Ein Notebook auf einem Tisch mit der Startseite von Zoom auf dem Bildschirm. Darauf liegen die Hände einer Person, daneben steht eine Tasse Kaffee auf dem Tisch.
Unified Communication

Zoom: So nutzen Sie die Videokonferenz-Lösung

In Zeiten von Homeoffice, Flex Work und mobilen Arbeitsmodellen ist die Nachfrage nach Online-Meeting-Lösungen so groß wie nie zuvor. Die Anwendung Zoom des US-amerikanischen Unternehmens Zoom Video Communications ist mittlerweile in diesem Zusammenhang eine der bekanntesten Videokonferenz-Lösungen. Zumindest für eine gewisse Meeting-Dauer können Sie diese sogar kostenlos nutzen.

Zoom ist bereits seit 2011 auf dem boomenden Markt für Videokonferenz-Software vertreten. Doch erst in Zeiten von Homeoffice und Co. hat Zoom den Durchbruch geschafft und ist längst zum geflügelten Begriff geworden: "Zoomen" ist als Verb mittlerweile ähnlich etabliert wie "googlen".

Dies liegt an der enormen Verbreitung der Videokonferenz-Anwendung: Nach Unternehmensangaben erzielte die Zoom-Homepage im Juni 2022 die beeindruckende Zahl von 1,2 Milliarden Seitenaufrufen. Außerdem nutzen demnach mehr als 500.000 Unternehmen und Organisationen das Zoom-System.

Doch worauf sollten Sie achten, wenn Sie Zoom installieren und eine Besprechung abhalten wollen? Und wie schneidet der Freemium-Anbieter aus den USA gegenüber seinen Konkurrenten Microsoft Teams und Google Meet ab? Wir erklären es Ihnen in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

So können Sie Zoom gratis nutzen (mit Download-Links für alle Systeme)

Sie können Zoom wie erwähnt für kürzere Besprechungen kostenlos nutzen, doch mit Grenzen: Videokonferenzen sind durchaus bandbreitenintensiv. Zoom möchte im Unterschied zu Open-Source-Projekten Geld verdienen. Unter anderem aus diesem Grund hat die kostenlose Variante Zoom Basic einige Einschränkungen, die Sie nur durch den Abschluss eines Abo-Modells beseitigen können:
  • Die Anzahl der Teilnehmer:innen beschränkt sich in der Gratisversion auf 100 Personen und eine:n Organisator:in.
  • Die Länge einer Konferenz ist seit 15. Juli 2022 auf 40 Minuten begrenzt, egal wie viele Teilnehmende es gibt. Dies gilt also auch für 1:1-Unterhaltungen.
  • Die angebotenen Einwahlnummern für die Teilnahme per Telefon sind in Deutschland kostenpflichtig.
Eine andere Möglichkeit, kostenpflichtige Zoom-Funktionen ohne eigene Bezahlung zu nutzen, ist natürlich, an Meetings von Organisator:innen mit Premiumlizenz teilzunehmen. Die Höchstdauer spielt dann keine Rolle, sie richtet sich stets nach der Lizenz der Einladenden.
Wenn die Einschränkungen von Zoom Basic für Sie kein Problem darstellen, können Sie die Videokonferenz-Software ohne Weiteres kostenlos für Ihre Zwecke nutzen.
Hier finden Sie die Download-Links für Zoom:
Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

Unified Communications: Die Vorteile

Mit UCC bündeln Sie alle relevanten Kommunikationsdienste und Medien in einer zentralen Plattform. Sprachtelefonie über Fest- oder Mobilnetz, Videokonferenzen, E-Mails oder Chats – Unified Communications-Lösungen machen es möglich.

