Eine junge Frau schaut am Bahnhof auf ihre Armbanduhr. Im Hintergrund ein Zug.
Digitalisierung

Effizientes Zeitmanagement: Mehr Raum für produktives Arbeiten

Effizienter arbeiten: Die Arbeitswelt hat sich im Laufe der letzten Jahre und Jahrzehnte grundlegend verändert. Der technische und digitale Fortschritt hat viele Arbeitsschritte vereinfacht und verschiedenste Prozesse beschleunigt. Das Ziel: schneller, günstiger, besser. Dieser Anspruch gilt nicht nur für Maschinen, sondern auch für Menschen, die mit ihnen arbeiten. Und um effizient und erfolgreich zu arbeiten, braucht der Mensch vor allem Ordnung, Organisation und Struktur. Für Sie haben wir alle wissenswerten Aspekte und Informationen und die wichtigsten Zeitmanagement-Methoden zusammengetragen.

Gutes Zeitmanagement schafft mehr Raum für Ideen, höhere Produktivität und zur Regeneration. Ob Sie die gewonnene Zeit nun für weitere Projekte nutzen, in die Entwicklung neuer Strategien stecken oder Ihre Work-Life-Balance ins Gleichgewicht bringen möchten: Unsere Ideen können Ihnen dabei helfen. Übrigens ist ein sorgsamer Umgang mit Ihrer Zeit und der Ihres Teams auch dann unverzichtbar, wenn Sie über die Einführung von agilen Managementmethoden nachdenken.

Inhaltsverzeichnis

Effizienz ist nicht dasselbe wie Effektivität

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können daran arbeiten, den Büroalltag zu optimieren. So wird die Produktivität des Einzelnen und auch die des gesamten Unternehmens gesteigert. Doch was genau bedeutet effizientes Arbeiten? Kurz gesagt: mit möglichst geringem Zeit- und Arbeitsaufwand bestmögliche Ergebnisse zu erreichen.
Nicht selten wird der Begriff Effizienz mit dem der Effektivität verwechselt. Dabei ist der Unterschied leicht erklärt: Effizienz ist die Art und Weise, also wie eine Aufgabe erledigt wird. Effektivität bezieht sich aufs Ergebnis. Anders ausgedrückt: Effektivität betrifft das Was, Effizienz das Wie. Der US-amerikanische Ökonom Peter F. Drucker formulierte es so: "Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz hingegen meint, die Dinge richtig zu tun".
Ein Beispiel aus dem Bereich Gartenarbeit macht den Unterschied besonders deutlich: Wer seinen Rasen mit einer Nagelschere kürzt, handelt zwar effektiv (irgendwann ist der Rasen kurz), aber nicht effizient. Das Kürzen des Rasens mit einem Rasenmäher hingegen ist sowohl effektiv als auch effizient. Hier stimmt das Verhältnis zwischen Zeit- bzw. Arbeitsaufwand (Input) und Ergebnis (Output).

Mehr Arbeitszeit bedeutet nicht mehr Effizienz

Dass eine längere Arbeitszeit automatisch auch mehr Effizienz bedeutet, ist ein Irrtum. In zahlreichen Unternehmen herrscht dieser Mythos nach wie vor. Derjenige Mitarbeiter, der am längsten im Büro bleibt, wird vom Vorgesetzten auch am meisten geschätzt. Er opfert schließlich seine Freizeit, um Leistungen fürs Unternehmen zu bringen. Dabei sollte die Frage nicht lauten: "Wer arbeitet am längsten?". Sondern: "Wer arbeitet am effizientesten?". Und natürlich ist die Antwort nicht zwangsläufig die gleiche. Denn die bloße Anwesenheit sagt über die tatsächliche Arbeitsleistung nicht viel aus. Das sollten Vorgesetzte bestenfalls auch so kommunizieren.
Eine Studie der Stanford Universität bestätigt diese Annahme. Tatsächlich nehmen Produktivität und Effizienz sogar ab, wenn eine wöchentliche Arbeitszeit von 50 Stunden überschritten wird. Das Fazit der Studie lautet daher: Besser weniger und dafür effizienter arbeiten – das steigert nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern führt auch zu besseren Arbeitsergebnissen. Wie so häufig sind die skandinavischen Länder auch hier Vorreiter: In der schwedischen Hafenstadt Göteborg wurde beispielsweise schon 2014 der Sechs-Stunden-Arbeitstag bei vollem Lohn getestet. Die Dänen arbeiten laut einer OECD-Studie durchschnittlich ebenfalls nur 33 Stunden die Woche.
Das Foto zeigt einen Mann und einen Hund, die ein Notebook betrachten

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Diese Zeitmanagement-Methoden sollten Sie kennen

