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Digitalisierung

So gelingt das Onboarding von Personal im Homeoffice

Das heimische Büro als Arbeitsmittelpunkt: In vielen Unternehmen arbeitet ein Teil der Belegschaft im Homeoffice – nicht nur an einigen Tagen, sondern komplett. Vor allem in der IT- und digitalen Dienstleistungsbranche ist die Quote der Angestellten, die remote arbeiten, deutlich höher als beim Durchschnitt. Doch worauf müssen Sie beim Onboarding von neuem Personal achten, das überwiegend im Homeoffice tätig sein soll?

Bis zu drei Viertel der Beschäftigten in den genannten Branchen sind ganz oder teilweise von zu Hause aus tätig (Quelle: Statista, 2024). Das Arbeiten im Homeoffice ist also in vielen Fällen keine Ausnahme, sondern Normalität. Durch hybride Arbeitsmodelle sind Teams, Abteilungen und ganze Firmen häufig nicht länger an einem Ort gemeinsam tätig. Dennoch arbeiten sie strukturiert und koordiniert gemeinsam an Projekten – häufig sogar produktiver als in klassischen Arbeitsmodellen mit Anwesenheit im Unternehmen.

Dazu gehören nicht nur eine andere Art von Projektmanagement und Führung. Auch beim Onboarding müssen Sie die richtigen Voraussetzungen schaffen, damit sich neue Mitarbeiter:innen im Homeoffice möglichst schnell und effektiv in Ihre Geschäftsprozesse eingliedern. Hier erfahren Sie, wie Sie das tun können.

Inhaltsverzeichnis

Preboarding im Homeoffice

Das Homeoffice macht Arbeitsplätze attraktiver. Mehr als 80% der Befragten gaben bei einer repräsentativen Umfrage an, dass die Möglichkeit zum Homeoffice eine wichtige Rolle bei der Wahl des Arbeitgebers für Sie spielt (Quelle: Statista). Dementsprechend steigt die Attraktivität von Unternehmen, die dieses Arbeitsmodell mindestens teilweise ermöglichen – oder bei denen sogar die komplette Tätigkeit im Homeoffice geleistet werden kann.
Bevor Sie neue Personen in Ihrem Unternehmen konkret mit ihren Tätigkeiten vertraut machen und sie in ihr Team einführen, sind weitere Dinge notwendig. Vor dem Onboarding kommt etwa das sogenannte Preboarding. Damit ist die Zeit zwischen dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag gemeint. Es gibt einige Dinge, die Sie als Unternehmen vor dem Beginn der Arbeitstätigkeit tun können, um das spätere Onboarding zu erleichtern. Dazu gehören:
  • Formalien klären: Welche Unterlagen benötigen Sie noch von dem:der neuen Beschäftigten? Dazu gehören etwa die Sozialversicherungsnummer, Steuernummer und Kontonummer. Haben Sie alle Vertragsmodalitäten geklärt, zum Beispiel in Bezug auf Urlaubstage, Krankheitsregelugen, Kündigungsfristen usw.?
  • Kontaktdaten austauschen: Teilen Sie der neuen Person die Namen und Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner:innen im Unternehmen mit, mit denen sie künftig regelmäßig zusammenarbeiten soll. Beschränken Sie dies aber auf wenige wichtige Personen – Sie müssen nicht gleich eine Liste des gesamten Teams versenden.
  • Technik überprüfen: Klären Sie, mit welcher Technik im Homeoffice gearbeitet wird, was vorhanden ist und was eventuell noch benötigt wird. Stellt Ihre Firma die technische Ausstattung, sorgen Sie dafür, dass beispielsweise ein Notebook konfiguriert wird und bis zum ersten Arbeitstag im Homeoffice zur Verfügung steht. Mehr dazu finden Sie im entsprechenden Abschnitt weiter unten.
  • Zugänge/Accounts einrichten: Sorgen Sie mithilfe Ihrer IT-Abteilung dafür, dass benötigte Zugänge zu den IT-Systemen bereits vorab eingerichtet werden, etwa für Microsoft 365 Business, weitere Collaboration- oder Projektmanagement-Tools, Virtual Private Networks (VPN) und die in Ihrer Firma verwendeten Cloud-Anwendungen.
  • Einarbeitungsplan erstellen: Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrer Personalabteilung, wen der:die neue Mitarbeiter:in kennenlernen und in welche Geschäftsbereiche und Aufgaben er:sie zunächst eingeführt werden soll. Welche Personen sollen konkrete Prozesse und Tätigkeiten vorstellen? Gibt es Infomaterial und „How tos“, die das Zurechtfinden in Tools und Prozessen erleichtern? Sind diese auf dem neuesten Stand?
  • „Warm Welcome“ vorbereiten: Dazu können Sie beispielsweise vorab einen kleinen Gruß per Post schicken, sodass sich neue Mitarbeiter:innen wertgeschätzt und gut aufgenommen fühlen.
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Der erste Arbeitstag