  • Effizientere Kommunikation
  • Maximale Flexibilität
  • Einfache Verwaltung

Schritt für Schritt zur Zoom-Konferenz

Um Zoom zu nutzen, brauchen Sie zunächst den Zoom-Client. Sollten Sie einzelne der hier genannten Schritte bereits durchgeführt haben oder diese für Sie nicht relevant sein, überspringen Sie sie einfach:
1. Den Computer mit Mikrofon und Webcam ausstatten
Wenn Sie Zoom nutzen möchten, brauchen Sie wie bei anderen Videokonferenz-Anwendungen auch zunächst einen Computer mit Mikrofon und Webcam oder ein aktuelles Smartphone. Mit der entsprechenden Hardware ausgestattet , können Sie direkt Ihre erste Zoom-Konferenz einrichten. Praktisch: Smartphone oder Laptop verfügen normalerweise bereits ab Werk über eingebaute Hardware für diese Zwecke.
2. Den Zoom-Client herunterladen
Besuchen Sie zunächst die Zoom-Website. Klicken Sie dort auf "Kostenlose Registrierung" und geben Sie Ihr Geburtsdatum und Ihre E-Mail-Adresse ein. Alternativ können Sie sich auch mit einem Google-Konto oder Facebook-Account anmelden oder ein vorhandenes Login nutzen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, via Single Sign-On auf eine eventuell bereits vorhandene Zoom-Unternehmenslizenz zuzugreifen. Single Sign-On, kurz SSO, bezeichnet die Einmalanmeldung für einen geschützten Bereich.
Nachdem Sie bei der Variante "E-Mail" auf den Bestätigungslink geklickt haben, müssen Sie den passenden Client installieren. Dieser wird im Falle eines Desktop-Geräts zunächst auf Ihren Mac oder Windows-Rechner heruntergeladen und anschließend installiert.
Um ein Zoom-Meeting via Smartphone zu erstellen oder einem beizutreten, brauchen Sie die entsprechende Zoom Cloud Meetings-App für Android oder iOS. Vor dem Beginn müssen Sie diese also herunterladen und installieren. Sie können Zoom auch unter Linux nutzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie auf der entsprechenden Zoom-Supportseite.
3. Den Client starten und die Konferenz beginnen
Nach Abschluss der Installation sind Sie beinahe schon bereit für Ihre erste Videokonferenz. Geben Sie noch einige Daten über sich selbst an und laden Sie optional Kolleg:innen via E-Mail ein. Starten Sie anschließend die Konferenz mit oder ohne Video-Unterstützung.
In der Zoom-App wählen Sie aus drei Möglichkeiten: Treten Sie einem Meeting bei, indem Sie dessen Meeting-ID eingeben. Alternativ können Sie sich über die App auch zunächst registrieren oder sich als Meeting-Moderator:in anmelden.
4. So nehmen Sie an einer bestehenden Zoom-Konferenz teil
Für die bloße Teilnahme an einem Zoom-Meeting ist keine Registrierung notwendig. Vermutlich haben Sie von der Organisation der Konferenz einen Einladungslink erhalten. Klicken Sie diesen an, geben Sie Ihren Namen ein und legen Berechtigungen fest – schon nehmen Sie an einem vorhandenen Zoom-Meeting teil. Eventuell müssen Sie hierzu wie oben beschrieben noch den Client für Windows oder Mac beziehungsweise die Zoom-App für Ihr Smartphone herunterladen.
5. So erstellen Sie einen Besprechungslink
Andere Teilnehmer:innen zu einer Zoom-Besprechung einzuladen, geht auf sehr einfache Weise: Planen Sie zunächst Ihr Meeting wie weiter oben unter Punkt 3 erläutert. In der Registerkarte "Meeting" finden Sie sowohl in Ihrem Desktop-Client als auch in der mobilen App die Möglichkeit, einen Besprechungslink zu kopieren.
Sie finden ihn unterhalb der Meeting ID und können ihn durch einen Klick in die Zwischenablage kopieren. Diesen können Sie nun auf einfache Weise etwa in eine E-Mail oder ein Instant-Messaging-Programm wie WhatsApp oder Slack einfügen. Die Eingeladenen müssen dann lediglich dem Link folgen, um zu Ihrer Zoom-Konferenz zu gelangen.
6. So blenden Sie Ihren Hintergrund während einer Zoom-Konferenz aus oder ersetzen ihn
Eine beliebte Funktion bei Videokonferenz-Tools ist das KI-gestützte Ersetzen des aktuellen Hintergrunds. Ob Sie nun gerade im Homeoffice sitzen und Ihre Kücheneinrichtung ungern präsentieren oder unterwegs keine fremden Menschen im Hintergrund zu sehen sein sollen – ein virtueller Hintergrund hilft.
So gehen Sie dabei vor:
  • Sorgen Sie insgesamt dafür, dass Ihr Raum oder der Bereich, in dem Sie sich aufhalten, gleichmäßig ausgeleuchtet ist.
  • Im Idealfall besorgen Sie sich einen sogenannten Greenscreen, den Sie hinter Ihrem Bürostuhl aufstellen.
  • Laden sie ein beliebiges Hintergrundbild herunter, das der Auflösung Ihrer Kamera entspricht (bei Full HD (1080p) sind dies 1.920×1.080 Bildpunkte).
  • Klicken Sie, solange kein Meeting läuft, in der Zoom-App auf das Zahnradsymbol ("Einstellungen") und wählen Sie "Hintergrund | Virtueller Hintergrund" aus.
  • Wählen Sie eine der Vorlagen oder laden Sie Ihren gewünschten Hintergrund über das "+"-Symbol hoch.
  • Sollte Ihr Meeting bereits begonnen haben, können Sie Ihren Hintergrund anpassen über "Video beenden" (den Pfeil rechts daneben anklicken) und "Wählen Sie virtuellen Hintergrund".
Sollten Sie nun eventuelle Artefakte in Ihrem Bild bemerken (kleine Bildstörungen, die insbesondere dann auftreten, wenn Sie sich bewegen), reicht möglicherweise die Rechenleistung Ihres Computers nicht aus.
Außerdem benötigen Sie für diese Art von Funktionen mindestens Windows 10 mit einem Core i5-Prozessor oder neuer beziehungsweise einen Mac mit macOS 10.13 oder neuer. Andernfalls bietet Ihnen Zoom diese Option gar nicht erst an.
Mit den Zoom-Videofiltern können Sie Ihrem Bild während einer Konferenz außerdem Zusatzelemente hinzufügen.
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Diese Vorteile bietet Zoom

