Ein Mann steht vor einer Tafel und schreibt. Eine Kamera nimmt ihn auf
Digitalisierung

Online-Workshops durchführen: Darauf sollten Sie achten

Der Erfolg der beliebten Videokonferenz-Tools Microsoft Teams, Google Meet und Zoom zeigt: Telearbeit muss kein Hindernis für echte Zusammenarbeit sein. Das gilt auch für Workshops und Seminare. Auch wenn Sie und die Teilnehmer sich nicht im selben Raum befinden, können Sie dennoch Wissen vermitteln, gemeinsam neue Projekte erarbeiten und Ideen austauschen. Wie das gelingt, erfahren Sie hier.

Virtuelles Brainstorming ist nicht dasselbe, als wenn Sie persönlich und vor Ort gemeinsam an Konzepten und Ideen arbeiten. Im persönlichen Zusammentreffen und bei der Arbeit mit kreativen Hilfsmitteln „zum Anfassen” kommen meist sehr leicht kreative Einfälle ans Licht. Dennoch kann auch ein gut gemachter virtueller Workshop genau diesen Aspekt und diese Energie transportieren. Mit unseren Tipps und digitalen Hilfsmitteln treffen Sie die richtigen Vorbereitungen und Ihr Workshop wird mit Sicherheit ein Erfolg.

Inhaltsverzeichnis

Einen Online-Workshop durchführen: So gelingt die Vorbereitung optimal

Am Anfang eines jeden Workshops, Seminars oder einer Online-Konferenz steht natürlich die Vorbereitung. Diese sollte mit etwas Vorlauf stattfinden, etwa zwei Wochen vor dem eigentlichen Termin. Und auch wenn Sie sich zum Zeitpunkt des Workshops vermutlich alleine oder zusammen mit Ihrer Kamera-Regie im Raum aufhalten: Ihre Teilnehmer sind durchaus real und lauschen gespannt Ihren Ausführungen. Umso wichtiger ist es, dass Sie gut vorbereitet sind und die Besonderheiten der Online-Welt nicht aus den Augen verlieren.

Überfordern Sie Ihre Teilnehmer nicht mit Workshop-Marathons

Bei der Gestaltung Ihres Online-Workshops sind aufgrund des besonderen Mediums und der fehlenden Präsenz vor Ort bestimmte Dinge zu beachten. Insbesondere der zeitliche Ablauf ist von besonderer Bedeutung. Ganztägige Workshops sind hier meist nicht der richtige Weg, da viele Teilnehmer für eine Online-Veranstaltung ungern einen ganzen Tag einplanen. Ein solcher Workshop sollte somit selten länger als vier Stunden dauern – und im Zweifel über mehrere Tage verteilt stattfinden. Der Richtwert von maximal vier Stunden schließt Pausen bereits mit ein – von denen Sie genau wie in einer „realen” Veranstaltung reichlich einplanen sollten.

Stellen Sie alle notwendigen Hintergrundinfos vorab bereit

Ihre Zeit ist genau wie die Ihrer Teilnehmer kostbar. Sie möchten diese sicher nicht damit vergeuden, dass Teilnehmer während des eigentlichen Workshops Hintergrundinformationen lesen. Fügen Sie Ihrer Einladung daher bereits Informationen bei, welche die Teilnehmer für ihre eigene Vorbereitung nutzen sollen. Formulieren Sie in der Einladung deutlich, welche Kenntnisse bei der Veranstaltung vorausgesetzt werden. Auf diese Weise können Sie zu Beginn des Workshops gleich loslegen und auf einem gemeinsamen Wissensstand aufbauen.

Laden Sie den richtigen Mix an Personen und Persönlichkeiten ein

Virtuelle Workshops, insbesondere solche mit dem Ziel der Ideenentwicklung, benötigen die richtige Balance von Charakteren, um produktiv zu sein und am Ende greifbare Ergebnisse zu erzielen.
Denken Sie daher nicht nur an die „naheliegenden” Teilnehmer. Vermeintlich plausible und interessante Ideen müssen stets aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und natürlich hinterfragt werden. Es kann sich auszahlen, Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen einzuladen, um möglichst viele verschiedene Perspektiven zu hören.
Versuchen Sie dabei auch, eine Vielzahl verschiedener Persönlichkeitstypen einzubeziehen. Zum Beispiel können einfühlsame Menschen Probleme gut aus Kundensicht durchdenken. Datengesteuerte Menschen hingegen bieten meist objektivere und logischere Lösungen an.
Wie Sie geschäftliche Termine bestmöglich koordinieren, damit Sie Ihre Teilnehmer alle „unter einen Hut“ bekommen, verraten wir Ihnen auch an anderer Stelle in diesem Magazin.

