In einem Team mit mehreren Mitarbeiter:innen ist es unerlässlich, wichtige Termine nicht aus den Augen zu verlieren. Wer ist wann außer Haus? Um welche Uhrzeit finden die Meetings am kommenden Tag statt? Wann gibt es Zeit für spontane Besprechungen? Mit einem gut organisierten Kalender koordinieren Sie die gemeinsamen Termine von Projektteams, Abteilungen oder sogar des gesamten Unternehmens. Microsoft Outlook bietet Ihnen hierfür sowohl einen Gruppenkalender als auch einen Teamkalender, den Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen einrichten können.
Bei den häufig praktizierten hybriden Arbeitsmodellen mit unterschiedlichen Arbeitsorten und Arbeitszeiten ist ein gemeinsamer Kalender genauso wichtig wie eine moderne Anwendung für einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit. Outlook kann für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen eine wichtige Komponente beim Planen von Terminen jedweder Art sein. Wir erklären Ihnen, wie Sie einen Gruppenkalender oder einen Teamkalender in Outlook einrichten und welche Vorteile diese Ihnen bieten.
Der Outlook-Kalender ist häufig das wichtigste firmeninterne Tool zum Verwalten von Terminen. Es arbeitet mit dem Outlook-E-Mail-Client, den Kontakten sowie anderen Office-Features zusammen. Wie bei der Vollversion von Microsoft Teams benötigen Sie in Ihrem Unternehmen ein kostenpflichtiges Abonnement von Microsoft 365 Business, um alle Funktionen von Outlook und dem Kalender nutzen zu können.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie mit Outlook einen Kalender für Ihre Teams erstellen. Anschließend können Sie diesen über die Kalenderfreigabe in Outlook mit anderen teilen.
Einen Gruppenkalender erstellen
Um im klassischen Outlook einen Gruppenkalender für ein Team zu erstellen, führen Sie folgende Schritte durch:
Öffnen Sie zuerst in Outlook den Kalender: Der Button befindet sich oben links in der Symbolleiste neben Ihrer Ordnerstruktur unter dem Symbol für „E-Mail“.
Danach klicken Sie auf den Reiter „Start” und in der angezeigten Symbolleiste auf „Hinzufügen“.
Dort wählen Sie „Neuen leeren Kalender erstellen“.
Geben Sie einen Namen für den gemeinsamen Kalender ein und bestätigen Sie das Eingabefeld mit „OK”. Ihr neu angelegter Kalender erscheint nun links unten unter „Meine Kalender”, zum Beispiel mit dem Namen „Teamkalender“.
Davor oder danach können Sie für den Teamkalender eine neue Gruppe anlegen, wenn er nicht unter „Meine Kalender“ zu finden sein soll. Mit einem Rechtsklick auf „Meine Kalender“ erstellen Sie eine neue Kalendergruppe. Geben Sie dieser einen Namen und verschieben Sie danach Ihren neuen Teamkalender einfach per Drag&Drop in diese Gruppe.
Sie können Ihrer Kalendergruppe die Kalender weiterer Personen hinzufügen.
Kalender von anderen Personen hinzufügen
Sie können Ihrer neuen Kalendergruppe auf einfache Weise die Kalender weiterer Personen hinzufügen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kalendergruppe und dort auf „Kalender hinzufügen“.
Hier können Sie wählen, ob Sie Kalender von Kontakten aus Ihrer persönlichen Kontaktliste, einem Adressbuch, einer Raumliste in Ihrem Unternehmensgebäude, dem Internet oder aus bereits für Sie freigegebenen Kalendern anderer Personen hinzufügen möchten.
Wählen Sie diejenigen Personen oder Kalender, die Sie zum Gruppenkalender hinzufügen möchten und übernehmen Ihre Auswahl. Danach klicken Sie auf „OK“.
Der Gruppenkalender ist nun aktiviert. Die Namen der Gruppenmitglieder finden Sie unter dem Namen Ihrer Kalendergruppe, also im sogenannten Ordnerbereich.
