Ein Mann und eine Frau stehen hinter einem Fenster und schauen gemeinsam auf ein Tablet
Unified Communication

Microsoft 365 Business: Die Vorteile für Unternehmen gegenüber On-Premises-Lösungen

Effizient zusammenarbeiten, unterwegs produktiv sein, IT-Aufwand minimieren: Im digitalen Büro können Sie über unzählige Wege Informationen austauschen. Wer Zeit und Aufwand sparen möchte, ist gut damit beraten, alle Anwendungen zu verknüpfen und Daten zentral zu managen. Lösungen wie Microsoft 365 Business heben die Effizienz am digitalen Arbeitsplatz auf ein neues Level. Dass sich die vielen Vorteile von Microsoft 365 Business auch zu erheblichen Kosteneinsparungen summieren, zeigt eine Studie von Forrester Consulting. Erfahren Sie hier, warum sich der Umstieg von On-Premises-Produkten in die Cloud für Ihr Unternehmen lohnt.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie arbeiten stundenlang an der vierten Version einer PowerPoint-Präsentation, schicken das „finale“ Werk per E-Mail an zehn Kolleg:innen, die Ihnen das Dokument jeweils mit neuen Kommentaren und unterschiedlichen Änderungen zurückschicken. Alternativ müssten Sie die Präsentation nacheinander an jede Person einzeln schicken und zwischendurch Änderungswünsche abarbeiten.

Diese zeit- und nervenraubende Endlosschleife bei der Arbeit mit On-Premises-Programmen, die lokal in einem Unternehmen und den dortigen Rechnern installiert und betrieben werden, gehört dank Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 Business der Vergangenheit an. Das flexible All-in-One-Produkt liefert im Geschäftsalltag nicht nur mehr Effizienz und Produktivität, sondern auch erhebliche Kostenvorteile. Eine DSGVO-konforme Backup-Lösung gibt es ebenfalls.

Inhaltsverzeichnis

Finanzielle Vorteile: Forrester spricht von erheblichen Einsparungen 

Das US-Marktforschungsinstitut Forrester Consulting hat in der Studie The Total Economic Impact™ Of Microsoft 365 das Optimierungspotential der Cloud-Lösung aufgeschlüsselt und den Einfluss von Microsoft 365 Business auf die Betriebskosten für Organisationen analysiert. Die Ergebnisse sprechen für sich: Die Analyse ergab einen satten ROI (Return on Investment) von 190 Prozent. Schon nach etwas mehr als sechs Monaten rentierte sich die Investition in das flexible Mietmodell und summierte sich nach drei Jahren auf insgesamt 23,2 Millionen US-Dollar Ersparnisse bei 10.000 Enterprise-Lizenzen – das sind rund 773 US-Dollar pro Nutzer:in in einem Jahr.
Diese finanziellen Vorteile von Microsoft 365 Business ermittelte Forrester anhand von fünf Einflussgrößen der Cloud-Software: Technology, Mobility, Control & Compliance, Business Intelligence sowie Realtime Communication. Doch wie kann das sein? Vor allem die Cloud-Funktionen und das verbesserte Teams tragen wesentlich zum Erfolg von Microsoft 365 Business bei, wie wir Ihnen im Folgenden schildern.
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Weniger IT-Aufwand: Alle Tools liegen in der Cloud

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Die Business-Modelle von Microsoft 365 bringen die vertrauten Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit praktischen Tools für die Echtzeitkommunikation und das Filesharing zusammen. Da sich in der Regel ein/e Anbieter:in als zentrale/r Ansprechpartner:in um die Implementierung und das laufende Management der Cloud-Software kümmert, können sich die Kolleg:innen in der IT-Abteilung jede Menge Arbeit für den Betrieb und die Wartung komplexer IT-Hardware ersparen.
Ebenso entfällt der Aufwand für den Mitarbeitersupport und das -training. Auch zusätzliche Software und Services von Drittanbietern werden mit Microsoft 365 Business überflüssig. So können Unternehmen sowohl den IT-Aufwand als auch die Software- und Service-Kosten laut der Studie um bis zu 30 Prozent reduzieren.

