In einem Team mit mehreren Mitarbeitern ist es unerlässlich, wichtige Termine nicht aus dem Auge zu verlieren. Wer ist wann außer Haus? Wann muss welcher Auftrag erledigt sein? Welches Meeting findet am kommenden Tag wann statt? Um die Einrichtung eines gemeinsamen digitalen Kalenders wird Ihr Unternehmen daher nicht herum kommen. Hierfür stehen zahlreiche Kalender-Tools zur Verfügung, die alle unter anderem die Funktion eines Gruppen- oder Teamkalenders beinhalten.
Die Führung eines Kalenders mit allen relevanten Terminen ist für ein Unternehmen ebenso relevant wie die modernen Kommunikationstools insgesamt. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei beliebte Kalender-Tools vor und erklären Ihnen, wie Sie in diesen Anwendungen Teamkalender einrichten können.
Der Outlook-Kalender ist das Outlook-interne Terminverwaltungs-Tool, das mit dem Outlook-E-Mail-Client, den Kontakten sowie anderen Office-Features zusammenarbeitet. Wie Microsoft Teams erfordert auch die Verwendung von Outlook in einem Unternehmen ein kostenpflichtiges Abonnement von Microsoft 365 Business. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Outlook einen Teamkalender erstellen. Anschließend können Sie diesen über Kalenderfreigabe in Outlook mit anderen teilen.
Einen Teamkalender erstellen: Um in Outlook einen Gruppenkalender für ein Team zu erstellen, öffnen Sie zuerst in Outlook den Kalender (Button unten links). Danach klicken Sie auf den Reiter „Ordner” und wählen dort „Neuer Kalender“. Geben Sie nun einen Namen für den gemeinsamen Kalender ein und bestätigen Sie das Eingabefeld mit „OK”. Ihr neu angelegter Kalender erscheint nun links unten unter „Meine Kalender”. Sie können Ihrer Kalendergruppe nun einen Namen geben. Nachdem Sie die Namensgebung mit einem Klick auf „OK“ bestätigt haben, erscheint ein Fenster, in dem Sie Kontakte beziehungsweise neue Mitglieder zur Gruppe hinzufügen können.
Mitglieder hinzufügen: Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf Ihren neu angelegten Kalender, dann auf „Eigenschaften... | Berechtigungen | Hinzufügen...”. Nun können Sie die Kontakte auswählen, die Sie zum Gruppenkalender hinzufügen wollen und übernehmen Ihre Auswahl. Danach klicken Sie auf „OK“. Der Gruppenkalender ist nun aktiviert. Die Namen der Gruppenmitglieder werden nun unter dem Namen Ihrer Kalendergruppe angezeigt, also im sogenannten Ordnerbereich. Sie können die einzelnen Kalender Ihrer Gruppenmitglieder dort durch Setzen oder Löschen des Häkchens vor dem jeweiligen Namen ein- und ausblenden.
Farben anpassen: Je nach Bedarf können Sie darüber hinaus die Farben des jeweiligen Gruppenkalenders anpassen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des betreffenden Kalenders und wählen dann „Farbe“.
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Auch mit Microsoft Teams können Sie einen Gruppenkalender für ihre Mitarbeiter anlegen, über den Sie und Ihre Kollegen anstehende Besprechungen, Deadlines oder ähnliches einsehen können. Voraussetzung für die Nutzung von Microsoft Teams ist ebenso wie beim Outlook-Kalender ein für Unternehmen kostenpflichtiges Abonnement von Microsoft 365 Business.
Wie bei anderen Kalender-Tools können Sie auch mit Microsoft Teams Termine für Meetings festlegen und diese in Ihren und in die Kalender der Kollegen eintragen. Und das geht so:
Kalender einrichten: Um in Microsoft Teams einen Kalender für eine Gruppe einzurichten, öffnen Sie erst Teams und wählen dann den Kanal aus, für den Sie den Teamkalender erstellen wollen und drücken auf dem Chatfenster auf „Dateien“.
Unter der Option „SharePoint öffnen“ (eventuell erst die drei horizontalen Punkte anklicken) wählen Sie auf der folgenden Seite rechts oben auf das Zahnrad-Symbol und wählen dann den Punkt „App hinzufügen“.
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App installieren: Im Suchfeld müssen sie nach dem „Kalender“ suchen und die App dann installieren, nachdem Sie dem Kalender einen Namen gegeben haben. Beispiel: „Unser Team“.
Danach klicken Sie links im Menü zuerst auf „Webinhalte“ und dann auf ihren Kalender. Markieren Sie den Link zu Ihrem Kalender im URL-Fenster und „kopieren“ Sie ihn, so dass der Link sich in der Zwischenablage befindet.
Jetzt wechseln Sie wieder Teams und klicken auf das „Pluszeichen“. Die nun neue Registerkarte können Sie benennen. Bei „URL“ fügen Sie jetzt mit „Einfügen“ die im Zwischenspeicher befindliche URL ein.
In Ihrem Team-Channel finden Sie und Ihre Mitarbeiter jetzt einen neuen Reiter mit dem Teamkalender. Alle Teammitglieder können nun eigene Termine eintragen sowie Termine von Teammitgliedern einsehen.
Secure Enterprise Messaging
Unternehmen, die DSGVO-konforme Kommunikation gewährleisten wollen, kommen um eine Secure Enterprise Messaging-Lösung nicht herum.
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Ein ebenfalls beliebtes Kalender-Tool ist der Google Kalender. Für Unternehmen ist der Kalender als Teil des Google Workspace kostenpflichtig. Das Tool können Sie auch bequem vom Smartphone aus bedienen, wenn Ihr Endgerät mit dem jeweiligen Google-Konto verbunden und synchronisiert ist.