Das eigentliche Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Wir gehen davon aus, dass Sie die Punkte des Preboardings beachtet und die dort genannten Dinge geklärt haben. Dann entfallen viele grundlegende Aspekte, sodass Sie und der oder die „Onboardee“ sich darauf konzentrieren können, Ihr Unternehmen, dessen Geschäftsprozesse sowie die wichtigsten Personen und Aufgaben kennenzulernen.
Mithilfe eines Ablaufplans können Sie gemeinsam bestimmen, was am ersten Arbeitstag alles anliegt. Hier können Sie auch Fragen beantworten, die sich in der Zwischenzeit ergeben haben. Ebenfalls sollten Sie hier besprechen, wie das Unternehmen und das Team die Kommunikation handhaben: Was gehört in den Teamchat? Wann sind Video-Calls notwendig? Wer ist wann telefonisch erreichbar? Benutzt das Unternehmen ausschließlich Telefonie innerhalb von Software-Tools wie etwa Microsoft Teams oder Huddle?
Auch wenn neue Mitarbeiter:innen nicht physisch in der Firma anwesend sind, unterscheidet sich der Ablauf des ersten Arbeitstages nicht sonderlich davon. Anstatt die Person physisch im Unternehmensgebäude herumzuführen, findet das Ganze digital statt. Diese Themen sollten Sie am ersten Arbeitstag möglichst behandelt oder zumindest ansprechen:
  • Tools: Zeigen Sie in einem einführenden Gespräch die wichtigsten Tools, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet. Dies können Sie zum Beispiel ganz einfach per Bildschirmteilung in Microsoft Teams durchführen. Zu den wichtigsten Programmen, die neue Mitarbeiter:innen zuerst kennenlernen sollten, gehören die Chat- und Collaboration-Tools, Projektmanagement-Suiten, Cloud-Speicher-Services sowie die Anwendung oder Datei zur Arbeitszeiterfassung.
  • Workflow: Skizzieren Sie, wie Sie sich den Workflow vorstellen bzw. inwiefern sich die neue Person in bestehende Prozesse eingliedern soll. Hier können Sie bereits erste Verständnisfragen zu Abläufen und Tools beantworten, um späteren Missverständnissen vorzubeugen.
  • Erste Aufgabe: Geben Sie eine erste Aufgabe, indem die Person beispielsweise ihr Profil im Teamchat anlegt und eine kurze Begrüßungsnachricht an das Team schreibt, um sich vorzustellen.
  • Kennenlernen: Legen Sie kurze Kennenlerntermine mit wichtigen Kolleg:innen fest, die erläutern, was sie tun und inwiefern sie mit der:dem Onboardee zusammenarbeiten werden. Diese Gespräche sollten sich zunächst auf ein kurzes Kennenlernen und Beschreiben der Tätigkeiten beschränken. Für ein eventuell notwendiges Vertiefen und Erläutern der Abläufe können Sie dann Folgetermine vereinbaren.
  • Cyber Security: Wichtig: Führen Sie in die relevanten IT-Sicherheitsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen ein. Sorgen Sie für eine ausreichende Cyber-Security-Awareness und legen Sie Folgetermine für entsprechende Schulungen fest.
  • Feedback: Evaluieren Sie in einem kurzen Abschlussgespräch den ersten Arbeitstag. Der:die Onboardee hat mit Sicherheit viele Eindrücke gesammelt und muss eine Menge an Informationen verarbeiten. Stellen Sie ein Dokument zur Verfügung, in dem wesentliche Inhalte zu Arbeitsabläufen, Tools und Ansprechpartner:innen zusammengefasst sind. Geben Sie Raum für Fragen und Probleme, um zum Beispiel Rückmeldung zu erhalten, ob alle Accounts funktionieren, wie etwa Microsoft Outlook und Microsoft 365 Business.
  • Planung: Definieren Sie abschließend erste Aufgaben für den kommenden Arbeitstag. Neue Mitarbeiter:innen können natürlich in den ersten Tagen noch nichts umfassend zu den Geschäftsprozessen beitragen; aber sich beteiligen, um zum Beispiel in einem kommenden Teamchat Beiträge zu leisten und sich somit zu integrieren.
Ein Flugplatz und verschiedene Flugzeuge aus der Vogelperspektive

