Google Workspace (früher: G Suite): Cloudbasierte Google-Tools als Alternative zu Microsoft 365

Digitales Business

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Datum 31.03.2021
Lesezeit 7 Min.

Google Workspace (früher: G Suite): Cloudbasierte Google-Tools als Alternative zu Microsoft 365

Google Docs, Tabellen, Gmail, Google Meet und mehr unter einem Dach: Viele Unternehmen vertrauen derzeit auf Googles Alternative zu Microsoft 365. Doch ist Google Workspace (vormals: G Suite) wirklich so gut, wie der Suchmaschinenriese verspricht? Wir zeigen Ihnen, was im Paket alles enthalten ist, welche Stärken es hat und wo die Unterschiede zur Microsoft-Alternative liegen.

Google Apps for Business, Google Apps for Work und G Suite: Die Liste der früheren Namen für das heutige Google Workspace-Produkt ist lang. Das Prinzip dahinter ist jedoch gleich geblieben: Business-Kunden erhalten über ein monatliches Abonnement Zugriff auf jede Menge Google-Dienste unter einem Dach – teils mit erweiterten Funktionen gegenüber der Gratis-Variante und Zusatz-Tools für die Administration.

Das Prinzip des Cloud Computing und der Groupware (beziehungsweise der Collaboration Tools) ist dabei nicht unbedingt neu: Bekanntester Vertreter solcher Lösungen ist der Redmonder Software-Konzern Microsoft. Hier erhalten Sie im Rahmen einer Microsoft-365-Lizenz ebenfalls die aus der Office-Welt bekannten Produktivitäts-Tools in ihrer Cloud-Version, inklusive weiterer Kollaborations-Tools.

 

Die Abrechnungsmodelle bei Google Workspace

Wer sich für Google Workspace entscheidet, hat nach einer 14-tägigen Probeversion für bis zu zehn Benutzer die Auswahl zwischen einem Jahres- oder Monatstarif. Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer und es besteht die Möglichkeit, unbegrenzten Speicherplatz sowie den Online-„Tresor“ Google Apps Vault dazuzubuchen. Er bietet die Möglichkeit, Dateien und Informationen aus dem Workspace aufzubewahren, gezielt nach bestimmten Elementen zu suchen und das Arbeitsumfeld in einer Art Backup-Lösung zu speichern.

 

Derzeit existieren vier Varianten von Google Workspace:

  • In der Business-Starter-Version sind 30 Gigabyte Cloud-Speicher pro Nutzer sowie die Standard-Apps enthalten.
  • Die Business-Standard-Version ermöglicht bis zu 150 Teilnehmer an Videokonferenzen, deren Aufzeichnung und zwei Terabyte Speicher pro Nutzer.
  • Die Business-Plus-Version bietet den erwähnten App-Tresor mit E-Discovery und Aufbewahrung, 250 Videokonferenz-Teilnehmer und 5 Terabyte Speicherplatz pro Nutzer.
  • Bei der Enterprise-Variante, die nur über den Google-Vertrieb erhältlich ist, ist der Speicherplatz sogar unbegrenzt und Sie erhalten erweiterten Support.

Ähnlich wie bei Microsoft 365 existiert auch bei Google Workspace eine Education-Version, die für Bildungseinrichtungen kostenlos verfügbar ist. Sie kann wie das reguläre Angebot auch durch kostenpflichtige, optionale Zusatzfunktionen ergänzt werden.

 




Video: YouTube / Google Workspace

 

Google Workspace: Das ist alles enthalten

Im Google Workspace sind bereits in der Basisversion diese Apps enthalten: 

