Kaum jemand hat sich in seinem Berufsleben noch nicht über Meetings geärgert. Zu viele, zu lange und ohne Ergebnis: Die Gründe sind vielfältig. Das kann für Frust unter den Mitarbeitern sorgen. Zudem gelten Besprechungen mit vielen Teilnehmern nicht nur als Zeitfresser, sie sind auch teuer. Die Arbeitszeit der beteiligten Mitarbeiter muss schließlich berücksichtigt werden. Wir haben einige Tipps und sinnvolle Regeln zusammengestellt, wie Sie Ihre Meetings effizienter gestalten können.
Nicht jedes Meeting kann und sollte per Videokonferenz stattfinden. Der persönliche Austausch zwischen Menschen ist in manchen Fällen einfach nicht zu ersetzen – etwa, wenn es darum geht, sich erstmalig kennen zu lernen oder wenn während des Meetings gemeinsam Dinge schriftlich erarbeitet werden sollen.
Für besonders effiziente, persönliche Besprechungen gibt es indes keine Geheimrezepte. Sie können jedoch für Ihr Unternehmen eine verbindliche Meeting-Kultur vorgeben. Führen Sie passende Tools ein, nutzen Sie (auch hier) moderne Technik und definieren Sie Regeln, an die sich alle halten sollten – und gehen Sie immer mit gutem Beispiel voran, indem Sie selbst die Regeln befolgen.
Eine große Umfrage von LM Research & Marketing Consultancy zeichnet, was geschäftliche Meetings angeht, kein sehr vorteilhaftes Bild. 50 % der befragten Führungskräfte sind genervt von Meetings. 48 % der Meeting-Teilnehmer geben an, nach den besagten Treffen so schlau wie zuvor zu sein. 47 % schweifen während der Besprechungen gedanklich ab. Sie checken Nachrichten auf dem Smartphone oder nutzen die Zeit sogar für privates Online-Shopping.
Erschreckende 88 % aller Meetings enden ohne konkrete Vereinbarungen. Der Tenor der Untersuchung: Meetings finden zu oft statt, sind zu lang und zu unstrukturiert. Doch schon wenige Regeln für Besprechungen machen aus gefürchteten Treffen ohne konkrete Resultate effiziente Zusammenkünfte. Sie sind nicht nur zielführend, sondern stärken den Zusammenhalt im Team und verbessern das Arbeitsklima.
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Es muss nicht immer die Videokonferenz sein: Auch Telefonkonferenzen ohne Bild gehören nach wie vor zum Alltag vieler Unternehmen oder werden mit Videokonferenzen beispielsweise via Microsoft Teams kombiniert. Ob für kleinere Besprechungen oder Konferenzen – die Zusammenkunft mehrerer Personen per Telefon ist heute auf einfache Weise per Festnetztelefon und Mobilgerät möglich. Auch in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle, von Home-Office und Remote Work hat die klassische Telefonkonferenz längst nicht ausgedient. Kommunikation und Koordination sind im modernen Arbeitsalltag so wichtig wie nie zuvor – sei es als länger geplante Zusammenkunft oder spontane Abstimmung im Team. Häufig kommen die beteiligten Personen zwar nicht (mehr) an einem physischen Ort zusammen, doch hybride Arbeitsformen und die Vernetzung mit externen Partner:innen sind kein Hindernis für produktive und effiziente Gespräche. Telefonkonferenzen zwischen mehreren Festnetz- und Mobilgeräten sind dafür eine gute Möglichkeit – wenn Sie einige Dinge beachten. Was Sie bei einer Telefonkonferenz via Festnetz, iPhone oder Android-Smartphone beachten sollten und welche kostenlosen Anbieter es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