Effizienterer Technologieeinsatz: Weniger Investitionen für neue Hard- und Software

Zugleich minimieren Sie mit der Cloud-Lösung die Anschaffungskosten für neue Hardware wie Computer und Server. Ältere Laptops können weiter genutzt werden, da sich alle Tools, Dokumente und Services in der Cloud befinden. So unterstützt Microsoft 365 Business auch Ihre Bring-Your-Own-Device-Strategie (BYOD) und verbessert die Geschäftskontinuität. Bei Server-Ausfällen oder Netzwerkproblemen können Mitarbeiter:innen in der Cloud problemlos weiterarbeiten. Auch teure Upgrades für die Infrastruktur bisheriger Datei- und E-Mail-Server werden überflüssig.
Da Microsoft 365 Business viele Tools in einer Software-Lösung vereint, können Sie sich von redundanten Software-Tools trennen.

Verbesserte Compliance: Datenschutz und Sicherheit aus der Cloud

Der digitale Arbeitsplatz stellt IT-Expert:innen vor besondere Herausforderungen in Sachen Datenschutz und -sicherheit. Auch hier kann die Cloud-Lösung von Microsoft 365 Business punkten: Durch das Hosting auf Microsoft-Rechenzentren innerhalb der EU erfüllen sie die strengen Anforderungen europäischer Datenschutz- sowie Compliance-Richtlinien und minimieren das Risiko unbeabsichtigter Verstöße. Automatische Feature-Updates, ein branchenführender Viren- und Spamschutz sowie Datenverschlüsselung bei der Übertragung ersparen Ihnen Kosten für zusätzliche Sicherheits-Tools und unterstützen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Gut gelaunter Mann mit einem Headset vor einem Notebook.

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Effizientere Teamarbeit: Integrierte Lösungen für bessere Datenverfügbarkeit

Mit Microsoft 365 Business können Sie E-Mails, Teamkalender, Kontakte und Informationen mit einer Lösung managen. Die Dokumente sämtlicher Office-Anwendungen synchronisieren sich automatisch auf allen Endgeräten, so dass alle Mitarbeitenden auf dem PC, Tablet und Smartphone stets das aktuelle Dokument vorliegt. An diesem können die Mitarbeiter:innen nun parallel arbeiten, ohne ständig Anpassungen an unterschiedlichen Versionen vorzunehmen. Das erleichtert nicht nur vor Ort, sondern auch unterwegs die flexible und zeitsparende Zusammenarbeit.
Eine Beispielanalyse von Forrester veranschaulicht eine Effizienzsteigerung von 62 Stunden pro Mitarbeiter:in und Jahr. Das heißt, jede/r mobile Mitarbeiter:in kann durch die Arbeit mit Microsoft 365 Business gut 15 Minuten pro Tag sparen.
Hier können KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot noch weiter unterstützen. So fasst das KI-Programm beispielsweise lange Mail-Threads automatisch zusammen und verfasst erste Mail-Entwürfe anhand Ihrer Vorstellungen in Sachen Tonalität und Länge. So sparen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen noch mehr Zeit im Unternehmensalltag.

Transparente Prozesse: Sorgen Sie für schnellere Ergebnisse

Egal, ob Sie im digitalen Büro, Homeoffice oder auf Geschäftsreise arbeiten: Da alle Dateien von Microsoft 365 Business in der Cloud gespeichert sind, lassen sie sich überall von jedem Gerät abrufen und mit Kund:innen, Kolleg:innen oder Geschäftspartner:innen teilen. So können Sie wichtige Arbeitsschritte leichter abstimmen und koordinieren. Entscheidungen und Prozesse werden für alle Beteiligten transparenter und Aufträge lassen sich schneller abwickeln.
Zudem können Sie Mitarbeiter:innen jederzeit über Teams-Kanäle über Entscheidungen und neue Ausrichtungen des Unternehmens informieren. So wahren Sie auch intern Transparenz. Noch besser geht das mit Microsoft Viva Engage, der sozialen Medienplattform für Unternehmen. Hier bekommen alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf eine Timeline mit allen wichtigen Posts, Entscheidungen und Lob. So stärken Sie nicht nur die Transparenz und die Zusammenarbeit untereinander, sondern auch das Engagement für Ihr Unternehmen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Virtuell anwesend sein: Die praktische Meeting-Funktion von Teams