  • Gmail: E-Mails in einem Online-Interface oder alternativ via Outlook und Co. abrufen und versenden: Gmail ist das E-Mail-System von Google. Abwesenheitsnotizen sind ebenso möglich wie die Nutzung von externen E-Mail-Clients via POP3 oder IMAP.
  • Google Meet: Die Videokonferenz-Lösung für Online-Meetings mit Chatfunktion unterstützt schon in der Basisvariante 100 gleichzeitige Teilnehmer.
  • Google Chat: Wer Teil des Google Workspace ist, ist auch per Google Chat erreichbar. Es gibt auch einen Download-Client, der in Sekundenschnelle installiert ist.
  • Google Calendar: Der Google-Online-Kalender ist nahtlos in Google Meet integriert und ähnlich wie andere Apps auf Android-Smartphones und Tablets bereits vorinstalliert.
  • Google Drive: Im Online-Speicher Google Drive legen Sie Dokumente ab und können von jedem Ort der Welt aus online auf diese zugreifen.
  • Google Docs: Die Google-Version ist ähnlich aufgebaut wie das Original Microsoft Word und bietet die Online-Zusammenarbeit mit mehreren Nutzern an.
  • Google Sheets: Die Tabellenkalkulations-Software Google Sheets arbeitet nach einem ähnlichen Prinzip wie Microsoft Excel.
  • Google Slides: Erstellen Sie Präsentationen ähnlich wie in PowerPoint, einschließlich Folienmaster und Import-/Export-Funktion.
  • Google Forms: Mit selbst erstellten Umfragen können Sie herausfinden, was Ihre Mitarbeiter oder Ihre Zielgruppe über bestimmte Sachverhalte denken.
  • Google Sites: Erstellen Sie eigene Webseiten – entweder für den internen Gebrauch oder zur Veröffentlichung im Web.
  • Google Currents: Stellen Sie Ihre Ideen den Kollegen vor und erhalten Sie umgehendes Feedback oder diskutieren Sie „einfach so“ zu bestimmten Themen. Google Currents ist aus dem früheren Social Network Google+ hervorgegangen.
  • Google Keep: Erstellen Sie Text-, Sprach- oder Bildnotizen in Kurzform und teilen Sie diese mit Kollegen. Auch das gemeinsame Bearbeiten ist möglich.
  • Google Apps Script: Programmieren Sie Minianwendungen zur Verwendung im Google Workspace. Die hier genutzte Skriptsprache ist relativ leicht zu erlernen und basiert auf JavaScript.
  • Google Cloud Search: Mit der Zeit sammeln sich jede Menge Dateien in Ihrem Workspace an. Google Cloud Search hilft Ihnen, diese wiederzufinden.

 

(Erweiterte) Tools zur Administration des Google Workspace

Zur Verwaltung (Administration) Ihrer Workspace-Lösung stehen weitere Tools zur Verfügung. Sie sind je nach gewähltem Preismodell komplett oder nur teilweise beziehungsweise in eingeschränkter Form enthalten:

  • Google Admin: Der Administrator Ihres Google Workspace nutzt dieses Dashboard-Tool, um beispielsweise Benutzer hinzuzufügen, Geräte zu verwalten oder Sicherheitsfunktionen anzupassen.
  • Google Endpoint: Mitarbeiter, die unterwegs auf Ihre Daten zugreifen, sollen dies auf sichere Art und Weise tun. Selbiges gilt, wenn mal Geräte abhanden kommen oder Sie das BYOD-Modell („Bring Your Own Device”) umsetzen wollen. Die Endpoint-Lösung sichert diese Fälle ab.
  • Google Vault: hierbei handelt es sich um eine Art Backup-Lösung für Ihre Workspace-Daten. Diese umfasst sowohl die Sicherung von Drive-Dateien, als auch von Chat-Nachrichten und E-Mails.
  • Google Work Insights: Wie nutzt die Belegschaft Google Workspace im Alltag? Work Insights liefern Informationen auf Basis von Organisationseinheiten, Gruppen oder nach Hierarchievorgaben (beispielsweise für Abteilungsleiter).

 

Einmal anmelden – alles nutzen

Die Google-Workspace-Lösung enthält somit eine ganze Palette an nützlichen Produktivitäts-Tools. Das Praktische hierbei: Diese laufen grundsätzlich in der Cloud – eine lokale Installation entfällt. Einmal angemeldet können Nutzer auf sämtliche Dienste zugreifen, egal auf welchem Rechner und mit welchem Betriebssystem.