Ein großer Vorteil von Zoom: Sie können das System nutzen, indem Sie lediglich Ihr Geburtsdatum, Ihre Mailadresse und Ihren Namen eingeben. Als sogenanntes Freemium-Tool, bei dem nur bestimmte Funktionen kostenpflichtig sind, können Sie auf diese Weise zügig loslegen, ohne sich erst umfangreich zu registrieren und Daten preiszugeben.
Während einer Zoom-Konferenz haben Sie vielfältige Möglichkeiten, Informationen mit anderen zu teilen. Neben der normalen Unterhaltung mit und ohne Kamera-Unterstützung bietet Zoom – je nach zugrundeliegendem Abrechnungsmodell – unter anderem diese Features:
  • Erstellen und betreiben Sie hochauflösende Videokonferenzen in HD-Qualität (gilt auch für Audiofunktionen).
  • Nutzen Sie die Aufzeichnungsfunktion, um später wichtige Punkte erneut aufzurufen oder nutzen Sie die KI-gestützte Transkriptfunktion für Wortbeiträge.
  • Geben Sie die Kontrolle über Maus und Tastatur an andere Teilnehmer:innen ab: So können alle aktiv zum Gelingen der Konferenz beitragen.
  • Laden Sie Teilnehmer:innen einfach mit einer E-Mail ein und integrieren Sie das System mit Outlook, Google Mail oder iCal.
  • Durch Verschlüsselung, Passwortschutz und virtuelle Warteräume gewährleistet Zoom sichere Meetings.
  • Die Teilnahme an Zoom-Meetings ist sowohl über den Webbrowser als auch mit einem Voice-over-IP-Telefon in derzeit über 90 Ländern möglich (Stand: Juli 2023).
  • Gerade für Vereine und Interessengruppen ist die Teilnahme an kurzen Absprache-Meetings problemlos möglich.
  • Teilen Sie Dateien und textbasierte Infos während der Konferenz mit Hilfe der integrierten Chatfunktion.
  • Nutzen Sie Erinnerungs- und Kalenderfunktionen mit Add-Ins und Plugins für Microsoft 365, Outlook, Gmail, Firefox, Chrome und Safari.
  • Nutzen Sie virtuelle Hintergründe, um Ihren tatsächlichen Konferenzhintergrund auszublenden und sogar zu ersetzen.
In den verschiedenen Premium-Modellen (mehr dazu weiter unten) bietet Zoom weitere optionale Features wie beispielsweise eine Webseminar-Funktion, deutlich mehr Teilnehmer:innen und eigene Meeting-IDs. Zudem ist die Dauer der Konferenz in der Premium-Version nicht begrenzt.
In Zoom Rooms, der Lösung für feste Besprechungsräume, ist sogar ein digitales Whiteboard verfügbar. Mit seiner Hilfe können Sie Ideen der Teilnehmer:innen oder Ihre eigenen Punkte während der Konferenz grafisch visualisieren.

