Einen Teamkalender führen: so geht es in Outlook, Google & Co.

Digitales Business

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Datum 21.04.2021
Lesezeit 5 Min.

Einen Teamkalender führen: so geht es in Outlook, Google & Co.

In einem Team mit mehreren Mitarbeitern ist es unerlässlich, wichtige Termine nicht aus dem Auge zu verlieren. Wer ist wann außer Haus? Wann muss welcher Auftrag erledigt sein? Welches Meeting findet am kommenden Tag wann statt? Um die Einrichtung eines gemeinsamen digitalen Kalenders wird Ihr Unternehmen daher nicht herum kommen. Hierfür stehen zahlreiche Kalender-Tools zur Verfügung, die alle unter anderem die Funktion eines Gruppen- oder Teamkalenders beinhalten.

Die Führung eines Kalenders mit allen relevanten Terminen ist für ein Unternehmen ebenso relevant wie die modernen Kommunikationstools insgesamt. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei beliebte Kalender-Tools vor und erklären Ihnen, wie Sie in diesen Anwendungen Teamkalender einrichten können.


So erstellen Sie einen Gruppenkalender mit Outlook

Der Outlook-Kalender ist das Outlook-interne Terminverwaltungs-Tool, das mit dem Outlook-E-Mail-Client, den Kontakten sowie anderen Office-Features zusammenarbeitet. Wie Microsoft Teams erfordert auch die Verwendung von Outlook in einem Unternehmen ein kostenpflichtiges Microsoft-365-Abonnement. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Outlook einen Teamkalender erstellen:

Eine Gruppe erstellen: Um in Outlook einen Gruppenkalender zu erstellen, öffnen Sie zuerst in Outlook den Kalender (Button unten links). Danach klicken Sie auf „+ Hinzufügen | Kalendergruppen | Neue Kalendergruppe erstellen“.

Sie können Ihrer Kalendergruppe nun einen Namen geben. Nachdem Sie die Namensgebung mit einem Klick auf „OK“ bestätigt haben, erscheint ein Fenster, in dem Sie Kontakte beziehungsweise neue Mitglieder zur Gruppe hinzufügen können.

Mitglieder hinzufügen: Nun können Sie die Kontakte auswählen, die Sie zum Gruppenkalender hinzufügen wollen und übernehmen Ihre Auswahl auf das Feld „Gruppenmitglieder“. Danach klicken Sie auf „OK“. Der Gruppenkalender ist nun aktiviert. Die Namen der Gruppenmitglieder werden nun unter dem Namen Ihrer Kalendergruppe angezeigt, also im sogenannten Ordnerbereich. Sie können die einzelnen Kalender Ihrer Gruppenmitglieder dort durch Setzen oder Löschen des Häkchens vor dem jeweiligen Namen ein- und ausblenden.

Farben anpassen: Je nach Bedarf können Sie darüber hinaus die Farben des jeweiligen Gruppenkalenders anpassen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des betreffenden Kalenders und wählen dann „Farbe“.

Noch mehr Infos zur Kalenderfreigabe in Outlook erfahren Sie bei uns an anderer Stelle.

 

Video: YouTube / ITService Akademie

 

Der Teamkalender in Microsoft Teams

Auch mit Microsoft Teams können Sie einen Gruppenkalender für ihre Mitarbeiter anlegen, über den Sie und Ihre Kollegen anstehende Besprechungen, Deadlines oder ähnliches einsehen können. Voraussetzung für die Nutzung von Microsoft Teams ist ebenso wie beim Outlook-Kalender ein für Unternehmen kostenpflichtiges Abonnement von Microsoft 365.

Wie bei anderen Kalender-Tools können Sie auch mit Microsoft Teams Termine für Meetings festlegen und diese in Ihren und in die Kalender der Kollegen eintragen. Und das geht so:

Kalender einrichten: Um in Microsoft Teams einen Kalender für eine Gruppe einzurichten, öffnen Sie erst Teams und wählen dann den Kanal aus, für den Sie den Teamkalender erstellen wollen und drücken auf dem Chatfenster auf „Dateien“.

