Person mit Laptop am Strand
Unified Communication

Freelancer:in werden: Diese Dinge brauchen Sie

Viele träumen davon, bei der Arbeit nicht von einem bestimmten Arbeitgeber oder einem bestimmten Ort abhängig zu sein. Außerdem wäre es doch schön, vielleicht sogar etwas von der Welt zu sehen, ohne dafür Urlaub nehmen zu müssen. Dank des Internets sowie zahlreicher Tools und Apps können Sie sich als Freelancer:in den Traum vom digitalen Nomadenleben erfüllen. Allerdings sollten Sie für die freiberufliche mobile Arbeit gut ausgerüstet sein.

Die Arbeitswelt hat sich insbesondere durch das Internet und die Digitalisierung in den letzten Jahren stärker verändert als im gesamten Jahrhundert zuvor. Was früher noch undenkbar war, außer vielleicht für traditionelle Handwerksberufe mit eigener Werkstatt, ist das ortsunabhängige Arbeiten. Das fängt bei Unternehmen an, die ihren Mitarbeiter:innen mittlerweile häufig die Möglichkeit bieten, im Homeoffice zu arbeiten, und geht bis zu den sogenannten "digitalen Nomad:innen", die ihr mobiles Büro durchaus schon mal unter Palmen haben können.

Meist handelt es sich bei diesen Menschen um Freelancer:innen, also Selbständige, aus Bereichen wie Online-Marketing, E-Commerce und der Webentwicklung. Aber auch Grafikdesigner:innen, Autor:innen und Fotograf:innen sind als mobile Dienstleister:innen häufig flexibel in der gesamten Welt unterwegs und arbeiten von nahezu jedem Ort aus. Doch worauf kommt es an, wenn Sie freiberuflich und mobil arbeiten möchten?

Inhaltsverzeichnis

Arbeiten, wo und für wen Sie wollen: Grundvoraussetzung ist funktionierendes Internet

Die meisten freiberuflichen Dienstleister:innen in den genannten Branchen arbeiten an wenig exotischen Orten: In der Regel sind sie im hauseigenen Arbeitszimmer, gemieteten Büroräumen oder Coworking-Spaces tätig. Das Arbeiten mit dem Notebook unter Palmen ist demnach mehr ein Klischee als tatsächliche Realität - und dennoch muss es keine Utopie sein, sondern ist tatsächlich möglich.
Dank des Internets kann der Arbeitsplatz von mobilen Freelancer:innen überall dort sein, wo es WiFi gibt: Also im Hotel, in Cafés, öffentlichen Bibliotheken oder Coworking Spaces. Oder aber Sie nutzen das mobile Internet, das dank des neuen Mobilfunkstandards 5G höhere Geschwindigkeiten bietet als je zuvor.
Darum sind logischerweise Länder mit einer gut ausgebauten technischen Infrastruktur und der Verfügbarkeit eines guten Mobilfunknetzes die bevorzugten Reiseziele digitaler Nomad:innen. Es muss allerdings nicht gleich Südostasien sein: Immer mehr Lehrer:innen zum Beispiel nutzen das mobile Büro, um ihren Unterricht dort vorzubereiten, wo sie sich gerade am wohlsten fühlen.
Sie sind also nicht zwingend auf das heimische Arbeitszimmer angewiesen, aber für die mobile Arbeit braucht es auch nicht gleich den Karibikstrand – das nette Café um die Ecke mit gutem WLAN kann ein ebenso entspannter Arbeitsort sein.
Junge Frau arbeitet im Bulli
Dank schneller Internet-Verbindungen an vielen Orten können Sie theoretisch überall arbeiten.

Die Basisausstattung für freies Arbeiten: Welches Equipment ist sinnvoll?