Pro, Business/Enterprise oder Education: Diese Premium-Funktionalitäten und Services bietet Zoom

Je nach gebuchtem Paket erhalten Sie bei Zoom Zugriff auf verschiedene Software-Zusatzlösungen und Zoom-Varianten für besondere Anforderungen:
Zoom Phone: Mit Zoom Phone erhalten Sie Pakete für gebührenfreie oder gebührenpflichtige Einwahlnummern.
Zoom Webinare: Mit dem Zoom-Videowebinare-Bereich können Sie "echte" Web-Seminare durchführen, einschließlich Umfragefunktion, Whiteboard, Erinnerungs-E-Mails, PayPal-Support und Dolmetscherfunktion.
Zoom Conference Room Connector: Mit dem Zoom Conference Room Connector (CRC) können Sie vorhandene Besprechungsräume aufrüsten oder virtuelle Zoom-Räume einrichten, die jederzeit durch Anklicken zur Verfügung stehen.
Zoom Event Conference: Diese Funktion erlaubt es Ersteller:innen von Zoom-Meetings, mehrtägige Events zu organisieren. Konferenzteilnehmer:innen sollen in einer Art eigener Lobby auch außerhalb der offiziellen Meetings miteinander ins Gespräch kommen. Sponsor:innen eines Events können dabei Werbebotschaften platzieren oder mit den Teilnehmer:innen in Kontakt treten.
Zoom Education: Mit dem Education-Angebot von Zoom, das sich speziell an Schulen und Universitäten richtet, können Sie zu einem günstigen Preis viele tausend Zuschauende und eine Vielzahl interaktiver Teilnehmender in einer einzigen Konferenz unterbringen. Dazu gibt es die Möglichkeit, Frage- und Antwortrunden abzuhalten, Umfragen durchzuführen und im Nachhinein einen Bericht abzurufen.
Zoom Whiteboard: Seit Anfang 2022 gibt es zudem die Funktion "Zoom Whiteboard". Hier können mehrere Teilnehmer:innen gleichzeitig gemeinsam an einer Planungstafel in Echtzeit beispielsweise an neuen Konzepten arbeiten. Das Zoom Whiteboard ist auch mit Touch-Geräten wie DTEN D7 oder dem Neat Board nutzbar.
Verschlüsselung im Zoom Phone: Standardmäßig unterstützt Zoom Phone als Softphone-Lösung die AES-128-Bit-Verschlüsselung. Optional ist auch die Verschlüsselung mit 256 Bit möglich (TLS 1.2, ab Version 5.0.0).

