Teamwire: Die sichere, DSGVO-konforme Messenger-Alternative

• Teamwire stellt eine sichere Alternative zu gängigen Messenger-Systemen wie WhatsApp oder Slack dar.
• Teamwire eignet sich für sicherheitssensitive Unternehmen ebenso wie für öffentliche Einrichtungen, Polizei und Gesundheitswesen.
• Die Installation und Verwaltung der Daten kann ganz oder teilweise bei Ihnen im Unternehmen oder in der Cloud erfolgen.
• Der Messenger ist als Secure Enterprise Messaging-Lösung bei Vodafone erhältlich.

Die meisten Unternehmen und Behörden setzen in der betriebsinternen Kommunikation heutzutage auf Messenger-Dienste. Doch erfüllen beliebte Anwendungen wie WhatsApp und Slack überhaupt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)? Mit der Chat-Anwendung Teamwire bietet der Münchner Softwareanbieter grouptime GmbH eine sichere Alternative zu den gängigen Systemen.

Was für den privaten Austausch gilt, erwarten Mitarbeiter im Zuge der Digitalisierung zunehmend auch in der unternehmensinternen Kommunikation. Ein passender Messenger-Dienst kann zudem vieles vereinfachen. Statt Dutzender Mails reichen oft nur wenige Nachrichten, um das Wichtigste zu klären. 

Dabei gelten gerade im Unternehmensumfeld besondere Anforderungen, auf die sich Teamwire spezialisiert hat. Wir zeigen Ihnen, was den Messenger aus Deutschland von den gängigen Alternativen unterscheidet und worauf Sie bei der Integration achten sollten.

Teamwire: Die WhatsApp- und Slack-Alternative für Behörden und Unternehmen

Viele Informationen werden inzwischen über Messenger-Applikationen verbreitet: Absprachen in einem Team, Verspätungen auf dem Weg zur Arbeit oder Bild- und Videomaterial für eine schnelle Abstimmung. 

Längst haben Messenger im Arbeitsalltag von Unternehmen und Behörden Einzug gehalten. Doch für den Einsatz in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen oder Behörden gelten besonders strenge Anforderungen: Etwa bei Polizei, im Gesundheitswesen und ähnlichem – wenn mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten hantiert wird, ist aufgrund der DSGVO Vorsicht und große Sorgfalt geboten. Sofern die Sicherheitspolitik Ihrer Organisation den Einsatz von WhatsApp und Co. nicht gestattet, müssen Alternativen her. Dabei stehen Sicherheit und Datenschutz als Kernanforderung im Mittelpunkt. Eine dieser Alternativen heißt Teamwire – und ist als Secure Enterprise Messaging direkt bei Vodafone erhältlich.

Der Messenger aus Deutschland unterscheidet sich auf den ersten Blick kaum von den beliebten Apps WhatsApp oder Slack. Die Benutzeroberfläche bietet eine Suchfunktion sowie ein Icon zum Aktualisieren der Chatverläufe . Per Klick auf das Plus-Icon können Sie eine neue Nachricht an bereits bestehende Kontakte versenden. Auch die Auswahlmöglichkeiten „Chats“, „Gruppen“ und „Profil“ dürften Ihnen von anderen Chat-Anwendungen bereits bekannt vorkommen.

Was die Palette an unterschiedlichen Kommunikationswegen und Features angeht, steht die deutsche Alternative ihren US-amerikanischen Konkurrenten in nichts nach. Konkret bietet die Anwendung folgende Möglichkeiten:

• Einzelkommunikation: Chatten Sie mit einzelnen Arbeits- oder Teamkollegen, ohne dass andere die Inhalte des Gesprächs mitbekommen.
• Gruppenkommunikation: Bilden Sie als Administrator der Lösung beliebige organisationsinterne Gruppen. Hier tauschen sich Mitarbeiter über Themen aus, die ein bestimmtes Team oder eine Organisationseinheit betreffen.