Wenn Sie einen virtuellen Workshop oder ein Seminar durchführen, ist kaum etwas ärgerlicher, als wenn mittendrin die Technik streikt. Das ist zwar auch im realen Konferenzraum ärgerlich, aber Online funktioniert dann gar nichts mehr. Wenn Sie Ihre Teilnehmer plötzlich nicht mehr sehen und hören (oder umgekehrt), können Sie nicht auf deren mögliches Fachwissen oder jemanden „aus der Technik” im Raum nebenan zurückgreifen. Im schlimmsten Fall können Sie nicht einmal mehr um Geduld bitten und Ihre Teilnehmer haben sich längst ausgeklinkt, wenn Sie wieder live sind.
Folgende Tools sind für die Durchführung einer Online-Veranstaltung sozusagen das Pflichtprogramm:
Überlassen Sie besser nichts dem Zufall – wenn Sie eines der Tools zum ersten Mal verwenden, testen Sie es vorher unbedingt unter möglichst realistischen Bedingungen. Und falls während Ihrer Sitzung Anmeldedaten benötigt werden, stellen Sie sicher, dass jeder diese rechtzeitig bekommt. Testen Sie außerdem unbedingt das Zusammenspiel all dieser Komponenten für die spätere Live-Veranstaltung. Selbst wenn die Tools für sich genommen einzeln funktionieren, können sie im gleichzeitigen Betrieb trotzdem für Probleme sorgen.
Achten Sie weiterhin darauf, dass Sie die notwendigen Lizenzen vorab beschaffen. Kaum etwas ist peinlicher, als wenn Ihr Seminar nach 30 Minuten zuende ist, bloß weil Sie nach wie vor die kostenlose Variante nutzen.
Noch mehr nützliche Tipps für die Durchführung Ihres Online-Seminars erhalten Sie in unserem separaten Beitrag zu Web- und Videokonferenzen.
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Während des Workshops: Sorgen Sie dafür, dass alle zu Wort kommen und der rote Faden nicht verloren geht

Jeder sollte die Gelegenheit haben, sich zu äußern

So mancher Teilnehmer bringt sich gern ein – andere wiederum tun sich schwer. Stellen Sie während des gesamten Workshops sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, mindestens einmal gehört zu werden. Das kann durchaus schwierig werden, wenn Sie viele Teilnehmer haben – planen Sie also einen Workshop oder ein Seminar für mehr als zehn Personen, teilen Sie diese zunächst in kleinere Untergruppen auf.
Bedenken Sie auch, dass jeder anders kommuniziert. Einige Leute sprechen gern laut, während andere Chats oder virtuelle Whiteboards bevorzugen. Stellen Sie daher sicher, dass den Teilnehmern verschiedene Kommunikationsebenen zur Verfügung stehen.

Legen Sie Ziele fest, die als Orientierung dienen

So kann es während eines virtuellen Workshops leicht passieren, dass allzu enthusiastische Personen das Geschehen und somit auch die Ergebnisse dominieren. Legen Sie aus diesem Grund zu Beginn der Sitzung unbedingt die wichtigsten Ziele fest und sorgen Sie als Organisator dafür, dass hiervon möglichst nicht abgewichen wird.

Die Übung macht den (Workshop-)Meister

Denken Sie zum Schluss immer an die goldene Regel: halten Sie stets einen Plan B in der Hinterhand. Egal, welche Tools Sie verwenden: Sie sollten jeweils mindestens ein Ersatz-Tool bereithalten, das kurzfristig verwendet werden kann. Sorgen Sie außerdem möglichst dafür, dass jemand Ihre Aufgaben als Gastgeber übernehmen könnte, falls Ihnen etwas dazwischen kommt.
Abgesehen davon: Die Dynamik Ihres Workshops steht und fällt natürlich mit der Stabilität und Qualität Ihrer Internetverbindung. Insbesondere die sogenannte Upstream-Bandbreite ist hier von Bedeutung, nicht die Download-Geschwindigkeit. Sie sollte mindestens 20 Megabit pro Sekunde betragen.
Vieles, was für einen reibungslosen Workshop sorgt, ist ansonsten schlicht gesunder Menschenverstand. Bei der Online-Gemeinschaftsarbeit sind natürlich trotz der veränderten Anforderungen diejenigen im Vorteil, die bereits in der realen Welt Erfahrung mit Derartigem haben.
Für individuelle Beratung zur Ausrichtung Ihres eigenen virtuellen Workshops wenden Sie sich gern an einen unserer Berater. Auf unserer Vodafone Business-Website erfahren außerdem Sie noch mehr zum Thema New Work und wie die Einführung bei Ihnen im Unternehmen gelingt.
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