Vergleichen lohnt sich: Unser Fazit zu Zoom

Möchten Sie schnell und unkompliziert ein kurzes Meeting erstellen und abhalten, dann ist Zoom dafür bereits in der kostenlosen Variante eine gute Möglichkeit. Kleine Unternehmen und Organisationen sowie Privatpersonen können in der Basic-Version unter anderem HD-Video und eine Menge andere Funktionen nutzen, die ein aktuelles Videokonferenzsystem bieten sollte. Nach Kritik in den vergangenen Jahren hat Zoom auch bei der Sicherheit nachgebessert und bietet unter anderem eine Verschlüsselung der Besprechungen.
Allerdings sind die Möglichkeiten für den professionellen Einsatz fast ausschließlich der Premium-Variante vorbehalten. Insbesondere die Begrenzung der Gesprächsdauer, die Mitte 2022 auch für Einzelunterhaltungen wieder eingeführt wurde, dürfte viele Kund:innen zum Wechsel in ein kostenpflichtiges Modell bewegen – oder zum Blick auf eines der Alternativangebote.
Ein Problem für Unternehmen ist bei Zoom vor allem der Datenschutz. Bei Zoom handelt es sich nicht um eine On-Premises-Lösung. Das Programm und Ihre Daten werden also auf Servern in den USA gehostet. Damit unterliegt Zoom als US-amerikanisches Unternehmen den dortigen gesetzlichen Bestimmungen wie etwa dem Patriot Act, der die Weitergabe von Kundendaten verlangt. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) widerspricht hingegen diesem Umgang mit sensiblen Daten.
Eine junger Mann sitzt am Schreibtisch vor einem Bildschirm. Darauf sind neun Teilnehmer einer Videokonferenz in Bildfenstern zu sehen.
Zoom und andere Anbieter von Videokonferenzen erlauben schnelle und unkomplizierte Besprechungen an nahezu jedem Ort.

Alternativen zu Zoom

Zoom hat aufgrund seiner Praktikabilität und großen Reichweite viele Vorteile – das Hauptproblem bleibt trotz Verbesserungen der Sicherheit der Datenschutz. Jedoch auch andere Anbieter wie etwa Google und Microsoft können Ihnen keine volle DSGVO-Konformität zusichern. Der Umgang mit den Daten von Kund:innen oder sensiblen Geschäftsinformationen solle also idealerweise nicht über derartige Videokonferenz-Programme erfolgen.
Cisco Webex garantiert hier einen besseren Schutz, daneben finden Sie strengeren Umgang mit den von Ihnen verarbeiteten Daten vor allem bei kleineren Anbietern aus der EU oder Open-Source-Projekten wie zum Beispiel Jitsi Meet, die sich auch auf eigenen Servern bzw. in der Private Cloud installieren lassen.
Immerhin: Beim Thema technische Umsetzung ist Google Meet mindestens ebenso gut aufgestellt wie die Videokonferenz-Lösung von Zoom – und im Microsoft-365-Paket ist Microsoft Teams bereits integriert. Es lohnt sich also, auf Ihren tatsächlichen Bedarf im geschäftlichen Alltag zu schauen. Jeder Anbieter setzt hier eigene Schwerpunkte, doch für eine umfassende Business-Integration mit vorhandenen Windows-/Microsoft-Umgebungen bietet Microsoft 365 mit Teams derzeit wohl das beste Angebot.
Für das private Umfeld hingegen bieten sich auch die gängigen Messenger-Dienste wie WhatsApp, Skype und Google Hangouts an.
Übrigens: In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und New Work ist Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und -zeit gefragter denn je. Mit unserer virtuellen Telefonanlage One Net Enterprise machen Sie Ihr Business ortsunabhängig: Wir bringen Ihre Telefonie in die Cloud. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter:innen flexibel von überall arbeiten können – mit einer Nummer für alle erreichbar, egal wo Sie sind.
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Eine Hand hält ein Smartphone. Im Hintergrund steht ein Notebook, während im Vordergrund Symbole mit Herzen, Briefumschlägen, Sprechblasen, Sternen, Glocken und Personen mit jeweils danebenstehenden Zahlen zu sehen sind.

Alternativen zu Slack: Diese sind mehr als einen Blick wert

Nachrichten in Threads und im Messenger austauschen, Dateien teilen oder hochladen, das schnelle Telefonat zwischendurch - mit der Kommunikationsplattform Slack nutzen viele Unternehmen eine zentrale Anwendung für die tägliche Zusammenarbeit auf Projekt- und Firmenebene. Doch andere Team-Messenger haben sich in der Zwischenzeit zu echten Alternativen entwickelt. Wir stellen Ihnen diese Plattformen genauer vor. In Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit sind Software-Suiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit ein wichtiger Bestandteil der täglichen Geschäftsabläufe geworden. Die sogenannten Teams- oder Business-Messenger vereinen in einer einzigen Anwendung eine Vielzahl an Funktionen, für die Sie früher viele separate Programme benötigten. Doch welche dieser Tools sind abgesehen von Slack tatsächlich empfehlenswert?

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