fachkräften?
  2. Welches Servicelevel wollen Sie beanspruchen? Wollen Sie alle Leistungen an ein Sourcing-Unternehmen auslagern oder nur einen Teil davon?
  3. Wollen Sie von datengesteuerten Entscheidungen profitieren und künstliche Intelligenz in den Entscheidungsprozess einbeziehen?
  4. Wie können Sie die Mitarbeiter:innen am besten mitnehmen und sie durch Trainings in die Prozesse einbeziehen?

Welche IT-Leistungen eignen sich für das Outsourcing?

Eine Auslagerung kann hilfreich sein, wenn Sie sonst neues Personal rekrutieren müssten; oder sich vorhandene Mitarbeiter:innen erst in eine neue Rolle einarbeiten oder sogar neue Fähigkeiten aneignen müssten, da dies Prozesse verlangsamen könnte.
Outsourcing von IT-Leistungen eignet sich für IT-gestützte Geschäftsprozesse, Anwendungsdienste und Infrastrukturen. Interessant ist die Kooperation mit Dienstleistern insbesondere, wenn eine möglichst hohe Skalierbarkeit erforderlich ist.
Generell sind sämtliche IT-Leistungen für ein Outsourcing prädestiniert, die jahrelange Erfahrung erfordern – wenn diese inhouse nicht vorhanden ist. Ein weit verbreitetes Beispiel sind Komplettlösungen für den Business-Bereich wie Microsoft 365 Business. Eine eigene Office-Suite nebst integrierter Messenger- und Videokonferenzanwendung zu entwickeln und zu betreiben oder Open-Source-Produkte hierhin zu entwickeln, kommt für die meisten Unternehmen wohl kaum in Frage. Auch für die Implementierung und Administrierung der komplexen Microsoft 365 Business-Editionen kann externes Fachwissen nützlich sein. Manchmal schöpfen Unternehmen die Möglichkeiten der Anwendungen nicht voll aus, weil detaillierte Kenntnisse über spezifische Anwendungsfälle fehlen.
Dabei gilt: Auch ohne eigene IT-Abteilung oder besonderes Fachwissen können Berufstätige bereits die Vorteile externer IT-Leistungen nutzen. So geben mittlerweile auch Kleinbüros und Selbständige, die im Homeoffice arbeiten (Small Office/Home Office, kurz: SOHO), Admin-Aufgaben weitgehend vollständig an IT-Partner ab und konzentrieren sich lieber auf ihr Kerngeschäft.
Mit Microsoft 365 Business in Verbindung mit den Vodafone Services beispielsweise erhalten Unternehmen eine Komplettlösung inklusive Beratung, die individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und jederzeit anpassbar bleibt. Das Investitionsrisiko bleibt hierbei minimal – also liegt die „Buy“-Entscheidung geradezu auf der Hand.

IT-Leistungen, die sich gut für „Buy“ eignen

  • Cloud-Dienste und -Produkte, die Sie bei der digitalen Transformation Ihres Business unterstützen
  • Lösungen für die Remote-Zusammenarbeit
  • digitale Plattformen insgesamt, vor allem cloudbasiert
  • Infrastructure-as-a-Service, Platform-as-a-Service, Software-as-a-Service
  • Cyber-Security-Lösungen
  • Backup-Lösungen, PC- und Ordnersicherung
  • Zukunftstechnologien wie künstliche Intelligenz (KI), Internet der Dinge (IoT) und virtuelle Maschinen
  • Datenmigration
  • Administration
  • Automatisierung

IT-Leistungen, die eher „Make“ erfordern

  • Leistungen, die sich auf Daten beziehen, die Geschäftsgeheimnisse beinhalten
  • Softwarelösungen, für die eine hohe Kontrolle über den Entwicklungsprozess nötig ist oder die gar das Kerngeschäft darstellen (Softwarehäuser)
  • Datenanalyse für Prozesse, bei denen Sourcing-Anbietern das Wissen zum Kontext fehlt
  • Geschäftsprozesse, für die externe Partner die Einhaltung des Datenschutzes nicht gewährleisten können
  • Prozesse in Branchen, die einer hohen Risikobewertung unterliegen (z. B. Finanzsektor)

