So wie bekanntlich viele Wege nach Rom führen, gibt es bei Microsoft viele verschiedene Outlook-Versionen, mit denen Sie auf unterschiedlichen Wegen Ihre E-Mails lesen oder Kalendereinträge erstellen können. Eine Besonderheit bildet hierbei der Service Outlook im Web. Wie der E-Mail-Abruf mittels Browser funktioniert und welche Vorteile er gegenüber anderen Outlook-Varianten bietet, erfahren Sie hier.
Mehr als 20 Programmversionen und Betriebssystemvarianten der Kommunikationssoftware Outlook von Microsoft gibt es inzwischen – eine besondere Stellung unter ihnen nimmt Outlook im Web ein. Schon bald könnte es die meisten anderen Outlook-Versionen komplett ersetzen. Denn es bietet Ihnen einige Vorteile.
Outlook im Web (Englisch: „Outlook on the web“) ist ein sogenannter Webmail-Service. Mit einem solchen Dienst können Sie Ihre E-Mails direkt im Internetbrowser lesen und versenden, ohne hierfür erst eine E-Mail-Software wie Outlook auf Ihrem Computer zu installieren.
Der Webmail-Service von Microsoft war früher unter den Namen „Outlook Web App“ und „Outlook Web Access“ (OWA) bekannt. Seit 2015 trägt er die Bezeichnung Outlook im Web. Seit seinen Anfängen hat Outlook im Web viele Funktionen aus der Outlook-Software übernommen, sodass Sie damit inzwischen auch Ihren digitalen Outlook-Terminkalender führen oder Notizen verfassen können.
Ursprünglich war Outlook für die Verwendung mit Exchange Server 2010 oder Exchange Server 2013 von Microsoft konzipiert und lief nur mit dem Microsoft-Internetbrowser „Internet Explorer“, dem Vorgänger von Microsoft Edge. Heute funktioniert die Software problemlos auch mit Browsern anderer Hersteller. Microsoft selbst nennt hier Edge, Apple Safari (auf macOS), Mozilla Firefox sowie Google Chrome in den jeweils aktuellen Versionen. Opera wird von Microsoft nicht explizit unterstützt, funktioniert aber in aktuellen Versionen ebenfalls mit Outlook im Web.
Bei Bedienung und Programmoberfläche orientiert sich der Webmailer stark an „Outlook(neu)“. Outlook(neu) ist das ehemalige Windows-Werkzeug „Mail und Kalender“, das lange Zeit kostenloser Bestandteil des Microsoft-Betriebssystems war. Seit seiner Umbenennung erhält es genau wie Outlook im Web regelmäßige Funktionserweiterungen und wird schrittweise zu einem vollwertigen E-Mail-, Kalender- und Adressverwaltungsprogramm ausgebaut.
Langfristig sollen beide zusammen die früheren Outlook-Versionen aus den Office-Suites ersetzen. Das sind einerseits „Outlook 2024“ als Bestandteil von „Office 2024“ sowie „Outlook 365“, das im Software-Paket Microsoft 365 Business enthalten ist. Letzteres bietet Microsoft als Software-as-a-Service im Mietmodell an.
Beide Versionen, Outlook 2024 und Outlook 365, hat der Hersteller inzwischen offiziell in „Outlook(classic)“ umbenennt, um sie noch deutlicher von Outlook(neu) abzugrenzen.
Daneben hat Microsoft mit der „Outlook Mobile App“ auch noch Outlook-Versionen für Android-Smartphones und das iPhone im Programm. Sie sind für Privatanwender:innen gratis und für gewerbliche Nutzer:innen kostenpflichtig. An anderer Stelle im V-Hub finden Sie eine Anleitung, wie Sie Outlook auf dem Handy einrichten.
Outlook im Web – der Einstieg
Sie erreichen Outlook im Web über die Webseite www.outlook.com. Beim ersten Aufruf melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und können dann per Klick auf das Zahnrad oben rechts und das Untermenü „Konten“ Ihre Kontoeinstellung prüfen. Ist Ihr Microsoft-Konto bereits entsprechend vorbereitet, sehen Sie hier auch schon Ihr zum Microsoft-Konto gehörendes E-Mail-Konto. Möchten Sie über Outlook im Web ein anderes E-Mail-Konto verwenden, müssen Sie dies entsprechend im zugehörigen Microsoft-Konto einstellen.
Über die Oberfläche von Outlook im Web können Sie die meisten Funktionen nutzen, die Sie auch aus Ihrem Outlook (classic) kennen. So finden Sie hierüber beispielsweise auch Ihren Terminkalender und Ihre Adresskartei mitsamt allen darin gespeicherten Daten.
Achtung: Geben Sie beim Aufruf im Browser die Adresse www.outlook.office.com ein, loggen sich über ein anderweitig verknüpftes Microsoft-Konto ein oder ergänzt Ihr Browser den Rest der Adresse automatisch, landen Sie nicht in Outlook im Web, sondern stattdessen in Outlook 365.