• Private Team-Kanäle: Mitarbeiter können selbst Gruppen anlegen und hier bestimmte Kollegen einladen. So entstehen Untergruppen, die auch dem informellen Austausch dienen können.
• Video- und Sprachnachrichten: Chatten Sie nicht nur mit Textnachrichten, sondern verwenden Sie auch Videoclips, die bestimmte Sachverhalte besser darlegen, als es ein Bild oder das geschriebene Wort könnte. Mit Sprachnachrichten wiederum lassen sich umfangreiche Tastatureingaben sparen.
• Dateiversand von Fotos, Videos, Dokumenten und Dateien: Der Messenger bietet die Möglichkeit, beinahe beliebige Mediendateien mit Einzelpersonen oder einer Gruppe zu teilen. Das können beispielsweise ein Foto vom Einsatzort, eine Schadensbild-Dokumentation oder eine wichtige Akte in PDF-Form sein.
• Einbindung in Active Directory und Enterprise Mobility Management möglich: Sparen Sie als Administrator viel Zeit durch die Einbindung von LDAP- beziehungsweise Active Directory-Daten. Außerdem bietet die optionale EMM-Integration die Möglichkeit, zeitnah Roll-Outs auf allen Geräten bereitzustellen.
• Multithreading: Damit die Kommunikation nicht allzu schnell unübersichtlich wird, können Sie Themen „auslagern” und so mehrere Themen im selben Gruppenchat gleichzeitig abhandeln.
• Lesebestätigung: Erhalten Sie eine Bestätigung, wenn Ihr Gegenüber eine bestimmte Nachricht gelesen hat und erfahren Sie, ob die Nachricht überhaupt auf dessen Gerät angekommen ist.
• Erstellen persönlicher Notizen: Schreiben Sie unterwegs auf, was wichtig ist – und nutzen Sie die Informationen später für sich selbst oder teilen Sie sie in einem Ihrer Gruppenchats.
• Alarmierungs- und Notruffunktion: Für besonders kritische Situationen bietet Teamwire die Möglichkeit, Alarme mit besonderen Benachrichtigungen auszulösen. Außerdem können Anwender Notrufe auch dann abzusetzen, wenn sie nicht (mehr) in der Lage sind, normale Eingaben in Teamwire zu tätigen.

Die Installation kann direkt bei Ihnen vor Ort oder in der Cloud erfolgen

Die Anwendung ist für mobile Endgeräte sowie den Desktop erhältlich. Außerdem haben Sie als Betreiber einer solchen Lösung im Gegensatz zu fast allen Messenger-Alternativen die explizite Wahl, wo die Daten gespeichert werden:

• Als Public Cloud-Lösung: Die Daten werden auf Teamwire-Servern gespeichert. Der Anbieter kümmert sich somit um die Bereitstellung von genügend Serverkapazitäten und einer leistungsfähigen Internetanbindung. Verschiedene Anwender und Teams teilen sich hierbei technisch gesehen meist einen ganzen Verbund an Cloud-Servern (jedoch ohne sich gegenseitig zu „sehen”).
• Als Private Cloud-Lösung: Für das entsprechende Team wird ein eigener Cloud-Verbund eingerichtet. Dieser ist technisch von anderen Kunden und der Public Cloud getrennt und kann separat vom Unternehmen verwaltet werden.
• Als On-Premises-Lösung: Hier stehen die Teamwire-Server direkt beim Unternehmen, das den Messenger einsetzt. Zwar entstehen möglicherweise höhere Wartungs- und Betriebskosten als bei den Cloud-Alternativen – jedoch stellt dies im Vergleich die Lösung mit der höchsten Datensicherheit dar.

Besonders interessant ist, dass Teamwire über eine API verfügt, mit der sich das gesamte IT-Ökosystem eines Unternehmens mit dem Messenger verknüpfen lässt. Mithilfe von Bots werden Prozesse automatisiert und Arbeitsabläufe beschleunigt, was sich laut Anbieter langfristig auf die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter niederschlagen soll. Teamwire selbst beziffert den möglichen Anstieg dieser Faktoren auf 15 bis 25 Prozent.

Die Teamwire-App selbst kann sowohl aus dem Google Play Store als auch dem App Store von Apple heruntergeladen werden.

Best Practice: Die Bayerische Polizei ist mit Teamwire unterwegs

Teamwire setzt einen klaren Schwerpunkt auf Datenschutz und größtmögliche Sicherheit bei maximalem Bedienkomfort. Die Messenger-App qualifiziert sich damit besonders für die interne Kommunikation von sicherheitssensitiven Institutionen und Unternehmen. Zweifellos spielt die Ende Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine gewichtige Rolle bei der steigenden Popularität von Teamwire. Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an die Themen Datensicherheit, Serverstandorte und Löschbarkeit von Informationen. In der Folge verboten viele deutsche Unternehmen die Nutzung von WhatsApp für die dienstliche Kommunikation.