Alle am Smartphone vorgenommenen Änderungen werden dann mit der Cloud synchronisiert und stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie beispielsweise wieder ab ihrem Arbeitsplatz-Rechner arbeiten. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass zuvor für alle Mitarbeiter ein jeweils eigenes Google-Konto erstellt wurde. So erstellen Sie im Google Kalender einen Teamkalender:
Erstellen: Zunächst öffnen Sie den Google Kalender und klicken neben „Weitere Kalender“ auf „Weitere Kalender hinzufügen“. Danach klicken Sie auf „Neuen Kalender einrichten“.
Sie werden nun aufgefordert, dem Kalender einen Namen zu geben, sowie eine Beschreibung hinzuzufügen.
Klicken Sie nun auf „Zeitzone“, stellen Ihre Zone ein und klicken dann auf „Kalender erstellen“. Unter „Meine Kalender“ finden Sie nun ihren neu erstellten Kalender.
Freigeben: Nachdem Sie den Google-Kalender geöffnet haben, wählen Sie unter „Meine Kalender“ den Kalender aus, den Sie mit anderen Teammitgliedern teilen möchten und klicken dann auf das Dreipunkte-Symbol, danach auf „Einstellungen und Freigabe“.
Wenn Sie den Teamkalender für Einzelpersonen freigeben möchten, klicken Sie auf „Für bestimmte Personen freigeben“ und dann auf „Personen hinzufügen“. Danach müssen Sie entweder den Namen der Person oder die betreffende E-Mail-Adresse eingeben und dann auf „Senden“ drücken.
Um den Kalender für mehrere Personen freizugeben, müssen Sie unter „Zugriffsberechtigungen“ die Optionen „Öffentlich freigeben“ oder „Für (Name Ihrer Organisation) freigeben“ aktivieren.
Gemeinsame Teamkalender wie etwa Google Kalender erleichtern Terminabsprachen im Team enorm.
Außer den oben beschriebenen Programmen gibt es noch zahlreiche andere Kalender-Tools, zum Beispiel die Kalender-Tools Confluence, Lotus Notes oder Asana Team Calendars.
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App vermarkten: So promoten Sie Ihre Anwendung im App und Play Store
Eine App für Android und iOS zu entwickeln und diese in den entsprechenden Stores anzubieten ist für den Erfolg ausschlaggebend, aber häufig nur die halbe Miete. Wir zeigen Ihnen, was Sie für erfolgreiche App-Vermarktung tun müssen – damit sich Ihre Downloadzahlen noch positiver entwickeln.
Ihre App ist bereits im Google Play Store oder in Apples App Store gelistet, aber die Downloadzahlen bleiben bislang hinter den Erwartungen zurück? Das kann einfache, aber auch tieferliegende Gründe haben. Denn nur Apps, die besonders gut bewertet und sehr häufig heruntergeladen werden, haben Chancen auf die vorderen Plätze in den Stores. Neben einer guten Nutzerführung und ansprechender Aufmachung ist auch die Auffindbarkeit der App über die Google-Suche entscheidend. Bevor Sie also jede Menge Geld in bezahlte Werbung stecken, sollten Sie unsere Tipps zur gezielten App-Promotion ohne monetären Aufwand kennen.
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Cyberangriffe haben in den vergangenen Jahren immer mehr zugenommen: Rund 90 Prozent aller Unternehmen waren schon einmal davon betroffen. Die Erbeutung von Zugangsdaten stellt dabei nach wie vor eine der beliebtesten Methoden dar, zum Beispiel durch den Einsatz von Phishing-E-Mails. Wenn Sie allerdings auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Schutz Ihrer Online-Konten setzen, können die Kriminellen wenig Schaden anrichten – selbst wenn diese an Ihre Zugangsdaten gelangt sind.
Was 2FA ist, wie sie funktioniert und warum Ihr Unternehmen sie unbedingt einsetzen sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Teamwire: Die DSGVO-konforme Messenger-Alternative
Viele Unternehmen und Behörden setzen in der betriebsinternen Kommunikation auf Messenger-Dienste. Doch im Privatbereich beliebte Anwendungen wie WhatsApp und der Facebook Messenger erfüllen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht. Mit Teamwire bietet der Münchner Softwareanbieter grouptime GmbH eine sichere Alternative zu den gängigen Systemen.
Was für den privaten Austausch gilt, erwarten Mitarbeiter:innen auch in der unternehmensinternen Kommunikation: Schnelle, unkomplizierte Nachrichten zur Kommunikation und Koordination. Ein passender Messenger-Dienst kann zu diesem Zweck in der Teamarbeit vieles vereinfachen. Anstatt Dutzender E-Mails reichen oft wenige Nachrichten, um das Wichtigste zu klären.
Im Unternehmensumfeld gelten allerdings besondere Anforderungen. Darauf hat sich Teamwire im Gegensatz zu vielen anderen Messengern spezialisiert. Wir zeigen Ihnen, was das Programm aus Deutschland von den gängigen Alternativen unterscheidet und worauf Sie bei der Integration achten sollten.
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In Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit sind Software-Suiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit ein wichtiger Bestandteil der täglichen Geschäftsabläufe geworden. Die sogenannten Teams- oder Business-Messenger vereinen in einer einzigen Anwendung eine Vielzahl an Funktionen, für die Sie früher viele separate Programme benötigten. Doch welche dieser Tools sind abgesehen von Slack tatsächlich empfehlenswert?