Eine einfache und gleichzeitig auch ausgesprochen effektive Zeitmanagement-Methode ist es, zu Beginn des Arbeitstages seinen Tag zu planen. Wer maximal 10 Minuten Zeit investiert, um den bevorstehenden Tag zu strukturieren und zu planen, spart durchschnittlich eine volle Stunde Arbeitszeit. Ein ebenfalls leicht in den Arbeitsalltag integrierbares Mittel des Zeitmanagements ist es, sich Notizen zu machen. Was Sie sich notiert haben, brauchen Sie schließlich nicht im Kopf zu haben. So können Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und fokussieren.
Neben der klassischen To-do-Liste ist auch die Not-to-do-Liste ein nützliches Tool. Entscheiden Sie mit nachfolgender Methode, welche Aufgaben Sie vernachlässigen und aus Ihrem Zeitplan streichen können:

Wichtiges von Unwichtigem trennen: Die Eisenhower-Methode

Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter profitieren von strukturellen Anpassungen. Effizienz bedeutet in der Regel nicht Über-, sondern vielmehr Entlastung. Mit einer optimierten Arbeitshaltung senken wir die tatsächliche Arbeitszeit und erzielen bessere Ergebnisse. Eine echte Win-Win-Situation.
Eine Umfrage von Microsoft ergab, dass bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von durchschnittlich 45 Stunden etwa ein Drittel dieser Zeit unproduktiv bleibt. Dieser Wert zeigt, dass nur die wenigsten Menschen ihr Potenzial, effizient zu arbeiten, vollständig ausschöpfen.
Gerade in unserer modernen, stark vernetzten Gesellschaft führen viele Störfaktoren zu Ineffizienz am Arbeitsplatz. Smartphones, E-Mails und Social Media sorgen dafür, dass wir immer und überall erreichbar sind. Für die alltägliche Arbeit bedeutet diese Vernetzung zwar eine erleichterte Kommunikation, aber auch Ablenkung. Letztendlich entscheiden die eigene Arbeitshaltung und Disziplin, wie effizient wir tatsächlich arbeiten.
Die klassische Postkorb-Übung ist in jedem Fall eine gute Vorbereitung für Ihre Selbstorganisation: Das gilt für alle Informationen und Anfragen, die Sie auf unterschiedlichen Kanälen erreichen. Ist etwas wichtig und dringend, gehört es auf Ihre persönliche Prioritäten-Liste nach oben. Ist etwas wichtig, aber nicht dringend: Fragen Sie sich, ob es delegiert werden kann. Unwichtig und nicht dringend: Solche Anliegen können Sie entweder als irrelevant abtun oder delegieren.

Mit der ALPEN-Methode den Tag strukturieren

Die ALPEN-Methode liefert Ihnen fünf Kategorien für Ihre Tagesplanung:
  • Aufgaben und Termine aufschreiben
  • Länge der Aktivitäten abschätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidung über Prioritäten
  • Nachkontrolle
Für welche Methode Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Sämtliche Methoden haben ein gemeinsames Ziel: sie sollen mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag bringen. So nehmen Sie Ihre Aufgaben gezielter in Angriff, eliminieren zeitraubende Störfaktoren und können auf Dauer Zeit und Nerven sparen.

Die komplexe Variante: GTD

GTD (Getting Things Done) ist eine Methode des Selbstmanagements nach David Allen. Sämtliche Aufgaben werden hier in einem Verwaltungssystem notiert und nach Dringlichkeit bewertet. Diese Methode ist relativ komplex und wird in Büchern und Schulungen vermittelt.
Um das Zeitmanagement in den Griff zu bekommen, gibt es viele Hilfsmittel wie Software für Organisation und Projektmanagement. Diese können Sie für die Teamarbeit einsetzen, aber ebenso zur Selbstorganisation. Trello beispielsweise ist gut geeignet, um in Projekten den Überblick zu behalten. Die sogenannten Boards können Sie mit anderen teilen, wenn Sie damit die Teamarbeit koordinieren wollen. In einem anderen Artikel haben wir weitere Tools für das Projektmanagement zusammengestellt.
Junge Frau arbeitet zuhause am Tablet

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Weitere wichtige Tipps für Ihr Zeitmanagement

