Ein Mann sitzt an einem Schreibtisch und betrachtet ein Dokument. Auf dem Tisch liegen weitere Dokumente und ein Taschenrechner.
Digitalisierung

Steuererklärung für Selbständige – so geht’s

Die jährliche Steuererklärung kann für Selbstständige eine echte Herausforderung darstellen. Was muss ich einreichen und welche Formulare benötige ich dafür? Kann ich die Steuer komplett online erklären und welche Tools helfen mir dabei? Wann muss ich Umsatzsteuer abführen und benötige ich einen Steuerberater? Wir beantworten diese und weitere Fragen, damit Sie möglichst wenig Zeit mit Ihrer Steuererklärung verbringen und sich stattdessen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Selbstständige müssen bei ihrer Steuererklärung gegenüber abhängig Beschäftigten viele Dinge beachten. Als selbstständig im Sinne des Steuerrechts gelten dabei Freiberufler:innen, also Personen, die selbstständig und eigenverantwortlich tätig sind und einen bestimmten Katalogberuf oder eine Tätigkeit nach §18 Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz) ausüben. Darunter fallen unter anderem wissenschaftliche und künstlerische Berufe sowie Tätigkeiten im Medizin- und Rechtswesen. Auch der Beratungs- und Vermögensverwaltungsbereich fällt unter die freien Berufe.

Inhaltsverzeichnis

Welche Steuern müssen Selbstständige abführen?

Außer der Einkommensteuererklärung können bei Selbstständigen unterschiedliche Steuern anfallen. Diese richten sich nach der Art der Selbstständigkeit: Neben der Einkommensteuer muss in vielen Fällen Umsatzsteuer abgeführt werden, daneben bei Gewerbetreibenden auch Gewerbesteuer.
Die Steuerunterlagen können Sie mittlerweile komplett online beim Finanzamt einreichen. Sämtliche Formulare für Selbstständige werden von den Finanzverwaltungen online im Elster-Portal kostenfrei bereitgestellt. Dessen Übersichtlichkeit und Funktionsumfang reicht für Freiberufler:innen, die vor allem ihre persönlichen Verhältnisse angeben müssen, im allgemeinen aus. 
Werden die Unternehmensverhältnisse allerdings komplizierter, beispielsweise weil Sie Angestellte beschäftigen, empfiehlt sich die Anschaffung einer alternativen, kostenpflichtigen Software für die verschiedenen Steuererklärungen. Gemein ist diesen die auf das jeweilige Jahr abgestimmte Struktur der Formulare sowie die Online-Übermittlung an das zuständige Finanzamt.
Steigt Ihr Umsatz oder ist die Erhebung von Einnahmen und Ausgaben sehr aufwendig, sollten Sie hingegen ein Steuerberatungsbüro als Unterstützung hinzuziehen. Dieses wickelt die häufig komplizierten Aspekte des Steuerrechts für Sie ab, spart Ihnen Zeit und ermöglicht durch deren Expertise oft auch Möglichkeiten zur Steuererleichterung.
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Pflicht: Aufzeichnung und Aufbewahrung

Generell gilt: Selbstständige benötigen eine gute Dokumentation ihrer betrieblichen Tätigkeiten, sowohl auf Einnahmen- als auch auf Ausgabenseite. Unabhängig davon, ob Sie die Erklärung Ihrer Steuern persönlich vornehmen oder eine:n Steuerberater:in damit beauftragen, unterliegen Sie einer grundlegenden Aufzeichnungspflicht: Ein- und Ausgaben mitsamt der Rechnungsnummern und -daten sowie die Aufsplittung in Brutto- und Nettobeträge hinsichtlich der erhobenen Umsatzsteuer sind dabei obligatorisch.
In diesem Zusammenhang unterliegen Sie als Selbstständige:r ebenfalls der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen und Belegen. Betriebsprüfungen können vom Finanzamt auch im Nachhinein noch vorgenommen werden, so dass Sie verpflichtet sind, Ihre Unterlagen und Belege zehn Jahre lang bereitzuhalten.
Sowohl bei den Erklärungen von Einkommens-, Umsatz- und Gewerbesteuer, als auch bei etwaigen Betriebsprüfungen macht sich eine gute Dokumentation Ihrer geschäftlichen Aktivitäten doppelt bezahlt: Die übersichtliche und transparente Nachvollziehbarkeit von Einnahmen und Ausgaben erspart Ihnen nicht nur Zeit und Nerven, sondern gegebenenfalls zusätzliche, unerwartete Kosten durch Steuernachzahlungen.
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Die Einnahmenüberschussrechnung