Prüfen Sie daher genau, mit welchem Outlook Sie gerade arbeiten. Falls Sie in beiden Outlook-Varianten unterschiedliche Microsoft-Konten voreingestellt haben, lesen und schreiben Sie sonst unbemerkt über verschiedene E-Mail-Konten. Kalendereinträge, E-Mails oder Kontakte aus dem einen Outlook können Sie dann im anderen nicht sehen.
Die beiden Outlook-Versionen sehen sich sehr ähnlich – insbesondere dann, wenn Sie Ihr Outlook 365 bereits auf die Oberfläche von Outlook (neu) umgestellt haben.
Nicht nur beim Funktionsumfang und der Programmoberfläche ist die enge Verwandtschaft von Outlook im Web und Outlook(neu) klar erkennbar.
Funktionen und Vorteile von Outlook im Web
Mit Outlook im Web stehen Ihnen alle wichtigen Funktionen zur Verfügung, die Sie auch bei anderen aktuellen Kommunikationswerkzeugen finden. Die Wichtigsten sind:
E-Mails: Lesen, erstellen und versenden Sie E-Mails und verschieben Sie Mails in selbst erstellte Unterordner – wahlweise automatisiert, per Regel oder manuell.
Kalenderfunktion: Tragen Sie einmalige oder regelmäßige Termine ein und richten Sie eine Erinnerungsfunktion ein.
Adresskartei: Erstellen Sie eine oder mehrere Adresslisten – und bearbeiten, verschieben und löschen Sie Kontakte.
Aufgabenliste: Erstellen und verfolgen Sie den Fortschritt von Aufgaben.
Terminplaner: Suchen Sie gemeinsame Zeitfenster mit anderen Teilnehmer:innen für Besprechungen, beispielsweise für Teams-Videokonferenzen.
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Outlook im Web bietet Ihnen gegenüber den anderen Outlook-Versionen einige Vorteile. Im Einzelnen sind dies:
Keine Installation notwendig: Outlook im Web können Sie direkt im Browser öffnen, ohne dafür erst ein E-Mail-Programm installieren zu müssen. Das spart Zeit und funktioniert auch auf leistungsschwachen Endgeräten sehr gut, die mit großen Office-Paketen überfordert sind.
Kein Outlook-Backup nötig: Alle Daten liegen auf dem Server des E-Mail-Providers oder des eigenen Unternehmens. Somit können auch keine Daten verloren gehen, da sie außer auf dem Endgerät auch zusätzlich anderswo gespeichert sind.
Updates erfolgen automatisch: Anbieter – hier Microsoft – aktualisieren den Webmailer direkt auf dem eigenen Server. Sie müssen also keine regelmäßigen Updates auf Ihren eigenen Endgeräten vornehmen, was Ihnen Zeit und Aufwand spart.
Keine Einzelplatz- oder Enterprise-Lizenzen notwendig: Outlook im Web ist auch für die gewerbliche Nutzung kostenlos. Somit benötigen Sie hierfür keine Lizenzen, was Kosten spart.
Keine Beschränkung auf bestimmte Betriebssysteme: Outlook im Web funktioniert auf vielen Endgeräten, auf denen auch ein kompatibler Browser läuft. Microsoft selbst nennt die Betriebssysteme Windows, macOS, Linux, iOS und Android. Aber auch auf dem Kleinstcomputer Raspberry Pi wurde Outlook im Web schon erfolgreich benutzt. Probleme kann es allerdings in Kombination mit sogenannten Werbe- oder Adblockern geben, die Internetwerbung unterdrücken.
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Vergleich von Outlook im Web mit anderen Outlook-Versionen
Die Funktionsumfänge der einzelnen Outlook-Versionen unterscheiden sich.
Funktionalität
Outlook im Web
Outlook (classic)
Outlook (neu)
E-Mails lesen und schreiben
+
+
+
Mehrere E-Mail-Konten parallel
-
+
+
Kalender
+
+
+
Adressbuch
+
+
+
ToDo-Listen
+
+
Im Kalender
Virtuelle Haftnotizen
-
+
-
VBA-Makros
-
+
-
Backup per PST-Sicherung
nicht notwendig
+
-
Microsoft arbeitet derzeit an der Weiterentwicklung von Outlook im Web und Outlook (neu). Funktionalitäten, die heute noch nicht verfügbar sind, können bereits beim nächsten Update oder in Kombination mit einer bestimmten Lizenz morgen enthalten sein.
Microsoft Teams Telefonie
Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.
Ihre Telefonnummer bleibt
Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
Outlook im Web ist ein sogenannter Webmail-Service oder Webmailer, mit dem Sie Ihre E-Mails direkt im Internetbrowser lesen und bearbeiten können.
Gegenüber anderen Outlook-Versionen entfällt bei Outlook im Web der Installationsaufwand. Sie können auf der Webseite www.outlook.com Ihr Konto einrichten und direkt damit arbeiten.
