Remote arbeiten: Flexibles Arbeiten von überall effizient gestalten

• Remote arbeiten bedeutet, berufliche Aufgaben ortsunabhängig zu erledigen. Gängige Modelle sind Full Remote, Hybrid und Remote First.
• Wenn ein Unternehmen Remote Work anbietet, hat es Zugriff auf weltweite Talente – und es wird für potenzielle Bewerber:innen interessanter.
• Erfolgreiches Remote Work braucht klare Kommunikationsregeln, die richtige technische Ausstattung und eine vertrauensbasierte Unternehmenskultur.
• Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutz und Datenschutz gelten auch bei Remote Work – Arbeitgeber bleiben in der Verantwortung.
• Arbeitet Ihre Belegschaft per Remote Work im Ausland, sollten Sie vorab prüfen, welches Arbeits-, Abgaben- und Steuerrecht für sie gilt.
• Über SD-WAN oder Corporate VPN verbinden Sie Standorte im Ausland und Remote-Work-Arbeitsplätze sehr effizient mit Ihrer Unternehmenszentrale.

• Attraktivität auf dem Jobmarkt: Gerade jüngere Fachkräfte bevorzugen häufig Arbeitgeber, die Remote Work anbieten. Als Unternehmen gewinnen Sie in Zeiten des Arbeitskräftemangels so leichter High Potentials und setzen sich von Ihren Wettbewerbern ab.
• Anreiz für Beschäftigte: Für viele Berufstätige ist räumliche Ungebundenheit wichtiger als ein Dienstwagen oder ein größeres Büro am Firmensitz.
• Motivierte Belegschaft: Mitarbeitende, die nicht täglich im Berufsverkehr unterwegs sind, sind meist ausgeruhter und motivierter. 
• Freie Wohnortwahl: Indem Sie Remote-Arbeit anbieten, können Sie Standortnachteile ausgleichen, beispielsweise mangelnden günstigen Wohnraum in der Nähe des Firmensitzes.
• Bessere Work-Life-Balance: Mitarbeiter:innen, die zu Hause Kinder betreuen oder Angehörige pflegen, profitieren von Remote Work. Die Arbeit von außerhalb eines Büros können Sie mit flexiblen Arbeitszeitmodellen kombinieren, etwa einem Lebensarbeitszeitkonto. So müssen langjährige Beschäftigte nicht in Teilzeit wechseln oder kündigen, wenn sie sich eine Zeit lang mehr um ihre Familie kümmern.
• Steuervorteile nutzen: Durch Remote Work im Ausland können Mitarbeiter:innen von niedrigeren Lebenshaltungskosten oder den dortigen Steuer- und Abgabesätzen profitieren. Und Sie als Geschäftskund:in profitieren mit den entsprechenden Business-Tarifen vom günstigen Telefonieren ins Ausland.
• Persönliche Entwicklung fördern: Mitarbeitende, die aus persönlichen Gründen einen längeren Auslandsaufenthalt planen, können weiter von unterwegs aus für Ihr Unternehmen arbeiten. 

• Initialkosten: Remote-Arbeit verursacht zunächst Kosten für zusätzliche Hardware wie Notebooks und Dienst-Smartphones sowie VPN-Zugänge. Allerdings kann die Einführung von Remote Work auch eine gute Gelegenheit sein, Ihre vorhandene Infrastruktur kritisch zu prüfen und die Digitalisierung voranzutreiben. So können Sie durch Virtualisierung möglicherweise sogar Kosten einsparen.
• Höherer Planungsaufwand: Remote Work macht es für Ihre Arbeitsgruppen schwieriger, gemeinsame Präsenztermine zu finden. Doch solche Treffen vor Ort sind wichtig, wenn Sie beispielsweise bestimmte Dinge nur im Unternehmen vor Ort besprechen können oder Meetings mit wichtigen Geschäftspartner:innen anstehen. Der Planungsaufwand steigt dadurch.
• Herausforderungen in der Kommunikation: Teammitglieder, die remote arbeiten, sehen nicht mehr, mit welchen Projekten sich die Kolleg:innen im Nachbarbüro oder in der Nachbarabteilung befassen. Daher sollten Sie wichtige Informationen oder Projektfortschritte regelmäßig online sichtbar machen. Das funktioniert beispielsweise über eine Projektmanagement-Software, die unternehmensweit aufrufbar ist, in Online-Firmenmeetings oder über kurze Briefings für Ihre Mitarbeitenden.

