Junge Gründerinnen planen ihren IT-Bedarf
Unified Communication

Unternehmensgründung: Checkliste für die IT-Infrastruktur

An erster Stelle steht bei einer Unternehmensgründung natürlich die Geschäftsidee. Sobald die Geschäftsplanungen Fahrt aufnehmen, stellen sich oft Fragen wie: Wie viele und welche Mitarbeiter benötigen wir noch? Welche Räumlichkeiten? Spätestens an diesem Punkt gilt es, Entscheidungen zur künftigen IT-Infrastruktur zu treffen. Die folgende Checkliste hilft dabei.

Gerade für Start-ups und junge Unternehmen steht Kosteneffizienz und Flexibilität an erster Stelle. Das gilt auch für IT-Systeme und -Infrastrukturen. Die Gefahr ist groß, in Erwartung schnellen Erfolgs und somit schnellen Wachstums, überdimensionierte und daher zu teure Lösungen zu erwerben. Wenn dafür dann über längere Zeiträume hohe Abschreibungen oder Leasingkosten ergeben, belasten sie von vornherein die Kalkulation.

Auf der anderen Seite steht die Sorge, unflexible oder unterdimensionierte Systeme und Lösungen anzuschaffen, die dann bei einer Ausweitung von Mitarbeiter- und Kundenzahlen oder einer Erweiterung des Geschäfts nicht schnell genug mitwachsen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Sorgen Sie für optimal ausgestattete Arbeitsplätze

Welche konkreten Anforderungen an die IT-Ausstattung ein Unternehmen hat, hängt nicht zuletzt vom Tätigkeitsfeld ab. In vielen Fällen wird der Schwerpunkt auf Standard-Office- und Webanwendungen liegen. Dafür sind auch günstigere Rechner heute völlig ausreichend dimensioniert. Bei solchen Computern lohnen sich mit Kostenaufschlägen versehene Leasing- oder Finanzierungsoptionen kaum – zumal die Finanzbehörden heute mit 3 Jahren relativ kurze Abschreibungszeiträume für IT-Equipment akzeptieren.
Anders sieht es in Bereichen wie Architektur, Design, Videoschnitt, Spiele-Entwicklung oder 3D-Grafik und -Animation aus. Hier werden Workstations mit hohem Leistungspotenzial benötigt. Sie sind vergleichsweise teuer – und daher kann es sich lohnen, die dafür entstehenden Kosten per Leasing oder Finanzierung auf einen längeren Zeitraum zu verteilen. Dabei spielt natürlich auch eine Rolle, ob das Unternehmen schon in relativ kurzer Zeit Geld verdienen wird oder ob eine längere Anlauf- und Entwicklungsphase geplant und in den Geschäftsplan mit einkalkuliert ist.
Ansicht von schräg oben auf ein Großraumbüro mit einigen Menschen an Schreibtischarbeitsplätzen
Nicht nur in Großraumbüros sind besonders leise Rechner und eine hochwertige Büroeinrichtung wichtig.

2. Planen Sie Ihren Bedarf im Bereich Internet, Festnetz und Mobilfunk

Ohne schnelles Internet geht es im Geschäftsalltag einfach nicht mehr. Welche Kapazität die Internet-Anbindung des Unternehmens benötigt, hängt von Tätigkeitsfeld und Mitarbeiterzahl ab – sowie von der Frage nach der gewünschten Flexibilität. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter viel in der "Cloud" arbeiten werden  lohnt sich die dazu passende IT-Infrastruktur. Die telefonische Erreichbarkeit von mehr als etwa fünf Mitarbeitern fordert schnell eine Telefonanlage. Hier stehen lokale und cloud-basierte Lösungen zur Wahl. Je nach Mobilität brauchen brauchen Sie und Ihre Mitarbeiter auch unterwegs eine schnelle und zuverlässige Internet-Anbindung. Idealerweise inklusive einer eine Anbindung an die Telefonlösung des Unternehmens. Je nach Bedarf Ihres Unternehmens bieten Netzbetreiber wie Vodafone für diese Anforderungen maßgeschneiderte Lösungen, Pakete und Tarife an.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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3. Moderne Datenhaltung mittels Server, Storage-Lösungen und Cloud