Zusammen mit Outlook (neu) soll Outlook im Web zukünftig ältere Outlook-Versionen wie das sogenannte Outlook (classic) ersetzen.
Einige Funktionen aus Outlook (classic) sind in Outlook im Web nicht verfügbar.
Outlook synchronisieren: So haben Sie jederzeit Zugriff
Die Termine von nächster Woche, die E-Mails aus dem vergangenen Jahr und die neue Adresse eines wichtigen Geschäftskontakts – das alles und mehr finden Sie in Ihrem Outlook-Konto. Arbeiten Sie mit mehreren Geräten oder an unterschiedlichen Orten, ist es äußerst hilfreich, diese Daten immer in der aktuellen Version vorliegen zu haben, egal ob auf dem Computer oder auf dem Smartphone. Dies funktioniert dann hervorragend, wenn Sie Ihre Outlook-Anwendungen miteinander synchronisieren. Doch Outlook unterstützt nicht sämtliche Konten aller Anbieter gleichermaßen.
Microsoft bietet mit Outlook einen E-Mail-Client mit vielen nützlichen Zusatzfunktionen, der im Geschäftsalltag vieler Unternehmen eine wichtige Rolle spielt. Doch bei den unterschiedlichen Versionen und Applikationen auf Computern, Mobilgeräten und im Web ist es wichtig, sämtliche Änderungen innerhalb Ihres Kontos stets mit allen Geräten zu synchronisieren. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, wie Sie am besten dabei vorgehen und warum das Synchronisieren von Konten anderer Provider abseits von Microsoft schwierig ist.
Der neue Microsoft Teams Kalender bietet Unternehmen viele nützliche Funktionen für Planung und Zusammenarbeit. Die Software ist nahtlos in Microsoft 365 Business integriert und an das neue Outlook angepasst. Erfahren Sie hier, wie Sie damit persönliche Kalender und Gruppenkalender nutzen und Ihre Termine und Projekte noch effizienter organisieren.
2025 hält der Microsoft Teams Kalender für Windows- und Apple-Nutzer:innen zahlreiche neue Features bereit, die seit Ende April nun für alle Teams-Versionen verfügbar sind. Zunächst können Nutzer:innen weiter mit der vorigen Version arbeiten; mittelfristig will der Hersteller sie ersetzen.
Mit dem neuen Kalender in Microsoft Teams erhalten Sie beispielsweise eine Monatsübersicht und nehmen direkt aus dem Kalender an Besprechungen teil, ohne nach externen Links suchen zu müssen. Verfügbarkeiten von Kolleg:innen in Arbeitsgruppen lassen sich sekundenschnell ermitteln. Doch das ist nicht alles – das vielseitige Planungs-Tool ist seit dem Update leistungsstärker denn je.
Modernes Arbeiten bedeutet arbeiten in der Cloud. Doch auch die dort abgelegten Daten brauchen eine zuverlässige Absicherung. Aktuelle Studien belegen: 35% großer Unternehmen haben 2019 Daten verloren. Unter kleinen und mittleren Firmen ist die Zahl noch höher.
Meetings sind ein zentraler Bestandteil der Teamarbeit. Eine Besprechungsaufzeichnung macht es leicht, wichtige Diskussionen oder Entscheidungen zu dokumentieren oder Mitarbeitenden bereitzustellen, die nicht teilnehmen konnten. Erfahren Sie hier, wie Sie mit Microsoft Teams ein Meeting aufnehmen und sicher speichern.
Videokonferenzen sind im täglichen Arbeitsalltag angekommen. Entsprechend wurden die Möglichkeiten und Rechte rund um die Aufzeichnung von Meetings ständig weiter professionalisiert und an Datenschutzvorgaben angepasst. In Microsoft Teams können Sie Berechtigungen mit Rollen verknüpfen und bestimmen, wer eine Besprechung aufzeichnen darf.
Das Protokoll des Team-Meetings, Kostenvoranschläge für Kund:nnen und das Konzept für den neuen Online-Shop - im Geschäftsalltag müssen Sie viele unterschiedliche Aufgaben im Blick haben. Mit einem digitalen Aufgabenplaner organisieren Sie den Arbeitstag für sich und Ihr Team und behalten alle offenen Aufgaben stets im Blick. Microsoft liefert Ihnen mit To Do das passende Werkzeug dafür. Wie Sie es nutzen und welche Vorteile es Ihnen bietet, lesen Sie hier.
Eine gute und transparente Aufgabenplanung ist das A und O im Berufsleben. Viele Aufgaben und Termine ergeben sich heute aus den Inhalten Ihrer eingehenden E-Mails. Deshalb hat Microsoft seinen Aufgabenplaner To Do sowie weitere Aufgabenwerkzeuge direkt in das hauseigene E-Mail-Programm Outlook integriert und dessen Funktionsumfang über die Jahre stetig ausgebaut.
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