Symbolbild: Mappe mit Unterlagen und Lupe
Digitalisierung

Ablagesysteme im Büro: So finden Sie jeden Vorgang wieder

Ein gutes Ablagesystem ist die Grundlage für einen organisierten Arbeitsplatz: Ohne System versinkt der Schreibtisch schnell im Zettelchaos, der Computerbildschirm wird von Post-Its umrahmt und digitale Dokumente verschwinden unauffindbar auf der Festplatte oder in den Tiefen des Cloud-Speichers. Sprechen wir also über Ordnung und Organisation im Büro, dann kommen Sie um ein funktionierendes, einheitliches Ablagesystem nicht herum.

Die zunehmende Digitalisierung sorgt dafür, dass immer mehr Papier aus den Büros verschwindet. Daher wird auch die digitale Ablage immer wichtiger. Übersichtlichkeit ist hier genauso wichtig wie bei der konventionellen Ablage. Egal ob digital oder analog, in lokalen Ordnern und besonders in der Cloud: Auch Ihre Kolleg:innen müssen sich schnell zurechtfinden können.

Besonders wenn mehrere Mitarbeiter:innen (online) gemeinsam an Projekten arbeiten und Zugriff auf einzelne Laufwerke haben, ist ein einheitliches Ablagesystem wichtig. Nur damit lässt sich Ordnung halten. Bei Bedarf findet sich auch eine Vertretung bei Urlaub und im Krankheitsfall zurecht. Schaffen Sie also mit einem digitalen Ablagesystem die Grundlage für effizientes Arbeiten.

Worauf Sie bei einem guten Ablagesystem achten müssen, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

Die digitale Ablage organisieren – so geht’s

Schon der Name "Ordner" im Computer- oder Cloud-Ablagesystem weist auf die Parallelen zwischen analoger und digitaler Ablage hin. Ebenso wie im Büroschrank können Sie auch auf dem Rechner Ordner und dazugehörige Unterordner erstellen. Benennen Sie diese Ordner und Unterordner genauso sorgfältig wie ihre analogen Gegenstücke im Aktenschrank.
Denken Sie immer daran: Ein Ablagesystem dient der Organisation und Ordnung im Büro. Eine gute Ablage ist vor allem übersichtlich und auch für Außenstehende leicht und schnell verständlich – der Digital Workplace in Ihrem Unternehmen sollte den gleichen Prämissen folgen wie der physische Arbeitsplatz vor Ort in der Firma. Legen Sie Wert auf Einheitlichkeit innerhalb Ihres Ablagesystems. Ob Sie Ihre Dokumente nun chronologisch, numerisch oder alphabetisch sortiert ablegen, bleibt dabei Ihnen überlassen – die Hauptsache ist, dass Sie bei einem Ordnungssystem pro Ablage bleiben.
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Dateien richtig benennen

Wählen Sie die Dateinamen sorgfältig aus und erstellen Sie im Zweifelsfall eine verbindliche Richtlinie darüber, wie Dateien benannt werden sollen. Beispielsweise mit dem Datum vorangestellt, so dass sich Informationen leichter chronologisch sortieren lassen. (Das Erstellungsdatum ist nicht immer ein zuverlässiger Sortier-Parameter.) Datei- und Ordnernamen sollten konkrete Informationen über den Inhalt liefern.
Auch eine übersichtliche Liste mit Infos über Ablageorte ist sinnvoll, besonders bei sehr umfangreichen Ablagesystemen. Legen Sie diese Liste im Idealfall elektronisch an. So können Sie diese jederzeit problemlos anpassen, neue Infos hinzufügen und veraltete Dateien löschen.