• Remote Work: Das ist der am weitesten gefasste und modernste Begriff in der Arbeitswelt. Er beschreibt die reine Ortsunabhängigkeit der Arbeit. Der Arbeitgeber macht keine Vorgaben zum Arbeitsort, solange die Arbeitsergebnisse stimmen und die Erreichbarkeit gewährleistet ist. Es gibt keinen vertraglich festgelegten Arbeitsplatz außerhalb des Betriebs.
• Homeoffice: Dieser Begriff ist umgangssprachlich und im deutschen Arbeitsrecht nicht klar definiert. Meist bezeichnet er das flexible oder gelegentliche Arbeiten von zu Hause aus, oft auf Basis einer informellen Absprache oder einer Betriebsvereinbarung. Der Hauptarbeitsplatz bleibt aber das Büro.
• Telearbeit: Das ist der einzige rechtlich definierte Begriff in Deutschland, verankert in § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Ein Telearbeitsplatz liegt vor, wenn der Arbeitgeber im Privatbereich der Beschäftigten feste Bildschirmarbeitsplätze einrichtet und die Arbeitsbedingungen vertraglich festgelegt sind. Hier hat der Arbeitgeber eine erweiterte Verantwortung: Er muss den Arbeitsplatz ausstatten und eine Gefährdungsbeurteilung durchführen, um sicherzustellen, dass Ergonomie und Arbeitsschutz eingehalten werden.

Herausforderungen von Remote Work im Ausland

• Vernetzung und Kommunikation: Je mehr Mitarbeitende oder Zweigstellen Sie im Ausland haben, desto wichtiger ist eine gute Standortvernetzung untereinander. Möglich ist z.B. ein sogenanntes SD-WAN. Per Corporate VPN stellen Sie bei Bedarf auch über das Internet eine sichere Verbindung her.
• Organisation und Vorbereitung: Fehlende Vorbereitung auf das Zielland (Wohnraum, Bankkonto, Krankenversicherung etc.) kann die Produktivität und Motivation erheblich beeinträchtigen.
• Familie, soziales Umfeld und Heimweh: Die Distanz zur Heimat, zu Familie und Freundeskreis sowie die Eingewöhnung im Ausland gehören zu den größten Herausforderungen – sowohl emotional als auch organisatorisch.
• Erreichbarkeit und Zeitverschiebung: Internationale Zusammenarbeit erfordert klare Zeitfenster für Meetings und Absprachen. Vorsicht: Das Gefühl ständiger Erreichbarkeit, Anpassungsdruck, Arbeitsüberlastung oder die Folgen von sozialer oder emotionaler Isolation können zu Überforderung und psychischen Belastungen führen.

Remote-Arbeit funktioniert auch aus dem Ausland. Allerdings gibt es dabei einige Besonderheiten.

Chancen und Vorteile von Remote Work im Ausland

• Globaler Talent-Pool: Sie sind nicht mehr auf den lokalen Arbeitsmarkt beschränkt und können die besten Fachkräfte weltweit für Ihr Unternehmen gewinnen.
• Motivation und Produktivität: Ein Tapetenwechsel kann inspirierend wirken und die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter:innen steigern.
• Schnellere Skalierung: Neue Märkte in anderen Ländern lassen sich erschließen, ohne dort sofort eigene Standorte aufbauen zu müssen. Teams in verschiedenen Zeitzonen oder Regionen erlauben zudem eine bessere Betreuung globaler Kund:innen.
• Employer Branding stärken: Moderne Arbeitsmodelle wie internationales Remote Work verbessern das Image als fortschrittliches und mitarbeiterorientiertes Unternehmen.
• Kulturelle Diversität: Unterschiede und Gemeinsamkeiten in der Lebens- und Arbeitskultur fördern Offenheit, Inspiration und Innovation.