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Technische Ausstattung im Homeoffice

Bevor ein:e neu:e Mitarbeiter:in mit der Arbeit im Homeoffice beginnt, müssen Sie sicherstellen, dass die Ausstattung des Heimarbeitsplatzes den geforderten Ansprüchen genügt. Dies betrifft nicht nur die technischen Geräte, sondern auch das Mobiliar. Nur wer an einem professionell eingerichteten Homeoffice-Arbeitsplatz tätig ist, kann auch produktiv sein und somit die Vorteile der Heimarbeit tatsächlich ausnutzen.
Sorgen Sie also vorab dafür, dass die neue im Homeoffice tätige Person über die folgende Mindestausstattung im Homeoffice verfügt:
  • Computer oder Notebook: Hierbei kann es sich um ein Firmengerät oder um ein privates Gerät im Rahmen des Modells „Bring Your Own Device“ handeln. Es sollte auf dem technisch für Ihre Geschäftsprozesse erforderlichen Stand sein und an einem sicheren Ort stehen. Bei einem Notebook empfiehlt sich ein zweiter Monitor oder ein spezielles Notebook-Dock. Für die Konfiguration des Geräts ist Ihre IT-Abteilung im Rahmen des Unified Endpoint Management (UEM) zuständig.
  • Internetanbindung: Stellen Sie sicher, dass die neuen Mitarbeiter:innen über ausreichend Bandbreite im Homeoffice verfügen. Vor allem bei Videokonferenzen sowie dem Zugriff auf Daten in der Cloud kann ein erhebliches Datenvolumen entstehen, das der Hausanschluss bewältigen muss.
  • Webcam: Arbeiten Personen regelmäßig im Homeoffice, empfiehlt sich eine externe Webcam, da die Kamera von Notebooks häufig keine ausreichende Qualität liefern.
  • Schreibtisch/Stuhl: Ein ausreichend großer Schreibtisch, der idealerweise höhenverstellbar ist, gehört zu einem gut eingerichteten Arbeitsplatz dazu. Auch ein möglichst ergonomischer Stuhl ist empfehlenswert. Wenn Mitarbeiter:innen nicht darüber verfügen, aber häufig oder dauerhaft im Homeoffice arbeiten, sollten Sie entsprechendes Mobiliar bereitstellen.
  • Beleuchtung: Gutes Licht am Arbeitsplatz ist wichtig, um sich auf Dauer konzentrieren und produktiv arbeiten zu können. Herrscht im Homeoffice nicht genügend Tageslicht, sollte eine Tageslichtlampe für die entsprechende Helligkeit sorgen.
Besprechen Sie individuell mit Ihren neuen Mitarbeiter:innen, was diese gegebenenfalls noch benötigen. Sorgen Sie vor dem Arbeitsbeginn dafür, dass das Homeoffice so ausgestattet ist, dass Ihre Belegschaft dort effektiv und produktiv arbeiten kann.
Weitere Tipps für ideale Arbeitsbedingungen im Homeoffice finden Sie an anderer Stelle hier im V-Hub.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Soziale Integration