Selbständige müssen die Einkommensteuererklärung üblicherweise bis zum 31. Juli des Folgejahres einreichen.
Die Höhe der Einkommensteuer, die Sie als Selbstständige:r abführen müssen, richtet sich nach der Höhe Ihres Betriebsgewinns. Hier gelten wie bei anderen Einnahmen die gesetzlichen Freibeträge, falls Sie Einnahmen ausschließlich aus einer selbstständigen Tätigkeit oder einem Gewerbebetrieb erzielen. Der Freibetrag für Selbständige liegt für das Jahr 2023 bei 11.693 Euro. Dies entspricht dem jährlich angepassten Grundfreibetrag.
Hinweis: Übersteigen Ihre Einnahmen aus einer freiberuflichen Nebentätigkeit in einem Verein oder einer öffentlichen Einrichtung die Grenze von 410 beziehungsweise 3.000 Euro pro Jahr, müssen Sie diese ebenfalls versteuern. Mehr dazu lesen Sie weiter unten.
Die Angabe Ihres Betriebsgewinns als Selbständige:r erfolgt in Ihrer Einkommensteuererklärung mittels des Formulars „S”. Sind Sie Inhaber:in eines Gewerbebetriebs, füllen Sie stattdessen die Anlage „G” aus.
Um den Gewinn der selbstständigen Tätigkeit zu ermitteln, ist zusätzlich eine Einnahmenüberschussrechnung (Anlage „EÜR” der Einkommensteuererklärung) notwendig. Dabei handelt es sich um eine einfache Form der Buchführung, die lediglich die Betriebseinnahmen und -ausgaben des Geschäftsjahres nach dem Zu- und Abflussprinzip einander gegenüberstellt. Vor allem für Soloselbstständige lohnt sich diese Form der Gewinnermittlung, da dabei im Unterschied zur Bilanzbuchführung weder die Führung von Bestandskonten noch eine betriebliche Inventur notwendig sind.
Die EÜR erfasst sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben, die für die Gewinnermittlung relevant sind. Darunter fallen unter anderem:
Einnahmen:
  • Betriebseinnahmen durch selbstständige Tätigkeiten
  • Kapitalerträge
  • vereinnahmte und ggf. erstattete Umsatzsteuer (sofern umsatzsteuerpflichtig)
  • Veräußerung von Anlagevermögen
  • private Kraftfahrzeugnutzung
  • sonstige Sach-, Nutzungs- oder Leistungsentnahmen
Ausgaben:
  • Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe
  • Absetzung für Abnutzung (AfA)
  • Raum- und Grundstücksaufwendungen (ohne Homeoffice)
  • gezahlte Löhne und Gehälter
  • unbeschränkt abziehbare Ausgaben (Telefon/Internet, Software/Hardware. Büroausstattung, Porto, Fachliteratur usw.)
  • beschränkt abziehbare Betriebsausgaben (z.B. Bewirtung, Verpflegung, Homeoffice, Gewerbesteuer)
  • Fahrtkosten
Den in der Einnahmenüberschussrechnung ermittelten Betriebsgewinn tragen Sie in die Anlage S beziehungsweise Anlage G der Einkommensteuererklärung ein. Dieser Betrag geht dann als Ihr zu versteuernder Jahresverdienst in die Einkommensteuererklärung ein. Davon können Sie – ebenso wie Arbeitnehmer:innen – Ihre Vorsorgeaufwendungen und mögliche andere steuermindernde Faktoren abziehen.
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Tipp: Betriebsausgabenpauschale nutzen