  • To-do-Listen kurz halten: Manche To-do-Listen werden so lang, dass allein schon das Anfangen zum Kraftakt wird. Wenden Sie auch auf Ihre To-Do-Liste die Postkorb-Übung an. Die wichtigen und dringenden Aufgaben kommen oben auf die Liste – am Besten nicht mehr als 3 am Tag. So fällt es leichter, das Pensum auch wirklich zu schaffen. Denn: Bleiben am Abend zu viele Punkte offen, sorgt das für Frustration.
  • Einen Tagesplan aufstellen: Ein fester Zeitplan verleiht Ihrem Arbeitsalltag Regelmäßigkeit. Außerdem hilft er dabei, Aufgaben gezielter anzugehen. Legen Sie nach Möglichkeit unangenehme Aufgaben auf den Beginn Ihrer Arbeitszeit. So entgehen Sie der Gefahr des Aufschiebens.
  • Realistisch bleiben: Bei aller Planung gibt es jeden Tag unvorhergesehene Anfragen oder Aufgaben, die wir auf den Schreibtisch bekommen. Es hilft, sich hierfür ein Zeitpolster einzuplanen – oder auch mal "Nein!" zu sagen. Vermeiden Sie unrealistische Zielsetzungen – sie sind die Ursache für Stress, Frustration und Demotivation.
  • Zeit erfassen: Die Nutzung eines Zeiterfassungs-Tools wie beispielsweise Toggl hilft, die Übersicht zu behalten. Damit können Sie im Laufe der Zeit auch besser einschätzen, wie lange Sie wirklich für Ihre Aufgaben brauchen. Das erleichtert Ihnen in Zukunft das Zeitmanagement.
  • Auf eine Aufgabe konzentrieren: Multitasking ist ein Mythos – in zahlreichen Untersuchungen hat sich gezeigt, dass das menschliche Gehirn Aufgaben seriell, also nacheinander, bearbeitet. Widmen Sie sich lieber einer Aufgabe für eine bestimmte Zeit, die Sie vorher festlegen. Planen Sie auch Pausen mit ein. Die Pomodoro-Technik beispielsweise empfiehlt Einheiten von 25 Minuten, gefolgt von 5 Minuten Pause. Nach vier Einheiten sieht diese Methode dann eine längere Pause vor.
  • Ablenkung vermeiden: Stellen Sie mögliche Quellen der Ablenkung ab, während Sie sich mit wichtigen Aufgaben befassen. Schließen Sie Mail- und Messengerprogramme, schalten Sie das Smartphone in den Flugmodus und leiten Sie Ihr Telefon um. Schaffen Sie sich (Zeit-)Räume, in denen Sie sich wirklich konzentrieren können.
  • Fokuszeiten einrichten: Oft sind die Arbeitstage so voll, dass wichtige Dinge liegen bleiben. Richten Sie für diese Aufgaben feste Fokuszeiten ein: Blocken Sie Zeit in Ihrem Kalender.
  • Anfangen und liegen lassen: Manche Projekte müssen "reifen". Hier hilft es, erst einmal eine grobe Struktur zu entwerfen und sich selbst Meilensteine zu setzen. Von Tag zu Tag entsteht so das fertige Projekt – ohne dass man gleich in die Perfektionsfalle gerät.
  • Sorgen Sie für intakte Arbeitsgeräte: Kein Handwerker kann mit einem kaputten Schraubenzieher arbeiten. Oder die Arbeit dauert ewig. Gleiches gilt im IT-Bereich: Bestehen Sie auf einwandfrei funktionierenden Geräte neuer Bauart. Denn nur mit intakten Werkzeugen lässt sich effizient arbeiten.
  • Den Schreibtisch aufräumen: Ein übersichtlicher und aufgeräumter Arbeitsplatz sorgt nicht automatisch für effizientes Arbeiten. Aber er fördert es. Sie sparen mit einer guten Ablage und einem organisierten Büro viel Zeit. Sie würde sonst für die Suche nach Akten, Formularen und Co. verloren gehen. Ein ordentliches Arbeitsumfeld sorgt für Ordnung im Kopf und für ein klareres und strukturierteres Denken. Gleiches gilt für Ihre digitale Dateiablage.
  • Pausenzeiten einplanen und einhalten: Pausen sind wichtig. Für den Körper und für den Geist. Nur wer regelmäßig innehält, kann seine volle Arbeitszeit effizient und produktiv nutzen. Zudem stärkt gemeinsames Pausieren auch das soziale Miteinander der Kollegen.
  • Positives Mindset entwickeln: Jeder hat mal einen schlechten Tag. Versuchen Sie, sich auf die positiven Aspekte zu konzentrieren. Lassen sie sich von schlechter Laune nicht runterziehen. Pessimismus und Selbstmitleid sind schlichtweg Gift für Ihren Workflow.

Teamarbeit richtig organisieren

Als Führungskraft müssen Sie nicht nur Ihr eigenes Zeitmanagement im Blick haben: Auch die Zusammenarbeit im Team kann ein echter Zeitfresser sein. Die folgende Checkliste soll Ihnen helfen, mit gutem Beispiel voranzugehen:
  • Geben Sie klare Ziele vor und sorgen Sie für verständliche Aufgabenstellungen.
  • Kommunizieren Sie Ihre Prioritäten gegenüber Ihren Mitarbeitern klar und deutlich. Welche Aufgabe ist Ihnen besonders wichtig? Welche kann, wenn nötig, auch delegiert werden?
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter das nötige Hintergrundwissen für ihre Aufgaben erhalten. Nur so können die Leistungen erbracht werden, die Sie sich wünschen.
  • Machen Sie keinen unnötigen Druck. Das führt zu Stress und Flüchtigkeitsfehlern. Die Folge: Ineffizienz.
Achten Sie außerdem darauf, Teammeetings so effizient wie möglich zu gestalten. Die Einführung der richtigen Tools für die Teamarbeit hilft Ihnen dabei, die Arbeit im Alltag reibungslos zu gestalten: Dazu kann etwa ein Enterprise Social Network gehören. Für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist Microsoft 365 Business sehr gut geeignet. Weitere praktische Tools helfen bei der Arbeitsorganisation, wenn das Team nicht immer am selben Ort arbeitet.
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