Natürlich sind die Tools untereinander auch auf intelligente Weise verknüpft. In neuen Terminen, die Sie in der Calendar-Funktion erstellen, können Sie beispielsweise problemlos eine Google-Meet-Videokonferenz anlegen. In Google Tabellen oder Google Docs können Sie Nutzer markieren, die dann eine E-Mail erhalten und zur Mitarbeit aufgefordert werden. Die Basis hierfür ist jeweils die Google-Workspace-Mailadresse, die (normalerweise) nicht wie sonst bei Google üblich auf @gmail.com lautet, sondern die Domain Ihres Unternehmens nutzt. So lassen sich die private und die berufliche Nutzung von Google-Diensten problemlos voneinander trennen.

In dieser Folge von Digitale Vorreiter:innen spricht Christoph Burseg mit Thomas Palm, Growth Partner & CMO bei CapitalG. Palm ist Experte für Produktmarketing, Nutzerakquise und Markenaufbau für Verbraucher und Unternehmen und berichtet unter anderem über seinen spannenden Weg vom Studierenden in Berlin zum amerikanischen Tech-Konzern Google. In diesem Zusammenhang erzählt Palm, welche beeindruckende Auswirkungen der Google-Werbespot „Parisian Love“ hatte: Dabei handelt es sich um Googles allerersten Super-Bowl-Werbespot aus dem Jahr 2010. Er erzählt eine Liebesgeschichte, die vollständig aus Screenshots von Google-Suchen besteht. Warum diese und andere kreative Marketing-Ideen nicht im Silicon Valley, sondern im fernen Großbritannien entwickelt wurden, erfahren Sie in diesem Podcast mit Christoph Burseg.

 

Der Google Workspace im Vergleich mit Microsoft 365

Das Google-Angebot wirkt durchaus verlockend: Jede Menge Apps, mit denen Google sich bereits einen Namen gemacht hat wie Gmail, Meet und der Kalender stehen in einer teils erweiterten, professionelleren Version zur Verfügung. Dazu gibt es Alternativen zu den gängigen Office-Tools. Außerdem erhält jeder Nutzer bereits in der Basisversion eine Menge Online-Speicherplatz zur eigenen Verwendung (in der Educational-Variante ist der Online-Speicherplatz unter den Nutzern aufgeteilt).

Überraschend professionell kommen sowohl Google Docs als auch Google Tabellen daher. Beide Anwendungen stehen ihren Pendants namens Word und Excel nur in wenigen Funktionen nach – die im Alltag sicher nicht jeder verwendet. Etwas abgespeckter wirkt hingegen Google Sheets: Wer PowerPoint professionell nutzt, wird mit Google Sheets aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfangs derzeit wohl nur bedingt glücklich.

Hinzu kommt: Die gewöhnungsbedürftige Web-Oberfläche von Google Mail kann weder mit dem Funktionsumfang noch der Professionalität von Outlook mithalten – zumindest aber ist es möglich, Google Mails auch mit Outlook (oder anderen Mailprogrammen) abzurufen und zu versenden. Doch wenn Unternehmen am Ende beide Lösungen vorhalten müssen, lassen sich insgesamt betrachtet die Schwächen von Microsoft 365 wohl eher verschmerzen als die des Google Workspace.

 

Ausklappbare Informationsgrafik

Im Bereich E-Mails, aber auch bei der Online-Zusammenarbeit in Word und Excel sammelt Microsoft 365 Punkte gegenüber dem Google Workspace-Angebot.

 

Beim Thema Produktivität und Enterprise Social Networking wiederum spielen aus subjektiver Sicht weder der Google Chat noch Teams bislang ganz oben mit. Hier kann es sinnvoll sein, auf einen anderen Messenger wie Slack auszuweichen – der immerhin sowohl eine Integration mit Google Drive als auch OneDrive anbietet. 

Unser Fazit: Mit Google Workspace erhalten Sie eine flexible Lösung, die bereits in der Basisversion eine Menge Funktionen mitbringt. An den professionellen Funktionsumfang von Microsoft 365 reicht das Google-Angebot trotz teils überraschender Stärken in einzelnen Bereichen jedoch nicht heran.

 

Google Workspace oder Microsoft 365? Welche Office-Suite ist Ihr Favorit? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentar.

 

 


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