Sie können die Ermittlung des Betriebsgewinns einer selbstständigen Tätigkeit deutlich vereinfachen, wenn Sie die sogenannte Betriebsausgabenpauschale nutzen. Dabei können Sie Pauschalbeträge geltend machen, für die keine separate Aufschlüsselung beziehungsweise Nachweise in Form von Rechnungen und Belegen notwendig sind. Neben der Ersparnis von Zeit und Aufwand bei der Gewinnermittlung können Selbstständige mit geringen Betriebsausgaben dadurch durchaus steuerliche Vorteile in Anspruch nehmen.
Bei einer hauptberuflich selbstständigen, schriftstellerischen oder journalistischen Tätigkeit können Sie pauschal 30 Prozent der Betriebseinnahmen als Ausgaben geltend machen, allerdings maximal 3.600 Euro pro Jahr.
Aus wissenschaftlicher, künstlerischer und schriftstellerischer Nebentätigkeit sowie aus nebenamtlicher Lehr- und Prüfungstätigkeit können Sie pauschal 25 Prozent Ihrer Einnahmen bis zu einem Maximalbetrag von 900 Euro als Ausgaben aufführen (Stand: 2023).
Das Hauptformular einer Steuererklärung, darauf liegt eine Lupe.
Selbständige fügen der Einkommensteuererklärung eine Einnahmenüberschussrechnung hinzu, um den Betriebsgewinn zu ermitteln.

Umsatzsteuer – ja oder nein?

Gerade bei Start-ups herrscht oft große Verwirrung hinsichtlich der auch als Mehrwertsteuer bekannten Umsatzsteuer (USt): Muss ich sofort Umsatzsteuer erheben, wenn ich die erste Rechnung stelle? Wie rechne ich die Vorsteuer heraus und wann will das Finanzamt eigentlich das Geld sehen?
Die abzuführende Umsatzsteuer ergibt sich aus der Summe der vereinnahmten Steuerbeträge, die Sie in Ihren Rechnungen ausweisen. Davon ziehen Sie die USt-Beträge ab, die bei Ihren Betriebsausgaben angefallen sind (Vorsteuer). Den Restbetrag müssen Sie an das Finanzamt abführen.
Umsatzsteuer müssen Sie erst dann erheben, wenn der Umsatz aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit mindestens 22.000 Euro umfasst. Hat er im vorangegangenen Jahr weniger als diesen Betrag umfasst und überschreitet im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht, fallen Selbstständige unter die so genannte „Kleinunternehmerregelung”. Diese findet sich in Paragraph 19 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Wichtig ist, bei der Rechnungsstellung auf diesen Paragraphen zu verweisen, damit das Finanzamt bei Auftraggeber und Auftragnehmer nachvollziehen kann, dass keine Umsatzsteuer erhoben und bezahlt wurde.
Wann Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer abführen müssen, richtet sich nach Ihrem Umsatz: Bei Selbstständigen, deren vereinnahmte Umsatzsteuer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betragen hat, genügt eine Jahressteuererklärung. Über diesen Betrag hinausgehend müssen Sie die Umsatzsteuer quartalsweise abführen. Bei einer ausgewiesenen Umsatzsteuer von mehr als 7.500 Euro pro Jahr ist die Voranmeldung sogar monatlich fällig. Hierbei ist allerdings eine Dauerfristverlängerung möglich, so dass Sie die Umsatzsteuerbeträge immer erst einen Monat später einreichen können.

Tipp: Mit Nettobeträgen rechnen

Gerade bei Start-ups und Soloselbstständigen mit geringen Umsätzen kommt es oft auf jeden Euro an. Rechnen Sie dennoch bei Ihren internen Kalkulationen am besten immer mit den Nettobeträgen Ihrer Betriebseinnahmen und betrachten Sie die Umsatzsteuer lediglich als durchlaufenden Posten. Auf diese Weise vermeiden Sie ein böses Erwachen bei der Abführung der Umsatzsteuerbeträge oder der Umsatzsteuererklärung im Rahmen der jährlichen Steuererklärung.

