Klären Sie vorab die Rahmenbedingungen
Unternehmen, die von diesen modernen und zukunftssicheren Möglichkeiten profitieren wollen, können sich mit der folgenden Checkliste auf die Umstellung zu einer cloud-basierten Telefonanlage vorbereiten:
Welche Internet-Bandbreite wird benötigt?
Zwar erfordern Telefonate nicht allzu viel Bandbreite – überschlägig geht man pro Telefonat von 120 kbit/s aus. Doch wenn viele Mitarbeiter:innen parallel telefonieren, muss die Internet-Anbindung des Unternehmens diese Datenlast aushalten – zusätzlich zu den anderen über das Internet genutzten Anwendungen. Zwar lassen sich Nebenstellen bei Cloud-TK-Anlagen schnell hinzubuchen. Eine Erhöhung der Internet-Bandbreite ist dagegen oft nicht so schnell realisierbar. Hier lohnt es sich, künftig eventuell hinzukommenden Bedarf von vornherein mit einzukalkulieren.
Wer ist für die Koordination zuständig?
Unternehmen sollten rechtzeitig definieren, wer die Buchung und Verwaltung der Nebenstellen, die Einrichtung der Endgeräte und die Einrichtung und Aktivierung der gewünschten Funktionen verantwortet und umsetzt. In der Regel wird dies die IT-Abteilung in Abstimmung mit dem Anbieter der Cloud Telefonanlage übernehmen.
Welche speziellen Telefon-Funktionen sind für das Unternehmen wichtig?
Viel Telefonkomfort wie Konferenzen, Gruppenrufe, individuelle Anrufbeantworter, Chef-Sekretariats-Funktion oder Call-Center-Unterstützung wird von Cloud-Telefonanlagen ohnehin geboten. Eine Analyse und Dokumentation im Vorfeld ist immer sinnvoll.
In welchem Umfang ist eine Integration mit anderen Kommunikationsarten gewünscht?
Auch in dieser Hinsicht wird unter dem Schlagwort „Unified Communications“ viel angeboten. Dienste wie Messaging, Web- und Videokonferenzen, Collaboration-Plattformen stehen exemplarisch für flexibles Arbeiten. Unternehmen, die einen Umzug ihrer Telefonanlage in die Cloud in Erwägung ziehen, sollten sich über diese Möglichkeiten informieren und abschätzen, ob sie ihnen nicht schon heute Vorteile im Geschäftsalltag bieten.
Klären Sie, ob Ihr Router IP-fähig ist
Die Umstellung auf die Telefonanlage aus der Cloud setzt neben ausreichender Bandbreite weitere Veränderungen voraus. Das bedeutet in erster Linie, dass Sie grundsätzlich keine Analog- oder ISDN-Verkabelung mehr benötigen. Stattdessen genügt ein Internet-Anschluss, den Sie direkt mit einem IP-fähigen Router verbinden, und an diesen wiederum die Telefone anschließen. Der Router muss dafür IP-fit sein und den Annex-J-Standard unterstützen. Ob dies der Fall ist, können Sie der Bedienungsanleitung Ihres Routers entnehmen.
Nutzen Sie bestehende Telefone einfach weiter
Eine weitere Bedingung für den Betrieb sind IP- beziehungsweise VoIP-fähige Endgeräte, also die Telefone. Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass Sie die bisher genutzten Apparate ausmustern müssen. Viele alte Modelle sowie klassische, im Unternehmen installierte Telefonanlagen („On-Premise“-Anlagen) für analoge oder ISDN-Anschlüsse lassen sich weiterhin mit der neuen Technik verwenden. Nämlich dann, wenn der Router über entsprechende Schnittstellen verfügt, was häufig der Fall ist. Dann können Sie zum Beispiel analoge, DECT- oder ISDN-Telefone mit den klassischen TAE-Dosen im Router verbinden.
- Gibt es diese nicht oder nicht in ausreichender Anzahl, dann schließen Sie die alten Geräte an einen VoIP-Adapter (mit Buchsen im RJ-11-Format) an und verbinden ihn per Netzwerkkabel mit dem Router.
- Für ISDN-Telefonanlagen hingegen braucht der Router einen S0-Anschluss.
- Traditionelle beziehungsweise On-Premise-Telefonanlagen jüngeren Datums unterstützen bereits die IP-Kommunikation und bringen entsprechende Schnittstellen mit – teils sogar die Integration in Mobilfunknetze.
- Wichtiger Hinweis: Bei den genannten Lösungen auf analoger und ISDN-Basis stehen Ihnen nicht alle Möglichkeiten des IP-Anschlusses zur Verfügung.
- Anders sieht das mit modernen Apparaten aus, welche die IP-Signale aus der Cloud bereits ab Werk verstehen. Sie nehmen direkt und ohne weitere Adapter Kontakt zum Router auf und bieten praktisch sämtliche Möglichkeiten der IP-Technologie.