Falls Drucken notwendig ist: Wichtige Informationen vermerken

Sollen oder müssen Dokumente trotz digitalem Büro ausgedruckt werden? Sie können in Dokumenten den Dateipfad (Ort der Ablage) automatisch in den Fußzeilen mit vermerken lassen. So verrät das ausgedruckte Papier sofort, wo die digitale Variante liegt. In fast allen Büros ist auch weiterhin Papier im Umlauf, seien es nun die eigenen Dokumente oder von Dritten zugesandte – beispielsweise Rechnungen.
Manche Berufsbilder, wie etwa Rechtsanwälte und Immobilienmakler, erfordern ebenfalls gewisse Dokumente und Unterschriften im Original. Daher widmen wir uns im Folgenden der Ordnung im guten alten Aktenschrank – auch wenn auch das Thema Buchhaltung inzwischen das Digitalzeitalter erreicht hat.
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Welches klassische Ablagesystem ist das richtige?

Von der Hängeregistratur bis zum wuchtigen Aktenordner hat jedes Ablagesystem seine Vor- und Nachteile. Generell unterteilt man die Systeme in drei Kategorien:
  1. Stehende Ablage mit Ordnern, Stehsammlern, Archivboxen: Ein stehendes Ablagesystem ist die Ablage von Unterlagen in Ordnern, Stehsammlern und Archivboxen. Ordner eignen sich vor allem für die Sortierung einzelner Dokumente, die Sie mit farbigen Trennblättern thematisch unterteilen können. Stehsammler sind optimal für Prospekte, Kataloge und Zeitschriften. Archivboxen empfehlen sich für die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten und sonstigen Unterlagen, die nicht weggeworfen werden sollen, aber auch nicht für aktuelle Projekte gebraucht werden.
  2. Hängende Ablage mit Hängemappen, Hängetaschen: Die Hängeregistratur oder "hängende Ablage" eignet sich vor allem für das Abheften von Dokumenten, die man häufig benötigt. Bei einer ordentlichen und einheitlichen Beschriftung der Hängemappen, -hefter und -taschen lassen sich wichtige Unterlagen übersichtlich ordnen und sind bei Bedarf schnell griffbereit, ohne dass sie gelocht und eingeheftet werden müssen. Ein Nachteil gegenüber den klassischen Stehordnern ist, dass die Hängemappen deutlich weniger Platz bieten. Sie lassen sich außerdem nur schlecht durchblättern. Das erschwert die Suche nach einem bestimmten Dokument.
  3. Liegende Ablage mit Klarsichthüllen, Schnellheftern, Aktendeckeln: In der liegenden Ablage stapeln Sie Dokumente, Prospekte und sonstige Unterlagen übereinander in einzelnen Körben oder Kästen. Dieses Ablagesystem sollte jedoch möglichst nur kurzfristig oder zusätzlich zu einer weiteren Ablageform verwendet werden. Im Vergleich zu Ordnern oder auch zur Hängeregistratur ist die liegende Ablage eher unübersichtlich. Sollten Sie sich dennoch für dieses System entscheiden, nehmen Sie dazu am besten Ordnungsmappen. Sie können dann einzelne Dokumente etwa nach Datum oder alphabetisch abgelegen. Das sorgt für mehr Übersicht innerhalb der liegenden Ablage.
Als Angestellte:r in einem Unternehmen finden Sie in der Regel schon ein festes Ablagesystem vor, an das Sie sich halten müssen. Als Selbständige:r oder in Ihrem Homeoffice haben Sie dagegen natürlich freie Hand. Damit Sie Ihr neues System auch einhalten und nicht schon nach wenigen Tagen wieder verwerfen, wählen Sie eine Ablageart, die auf Ihre Bedürfnisse und Ihren Geschmack ausgerichtet ist. Auch eine Kombination verschiedener Ablageformate ist möglich. Achten Sie aber darauf, Ihre Unterlagen innerhalb des jeweiligen Systems einheitlich und übersichtlich zu sortieren.
Frau telefoniert im Büro und guckt auf Computer-Monitor.