Ein wichtiger Punkt ist die soziale Integration von Mitarbeiter:innen im Homeoffice. Häufig achten Unternehmen bzw. Führungskräfte nicht gesondert darauf, dass gerade neue Kolleg:innen regelmäßig in das Team eingebunden sind – der Kontakt per Textnachricht in einer Collaboration Software sowie ein regelmäßiges Teammeeting ist für ein Social-Onboarding nicht ausreichend.
Damit sich Personen integriert fühlen, wenn sie ausschließlich im Homeoffice tätig sind, sollten Sie zusätzliche Schritte einleiten. Denn alltägliche soziale Kontakte wie kurze Gespräche an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Mittagessen im Team finden in diesem Fall nicht statt. Dies macht die Integration und das Herausbilden einer Identifikation mit dem Unternehmen für neue Mitarbeiter:innen schwerer, als wenn sie regelmäßig im Firmengebäude sind. Beides ist aber wichtig, um Arbeitskräfte möglichst gut einzubinden und Kündigungen noch während der Probezeit zu verhindern.
Um die soziale Integration zu unterstützen, können Sie zum Beispiel folgende Maßnahmen durchführen:
  • Pate / Buddy: Ganz egal, ob Sie den deutschen oder den englischen Begriff verwenden – es kann sinnvoll sein, wenn Sie neuen Mitarbeiter:innen eine Person als besondere:n Ansprechpartner:in zur Seite stellen, die schon lange im Unternehmen ist. Diese kann abseits der üblichen Prozesse gesonderten Kontakt zu dem:der neuen Kolleg:in pflegen und für Fragen zur Verfügung stehen. Dieser Kontakt kann festgelegt an bestimmten Terminen sowie „auf Zuruf“ stattfinden.
  • Teamchat: Die meisten Projektteams unterhalten ohnehin gesonderte Chats oder Kanäle innerhalb von Kommunikations- oder Collaborations-Tools, wie etwa bei Microsoft Teams und Slack. Neben der rein projektbezogenen Kommunikation kann dort auch ein Kanal für nicht ausschließlich arbeitsrelevante Inhalte bestehen, den Sie etwa „Smalltalk“ oder „Vermischtes“ nennen können. Hier ist Platz für privaten Austausch, lustige Bemerkungen oder humorvolle Bilder bzw. Links – dies schafft Auflockerung und Identifikation für alte und neue Mitarbeiter:innen gleichermaßen.
  • Onboarding-App: Sie können auch eine spezielle Onboarding-App oder einen abgegrenzten Onboarding-Chat nur für neue Mitarbeiter:innen einrichten. Dort ist Raum für Meetings und Gespräche, die ausschließlich für Personen relevant sind, die erst seit kurzem Teil der Firma sind.
  • Teamabend: Wenn Ihre im Homeoffice tätigen Angestellten so weit weg wohnen, dass sie an Teamabenden, Betriebsausflügen oder anderen Teambuildingmaßnahmen nicht teilnehmen können, können Sie einen virtuellen Teamabend veranstalten. Anlass kann etwa Weihnachten oder ein Sommerfest sein, um einmal zwanglos zusammenzukommen und sich abseits der Arbeit kennenzulernen.
Generell gehören zum Führen von Mitarbeiter:innen im Homeoffice noch andere wichtige Aspekte. Worauf Sie bei Führung im Homeoffice achten müssen, finden Sie an anderer Stelle im V-Hub.
Menschen vor einer Wand

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Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.

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Onboarding im Homeoffice: Das Wichtigste in Kürze

  • Viele neue Mitarbeiter:innen in Unternehmen arbeiten größtenteils oder sogar ausschließlich im Homeoffice. Hierfür brauchen Sie ein entsprechendes Onboarding-Prozedere.
  • Nach dem Unterzeichnen das Arbeitsvertrags sollten Sie zuerst ein sogenanntes Preboarding durchführen, um den Arbeitsbeginn vorzubereiten. Dazu gehören das Einrichten von Accounts, der Abgleich von Kontaktdaten sowie Informationen zu Arbeitszeiten, Urlaubseinreichungen usw.
  • Am ersten Arbeitstag sollten Sie neue Personen mit den wichtigsten Systemen und Abläufen vertraut machen. Erklären Sie die wichtigsten Tools, mit denen sie arbeiten sollen und stellen Sie sicher, dass die Accounts dafür funktionieren. Führen Sie den:die neue Mitarbeiter:in in ihr Projektteam ein und machen Sie sie mit wichtigen Ansprechpartner:innen bekannt, etwa im IT- oder Personalbereich.
  • Sorgen Sie für erste kleine Aufgaben und Arbeitsaufträge, um die neue Person schrittweise in die Arbeitsprozesse miteinzubeziehen. Stellen Sie dabei in den ersten Tagen aber keine zu hohen oder komplexen Anforderungen.
  • Damit neue Kolleg:innen im Homeoffice rasch in die Belegschaft integriert werden, sollten Sie auch für eine soziale Integration sorgen. Dabei können beispielsweise ein Patensystem helfen, ein Teamchat für Gespräche abseits konkreter Arbeitstätigkeiten, eine Onboarding-App und ein Teamabend.
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