Eine Gruppe junger Menschen sitzt vor einer Mauer, unterhält sich und bedient mobile Endgeräte.
Unified Communication

Microsoft Viva Engage (ehemals Yammer): Erklärung & Funktionen

Mitarbeiter:innen langfristig zu motivieren und ihr Engagement für das Unternehmen zu steigern, kann eine Herausforderung sein. Microsoft Viva Engage soll Ihnen dabei helfen, diese zwei Punkte zu erfüllen. Wie schafft das Tool das?

Facebook für Unternehmen – so lässt sich Microsoft Viva Engage am einfachsten beschreiben. Das Tool soll nicht nur als Informationskanal für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen dienen. Es soll dabei helfen, einen Gesamtüberblick über das Unternehmen zu schaffen, Personen zu loben und besondere Errungenschaften in den Vordergrund zu rücken. Das motiviert und bindet Mitarbeiter:innen langfristig an Ihr Unternehmen.

Inhaltsverzeichnis

Von Yammer zu Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva Engage und Yammer – welche Unterschiede gibt es? Die Antwort: Yammer war die Basis für das spätere Microsoft Viva Engage. Die Firma Geni hat Yammer im Jahr 2008 entwickelt und nur vier Jahre späteran Microsoft verkauft – für 1,2 Milliarden Dollar. Im Jahr 2022 startet Microsoft dann den Dienst Viva Engage und damit eine aktualisierte Version der Kommunikationsplattform. Seither hat das Unternehmen daran gearbeitet, Yammer in Microsoft Viva Engage einfließen zu lassen. Stand Januar 2024 ist dieser Schritt abgeschlossen, wie Microsoft auf seiner Website zu Viva Engage bekräftigt: „Yammer ist jetzt Viva Engage“. Viva Engage beinhaltet alle Funktionen, die es auch schon in Yammer gab. Für Bestandskund:innen von Microsoft 365 – und der integrierten Version von Viva Engage – gibt es also keine Änderungen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Was ist Microsoft Viva Engage?

Bei Microsoft Viva Engage handelt es sich um ein soziales Netzwerk für Mitarbeiter:innen eines Unternehmens. Alle Personen einer Firma können sich darüber intern vernetzen. Vergleichbar mit Facebook legen sich die Nutzer:innen jeweils eigene Profile an, die ein Foto sowie Informationen dienstlicher und privater Natur beinhalten können. Für jedes in Ihrem Unternehmen relevante Thema können Sie sogenannte Community-Gruppen erstellen, um dort Details zu besprechen, etwa rund um Produktionsprozesse oder betriebliche Abläufe im Vertriebsumfeld. Zwar ist Microsoft Viva Engage hauptsächlich dazu gedacht, Mitarbeiter:innen eines einzelnen Unternehmens miteinander zu vernetzen, doch nach außen gänzlich „geschlossen“ ist das System nicht. So können Sie auch Community-Gruppen gründen und externe Personen über deren E-Mail-Adresse in diese Gruppen einladen. Das ist vor allem dann spannend, wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit externen Expert:innen oder Kund:innen vernetzen wollen.
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Wie funktioniert Microsoft Viva Engage?