Anders sieht die Lage bei Teamwire aus, dessen größter Vorteil in der strikten Berücksichtigung des Datenschutzes liegt: Sämtliche Nachrichten werden verschlüsselt übertragen, persönliche Informationen anonymisiert, Adressbücher nicht gespeichert. Weil darüber hinaus sämtliche Daten über deutsche, vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierte Server laufen, wird Teamwire zumindest nach eigenen Angaben als DSVGO-konformer Messenger geführt.

Von diesem Paket ließ sich die bayerische Polizei überzeugen, die ihre Beamten als Unterstützung zum primären Digitalfunk ergänzend mit einem Smartphone samt Teamwire-Messenger ausgestattet hat. Bayerns Innenminister Joachim Herrmann (CSU) sprach damals von einem „Quantensprung für die Einsatzkommunikation“.

Video: YouTube / BR24

Das sollten Sie bei Ihrer Messenger-Entscheidung beachten

Wenige Chats statt mehrerer Mails: Die Verlagerung weg von der Mail- hin zur Messenger-Kommunikation ergibt auf vielen Ebenen Sinn. Sie erleichtert nicht nur die teaminterne Kommunikation, sondern sorgt im Idealfall sogar für eine Steigerung von Produktivität und Motivation, unter anderem da die eingegebenen Nachrichten meist deutlich kürzer ausfallen als eine E-Mail.

Bei der Wahl der passenden Anwendung stellt der Schutz personenbezogener Informationen selbstverständlich den wichtigsten, allerdings nicht den einzigen Faktor dar. Ebenfalls in Ihre Entscheidung einfließen sollte nämlich auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter mit dem Dienst.

Die Anwendung sollte nicht nur eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche bieten, sondern auch alle wichtigen Anwendungsfälle ihres Unternehmens abdecken. Darunter fällt neben der Möglichkeit, den Messenger sowohl auf mobilen Endgeräten als auch am Desktop nutzen zu können, beispielsweise auch die Alternative, einen Gruppenchat für mehr als 50 Mitglieder zu erstellen.

Nicht zuletzt muss der Dienst eine solide Echtzeit-Kommunikation gewährleisten, die die Grundvoraussetzung für sämtliche zeitkritischen Anwendungen darstellt. Der Messenger sollte im Idealfall also in der Lage sein, derartige Informationen ohne Verzögerung bereitstellen, um ausgewählte Mitarbeiter direkt über den Stand der Dinge informieren zu können. Gebiete, auf denen sich Teamwire gut aufgestellt präsentiert.

Video: YouTube / QSO4YOU Tech

Zusammenfassung

• Der Messenger-Dienst Teamwire stellt für die interne Kommunikation eine sichere Alternative dar, die auf der bewährten Benutzerführung aus dem Consumer-Segment basiert.
• Größter Pluspunkt der Anwendung ist die nach Herstellerangaben vollständige Konformität mit der seit 2018 verpflichtenden Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).
• Mithilfe der integrierten API-Funktion lässt sich Teamwire mit dem IT-Ökosystem Ihres Unternehmens verknüpfen.
• Entscheidend für die Wahl des passenden Messengers für den Unternehmenseinsatz sollten neben der Bedienfreundlichkeit auch die Voraussetzung einer soliden Echtzeit-Kommunikation für IoT-Anwendungen sein.
• Teamwire ist direkt bei Vodafone als Secure Enterprise Messaging-Lösung erhältlich.

Übrigens: Zusammenarbeit, auch wenn man nicht am selben Ort ist: Mit unserer virtuellen Telefonanlage One Net Enterprise machen Sie Ihr Business ortsunabhängig. Wir bringen Ihre Telefonie in die Cloud, damit Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft noch flexibler von überall arbeiten können – mit einer Nummer für alle erreichbar, egal wo Sie sind.

Haben Sie sich bereits Gedanken über einen Umstieg gemacht? Wäre Teamwire als Vodafone Messenger eine potentielle Alternative? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

Titelbild: Eigenkreation / grouptime GmbH