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Drei einfache Regeln für ein gutes Ablagesystem

Die folgenden Regeln gelten im übertragenen Sinne sowohl für die klassische als auch für die digitale Ablage:

1. Beschriftung der Ablage

Beschriften Sie die einzelnen Fächer oder Ordner Ihres Ablagesystems. Hier gilt die Faustregel, dass Sie die Beschriftung auch aus zwei Metern Entfernung noch gut lesen können. Tipp: Erstellen Sie für ein ordentliches und einheitliches Gesamtbild die Etiketten nicht handschriftlich. Vermeiden Sie Ablagefächer und Ordner mit allgemeinen Aufschriften wie Sonstiges oder Diverses. Solche Bezeichnungen verleiten dazu, das jeweilige Fach als Allzweckablage zu nutzen.

2. Befüllung der Ablage

Halten Sie sich bei Ablagebehältern an die 80-Prozent-Regel und sorgen Sie dafür, dass in Ordnern oder Mappen noch Spielraum frei bleibt: In überfüllten Ordnern können Sie nicht blättern und gesuchte Dokumente nur schwer finden. Legen Sie lieber einen weiteren Ordner an.
Im Digitalen gilt: Natürlich sind Such- und Sortierfunktionen hilfreich. Jedoch werden auch hier zu volle Ordner schnell unübersichtlich. Legen Sie also sinnvolle Unterordner an, so dass Sie in der Anzeige des Windows Explorers oder des Mac Finders nicht scrollen müssen, um den Inhalt eines digitalen Ordners zu überblicken.

3. Regelmäßige Entrümpelung

Besonders wichtig für ein übersichtliches und gut funktionierendes Ablagesystem ist eine regelmäßige Entrümpelung. Setzen Sie sich einen festen Regeltermin, an dem Sie Unterlagen aus Ihrer Ablage aussortieren. Die Papiere, die Sie aufgrund der Aufbewahrungsfrist nicht wegwerfen können, lagern Sie am besten in beschrifteten Archivboxen. Dokumente, die Sie nicht im Original brauchen, können Sie einscannen und digital abspeichern. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Ausdrucke und die doppelte Aufbewahrung in analoger Form.
Im Digitalen benötigen Sie übrigens unbedingt ein Konzept für Sicherungskopien, weshalb sich Cloud-Speicher mit Back-up-Funktionen für Ihre digitale Ablage anbieten.

Ablagesysteme im Büro: Das Wichtigste in Kürze

  • Ablagesysteme dienen der Ordnung und Organisation im Büro – sei es im Aktenschrank oder in digitalen Speichersystemen. In beiden Formen sollten Sie Sorgfalt und Übersichtlichkeit walten lassen.
  • Dazu gehören die einheitliche Benennung von Dateien und Ordnern. Gerade bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten, beispielsweise mit Microsoft 365 Business, ist dies sehr wichtig: Kolleg:innen müssen ebenso wie Sie gesuchte Dateien nach einheitlichen Kriterien finden können.
  • Sollten Sie noch immer auf eine umfangreiche Ablage von Papieren angewiesen sein, schaffen Sie ein einheitliches Ablagesystem. Sie können sich für eine stehende Ablage, eine hängende Ablage und/oder eine liegende Ablage entscheiden.
  • Wichtig ist auch hierbei eine gut erkennbare einheitliche Beschriftung, etwa von Etiketten auf Stehordnern. Ordner und Aktenschränke sollten nicht zu voll sein, um noch damit arbeiten zu können - ebenso wie digitale Ordner: Auch hier sollte stets die Übersichtlichkeit durch Unterordner gewahrt bleiben.
  • Regelmäßiges Aufräumen und Entsorgen nicht benötigter Akten und Daten erleichtert die Ablage. Sorgen Sie in diesem Zuge dafür, Daten nicht gleichzeitig digital und analog aufzubewahren.
  • Moderne Cloud-Speicher-Lösungen helfen Ihnen bei der Ablage und der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten.
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