Von unterwegs zu arbeiten heißt auch, nicht immer allen und jeden Kram mit sich herumzuschleppen. Ein wenig Hang zum Minimalismus sollte vorherrschen, denn – wie bei so vielem – gilt gerade beim Reisen: weniger ist mehr. Allerdings gibt es einige unabdingbare Geräte und Tools, die ortsunabhängigen Freelancer:innen bei der täglichen Arbeit behilflich sind. Dazu gehören:
  • Notebook: Dass man für eine ortsunabhängige Tätigkeit ein Notebook benötigt, muss eigentlich nicht eigens erwähnt werden. Beliebt sind hier Ultrabooks wie das Macbook Air, die trotz ihrer schlanken Abmessungen leistungsfähig genug für geschäftliche Anwendungen sind. Die Geräte sollten vor allem genug Grafikleistung mitbringen, um beispielsweise Videobesprechungen mit Anwendungen wie Microsoft Teams oder Cisco Webex flüssig darzustellen.
  • Smartphone: Ebenfalls ein Gerät, das die meisten Personen ohnehin bei sich führen. Achten Sie dennoch darauf, ein aktuelles Smartphone zu verwenden, auf dem die aktuellen Sicherheitsupdates von Android beziehungsweise iOS laufen. Gerade im Umgang mit Ihren geschäftlichen Daten und vor allem beim Zugriff auf beispielsweise Cloud-Services von Auftraggebern ist dies unabdingbar. Mehr zum Schutz Ihres geschäftlich genutzten Smartphones erfahren Sie bei uns in an anderer Stelle.
  • Kopfhörer/Headset: Beim mobilen Arbeiten wissen Sie nie, wie laut die Umgebungsgeräusche tatsächlich sein werden. Die wenigsten Freelancer arbeiten tatsächlich an einem einsamen Strand im Nirgendwo, sondern in Co-Working-Spaces, Cafés, am Rande großer Veranstaltungen wie Messen oder an Arbeitsplätzen in Pressezentren. Um konzentriert arbeiten zu können, aber auch, um ohne Aufwand Audio- oder Videogespräche führen zu können, sollten ein handliches portables Headset oder In-Ear-Kopfhörer mit Mikrofonfunktion zu Ihrer Ausstattung gehören. Selbst, wenn Sie gerade nicht telefonieren, können Sie sich auf diese Weise etwa mit Musik von der unter Umständen zu lauten Umgebung abschotten.
  • Passende Software: Natürlich kommen Sie unterwegs nicht ohne E-Mails aus und zu den Basics auf dem Notebook sowie gegebenenfalls auf dem Smartphone gehören ebenfalls vollständige Büroanwendungen wie Microsoft 365 Business. Daneben kann es sein, dass Ihre Geschäftspartner:innen und Auftraggeber mit Kollaborationstools arbeiten, die Unified-Communications-Lösungen integrieren. Diese können im Idealfall viele einzelne Anwendungen ersetzen, indem sie Projektmanagement, Teamfunktionen, Telefonie und Messenger in eine einzige Programmsuite zusammenführen.
  • Powerbank: Arbeiten Sie häufig unterwegs oder im Freien, empfiehlt es sich, mindestens einen portablen Akku dabei zu haben. Ultrabooks und Smartphones verfügen leider meist über keine wechselbaren Batteriespeicher mehr, so dass Sie nicht einfach einen vollen Wechselakku mitnehmen können. Führen Sie stattdessen eine oder mehrere Powerbanks mit sich – damit können Sie Ihre Geräte bei Bedarf aufladen und mehrere Stunden weiterbetreiben.
An anderer Stelle im V-Hub haben wir Ihnen übrigens eine Checkliste für die IT-Infrastruktur bei einer Unternehmensgründung zusammengestellt.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

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Das Pflichtprogramm: Wichtige Tools für die Abrechnung geleisteter Arbeit

