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Mobile Content Management – sicher und trotzdem mobil arbeiten

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Kennen Sie das auch? Bevor Sie einen Tag im Home Office verbringen, schicken Sie sich die relevanten Unterlagen per Mail nach Hause. Wieder im Büro stellen Sie fest, dass Sie die aktuelle Datei noch zu Hause auf dem Rechner haben. Fortan arbeiten Sie mit Google Drive. Die IT-Abteilung ist darüber wenig begeistert, denn so könnten Sie doch nicht mit internen Dateien umgehen? Leider kein Einzelfall. Die Studie „Mobile Content Management in Deutschland“ zeigt: In vielen Unternehmen fehlt es an Lösungen zur geräteunabhängigen Zusammenarbeit

Fakten zu Mobile Content Management:

  • Die Studie „Mobile Content Management in Deutschland 2016“ zeigt, dass Mitarbeiter im Durchschnitt nur auf etwa 60 Prozent der Daten aus ihrem Unternehmen Zugang haben.
  • In vielen Unternehmen herrscht Wildwuchs, auch Schatten-IT genannt, im Umgang mit Daten.
  • Vor allem der Mittelstand hängt in der Umsetzung hinterher.

Flexibel ja, aber sicher und synchron?

Zahlreiche Unternehmen bieten ihren Wissensarbeitern die Möglichkeit, ortsunabhängig und zeitlich flexibel zu arbeiten. Viele Programme und Plattformen machen virtuelle Kollaboration möglich. Ohne eine unternehmensweite Lösung fehlt es aber oft an einer Synchronisation der Daten und führt letzten Endes zu einer „Schatten-IT“. Mitarbeiter benutzen also eigene Tools oder private Accounts, um Dateien zu speichern und darauf zuzugreifen. Intelligente Lösungen für die Unternehmenskommunikation können hier Abhilfe schaffen.

  • Nachholbedarf im Mittelstand: Während bereits 38 Prozent der Großunternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern Mobile Content Management einsetzen bzw. 29 Prozent innerhalb der nächsten 12 Monate planen, arbeiten erst 15 Prozent der Unternehmen mit 100 bis 999 Mitarbeitern damit bzw. planen 36 Prozent deren Einsatz.
  • Suche nach Dateien macht relevanten Anteil an Arbeitszeit aus: Dass Wissensarbeiter viel Zeit mit dem Lesen und Bearbeiten von Dokumenten und E-Mails verbringen, erscheint noch logisch. Dass sie allerdings einen guten Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen nach Dateien/Dokumenten oder E-Mails verbringen, nicht.
  • Unsichere Schatten-IT: Aufgrund fehlender Enterprise File Sharing und Synchronisation Tools (EFSS) haben zwei Drittel der Anwender schon einmal ihre privaten File Sharing Accounts, zum Beispiel Google Drive, verwendet. Das führt zu Lücken in der Sicherheit und zu Inkonsistenz in den Dateiversionen.

 

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IT und Anwender wünschen sich Mobile Content Management

Laut der IDC-Studie sehnen IT-Verantwortliche, aber auch Anwender in Unternehmen, die Einführung von Mobile Content Management geradezu herbei. Sie versprechen sich damit eine Reduzierung der Schatten-IT, ein weniger E-Mails sowie geringere IT-Kosten. Steigen soll hingegen die Mitarbeiterproduktivität – und zwar um gut ein Fünftel (21 Prozent).

Was es beim Mobile Content Management zu beachten gilt:

Nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen. Was für einen Konzern gut ist, wird für den kleinen Mittelständler überdimensioniert sein. Daher sollte jede Organisation vor Einführung ein paar Punkte beachten:

  • Anforderungsanalyse: Was genau wird benötigt? Wie sehen typische Use Cases aus? Wie sind die Mitarbeiter verteilt? Entscheidet sich ein Unternehmen zum Beispiel für Server in Deutschland, dauert der Datenaustausch mit den Mitarbeitern in den USA möglicherweise zu lang.
  • Sicherheit: Der Umgang mit sensiblen Daten, zum Beispiel der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, muss klar geregelt werden. Auch die Mitarbeiter müssen für das Thema sensibilisiert werden.
  • Technologie: Welche Technologie ist bereits vorhanden? Was kann oder sollte integriert werden? Ist dies überhaupt möglich?

 

Mitarbeiter würden den Wildwuchs an Programmen und Systemen gern selbst ändern und wünschen sich ein funktionierendes Mobile Content Management. Damit Sie sich nie wieder Ihre Dateien nach Hause schicken müssen.

 

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