Sie können die einzelnen Kalender Ihrer Gruppenmitglieder dort durch Setzen oder Löschen des Häkchens vor dem jeweiligen Namen ein- und ausblenden.
Wichtig: In Outlook (neu) gibt es im Kalendermenü zwar die Option „Kalender hinzufügen“. Hier können Sie wählen, ob Sie einen eigenen neuen Kalender bzw. neue Kalender anderer Personen oder Postfächer aus dem Verzeichnis Ihres Unternehmens hinzufügen möchten. Neue Kalendergruppen können Sie in Outlook (neu) aktuell allerdings noch nicht erstellen (Stand: April 2025). Auch wenn Sie zurück in das klassische Outlook wechseln und wie beschrieben eine neue Gruppe anlegen, führt Outlook (neu) die darin enthaltenen Kalender unter „Meine Kalender“ auf.
Farben anpassen
Je nach Bedarf können Sie darüber hinaus die Farben des jeweiligen Kalenders verschiedener Personen anpassen, um Ihre Kalender optisch voneinander zu unterscheiden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des betreffenden Kalenders und wählen dann „Farbe“.
Tipp: Synchronisieren Sie zusätzlich Ihre Outlook-Kontakte, um Sie stets auf allen verwendeten Geräten aktuell zu halten. Alternativ können Sie diese zusätzlich Ihrem Team zur Verfügung stellen.
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Outlook bietet Ihnen neben dem Erstellen einer Kalendergruppe mit darin integrierten Einzelkalendern verschiedener Personen einen weiteren einfachen Weg, um Ihren Kalender mit anderen Personen im Unternehmen zu teilen. Hierbei geben Sie Ihren persönlichen Kalender frei – oder einen neuen Kalender, den Sie eigens als Teamkalender anlegen.
So gehen Sie dafür im klassischen Outlook vor:
Wechseln Sie dazu zunächst wieder in das Kalendermenü von Outlook.
Klicken Sie auf den Reiter „Start“ in der Menüleiste.
In der geöffneten Symbolleiste gehen Sie dann ganz rechts auf „Teilen“. Hier finden Sie nun Ihre in Outlook verwalteten E-Mail-Ostfächer und darunter jeweils die Kalender, die diesen zugeordnet sind.
Wählen Sie hier Ihren Kalender, dessen Termine Sie mit anderen Personen teilen möchten – zum Beispiel den Kalender, in dem sich Ihre Geschäftstermine finden.
Hier öffnet sich das Menü „Eigenschaften“. Wählen Sie dort im Reiter „Berechtigungen“ per „Hinzufügen“ diejenigen Personen aus, mit denen Sie den Kalender teilen möchten.
Sie können diesen anschließend noch eine Berechtigungsstufe zuweisen, etwa dass sie nur Leserechte besitzen.
Sie können Ihren Kalender einfach für weitere Mitglieder freigeben.
In Outlook (neu) können Sie auf diese Weise ebenfalls einen Teamkalender erstellen:
Wechseln sie in das Kalendermenü.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie für andere Personen freigeben möchten. Alternativ erstellen Sie vorher einen leeren Kalender, den Sie zum Beispiel „Teamkalender“ nennen.
Wählen Sie „Teilen und Berechtigungen“ im Kontextmenü.
Geben Sie hier die E-Mail-Adressen ein, mit denen Sie den Kalender teilen möchten. Über den Exchange-Server sind alle Adressen erreichbar, die in Ihrem Unternehmen für Sie freigegeben sind.
Bestätigen Sie mit einem Klick auf „Freigeben“.
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Vorteile von Gruppen- und Teamkalendern in Outlook
Gruppenkalender oder Teamkalender sind für die tägliche Zusammenarbeit in einem Unternehmen äußerst hilfreich, vor allem, wenn Sie sich häufig mit anderen Personen koordinieren müssen. Die Koordination von Terminen kann aber nur dann gut funktionieren, wenn Sie Kenntnis über die Termine und/oder Abwesenheiten Ihrer Kolleg:innen haben. Als Führungskraft sind Sie sogar noch mehr darauf angewiesen, schnell den Überblick über Termine zu bekommen, etwa wenn Sie kurzfristig ein Meeting für Ihr Team ansetzen möchten.
