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Ein Mann im Anzug steht in einer großen Halle und schaut auf sein Smartphone.
Unified Communication

So richten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Handy ein

Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
24.03.2025
7 Min.

    Mit Microsoft Outlook auf Ihrem Handy haben Sie zu jeder Zeit und überall Zugriff auf Ihre E-Mails und Termine. Die Einrichtung ist simpel und in wenigen Schritten erledigt. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen.

    Egal, ob iOS oder Android – Microsoft Outlook ist auf beinahe allen modernen Smartphones verfügbar. Für viele gehört die Einrichtung sogar zu den ersten Schritten bei der Inbetriebnahme eines neuen Handys. So können Sie beispielsweise Geschäftsreisen effizienter nutzen, indem Sie etwa auf dringende E-Mails antworten, ggf. Termine verschieben oder mit dem Smartphone an Meetings teilnehmen.

    Inhaltsverzeichnis

    Outlook auf dem Handy einrichten: Das sind die VorteileOutlook auf dem Android-Handy einrichtenOutlook auf dem iPhone (iOS) einrichtenEinstellungen optimieren: Synchronisation und ZusatzfunktionenOutlook auf dem Handy einrichten: Das Wichtigste in Kürze

    Outlook auf dem Handy einrichten: Das sind die Vorteile

    Microsoft Outlook als Teil von Microsoft 365 Business ist aus dem Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Der E-Mail-Client organisiert große Teile der Kommunikation in vielen Unternehmen. Nach Angaben von Microsoft nutzen rund 3,2 Millionen Unternehmen weltweit den E-Mail-Client – der Marktanteil beträgt damit 40,3 Prozent. Parallel sind Smartphones zu einem zentralen Bestandteil unserer Arbeitswelt geworden. Da ist es nur logisch, dass viele Unternehmer:innen, Angestellte und Freelancer:innen Microsoft Outlook auch auf dem Smartphone einrichten.
    Flexibilität und Erreichbarkeit sind in vielen Berufen entscheidend. Um das zu erreichen, ist die Kombination aus Smartphone und Microsoft Outlook eine große Unterstützung. Mit der mobilen Outlook-App steigern Sie Ihre Produktivität, sind sehr gut erreichbar und verpassen keine wichtigen Informationen. Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihren Posteingang und können sofort auf wichtige Nachrichten reagieren. Das spart Zeit und ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Darüber hinaus bietet die Outlook-App praktische Funktionen wie Kalender, Aufgabenverwaltung und Kontaktorganisation, die Ihren mobilen Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.
    Bekanntermaßen haben sich auf dem Smartphone-Markt zwei verschiedene Betriebssysteme für Smartphones durchgesetzt. Zum einen Googles Android, das in Deutschland einen Marktanteil von 68 Prozent hat. Und zum anderen Apples iOS, das auf rund 31 Prozent kommt. In den folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie Microsoft Outlook auf diesen beiden Betriebssystemen einrichten.
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    Outlook auf dem Android-Handy einrichten

    Einrichtung verschiedener Arten von E-Mail-Adressen in Outlook

    Im Folgenden beschreiben wir die Einrichtung von E-Mail-Adressen, die Ihr Unternehmen über Hosting-Anbieter betreibt – also normalerweise dort, wo Sie Ihre Unternehmens-Domain registriert haben. In diesem Fall sind einige Detaileinstellungen notwendig. Nutzen Sie Ihre E-Mail-Adressen über Microsoft 365 Business oder andere Anbieter wie Google oder Yahoo, verläuft der Einrichtungsprozess anders: In der Regel brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort einzugeben – Outlook zieht sich die meisten anderen Einrichtungsinformationen selbst.