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick zu den wichtigsten Funktionen von Microsoft Viva Engage:
  • Communitys: Erstellen Sie Gruppen wie „Gesamtes Unternehmen“, „Sales“ und „Help Desk“, um Ihren Mitarbeiter:innen jederzeit Zugriff zu Konversationen und Infos im richtigen Bereich zu bieten. Solche Gruppen können privat oder öffentlich sein.
  • Ankündigungen: Innerhalb von Communitys können Administrator:innen Neuigkeiten mit allen Personen in der Gruppe teilen. Alle Teilnehmer:innen bekommen dabei eine Benachrichtigung.
  • Storyline: Das ist ein Social-Media-Feed, der die wichtigsten Ereignisse innerhalb des Unternehmens auflistet. Je nachdem, wie Sie den Feed einstellen, können hier alle Mitarbeiter:innen ihre Erlebnisse, Erfolge und Neuigkeiten teilen.
  • Unterhaltungen: Posten Sie Fragen, Umfragen und Lob in den Communitys oder in der Storyline, können alle Teilnehmer:innen mit Text, Bildern, Videos und Gifs darauf antworten.
  • Virtuelle Veranstaltungen: Starten Sie Videoübertragungen innerhalb der Communitys.
  • Fragen und Antworten: Innerhalb der Communitys können Nutzer:innen Fragen stellen, Antworten geben – und beides bewerten. So sehen alle Mitglieder die wichtigsten Q&As immer zuerst.
  • Themen: Erstellen Sie Themen-Hashtags, über die alle Mitarbeiter:innen weitere relevante Diskussionen zum Thema finden können.
  • Analysen: Viva Engage zeigt Administrator:innen den Aktivitätsgrad von Teilnehmer:innen an. Messen Sie so das Engagement und optimieren Sie die Arbeit mit dem Tool.
Beachten Sie, dass einige Features nur im Rahmen der Premiumfunktionen zur Verfügung stehen. Diese müssen Sie zusätzlich in einem monatlichen Abo pro Nutzer:in erwerben. Dazu gehören:
  • Leadership-Ecke: Ein Bereich für Führungskräfte, in dem Austausch über AMA-Events, Umfragen und mehr stattfinden kann.
  • Antworten in Viva: Ein separater Tab, in dem Ihre Mitarbeiter:innen unternehmensweit Fragen stellen können. Dabei markieren Sie andere Mitarbeiter:innen, die womöglich dabei helfen oder auf weitere Personen mit dem nötigen Wissen verweisen können.
  • AMA-Events (Ask me Anything): Eine Frage-und-Antwortrunde, in der Führungskräfte alle Fragen der Teilnehmer:innen beantworten können.
  • Community-Kampagnen: Planen Sie unternehmensweite Kampagnen und bringen Sie alle nötigen Infos an einem Ort zusammen.
  • Verbesserte Analysen: Erhalten Sie noch mehr Daten zur tieferen Analyse.
Microsoft Viva Engage erstellt pro Gruppe eine eigene SharePoint-Teamseite und eine Dokumentenbibliothek. Mitglieder können Office-Dokumente auch innerhalb der Gruppe erstellen, ohne dabei das Netzwerk verlassen und ein externes Programm wie Word öffnen zu müssen. Gruppenmitglieder können Dokumente, Videos oder Bilder an jeden Beitrag anhängen, was langes Suchen erspart. Microsoft Viva Engage bietet außerdem eine Chatfunktion, die eine Kommunikation auch außerhalb der Gruppen ermöglicht. Bei Bedarf kann innerhalb eines Chats eine weitere Person durch @-Nennung hinzugefügt werden.
Ein Flugplatz und verschiedene Flugzeuge aus der Vogelperspektive

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Ein Beispiel, wie Sie Microsoft Viva Engage im Unternehmen nutzen können: Zu einer Entscheidung im Bereich Sales/Marketing sollen möglichst viele interne Expert:innen etwas beitragen Um die einzelnen Meinungen zu sammeln, können Sie eine Umfrage in der allgemeinen Storyline des Unternehmens erstellen. Nach Ende der Befragung werden die Ergebnisse automatisch ausgewertet. Mit dem Ergebnis können Mitarbeiter:innen innerhalb der Community „Sales & Marketing“ dann eine finale Entscheidung treffen. Die Möglichkeit, das Ergebnis anschließend auch informell in- und außerhalb der Communitys zu diskutieren, ist eine der wesentlichen Stärken eines Enterprise Social Networks wie Microsoft Viva Engage. Eine ähnliche Funktion stellen auch Twitter und Facebook zur Verfügung. Jedoch ist das Erstellen einer privaten Gruppe dort umständlich bis unmöglich, da nicht jede:r Mitarbeiter:in zum Anlegen eines entsprechenden Kontos verpflichtet werden kann und sollte.

Für wen lohnt sich das Tool?