Ehrenamts- und Übungsleiterfreibetrag

Viele Menschen üben neben ihrem eigentlichen Beruf weitere freiberufliche Tätigkeiten aus, die vergütet werden. Diese Vergütung bewegt sich oft im Rahmen sehr geringer jährlicher Beträge – diese dürfen Sie allerdings bei der Steuererklärung nicht übergehen! Um die Buchführung und den Verwaltungsaufwand für diese Tätigkeiten im Dienst für die Gesellschaft zu vereinfachen, hat der Gesetzgeber Freibeträge für diese Bereiche geschaffen:
  • Unter den Ehrenamtsfreibetrag fallen freiberufliche Nebentätigkeiten im mildtätigen, gemeinnützigen oder kirchlichen Bereich. Bis zu 840 Euro im Jahr können hier steuerfrei dazuverdient werden. Die Tätigkeit darf allerdings ausschließlich nebenberuflich ausgeführt werden und nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeitstelle umfassen.
  • Der Übungsleiterfreibetrag regelt hingegen die Einnahmen, die aus nebenberuflichen Tätigkeiten wie beispielsweise als Übungsleiter:in, Erzieher:in oder Ausbilder:in erwachsen. Darunter fallen: Trainer:innen und Mannschaftsbetreuer:innen, Chorleiter:innen und Kirchenmusiker:innen, Jugendleiter:innen und Ferienbetreuer:innen sowie Notfallsanitäter:innen bei öffentlichen Veranstaltungen. Einnahmen aus diesen Tätigkeiten bleiben bis zu einem Betrag von 3.000 Euro pro Jahr steuerfrei. Diese Grenze gilt auch bei nebenberuflichen Tätigkeiten im Kunst- oder Pflegebereich – allerdings nur, wenn die öffentliche Hand als Auftraggeberin fungiert und/oder die Tätigkeit zu gemeinnützigen Zwecken erfolgt.
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Steuererklärung für Selbstständige: Das Wichtigste in Kürze

  • Als selbständig gelten Personen, die selbständig und eigenverantwortlich tätig sind und einen bestimmten Katalogberuf nach §18, Absatz 1, des Einkommensteuergesetzes ausüben. Auch Personen, die Einnahmen durch nebenberufliche ehrenamtliche oder gemeinnützige Tätigkeiten erzielen, müssen diese bei der Steuererklärung angeben.
  • Die Art der Steuern, die Sie abführen müssen, richtet sich nach der Art Ihrer Selbständigkeit: Die Einkommensteuer ergibt sich aus dem Betriebsgewinn, den Sie entweder als Angehöriger der freien Berufe in Anlage S oder als Inhaber eines Gewerbebetriebs in Anlage G ausweisen. Zusätzlich kann eine Pflicht zur Umsatzsteuer bestehen, bei Gewerben zudem die Gewerbesteuer.
  • Zur Ermittlung des Betriebsgewinns benötigen Sie eine Einnahmenüberschussrechnung, wenn Sie nicht zu einer Bilanzbuchführung verpflichtet sind. Darin ermitteln Sie Ihren Gewinn, resultierend aus Ihren Jahreseinnahmen und abzüglich Ihrer Betriebsausgaben. Den Betriebsgewinn tragen Sie entsprechend in die Anlage S oder Anlage G der Einkommensteuererklärung ein.
  • Umsatzsteuer müssen Sie ab einem Jahresumsatz von 22.000 Euro entrichten. Liegen sie darunter, können Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19, Absatz 1, des Umsatzsteuergesetzes in Anspruch nehmen.
  • Bei freiberuflichen ehrenamtlichen Nebentätigkeiten können Sie steuerfrei 840 Euro pro Jahr hinzuverdienen (sogenannter Ehrenamtsfreibetrag). Nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter:in und in anderen gemeinnützigen Bereichen sind bis zu 3.000 Euro steuerfrei (Übungsleiterfreibetrag).
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