    Schritt 1: Installieren Sie die Microsoft-Outlook-App – entweder über die Homepage von Microsoft oder über Google Play, das auf Ihrem Smartphone vorinstalliert sein sollte. Nachdem Sie die App geöffnet haben, sehen Sie den Outlook-Startbildschirm. Tippen Sie auf „Jetzt starten“.
    Schritt 2: Es erscheint ein Bildschirm mit den Optionen „Konto hinzufügen“ (um ein bestehendes Konto zu verknüpfen) oder „Neues Konto erstellen“. Tippen Sie auf „Konto hinzufügen“.
    Schritt 3: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf „Konto hinzufügen“. Es kann eine Weile dauern, bis sich etwas tut.
    Schritt 4: Nehmen Sie Detaileinstellungen für Ihr Konto vor, beginnend mit dem Kontotyp. Voreingestellt ist die empfohlene Variante IMAP. Es ist bei einigen Anbietern aber auch möglich, POP3 zu wählen. Tippen Sie dazu ggf. auf „Nicht IMAP“.
    Schritt 5: Meist kann Outlook automatisch auf die IMAP- oder POP3-Informationen Ihres Kontos zugreifen (bis auf Passwörter). Ist das nicht der Fall, tippen Sie auf „Erweiterte Einstellungen“ und geben Sie sie manuell ein. Die Daten, die Sie hier eintragen müssen (u.a. Server und Domäne), erhalten Sie entweder von Ihrer IT-Abteilung oder auf der Website Ihres E-Mail-Hosters.
    Schritt 6: Haben Sie die Eingaben bestätigt, sollte ein Bildschirm mit dem Titel „Konto hinzugefügt“ erscheinen. Mit „Weiter“ können Sie eine weitere E-Mail-Adresse hinzufügen. Mit „Überspringen“ schließen Sie die Einrichtung ab.
    Der Unterschied zwischen IMAP und POP3

    IMAP (Internet Message Access Protocol) und POP3 (Post Office Protocol Version 3) sind zwei grundlegende Protokolle, die verwendet werden, um E-Mails von einem E-Mail-Server abzurufen. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wie diese Protokolle mit dem E-Mail-Server interagieren und wo die E-Mails gespeichert werden.

    IMAP: Die E-Mails bleiben auf dem Server gespeichert. Änderungen, die Sie an E-Mails vornehmen (z.B. lesen, löschen, verschieben), werden mit dem Server synchronisiert. Sie können von mehreren Geräten aus auf Ihre E-Mails zugreifen – und alle Geräte zeigen denselben Stand an.

    POP3: E-Mails werden in der Regel vom Server heruntergeladen und lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Standardmäßig werden die E-Mails nach dem Herunterladen vom Server gelöscht. Eine Synchronisation zwischen den Geräten findet nicht statt.

    Outlook auf dem iPhone (iOS) einrichten

    Schritt 1: Installieren Sie die entsprechende Anwendung über den App Store. Starten Sie die App und tippen Sie auf „Loslegen“.
    Schritt 2: Haben Sie die App neu installiert, werden Sie gefragt, ob Sie Benachrichtigungen zulassen wollen, etwa zu eingehenden E-Mails. Sie können diese Funktion entweder aktivieren oder nicht. Die Einstellung können Sie im Nachhinein noch anpassen.
    Schritt 3: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf „Konto hinzufügen“. Eventuell nimmt dieser Schritt etwas Zeit in Anspruch.
    Schritt 4: An dieser Stelle müssen Sie Ihren Kontotyp festlegen. Sie haben die Auswahl zwischen IMAP oder POP3 – vorausgesetzt, Ihr Hoster lässt POP3 zu. Dann tippen Sie ggf. auf „Nicht IMAP“.
    Schritt 5: Ergänzen Sie (Anzeige-)Name und Beschreibung – beides können Sie frei wählen. Die restlichen Daten sind oft bereits durch Outlook eingetragen (bis auf Ihr Passwort). Alternativ erhalten Sie sie entweder von Ihrer IT-Abteilung oder auf der Website Ihres E-Mail-Hosters. Bestätigen Sie abschließend mit „Anmelden“.
    Schritt 6: Sie haben die Möglichkeit, eine weitere E-Mail-Adresse hinzuzufügen (wählen Sie hierfür die Option „OK, los geht’s“). Oder Sie schließen die Einrichtung ab (Option: „Evtl. später“).
    Menschen vor einer Wand

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    Einstellungen optimieren: Synchronisation und Zusatzfunktionen

