Als Outsourcing bezeichnet man das Auslagern von Leistungen, Teilbereichen oder Geschäftsprozessen, die bisher intern stattgefunden haben. Eine Make-or-Buy-Entscheidung hingegen ist breiter angelegt: Sie beschäftigt sich nicht nur damit, welche IT-Leistungen in welchem Umfang eingekauft werden sollen, sondern auch mit der Frage, wann es besser ist, intern eine (neue) Eigenleistung anzustoßen.
Bei „Make“ (Englisch: „machen“) versuchen Unternehmen, benötigte strukturelle, organisatorische oder allgemein betriebliche Veränderungen inhouse abzubilden. Interne Task-Forces werden gegründet, Mitarbeiter:innen aufgabenbezogen eingestellt und Entwicklerteams beschäftigen sich mit hauseigenen Softwarelösungen. Benötigte Hardware wird ggf. in eigenen Rechenzentren platziert und dort betrieben. Wenn sie sich für „Buy“ (Englisch: „kaufen“) entscheiden ist das Ziel hingegen häufig, IT-Leistungen kostengünstig zu skalieren, extern einzukaufen und Prozesse zu automatisieren. Neben dem einmaligen Einkauf beispielsweise von Beratungsleistungen steht vor allem die Miete von Produkten, speziell im Software-as-a-Service-Segment und in der Cloud im Fokus.
Im Vordergrund stehen dabei in erster Linie Kosteneinsparungen. Fixkosten verwandeln sich bereits beim Sourcing-Mix in variable Kosten. In agilen Märkten ist dies sehr bedeutsam. Außerdem ermöglicht IT-Outsourcing es Unternehmen, externes Fachwissen zu integrieren, die Effizienz zu steigern, Prozesse zu beschleunigen sowie – mit den richtigen Partnern – für mehr Sicherheit und Nachhaltigkeit zu sorgen. Außerdem ist der Personalmangel bei den IT-Fachkräften dafür verantwortlich, dass sich mehr Unternehmen für „Buy“ (auch im Sinne von flexiblem Mieten) entscheiden.
Auf der anderen Seite müssen die Nachteile abgewogen werden. Dazu gehören etwa eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten, das notwendige Risikomanagement oder mögliche Kommunikationsprobleme mit dem Dienstleister. Eventuelle Kosten für Problemfälle sollten in Verträgen mit Partnern vorab geklärt sein.
Voraussetzung für eine gute Make-or-Buy-Entscheidung ist die präzise Formulierung der Ziele und des Leistungsumfangs. Ungenauigkeiten können auch die Kooperation mit einem externen Partner beeinträchtigen.
Im Einzelnen ist die Make-or-Buy-Entscheidung von individuellen Faktoren abhängig: von den Unternehmenszielen, vorhandenen Ressourcen und der jeweiligen Branche.Ganz gleich, ob es sich um den Konsumgüter- und Einzelhandel, das Gesundheitswesen, das produzierende Gewerbe, Versicherungen, große oder kleine Unternehmen oder den öffentlichen Sektor handelt: Eine Make-or-Buy-Entscheidung geht immer über die reine Wirtschaftlichkeitsanalyse und vor allem kurzfristige Betrachtungen hinaus.
Da für die Eigenleistung im IT-Bereich oft hohe Investitionen erforderlich sind, trifft die Geschäftsführung oder das IT-Management die Make-or-Buy-Entscheidung in der Regel selbst.
Unterstützung für eine Make-or-Buy-Entscheidung bieten spezialisierte Berater:innen. Mittlerweile gibt es auch Möglichkeiten, künstliche Intelligenz in die Make-or-Buy-Analyse einzubinden.
Fragen, die für Ihre Make-or-Buy Strategie relevant sein können
Wie können Sie die Effizienz steigern und Ressourcenmängel beheben, etwa bei den Fachkräften?
Welches Servicelevel wollen Sie beanspruchen? Wollen Sie alle Leistungen an ein Sourcing-Unternehmen auslagern oder nur einen Teil davon?
Wollen Sie von datengesteuerten Entscheidungen profitieren und künstliche Intelligenz in den Entscheidungsprozess einbeziehen?
Wie können Sie die Mitarbeiter:innen am besten mitnehmen und sie durch Trainings in die Prozesse einbeziehen?
Welche IT-Leistungen eignen sich für das Outsourcing?
Eine Auslagerung kann hilfreich sein, wenn Sie sonst neues Personal rekrutieren müssten; oder sich vorhandene Mitarbeiter:innen erst in eine neue Rolle einarbeiten oder sogar neue Fähigkeiten aneignen müssten, da dies Prozesse verlangsamen könnte.
Outsourcing von IT-Leistungen eignet sich für IT-gestützte Geschäftsprozesse, Anwendungsdienste und Infrastrukturen. Interessant ist die Kooperation mit Dienstleistern insbesondere, wenn eine möglichst hohe Skalierbarkeit erforderlich ist.
Generell sind sämtliche IT-Leistungen für ein Outsourcing prädestiniert, die jahrelange Erfahrung erfordern – wenn diese inhouse nicht vorhanden ist. Ein weit verbreitetes Beispiel sind Komplettlösungen für den Business-Bereich wie Microsoft 365 Business. Eine eigene Office-Suite nebst integrierter Messenger- und Videokonferenzanwendung zu entwickeln und zu betreiben oder Open-Source-Produkte hierhin zu entwickeln, kommt für die meisten Unternehmen wohl kaum in Frage. Auch für die Implementierung und Administrierung der komplexen Microsoft 365 Business-Editionen kann externes Fachwissen nützlich sein. Manchmal schöpfen Unternehmen die Möglichkeiten der Anwendungen nicht voll aus, weil detaillierte Kenntnisse über spezifische Anwendungsfälle fehlen. Dabei gilt: Auch ohne eigene IT-Abteilung oder besonderes Fachwissen können Berufstätige bereits die Vorteile externer IT-Leistungen nutzen. So geben mittlerweile auch Kleinbüros und Selbständige, die im Homeoffice arbeiten (Small Office/Home Office, kurz: SOHO), Admin-Aufgaben weitgehend vollständig an IT-Partner ab und konzentrieren sich lieber auf ihr Kerngeschäft. Mit Microsoft 365 Business in Verbindung mit den Vodafone Services beispielsweise erhalten Unternehmen eine Komplettlösung inklusive Beratung, die individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und jederzeit anpassbar bleibt. Das Investitionsrisiko bleibt hierbei minimal – also liegt die „Buy“-Entscheidung geradezu auf der Hand.