Unter der Option „SharePoint öffnen“ (eventuell erst die drei horizontalen Punkte anklicken) wählen Sie auf der folgenden Seite rechts oben auf das Zahnrad-Symbol und wählen dann den Punkt „App hinzufügen“.

 

Video: YouTube / Büro-Kaizen digital

 

App installieren: Im Suchfeld müssen sie nach dem „Kalender“ suchen und die App dann installieren, nachdem Sie dem Kalender einen Namen gegeben haben. Beispiel: „Unser Team“.

Danach klicken Sie links im Menü zuerst auf „Webinhalte“ und dann auf ihren Kalender. Markieren Sie den Link zu Ihrem Kalender im URL-Fenster und „kopieren“ Sie ihn, so dass der Link sich in der Zwischenablage befindet.

Jetzt wechseln Sie wieder Teams und klicken auf das „Pluszeichen“. Die nun neue Registerkarte können Sie benennen. Bei „URL“ fügen Sie jetzt mit „Einfügen“ die im Zwischenspeicher befindliche URL ein.

In Ihrem Team-Channel finden Sie und Ihre Mitarbeiter jetzt einen neuen Reiter mit dem Teamkalender. Alle Teammitglieder können nun eigene Termine eintragen sowie Termine von Teammitgliedern einsehen.

 

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Einen Teamkalender im Google Kalender erstellen

Ein ebenfalls beliebtes Kalender-Tool ist der Google Kalender. Für Unternehmen ist der Kalender als Teil des Google Workspace kostenpflichtig. Das Tool können Sie auch bequem vom Smartphone aus bedienen, wenn Ihr Endgerät mit dem jeweiligen Google-Konto verbunden und synchronisiert ist.

Alle am Smartphone vorgenommenen Änderungen werden dann mit der Cloud synchronisiert und stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie beispielsweise wieder ab ihrem Arbeitsplatz-Rechner arbeiten. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass zuvor für alle Mitarbeiter ein jeweils eigenes Google-Konto erstellt wurde. So erstellen Sie im Google Kalender einen Teamkalender:

Erstellen: Zunächst öffnen Sie den Google Kalender und klicken neben „Weitere Kalender“ auf „Weitere Kalender hinzufügen“. Danach klicken Sie auf „Neuen Kalender einrichten“.

Sie werden nun aufgefordert, dem Kalender einen Namen zu geben, sowie eine Beschreibung hinzuzufügen.

Klicken Sie nun auf „Zeitzone“, stellen Ihre Zone ein und klicken dann auf „Kalender erstellen“. Unter „Meine Kalender“ finden Sie nun ihren neu erstellten Kalender.

Freigeben: Nachdem Sie den Google-Kalender geöffnet haben, wählen Sie unter „Meine Kalender“ den Kalender aus, den Sie mit anderen Teammitgliedern teilen möchten und klicken dann auf das Dreipunkte-Symbol, danach auf „Einstellungen und Freigabe“.

Wenn Sie den Teamkalender für Einzelpersonen freigeben möchten, klicken Sie auf „Für bestimmte Personen freigeben“ und dann auf „Personen hinzufügen“. Danach müssen Sie entweder den Namen der Person oder die betreffende E-Mail-Adresse eingeben und dann auf „Senden“ drücken.

Um den Kalender für mehrere Personen freizugeben, müssen Sie unter „Zugriffsberechtigungen“ die Optionen „Öffentlich freigeben“ oder „Für (Name Ihrer Organisation) freigeben“ aktivieren.

 

Der Screenshot auf einem Monitor zeigt eine Woche, dargestellt im Google Kalender.

Gemeinsame Teamkalender wie etwa Google Kalender erleichtern Terminabsprachen im Team enorm.

Außer den oben beschriebenen Programmen gibt es noch zahlreiche andere Kalender-Tools, zum Beispiel die Kalender-Tools Confluence, Lotus Notes oder Asana Team Calendars.

 

Nutzen Sie bereits ein Terminkalender-Tool? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Wir freuen uns auf Ihren Beitrag in den Kommentaren!

 

 


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