Neben den klassischen Arbeitstools wie Word, Excel und PowerPoint bietet Microsoft 365 Business viele Anwendungen für die Telekommunikation und den Informationsaustausch. Im Team-Chat, über soziale Netzwerke oder HD-Videokonferenzen lassen sich die nächsten Schritte und neusten Ergebnisse besprechen. Via Teams können Sie die Konferenz auch aufzeichnen, den Bildschirm freigeben, digitale Whiteboards einbinden und PowerPoint-Präsentationen kommentieren. Das bedeutet Teamwork in Echtzeit mit bis zu 1.000 Nutzer:innen, die von jedem Ort der Welt zugeschaltet werden können.
Noch vielseitiger ist die Arbeit mit Teams dank KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot. Die künstliche Intelligenz ist in der Lage, Protokolle von Meetings anzufertigen und selbstständig offene Fragen von Teilnehmer:innen anhand dieser Protokolle zu beantworten. Am Ende jeder Besprechung folgt eine Zusammenfassung. Das ist auch für vergangene Meetings möglich, die mit Microsoft 365 Copilot abgehalten wurden.

Zentrale Administration: Nutzer:innen, Lizenzen und Tools sowie Geräte stets im Blick

Auch die IT-Abteilung kann sich mit Microsoft 365 Business wieder mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren. Administrator:innen können alle Nutzer:innen, Lizenzen und Tools zentral verwalten – auch die Daten aller Mobilgeräte. Geht ein Diensthandy verloren, lassen sich die sensiblen Firmen- oder Kundendaten aus der Ferne löschen. Mit den Funktionen des Mobile Device Management können Sie außerdem Richtlinien für die Gerätesicherheit und Zugriffsregeln festlegen. Das geht auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse, denn die Einrichtung der Software erfolgt Schritt für Schritt nach Anleitung.
Für Ihr IT-Team zeigt das Admin Center wichtige Ereignisse direkt an und gibt eine Empfehlung an die Hand. So können auch für neu auftretende Probleme schnelle Lösungen gefunden und diese Erkenntnisse später weitergereicht werden. Zudem lässt sich das Admin Center von überall verwalten. Dafür sorgt die Admin-App von Microsoft 365 Business, die Geräte-, Kennwörter- und Nutzerverwaltung sowie Supportanfragen und Benachrichtigungen unterwegs ermöglicht.

Total Cost of Ownership optimieren: Planbare Kosten und flexible Funktionen

Die flexiblen Strukturen von Microsoft 365 Business sind für Unternehmen jeder Größenordnung ein erheblicher Vorteil. Mit Microsoft 365 Business Cloud müssen Sie das bekannte Office-Paket oder die Lizenzen nicht mehr kaufen, sondern können Microsoft-Produkte als Service nutzen. Sie zahlen monatlich und erhalten ein stets aktuelles, sicheres Paket. Dafür bietet Microsoft flexible Modelle, deren Funktionen und Anwendungen sich auf den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens abstimmen lassen.
Das hat den enormen Vorteil, dass Microsoft 365 Business für Ihr Unternehmen leicht skalieren lassen. Starten Sie mit dem Service, während Sie 100 Mitarbeiter:innen beschäftigen, wollen aber weitere Personen einstellen? Dann müssen Sie lediglich weitere Lizenzen für die einzelnen Nutzer:innen erwerben.

Verbesserte Business-Intelligence und Realtime-Communication

Wollen Sie anhand von auswertbaren Informationen Geschäftsentscheidungen treffen, hilft Ihnen Microsoft 365 Business dabei, diese Business-Intelligence zu steigern. Mit Tools wie PowerPoint können Sie bereits leicht verständliche Darstellungen erstellen. Zusätzlich erhältliche Tools wie Power BI, die ebenfalls im Microsoft-Kosmos integrierbar sind, vereinfachen das Ganze zusätzlich.
Realtime-Communication beschreibt die Kommunikation in Echtzeit oder zumindest ohne merkbare Latenzen. Unternehmen der Studie konnten interne Anrufe seit der Implementierung von Microsoft 365 Business um rund 50 Prozent verringert werden. Instant Messaging vereinfacht dabei Ab- und Rücksprachen mit Kolleg:innen, Kund:innen und Partner:innen. Zugleich können Online-Meetings in Form von Telefon- und Videokonferenzen bisherige Geschäftsreisen, Außendienste und Vor-Ort-Termine ersetzen.

Das Wichtigste zu den Vorteilen von Microsoft 365 Business gegenüber On-Premises-Lösungen in Kürze

  • Microsoft 365 Business kann in kürzester Zeit zur finanziellen Entlastung beitragen und Ihre Kosten erheblich senken.
  • Zudem steigt die Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen.
  • Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zahl der Mitarbeiter:innen steigt, können Sie einfach weitere Lizenzen dazu buchen und bleiben flexibel.
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