• Führen Sie klare Regelungen ein: Legen Sie genau fest, an welchen Tagen oder in welchem Umfang Remote Work in Ihrem Unternehmen möglich oder sogar erwünscht ist.
• Planen Sie mit Arbeitsgruppen: Organisieren Sie wichtige Aufgaben, die nur vor Ort am Firmensitz ausgeführt werden können, möglichst über Arbeitsgruppen. So können sich Mitarbeitende in Präsenz und Remote Work jederzeit gegenseitig vertreten.
• Gestalten Sie Remote-Arbeitsplätze gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden: Das gilt vor allem, wenn diese von zu Hause oder auf einer längeren Reise remote arbeiten wollen. Haben Ihre Mitarbeitenden im Ausland z.B. nur eine kleine Wohnung und dort kein passendes Arbeitszimmer? Dann prüfen Sie gemeinsam, ob es vor Ort beispielsweise Coworking-Spaces gibt.
• Führen Sie Fortbildungen durch: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu neuester Software und zu möglichen Cyberrisiken, die durch Remote Work oder Homeoffice entstehen können.
• Stärken Sie den Teamgeist: Planen Sie regelmäßige Präsenztermine für Ihre Mitarbeitenden, damit sich Ihre Teams auch persönlich sehen. Das wirkt sich positiv auf die Motivation und Zusammenarbeit aus.
• Investieren Sie in starke Hardware: Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden aktuelle und leistungsstarke Endgeräte zur Verfügung. Lange Wartezeiten am Notebook senken die Produktivität, mindern die Konzentration und kosten mittelfristig mehr als der Kauf oder das Leasing schneller Hardware.
• Nutzen Sie Cloud-Dienste: Virtualisieren Sie möglichst viele Technologien in Ihrem Unternehmen, sodass Sie sie auch von außerhalb überwachen und warten können. Business-Applikationen, die Sie als Software-as-a-Service (SaaS) einrichten, müssen Sie dann z.B. nicht lokal aktualisieren. Zwei weitere Beispiele: Betreiben Sie eine internetbasierte Lösung für Unified Communications oder eine Kundendatenbank in der Cloud anstatt On-Premises. Dann können Sie diese von überall auf der Welt warten, auch per Remote Work.

• Kommunikation: Slack, Microsoft Teams, Mattermost
• Videokonferenzen: Microsoft Teams, Google Meet, Zoom
• Projektmanagement: Asana, Trello, Jira, awork
• Kollaboration: Microsoft 365 Business, Google Workspace, Miro (virtuelles Whiteboard)
• Dateiablage: Google Drive, Microsoft SharePoint, Dropbox Business
• Zeiterfassung: Toggl, awork, Clockify, Harvest
• Umfragen: Doodle, SurveyMonkey, LamaPoll
• Mitarbeiter-Feedback: Culture Amp, ClickUp, Bonrepublic

• Betriebsrat: Bei der Einführung von Remote Work ist die Mitbestimmung des Betriebsrats zu beachten.
• Arbeitszeit und Pausenregelungen: Für Remote Work gelten dieselben Vorschriften wie für die Arbeit im Betrieb – z.B. zu Höchstarbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten und dem Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit. Die Arbeitszeiterfassung ist ebenfalls verpflichtend.
• Datenschutz und IT-Sicherheit: Unternehmen und Mitarbeitende müssen die Vorgaben zur Datensicherheit auch außerhalb des Firmensitzes einhalten. Es ist z.B. festzulegen, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist.
• Gesetzlicher Arbeitsschutz: Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) findet auch im Remote Work uneingeschränkt Anwendung. Der Arbeitgeber bleibt für Sicherheit und Gesundheitsschutz verantwortlich – unabhängig vom Arbeitsort. Beschäftigte müssen zudem regelmäßig in Arbeitsschutz und -sicherheit unterwiesen werden.
• Unfall- und Versicherungsschutz: Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz besteht grundsätzlich auch bei Remote Work – und das sowohl im Inland als auch im Ausland, solange die Tätigkeit dem deutschen Arbeitsverhältnis klar zugeordnet werden kann. Nicht abgedeckt sind eindeutig private Tätigkeiten. So besteht kein Unfallversicherungsschutz, wenn es sich um einen rein privaten Vorgang handelt (z.B. private Erledigungen während der Arbeitszeit).
• Zugangsrecht: Der Arbeitgeber hat nicht automatisch das Recht, die Wohnräume von Angestellten zu betreten, die remote von zu Hause arbeiten. Zutritt zum Heimarbeitsplatz kann nur nach expliziter Vereinbarung im Vertrag erfolgen (Art. 13 Grundgesetz) und erfordert vor Betreten die Zustimmung aller volljährigen Bewohner:innen.

Sozialversicherung

Steuern

Arbeitsrechtliche Regelungen

Unfallversicherung der Belegschaft

Datenschutzkonformität