Wenn es um Serverkapazitäten, Datenbanken oder die Nutzung cloud-basierter Dienste geht, empfiehlt es sich in vielen Fällen, auf gehostete Angebote zu setzen. Wenn diese Funktionen für das eigene Geschäftsmodell relevant sind, ist es überlegenswert, ob das Unternehmen eigene Serverkapazitäten in eigenen Räumen oder als "Co-Location"-Modell bei entsprechenden Anbietern betreibt. Bedenken Sie, dass nicht nur das Tagesgeschäft, sondern zum Beispiel auch die eigene Web-Präsenz oder Kommunikationslösungen wie Mail- oder Collaboration-Server entsprechende Kapazitäten brauchen.
In besonderem Maße gilt dies natürlich für Online-Shops oder andere web-basierte Angebots- und Geschäftsmodelle. Bevor Sie sich nach entsprechenden Cloud- und Hosting-Angeboten umsehen, sollte ein Pflichtenheft vorliegen, das alle diese Funktionen und Dienste auflistet. Suchen Sie dann ein Angebot, dass diese Anforderungen möglichst komplett abdeckt und auch Potenzial für Wachstum bietet. Aspekte wie Verfügbarkeit, Sicherheit und Compliance sollten dabei an erster Stelle stehen.

4. Ihre Visitenkarte im Word Wide Web: Der Online-Auftritt

Der eigene Online-Auftritt ist für Unternehmen heute die wohl wichtigste Visitenkarte. Auch hier kommt es im Detail natürlich auf Branche und Geschäftsmodell an. Bedenken Sie aber, dass neben der technischen Plattform (Hosting mit eventuell erforderlichen Zusatzfunktionen wie Shop-System, Datenbanken etc.) auch die Entwicklung und Gestaltung eine entscheidende Rolle spielt. Sie ist eine Aufgabe für Profis – die entweder als Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen benötigt werden oder als externe Dienstleister. Für kleine Unternehmen bieten branchenspezifische Website-Baukästen eine günstige Alternative für den professionellen Internet-Auftritt.
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5. Denken Sie an Tools zur Arbeitsorganisation

Wie soll die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter konkret aussehen? Werden sich einige Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen befinden – oder im Regelfall aus dem Homeoffice arbeiten? Dann sollten Sie eine geeignete Collaboration-Plattform bereitstellen. Vergessen Sie dabei nicht, dass auch Funktionen wie Web- und Videokonferenzen oder Präsenzinformationen fürs Arbeiten von verteilten Standorten wichtig sind. Und auch wenn sich alle Mitarbeiter in Openspace-Offices oder klassischen Büros aufhalten, brauchen sie Software und Plattformen zur Zusammenarbeit.
Die IT-Infrastruktur ermöglicht auch flexible Arbeitsmodelle.
Mit den passenden Tools gelingen Besprechungen auch über große Entfernungen hinweg.

6. Planen Sie Ihren Softwarebedarf sorgfältig

Klassische Office-Software ist günstig und – etwa im Fall des Marktführers Microsoft 365 Business – mit vielen Zusatzfunktionen bis hin zu Planungs- und Collaboration-Tools erhältlich. Auch branchentypische Spezialsoftware lässt sich heute häufig im Abo lizensieren, obwohl die Programme dann lokal auf den Büro-Rechnern ausgeführt werden.
Etwas anders sehen Technik und Lizenzmodelle bei Software-as-a-Service (SaaS) aus: In diesem Fall laufen die Applikationen in Rechenzentren und werden über Web-Browser oder spezielle lokale Client-Software genutzt. Letzteres hat den Vorteil, dass die Bürorechner nur wenig Rechenleistung und Speicherkapazität benötigen. Welche Variante praktikabler und günstiger ist, hängt vom individuellen Unternehmen und den geplanten Workflows ab. Sinnvoll ist, beide Varianten im Rahmen einer Kostenrechnung und bei der Definition der Arbeitsabläufe zu prüfen und gegenüber zu stellen.
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