In 7 Schritten zur Make-or-Buy-Analyse

Die Digitalisierung zu meistern heißt keinesfalls, dass man alles selbst macht. Gerade Sicherheit und Effizienz können aus der Expertise externer Partner resultieren. Die Frage ist: Welches Budget erfordert das? Anders gefragt: Wie lässt sich ein Budget am sinnvollsten nutzen und wie werden betriebliche Kosten am besten planbar?
Die Make-or-Buy-Analyse gibt Auskunft über die Wirtschaftlichkeit von Make und von Buy. Sie verdeutlicht den Entscheidungsträgern, inwieweit Ressourcen intern vorhanden sind oder mit Aufwand X zur Verfügung gestellt werden können, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Dazu werden die Kosten, die durch Outsourcing entstehen, mit jenen Kosten verglichen, die entstehen oder eingespart werden, wenn die Leistungen intern erbracht würden. Dabei gibt es beim Outsourcing heute viele Möglichkeiten zur Skalierbarkeit. Nicht immer geht es darum, die gesamte IT-Infrastruktur durch den Outsourcing-Partner abwickeln zu lassen. Manchmal ist es besser, schrittweise eine Partnerschaft aufzubauen und zu prüfen.
Insgesamt wird die operative von der strategischen Make-or-Buy-Analyse unterschieden. Für die operative Analyse stehen in der Regel Kostenvorteile im Vordergrund. Die strategische Analyse bezieht langfristige Überlegungen mit ein – wie eine mögliche Produktionsauslagerung oder -Übernahme, die künftige Wettbewerbsfähigkeit und weiche Faktoren. Letztere sind aber meist schwer messbar.
Eine allgemeingültige Regel, welches Ergebnis einer Make-or-Buy-Analyse als gut oder schlecht, richtig oder falsch zu bewerten ist, gibt es nicht. Jeder CIO oder IT-Verantwortliche bestimmt die Gewichtung der Faktoren individuell. Doch es gibt konkrete Schritte auf dem Weg zur Make-or-Buy-Analyse.

Schritt für Schritt zur individuellen Make-or-Buy-Analyse

  1. Ziele: Definieren Sie Ihre Ziele so klar wie möglich, zum Beispiel Kostenvorteile und Vorteile durch die Konzentration auf das Kerngeschäft.
  2. Kosten: Vergleichen Sie nicht nur die Kosten für Eigenleistung und Outsourcing, sondern beziehen Sie auch eine erwartete Kapazitätsauslastung mit ein.
  3. Liquidität: Digitalisierung und Innovation erfordern Investitionen. Deshalb entscheidet die Liquidität maßgeblich über die Machbarkeit von Make oder Buy.
  4. Image: Prüfen Sie, ob der Fremdbezug von IT-Leistungen Ihr Image verbessern kann, zum Beispiel in Bezug auf Nachhaltigkeitsziele und Cybersicherheit.
  5. Qualität: Bedenken zur Qualität von Fremdleistungen können für Make sprechen. Wenn sich Ihr Qualitätsanspruch inhouse nicht erfüllen lässt, spricht dies für Buy.
  6. Zeit: Wenn sich konkrete Ziele durch Outsourcing schneller erreichen lassen, kann das für ein IT-Outsourcing sprechen, etwa wenn Sie eine Markteinführung beschleunigen wollen.
  7. Sourcing-Partner: Die Suche und Bewertung der verfügbaren IT-Partner ist entscheidend dafür, ob eine angestrebte Buy-Lösung machbar ist.
Digitales Recruiting im Zeitalter von New Work - mit Frank Hensgens von Indeed

Frank Hensgens ist Geschäftsführer (DACH) der Online-Jobbörse Indeed. Neben der eigentliche Jobsuche finden Nutzer:innen auf der Plattform unter anderem Weiterbildungsmöglichkeiten wie Webinare.

Welchen Chancen bietet digitales Recruiting für Unternehmen? Was bedeutet junge Menschen das Konzept der sogenannten New Work? Warum rät Frank Hensgens im Zweifelsfall immer zu einem Jobwechsel? Die Antworten auf diese und weitere Fragen erfahren Sie in dieser Podcastfolge von „Digitale Vorreiter:innen“.

Frank Hensgens und Christoph Burseg
39:13

„Make“ oder „Buy“: Vor- und Nachteile im Überblick

Kurz zusammengefasst: Für eine operative Make-or-Buy-Analyse stehen kurzfristige Kosteneinsparungen im Vordergrund, während die strategische Make-or-Buy-Analyse andere Faktoren stärker gewichtet. Die wichtigsten Vor- und Nachteile haben wir in dieser Übersicht zusammengefasst: Buy:

Das spricht für IT-Outsourcing

  • variable Kosten statt Fixkosten
  • Skalierbarkeit
  • Kosteneinsparungen (z. B. für Hardware, Software, Personal, Energie, Wartung, Fortbildung)
  • Expertise und langjährige Erfahrung von externen IT-Partnern
  • Wettbewerbsvorteile durch Konzentration aufs Kerngeschäft
  • keine Abschreibungsfristen für Anschaffungskosten
  • höhere Leistungsqualität durch größere Rechnerkapazitäten
  • bessere Cybersicherheit durch Hochsicherheits-Rechenzentren
  • mehr Nachhaltigkeit
  • hohe Verfügbarkeit
  • Desaster Recovery
  • konstanter Zugang zu modernsten Technologien
  • Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit

Make: Das spricht gegen IT-Outsourcing

  • Schwierigkeit des Wettbewerbsvergleichs bei den Anbietern
  • Kontrollverlust über Prozesse
  • Abhängigkeit vom Anbieter (wenn dieser in wirtschaftliche Schwierigkeiten kommt, kann das Folgekosten verursachen)
  • Risikomanagement
  • Aufwand für Steuerung und Kontrolle des Dienstleisters
  • Mögliche Kommunikationsprobleme mit dem Dienstleister
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

Produktivität steigern. Sicherheit stärken. Und sich dabei komplett auf Ihr Business konzentrieren? Das geht. Unsere Expert:innen helfen mit Ihren Microsoft 365 Business-Lizenzen. So haben Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft.

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