Der Monitor eines Notebooks mit der Ansicht des Programms Microsoft Outlook zur Einrichtung einer Signatur
Unified Communication

Outlook-Signatur einrichten und verwenden: So geht’s

Die Angabe einer ordnungsgemäßen Signatur in geschäftlichen E-Mails ist seit vielen Jahren verpflichtend. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Outlook sowohl in der App als auch im Browser eine Standardsignatur für Ihre Korrespondenz einrichten und was diese enthalten muss.

Ihr Name und der Ihrer Firma allein reichen nicht: Wenn Sie Rechtssicherheit bei der Einrichtung Ihrer geschäftlichen Signatur erreichen wollen, müssen Sie noch weitere Angaben machen. Sonst riskieren Sie kostenpflichtige Abmahnungen. Wie gut, dass Sie in Microsoft 365 und Outlook die Möglichkeit haben, Ihre E-Mails automatisch mit einer solchen digitalen Absenderangabe zu versehen.

Inhaltsverzeichnis

Eine Signatur in Outlook erstellen oder einrichten: So funktioniert es

Um Ihre Signatur(en) anzulegen oder zu bearbeiten, öffnen Sie zunächst Outlook und wählen dann „Datei | Optionen | E-Mail“ und klicken dort auf die Schaltfläche „Signaturen...“. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie mithilfe des „Neu”-Buttons eine neue Signatur für ihr aktuelles oder ein anderes Mailkonto anlegen können. Vergeben Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung – speziell, wenn Sie vorhaben, mehrere verschiedene Signaturen zu verwenden. Dies kann der Fall sein, wenn Sie mehrere Rollen im Unternehmen haben oder verschiedene E-Mail-Konten in Outlook verwalten wollen.
Screenshot des Menüs zum Einrichten der Outlook-Signatur
In den Outlook-Optionen legen Sie die Signaturen für Ihren E-Mail-Verkehr fest.
Erstellen Sie anschließend im unten stehenden Textfeld Ihre Signatur. Falls Ihr Arbeitgeber eine Vorgabe macht, kopieren Sie die Vorlage in das Textfeld und passen Sie Ihre persönlichen Daten an. Sofern es keine Vorgabe gibt, geben Sie Ihre Daten wie Name, Position und Telefonnummer ein. Welche weiteren Daten bei E-Mail-Signaturen verpflichtend sind, lesen Sie im Folgenden.
Sie können Ihre Signatur mithilfe des Editors ähnlich wie in Word formatieren. Allgemein gilt jedoch: Weniger ist mehr, gerade in der geschäftlichen Korrespondenz. Eine übermäßig bunte oder aufwändig formatierte Signatur kann schnell unprofessionell wirken. Sollte es keine verbindliche Vorlage im Unternehmen geben, stimmen Sie Inhalt und Gestaltung in jedem Fall mit Ihrem Arbeitgeber ab.
Verwenden Sie das kleine Symbol rechts neben „Visitenkarte”, um bei Bedarf das Logo Ihres Unternehmens einzufügen. Achten Sie darauf, dass es nach dem Einfügen optisch mit der Signatur „harmoniert” und weder zu groß noch zu klein ist.
Sofern Sie nicht nur Ihre Signatur, sondern auch das Aussehen Ihrer E-Mails festlegen wollen, haben Sie im Bereich „Persönliches Briefpapier” die Möglichkeit, beispielsweise die Standardschriftart Ihres Unternehmens sowie bestimmte Designs oder beliebige andere Schriftarten für ausgehende E-Mails festzulegen.

Eine Signatur in Outlook im Web anlegen und bearbeiten (outlook.com)

Sie können Ihre Signatur auch in Outlook im Web anlegen (Outlook Web Access, OWA). Rufen Sie hierfür zunächst outlook.com auf und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an, sofern Sie nicht bereits eingeloggt sind. Klicken Sie anschließend rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen im nun erscheinenden Fenster den Menüpunkt „E-Mail | Verfassen und Antworten“.
Screenshot des Menüs zum Einrichten der Outlook-Signatur im Web
In den Outlook-Optionen legen Sie auch im Webbrowser die Signaturen für Ihren E-Mail-Verkehr fest.
Hier haben Sie nun mehrere Möglichkeiten: Erstellen Sie entweder eine neue Signatur, indem Sie auf „+ Neue Signatur“ klicken. Alternativ können Sie auch eine bestehende Signatur umbenennen oder löschen oder diese im darunter liegenden Feld bearbeiten.
Im Bereich „Auswählen von Standardsignaturen“ legen Sie fest, ob eine Signatur und falls ja welche beim Erstellen neuer Nachrichten und/oder beim Antworten auf oder Weiterleiten von bestehenden Nachrichten angehängt werden soll.
Bestätigen Sie nach erfolgter Anpassung das Dialogfenster unten rechts mit "Speichern". Ihre Änderungen werden automatisch mit dem Outlook-Server synchronisiert und stehen anschließend auch in der Outlook-App für Desktop-Geräte zur Verfügung.
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Ihre professionelle E-Mail-Signatur in der Praxis verwenden

Nachdem Sie Ihre Signatur angelegt haben, sollten Sie unter „Datei | Optionen | E-Mail | Signaturen…” noch festlegen, ob Ihre Signatur automatisch an „Neue Nachrichten” sowie beim „Antworten und Weiterleiten” angehängt (in diese eingefügt) werden soll.
Wenn Sie in den beiden Feldern des Einstellungsdialogs für Signaturen „(Ohne)” auswählen, können Sie Ihre Signatur auch fallweise an Ihre E-Mails anhängen. Schreiben Sie hierzu zunächst ganz normal Ihre E-Mail und wählen Sie dann oben aus der Menüleiste „Einfügen | Signatur” und anschließend Ihre erstellte Signatur aus. Diese wird nun automatisch an das Ende Ihrer E-Mail angefügt und mit versendet.
Sie können für diese Fälle auch unterschiedliche Signaturen anlegen: beispielsweise eine lange Signatur mit allen relevanten Angaben für neue Nachrichten und eine verkürzte Form beim Antworten und Weiterleiten.
Sollten Sie Ihre Signaturen händisch bearbeiten oder erstellen wollen, so finden Sie diese in Ihrem, Windows-System an folgendem Speicherort: C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Dieses Vorgehen ist aber nur für fortgeschrittene Benutzer:innen empfehlenswert.