Ein Gruppen- bzw. Teamkalender bietet in Outlook also vor allem folgende Vorteile:
Übersicht: Bei einem Gruppenkalender haben Sie jederzeit die individuellen Termine und verfügbaren Zeiten Ihrer Mitarbeiter:innen im Blick.
Koordination: In einem Teamkalender können Sie Ihren individuellen Kalender mit dem des Teams abgleichen oder überlagern lassen.
Verfügbarkeit: Sie können jederzeit Termine zu freien Zeiten eintragen, die Ihre Kolleg:innen in Echtzeit angezeigt bekommen.
Projektorientierung: Sie können Kalender für einzelne Personen, Projektteams, Abteilungen oder das ganze Unternehmen erstellen und für den jeweiligen Personenkreis freigeben.
Effizienz: Sie können Termine mit den jeweiligen Personen ohne großen Koordinationsaufwand festlegen und sparen damit Zeit und beugen Missverständnissen und Überschneidungen vor.
Collaboration: Sie können den Gruppen- oder Teamkalender in Outlook als Bestandteil von Microsoft 365 Business einfach mit den weiteren Anwendungen der Suite kombinieren – allen voran natürlich mit Teams, indem Sie angesetzte Termine im Kalender direkt mit Links zu Video-Meetings verbinden.
Microsoft Teams Telefonie
Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.
Ihre Telefonnummer bleibt
Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
Mit einem Gruppenkalender können Sie die Termine in Ihrem Team bzw. in Ihrem gesamten Unternehmen einsehen und koordinieren.
Sie können eine Kalendergruppe angelegen, in die Sie die individuellen Kalender von ausgewählten Personen integrieren. Diese können Sie zentral einsehen und durch farbliche Kennzeichnungen voneinander unterscheiden.
Ebenfalls können Sie einen bestehenden oder neuen Kalender als Teamkalender konfigurieren und für alle Personen freigeben, die dort integriert sein sollen.
Sie können in einem Teamkalender unterschiedliche Berechtigungen erteilen, zum Beispiel, um nur zu lesen oder um auch eigene Einträge vorzunehmen.
Gruppen- und Teamkalender bieten Ihnen in den täglichen Prozessen viele Vorteile. Dazu gehören unter anderem eine bessere Koordination von Terminen, die Möglichkeit, auch spontan Meetings anzusetzen und eine Zeitersparnis bei der Koordination mit anderen Personen.
DSGVO-konforme Videokonferenzen: Darauf müssen Sie achten
Verstößt Ihr Unternehmen ungewollt gegen Datenschutzrichtlinien? Längst nicht alle Videokonferenzsysteme sind DSGVO-konform. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten.
Die Digitalisierung der Arbeit schreitet voran: Das Homeoffice ist mittlerweile fest etablierter Bestandteil vieler Berufszweige. Somit haben auch schnelle und unkomplizierte Videokonferenzen in vielen Bereichen persönliche Treffen abgelöst.
Einige Unternehmen vollzogen die Umstellung allerdings so schnell, dass wichtige Details auf der Strecke blieben – etwa der Datenschutz. Mittlerweile sollten DSGVO-konforme Videokonferenzen aber Standard sein. Im Folgenden erhalten Sie alle wichtigen Informationen dazu.
SIP-Telefone: Alles über Funktionsweise, Vorteile und aktuelle Modelle
Analoge Telefone haben im Business-Einsatz längst ausgedient. SIP-Telefone bieten mindestens ebenso viel Komfort, sind leichter einzurichten und verstehen das IP-Protokoll – die Sprache des Internets. Sie ermöglichen das Telefonieren via Internet, also VoIP (Voice-over-IP). Sie denken über den Umstieg auf SIP (Session Initiation Protocol) nach oder möchten mehr über die Technik moderner Telefone erfahren? Mehr dazu lesen Sie hier.
