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Cloud Telefonanlage – was Unternehmen beachten sollten

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Das persönliche Telefonat hat im Geschäftsleben nichts von seiner Bedeutung verloren. Zwar lassen sich viele Dinge auch schnell per E-Mail oder Messaging klären, doch für Verhandlungen, Abstimmungen und zur Kontaktpflege ist Telefonieren immer noch das Kommunikationsmittel Nummer Eins. Doch Telefonanlagen müssen heute keine grauen Kästen mehr sein, sondern lassen sich flexibler als TK-Anlagen aus der Cloud realisieren.

Bei einer Cloud-Lösung werden die Steuerungs- und Vermittlungsfunktionen nicht mehr von einer Telefonanlage in den Räumen des Kunden ausgeführt. Vielmehr übernehmen Server im Rechenzentrum des Anbieters diese Funktionen. Möglich wird dies, weil die Nebenstellentelefone nicht mehr über eine klassische Telefonleitung angeschlossen sind, sondern über das Internet-Protokoll (IP) und somit übers Daten-Netzwerk des Unternehmens.

Vorteile einer  Cloud Telefonanlage

IP-taugliche Telefone gibt es in vielen Ausstattungs- und Preisklassen. Sie sind nicht teurer oder komplizierter zu bedienen als klassische Systemtelefone. Dafür bieten Cloud-basierte Telefonanlagen viele Vorteile:

  • Die Anzahl der von ihnen verwalteten Nebenstellen lässt sich leicht skalieren – neue Mitarbeiter oder neue Filialen lassen sich leicht hinzubuchen.
  • Neue Funktionen lassen sich leicht per Software einspielen, Änderungen an der beim Kunden eingesetzten Hardware sind dazu nicht nötig.
  • Um Wartung und Systemadministration kümmern sich Profis im Rechenzentrum des Anbieters. Die IT-Abteilung des Kunden wird entlastet.
  • Die Abrechnung erfolgt zu festen Preisen pro Nebenstelle. So lassen sich die Kosten zuverlässig kalkulieren, zudem sind sie üblicherweise günstiger als beim Betrieb einer „On-Premise“-Telefonanlage.

Flexibilität ist das schlagende Argument

In Cloud-Telefonanlagen lassen sich neben IP-basierten Nebenstellen auch Mobiltelefone einbinden. So wird es zum Beispiel möglich, auch unterwegs auf dem Smartphone unter seiner normalen Festnetzdurchwahl erreichbar zu bleiben. Vom Mobiltelefon abgehend geführte Gespräche werden auf Wunsch mit der Festnetzdurchwahl beim Angerufenen signalisiert. Dank dieses „One Numbering“ treten Unternehmen gegenüber ihren Kunden und Geschäftspartnern immer mit einer einheitlichen Rufnummer auf. Bestehende Rufnummernblöcke lassen sich beim Umstieg auf eine Cloud Telefonanlage im Übrigen mitnehmen.

Der Typ der unterstützten Nebenstellen lässt sich an Bedarf und Nutzungsverhalten der einzelnen Mitarbeiter anpassen: Wer nur im Innendienst arbeitet, kann ein klassisches Festnetztelefon bekommen. Wer überwiegend unterwegs ist, wird mobil angebunden. Und wo nötig, lassen sich auch beide Varianten kombinieren. Dann können ankommende Anrufe per „Parallelruf“ sowohl auf dem Festnetztelefon als auch auf dem Mobiltelefon läuten.

Diese Fragen sollten Unternehmen klären

Unternehmen, die von diesen modernen und zukunftssicheren Möglichkeiten profitieren wollen, können sich mit der folgenden Checkliste auf die Umstellung zu einer cloud-basierten Telefonanlage vorbereiten:

 

  • Welche Internet-Bandbreite wird benötigt? Zwar erfordern Telefonate nicht allzu viel Bandbreite – überschlägig geht man pro Telefonat von 120 kbit/s aus. Doch wenn viele Mitarbeiter parallel telefonieren, muss die Internetanbindung des Unternehmens diese Datenlast aushalten – zusätzlich zu den anderen über das Internet genutzten Anwendungen. Zwar lassen sich Nebenstellen bei Cloud-TK-Anlagen schnell hinzubuchen. Eine Erhöhung der Internet-Bandbreite ist dagegen oft nicht so schnell realisierbar. Hier lohnt es sich, künftig eventuell hinzukommenden Bedarf von vornherein mit einzukalkulieren.
  • Wer ist für Koordination zuständig? Unternehmen sollten rechtzeitig definiert, wer die Buchung und Verwaltung der Nebenstellen, die Einrichtung der Endgeräte und die Einrichtung und Aktivierung der gewünschten Funktionen verantwortet und umsetzt. In der Regel wird dies die IT-Abteilung in Abstimmung mit dem Anbieter der Cloud Telefonanlage übernehmen.
  • Welche speziellen Telefon-Funktionen sind für das Unternehmen wichtig? Viel Telefonkomfort wie Konferenzen, Gruppenrufe, individuelle Anrufbeantworter, Chef-Sekretariats-Funktion oder Call-Center-Unterstützung wird von Cloud-Telefonanlagen ohnehin geboten. Eine Analyse und Dokumentation im Vorfeld ist immer sinnvoll. So fällt die Entscheidung welche Funktionen für die Prozesse und Angebote des Unternehmens wichtig sind und ob diese sich mit der Cloud-Lösung umsetzen lassen.
  • In welchem Umfang ist eine Integration mit anderen Kommunikationsarten gewünscht? Auch in dieser Hinsicht wird unter dem Schlagwort „Unified Communications“ viel angeboten. Dienste wie Messaging, Web- und Videokonferenzen, Collaboration-Plattformen stehen exemplarisch für flexibles Arbeiten. Unternehmen, die einen Umzug ihrer Telefonanlage in die Cloud in Erwägung ziehen, sollten sich über diese Möglichkeiten informieren und abschätzen, ob sie ihnen nicht schon heute Vorteile im Geschäftsalltag bieten.

 

Mit der virtuellen Telefonanlage One Net Business machen Unternehmen jeder Größe flexibles Arbeiten möglich.

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