Unser Tipp: Legen Sie eigene Signaturen für verschiedene Mailkonten fest

Wenn Sie mehrere Mailkonten in Outlook verwenden, können Sie sogar für jedes Konto eine oder mehrere eigene Signaturen verwenden. Legen Sie dazu einfach so viele Signaturen an, wie Sie benötigen, und entscheiden Sie vor dem Versand Ihrer E-Mail, von welchem Konto diese versendet wird und welche Signatur sie tragen soll.
Auch in diesem Fall können Sie Standards festlegen: Wählen Sie im Signatur-Dialog unter „Standardsignatur auswählen” zunächst dasjenige Mailkonto, um das es geht, und legen Sie darunter fest, welche Signatur bei „Neuen Nachrichten” sowie beim „Antworten und Weiterleiten” zum Einsatz kommen soll. Wenn Sie nun eine neue Nachricht erstellen und das Mailkonto ändern, ändert sich die Signatur automatisch mit.
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Mit einer automatisch eingefügten Signatur haben Sie im E-Mail-Verkehr den wesentlichen Vorteil, dass Ihre E-Mail automatisch den rechtlichen Vorgaben entspricht, was die Anbieterkennzeichnung angeht. Außerdem sparen Sie Zeit, da Sie nicht jede E-Mail aufwändig mit den notwendigen Angaben versehen müssen.

Gesetzliche Vorgaben für Signaturen: Das muss rein

Ihre E-Mail-Signatur sollte gewisse Mindestanforderungen erfüllen, was die enthaltenen Angaben angeht. Die wesentlichen Bestandteile einer rechtskonformen Signatur im Geschäftsverkehr sind ähnlich wie beim Impressum Ihrer Firmenwebseite:
  • Die exakte Bezeichnung Ihrer Firma, so, wie sie im Handelsregister eingetragen ist, einschließlich der Rechtsform.
  • Der Ort der Niederlassung, in der Sie arbeiten, oder der Sitz der Gesellschaft mit ladungsfähiger Anschrift (kein Postfach).
  • Das zuständige Registergericht inklusive Handelsregisternummer, sofern vorhanden.
  • Bei einer GmbH: die Namen aller Geschäftsführer sowie gegebenenfalls des Aufsichtsratsvorsitzenden, jeweils mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen.
  • Bei einem Unternehmen, das nicht von einer natürlichen Person geführt wird, sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft.
  • Bei Aktiengesellschaften: alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats, jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmer galten bis 2009 die Vorschriften der Gewerbeordnung, die für eine E-Mail-Signatur ähnliche Angaben verlangten wie in Geschäftsbriefen. Diese Vorgaben wurden zwar inzwischen gestrichen – jedoch sollten Sie zur Sicherheit trotzdem Ihren Vor- und Zunamen sowie eine ladungsfähige Anschrift nennen und Angaben zu allen eventuellen Gesellschaftern machen.
Außerdem können und sollten Sie neben Ihrem eigenen Namen weitere Angaben hinzufügen, um möglichst leicht erreichbar zu sein:
  • Nennen Sie neben Ihrem Namen auch Ihre Abteilung und/oder Ihre Berufsbezeichnung, sofern relevant.
  • Geben Sie Ihre Telefonnummer möglichst im internationalen Format an, falls Sie ausländische Gesprächspartner haben, und machen Sie Ihre Durchwahl beispielsweise mit einem Strich kenntlich.
  • Falls Sie ein Fax besitzen oder auf ein solches Zugriff haben, geben Sie dessen Nummer ebenfalls in diesem Format an.
  • Logo Ihres Unternehmens: In vielen Unternehmen gibt es zur Verwendung des Logos strenge Vorgaben, die in sogenannten Corporate-Design-Regeln festgelegt sind. Diese sollten gegebenenfalls berücksichtigt werden.
  • Üblich sind außerdem die Angabe der Website Ihres Unternehmens und eventueller Auftritte in sozialen Medien (je nach Branche).
Eine weitere gesetzliche Anforderung ist außerdem, dass die Signatur gut lesbar sein muss – wählen Sie also keine unleserliche oder zu kleine Schriftart.

Eine Signatur in Outlook erstellen: Das Wichtigste in Kürze

  • Sie können in Outlook eine oder mehrere Signaturen für die Verwendung in Ihren E-Mails einrichten.
  • Bei geschäftlichem E-Mail-Verkehr muss die Signatur je nach Rechtsform des Unternehmens bestimmte Informationen enthalten.
  • Nutzen Sie die Signatureinrichtung von Outlook, um je nach Bedarf verschiedene Signaturen für Ihre E-Mail-Konten einzurichten.
  • Achten Sie hierbei darauf, dass die Signatur sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch denen Ihres Unternehmens entspricht.
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