Wie funktioniert Telefonieren über VoIP und worauf sollten Sie beim Kauf einer SIP-Telefonanlage achten? Passen alle SIP-Endgeräte an jede VoIP-Telefonanlage oder gibt es Unterschiede bei den Anschlüssen? Und was ist mit alten ISDN-Endgeräten? Wer auf Internettelefonie umsteigt, steht vor vielen Fragen. Denn bei SIP-Telefonen ist vieles anders als bei der alten analogen Technik.
Die Bedeutung von ERP Cloud Computing einfach erklärt
Programme für das „Enterprise Resource Planning“ (ERP) gelten als neuronale Netzwerke moderner Unternehmen. Entsprechend wichtig sind sie für den Geschäftserfolg. Bisher setzen viele Firmen dabei auf hoch integrierte On-Premise-Lösungen. Die Entscheidung über eine ERP-Migration in die Cloud sollte daher gut überlegt werden. Erfahren Sie hier, was der Umstieg auf ein cloudbasiertes ERP für Ihr Unternehmen bedeutet und was Sie dabei unbedingt beachten sollten.
Mit der Entscheidung für ein bestimmtes ERP gehen Unternehmen oft eine jahrzehntelange Partnerschaft mit ihrem ERP-Anbieter ein. Inzwischen bieten viele dieser Anbieter ihre Produkte auch cloudbasiert an. Ist jetzt die richtige Zeit für den Umstieg und wird es in Zukunft vielleicht gar keine On-Premise-Produkte mehr geben?
Google Docs, Tabellen, Gmail, Google Meet und mehr unter einem Dach: Viele Unternehmen vertrauen derzeit auf die Tools von Googles. Doch ist Google Workspace wirklich so gut, wie der Suchmaschinenriese verspricht? Wir zeigen Ihnen, was im Paket alles enthalten ist, welche Stärken es hat und wo die Unterschiede zur Microsoft-Alternative liegen.
Google Apps for Business, Google Apps for Work und G Suite: Die Liste der früheren Namen für das heutige Google Workspace-Produkt ist lang. Das Prinzip dahinter ist jedoch gleich geblieben: Business-Kunden:innen erhalten über ein monatliches Abonnement Zugriff auf jede Menge Google-Dienste unter einem Dach – teils mit erweiterten Funktionen gegenüber der Gratis-Variante und Zusatztools für die Administration.
Das Prinzip des Cloud Computing und der Groupware (beziehungsweise der Collaboration Tools) ist dabei nicht unbedingt neu: Bekanntester Vertreter solcher Lösungen ist der Redmonder Software-Konzern Microsoft. Hier erhalten Sie im Rahmen einer Microsoft-365-Lizenz ebenfalls die aus der Office-Welt bekannten Produktivitäts-Tools in ihrer Cloud-Version, inklusive weiterer Kollaborations-Tools.
LibreOffice versus OpenOffice: Das können die Microsoft-365-Alternativen
Microsoft 365 Business ist die Referenz in Sachen Büroarbeit. Doch mit LibreOffice und OpenOffice existieren zwei Komplettlösungen für Office-Anwendungen, die Sie kostenlos nutzen können. Was diese bieten, wie sie im Vergleich zueinander und zu Microsoft 365 Business abschneiden, erfahren Sie hier.
So manches Unternehmen scheut nach wie vor die Investition in Arbeitsplatzlizenzen für Microsoft 365 Business. Dabei bietet gerade Microsoft 365 sehr komfortable Funktionen für das Arbeiten im Team: Darunter die überaus nützliche Online-Zusammenarbeit via Cloud, das umfangreiche E-Mail-Programm Outlook und die Kollaborations-Suite Teams.
Was die kostenlosen Open-Source-Alternativen LibreOffice und OpenOffice können und was davon für welchen Einsatz in Frage kommt, lesen Sie in unserem großen Vergleich der Office-Alternativen.
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