Besonders in großen Unternehmen kennen die Mitarbeiter:innen häufig nur die Kolleg:innen in ihrem jeweiligen Team oder in der weiteren Abteilung. Mithilfe eines unternehmensweiten Netzwerks wie Viva Engage soll sich dies ändern. Microsofts soziales Netzwerk fördert außerdem auch den Austausch und das Feedback zwischen Mitarbeiter:innen verschiedener Länder. Eine Begrenzung gibt es dabei nicht. Über Viva Engage können sich laut Microsoft mehrere hunderttausend Menschen miteinander vernetzen. Das Tool lohnt sich also umso mehr, wenn Sie beispielsweise mehrere Unternehmensstandorte virtuell miteinander arbeiten lassen wollen. Das ist gerade dann hilfreich, wenn die Teams untereinander sonst kaum in Kontakt treten. So erfahren etwa Mitarbeiter:innen in Hamburg, was die Kolleg:innen am Standort München machen – und wie das ihre eigene Arbeit ergänzt. Zudem lohnt sich Microsoft Viva Engage für alle Unternehmen, die kein eigenes Intranet haben. Oftmals ist die Einrichtung eines solchen Systems mit hohen Kosten und Aufwand verbunden. Das Tool von Microsoft kann nahezu alle Aufgaben eines Intranets übernehmen und erleichtert so die interne Kommunikation enorm.
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Ziel von Viva Engage ist aber nicht nur, Ihre Mitarbeiter:innen miteinander zu vernetzen. Durch ständigen Austausch, Lob und schnelle Klärung von Fragen können Sie Ihre Mitarbeiter:innen besser motivieren. Indem sie beispielsweise an Umfragen teilnehmen, tragen sie zu Entscheidungen und der Weiterentwicklung des Unternehmens insgesamt bei. Das kann im besten Fall das Zugehörigkeitsgefühl erhöhen. Um das zu verwirklichen, sollten Sie Microsoft Viva Engage ausführlich im Unternehmen vorstellen. Zeigen Sie in großen Veranstaltungen – sei es in Person oder Remote – wie das soziale Netzwerk funktioniert und welche Möglichkeiten Ihre Mitarbeiter:innen dadurch erhalten. Zudem sollten Sie Ihrer Belegschaft Zeit einräumen, um Microsoft Viva Engage während der Arbeit zu nutzen. Nur so kann sich die Plattform zu einem festen Bestandteil Ihres Unternehmens entwickeln.

Microsoft Viva Engage und Teams

Microsoft Viva Engage ist fast vollständig in Microsoft 365 Enterprise integriert. Nur einige Premiumfunktionen müssen Sie zusätzlich erwerben. Aus der nahtlosen Integration ergeben sich eine Reihe von Vorteilen: Ein Sharebutton erleichtert es Ihnen etwaInhalte von verschiedenen Stellen Ihres Desktops aus zu posten. Diesen Button können Sie in die Office-Suite Ihres Unternehmens einbinden. Als Teil der Microsoft-365-Suite ermöglicht Viva Engage außerdem den Austausch aller Microsoft- Dateiformate wie Word, Excel, sowie PowerPoint innerhalb der Viva Engage-Arbeitsgruppen. Teams eignet sich zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen oder auf Wunsch auch nach außen. Demgegenüber dient Viva Engage als Vernetzungstool innerhalb eines Unternehmens und gleichzeitig als eine Art „Schwarzes Brett“, über das Mitarbeiter:innen allgemeine Informationen schnell und weitreichend verteilen können.
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Mittlerweile sind Viva Engage und Teams keine streng voneinander getrennten Systeme mehr: Die Viva Engage-App können Sie in Ihre Teams-Bedienoberfläche integrieren. Auf der linken Seite des Teams-Hauptfensters können Sie das Viva Engage-Widget anheften, sodass Sie beispielsweise mit Führungskräften in Kontakt bleiben, Live-Ereignisse ansehen und dank Ankündigungen aus ihrem Unternehmen stets auf dem Laufenden bleiben. Dazu öffnen Sie einfach Teams in Ihrem Browser oder die Desktop-App und klicken auf der linken Seite des Teams-Hauptfensters auf „Apps“. Suchen Sie anschließend in der Suchleiste nach „Viva Engage“ und klicken Sie dann neben der Viva Engage-App auf „Hinzufügen“. Wenn Sie Viva Engage auf Ihrem Smartphone oder Tablet nutzen möchten, laden Sie die App herunter – für Android aus dem und für iPhone und iPad aus dem App Store. Dann geben Sie Ihre Microsoft-365-Firmen-E-Mail-Adresse und das Kennwort ein und tippen auf „Anmelden“. Nach dem Einloggen über Ihr mobiles Endgerät können Sie Ihr Profil bearbeiten, Unterhaltungen folgen und eigene Beiträge verfassen.

Das Wichtigste zu Microsoft Viva Engage in Kürze

  • Microsoft Viva Engage ist Teil der Microsoft 365-Suite. Einige Premium-Features müssen Sie allerdings zusätzlich bezahlen.
  • Microsoft Engage ist eine Social-Media-Plattform für Unternehmen, über die sich Mitarbeiter:innen vernetzen und austauschen können.
  • Über besondere Funktionen wie Ankündigungen in der Storyline können Sie firmenweit Neuigkeiten, Lob und Events übermitteln.
  • Das Engagement der Mitarbeiter:innen lässt sich dank den Analyse-Tools von Microsoft Viva Engage einfach messen.
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