    Als vielseitiges Business-Tool bietet die Microsoft-Outlook-App für Android und iOS eine Vielzahl wichtiger Funktionen, die in Ihrem Arbeitsalltag nützlich sein können. Für eine reibungslose Funktion sollten Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender synchronisiert sein. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Funktion aktivieren, sollte es nicht automatisch gehen.
    Hinweis: Auch dieses Kapitel bezieht sich auf E-Mail-Adressen, die Sie bei externen Hostern betreiben. Bei Anbietern wie Microsoft 365, Google etc. wählen Sie bereits bei der Einrichtung aus, ob Sie Kalender, Kontakte oder mehr synchronisieren wollen.
    E-Mails: Um E-Mails zu synchronisieren, ist es wichtig, dass bei den Kontoeinstellungen das Synchronisations-Protokoll IMAP aktiviert ist, nicht POP3. Stellen Sie sicher, dass diese Option auf allen Geräten ausgewählt ist, auf denen Sie Outlook nutzen. In einem separaten Beitrag haben wir Ihnen zudem zusammengestellt, wie Sie eine geschäftliche Outlook-Signatur einrichten und verwenden.
    Kalender: Sollten sich die Kalendereinträge nicht automatisch synchronisieren, wechseln Sie in der Outlook-App auf Ihrem Android-Handy zum Kalender. Wenn Sie auf das Menüsymbol oben links tippen, müssen Sie im Bereich „Einstellungen“ nur noch „Kalender“ aktivieren. Auf einem iPhone gehen Sie in die Einstellungen-App, scrollen zu „Apps“ und wählen „Outlook“ aus. Aktivieren Sie hier den Zugriff auf Ihren Kalender. Sie können zudem einen Kalender für ihr gesamtes Team in Outlook anlegen – Sie erfahren bei uns an andere Stelle, wie es geht.
    Kontakte: Je nach Betriebssystem gibt es verschiedene Vorgehensweisen, um Ihre Kontakte mit Outlook zu synchronisieren, sollte es nicht automatisch funktionieren. Bei einem Android-Handy öffnen Sie die Smartphone-Einstellungen und gehen zu „Anwendungen“, anschließend auf „Outlook“ und aktivieren hier die Option „Kontakte“. Jetzt müssen Sie noch in die Outlook-App navigieren und in den Einstellungen „Mein Konto“ öffnen. Hier können Sie die Kontakte aktivieren. Bei einem iPhone öffnen Sie die Einstellungen-App. Unter „Apps“ und dann „Outlook“ gibt es die Option „Kontakte“. Zusätzlich muss die „App-Aktualisierung“ aktiviert sein.

    So erweitern Sie Outlook mit Add-ins

    Neben den umfangreichen Grundfunktionen der Microsoft-Outlook-App gibt es eine Reihe an Zusatzfunktionen. Eine Vielzahl von Programmen lässt sich direkt in die Anwendung integrieren – über sogenannte Add-ins. Das sind Programme von Unternehmen, mit denen Microsoft zusammenarbeitet. So können Kund:innen, die beide Dienste nutzen, Aufgaben erledigen, ohne das E-Mail-Programm zu verlassen. Dazu gehören beispielsweise PayPal, Salesforce und Yelp.
    Es gibt außerdem einige Zusatzprogramme, die dabei helfen, Projektarbeiten zu organisieren (z.B. Egnyte), die E-Mails in der Inbox zu priorisieren (z.B. Boomerang) und spezielle Anwendungen für die Organisation von Meetings und Videocalls (z.B. Google Meet). Sie finden die verfügbaren Add-ins in den Einstellungen der Outlook-App ganz unten unter „Add-Ins“.
    Ein Flugplatz und verschiedene Flugzeuge aus der Vogelperspektive

    Microsoft 365 Copilot: Mehr Produktivität dank KI

    Microsoft 365 Copilot ist eine künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt. Sie nutzen Copilot mit Ihren Office-Anwendungen. Geben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag einfach ein – schon erhalten Sie Zusammenfassungen, Ideen oder Gestaltungsvorschläge.

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    Outlook auf dem Handy einrichten: Das Wichtigste in Kürze

    • Microsoft Outlook ist als App sowohl für Android- als auch iOS-Smartphones erhältlich. Die Installation geht schnell und unkompliziert.
    • Die Synchronisation von Kontakten, E-Mails und Kalendereinträgen ist wichtig, damit Ihr Outlook auf allen Geräten auf demselben Stand ist.
    • Für die Synchronisation Ihrer E-Mails sollten Sie das Protokoll IMAP nutzen. Sie können diese Einstellung bei der Einrichtung Ihres E-Mail-Accounts vornehmen.
    • Sie können auf Ihrem Smartphone auch weitere Outlook-Funktionen verwalten und synchronisieren, wie zum Beispiel Ihre Kalendereinträge und Kontaktdaten.
    • In Microsoft Outlook stehen Ihnen neben den umfangreichen Grundfunktionen viele zusätzliche Funktionen zur Verfügung, die sogenannten Add-ins. Damit können Sie auch Angebote von Drittanbietern innerhalb der Microsoft-App nutzen.
    Portrait von Clemens Förster Clemens Förster
    24.03.2025
      # Tags:Microsoft 365Mobiles ArbeitenBusiness BasicsTippsOfficeApp
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