Um die eigene Arbeit korrekt abrechnen zu können, ist die Arbeitszeiterfassung wichtig. Hierzu können Freiberufler:innen Apps wie beispielsweise aWork oder Harvest verwenden. Damit es auch mit dem Projektmanagement klappt, empfehlen sich To-Do-Apps. Mit dem Browser-basierten Trello etwa behalten Sie Aufgaben und Deadlines stets im Auge. Hier erfahren Sie mehr über die besten Projektmanagement-Tools für unterschiedliche Zwecke.
Für die Erstellung und das Teilen von Dokumenten oder Präsentationen verwenden viele Unternehmen das erwähnte Microsoft 365 Business. Eine Alternative ist das cloud-basierte Google Drive. So sind Dateien immer auf dem aktuellen Stand – egal von welchem Ort und welchem Rechner Sie darauf zugreifen.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, Daten in der Cloud zu speichern, zum Beispiel über Microsoft OneDrive. Einzelne Dateien können so auch per Link mit anderen geteilt werden. Das erspart das Versenden größerer Datenmengen via E-Mail. Insbesondere bei sensiblen Daten sollte man aber darauf achten, sie verschlüsselt hochzuladen und Anbieter zu wählen, deren Server-Standort den Bedingungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht.
Manchmal ist es nötig, auf persönlichem Weg ins Gespräch zu kommen, etwa bei einer Auftragsanbahnung oder der Besprechung wichtiger Sachverhalte. In diesem Fall eignet sich eine Software wie etwa Microsoft Teams für Videoanrufe über das Internet. Auch Gruppenvideoanrufe und das Austauschen von Daten sind per Teams möglich.
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Digitale Freelancer:in werden: Worauf Sie noch achten sollten.

Diese Auswahl an nützlichen Tools ist natürlich nur ein Teil von dem, worüber Sie sich Gedanken machen sollten, wenn Sie vorhaben, künftig als Freelancer:in ortungebunden zu arbeiten und vielleicht sogar dabei um die Welt zu ziehen.
Ein funktionierendes Profil in allen gängigen Business-Netzwerken ist dabei ebenfalls empfehlenswert. Zunächst sollten Sie allerdings schauen, ob die eigene Geschäftsidee und die persönliche Expertise mit dem Reisen vereinbar sind oder ob Sie nicht doch lieber ein festes Büro unterhalten sollten und zumindest hin und wieder vor Ort bei Ihren Auftraggebern sein müssen.
Nicht vergessen sollten Sie zudem, dass Sie als Freiberufler:in anderen gesetzlichen Vorgaben bei der Einkommensteuererklärung unterliegen. Dafür haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt, damit auch die erste Steuererklärung als Selbständige:r ohne zusätzlichen Aufwand und Probleme funktioniert.
Das Foto zeigt einen Mann und einen Hund, die ein Notebook betrachten

Können wir durch intelligente Anwendungen besser zusammenarbeiten, egal wo wir sind?

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Freelancer:in werden: Das Wichtigste in Kürze

  • Freiberufler im digitalen Dienstleistungsgewerbe können theoretisch von jedem Ort der Welt aus arbeiten. Die Voraussetzung dafür ist lediglich eine leistungsfähige Internetverbindung.
  • Für ihre Tätigkeiten benötigen Sie als Freelancer:in eine Basisausstattung für Ihre Arbeit: ein leistungsfähiges Notebook, ein modernes Smartphone, ein Headset und idealerweise eine Powerbank sollten Sie bei für die mobile Arbeit immer mit sich führen.
  • Dazu zählt auch die passende Software. Vollständige Office-Suiten wie Microsoft 365 Business liefern Ihnen nicht nur Anwendungen für die Erstellung von Dateien wie Word, Excel und Powerpoint, sondern mit Sharepoint beziehungsweise OneDrive auch eine Cloud-Umgebung für das gemeinsame Arbeiten.
  • Des weiteren empfehlen sich Projektmanagement-Tools und eine sichere Software für Videokonferenzen.
  • Neben der richtigen Ausstattung sollten Sie zudem prüfen, welche Form der Mobilität beziehungsweise des ortsunabhängigen Arbeitens zu Ihrem Geschäftsmodell und zu Ihren Auftraggebern passt: Statt dem Karibikstrand kann es zum Arbeiten zum Beispiel auch ein Café mit gutem WLAN oder ein flexibler Coworking-Space sein.
  • Halten Sie zudem Ihre Profile auf Business-Netzwerken stets aktuell und sorgen Sie für die korrekte Abrechnung und Versteuerung Ihrer Einkünfte. Dann steht Ihrem Erfolg als ortsunabhängige:r Freelancer:in nichts mehr im Wege!
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