Skype for Business: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Digitales Business

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Datum 19.04.2019
Lesezeit 7 Min.

Skype for Business: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Mit Skype for Business als Teil des Office-365-Pakets mischt der US-amerikanische Softwareriese unter den Anbietern professioneller Videokonferenz-Software ganz vorne mit. Obwohl das Skype für geschäftliche Anwender nach und nach durch Microsoft Teams ersetzt wird, können Bestandskunden des Office-365-Pakets dessen Funktionen auch weiterhin uneingeschränkt nutzen und sogar neue Benutzer hinzufügen. Wir zeigen Ihnen, was das Tool bietet und wie Sie mit professionellen Online-Videokonferenzen arbeiten.

Seit der Übernahme von Skype Technologies durch Microsoft im Jahr 2011 stehen dem Software-Riesen gleich zwei professionelle Videokonferenz-Produkte zur Verfügung: Skype und Lync. Das ursprüngliche Skype wurde vorwiegend für Consumer-Anwendungen und Video-Chat entwickelt. Es existiert weiterhin neben der hauseigenen Microsoft-Entwicklung Lync, die später in Skype for Business umbenannt und nach und nach durch Microsoft Teams ersetzt wird. Trotz der Namensverwandtschaft zwischen Skype für Endanwender und Skype for Business unterscheiden sich beide Produkte im Funktionsumfang erheblich. Mit Teams wiederum legt Microsoft noch weitere Funktionen obendrauf und verlagert immer mehr Funktionen vom Desktop oder der Smartphone-App in die Cloud.

 

Skype for Business: Die Funktionen im Überblick

Skype for Business ist entweder als eigenständige Online-Lösung oder in Form von Microsoft Teams als Teil eines Vodafone Office-365-Pakets erhältlich. Egal, für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden, steht Ihnen mindestens der grundlegende Funktionsumfang beider Tools zur Verfügung:

  • Führen Sie im Rahmen eines kostenpflichtigen Abonnements Online-Besprechungen mit bis zu zehn Personen gleichzeitig durch.
  • Laden Sie Teammitglieder über einen persönlichen Link zu Ihrer Besprechung ein.
  • Teilnehmer an der Konferenz können ein beliebiges Gerät für die Teilnahme nutzen: beispielsweise einen PC, einen Mac oder ein Smartphone oder Tablet.
  • Während der Konferenz können Sie Ihren Bildschirm freigeben und Dateien zur Verfügung stellen. Außerdem können Sie anderen Teilnehmern die Steuerung der Konferenz übergeben, sodass diese ebenfalls ihren Bildschirm freigeben können.
  • Chatten Sie mit Gesprächspartnern während der Konferenz, um bestimmte Aspekte schriftlich festzuhalten oder Links zu teilen.
  • Führen Sie PowerPoint-Präsentationen durch und nutzen Sie währenddessen interaktive Tools wie einen Laserpointer oder eine Hervorhebungsfunktion.
  • Nutzen Sie ein virtuelles Whiteboard, um gemeinsam mit anderen Teilnehmern Konzeptentwürfe zu fertigen, und speichern Sie das Ergebnis anschließend ab.
  • Mit speziellem Zubehör wie einer USB-Freisprecheinrichtung, HD-Kamera oder hochwertigen Kopfhörern können Sie Ihre Konferenz noch professioneller gestalten.

 


Skype für Endanwender und Skype for Business: Wesentliche Unterschiede

Im Unterschied zum „normalen” Skype, das für Endanwender gratis verfügbar ist, bietet Skype for Business eine ganze Reihe von zusätzlichen Profi-Funktionen. Insbesondere die nahtlose Integration in Microsoft Outlook ist für Anwender im geschäftlichen Bereich ein Vorteil. Allerdings erfordert die Nutzung der Skype-for-Business-App bei jedem beteiligten Teilnehmer ein eigenes Active-Directory-Nutzerkonto (beispielsweise innerhalb Ihres Firmennetzwerks), das unabhängig von der klassischen Skype-Variante betrieben wird. Nutzer, die lediglich über eine Skype-ID verfügen, können keine Skype-for-Business-Konferenzen anlegen.

Die Teilnahme an einer Skype-for-Business-Konferenz ist für geladene Teilnehmer aber auch ohne ein entsprechendes Active-Directory-Konto möglich.

 

Skype for Business: Zusatzfunktionen in Office 365

Wenn Sie Skype for Business als Teil von Office 365 erworben haben, stehen Ihnen durch die Integration in Office-Anwendungen wie Outlook, PowerPoint und der Microsoft-Cloud weitere Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Planen Sie Besprechungen in Skype for Business mithilfe von Outlook und platzieren Sie einen entsprechenden Link in den Kalendern Ihrer Teilnehmer.
  • Führen Sie Besprechungen mit bis zu 250 Personen durch.
  • Laden Sie bis zu 10.000 Teilnehmer zu einer Live-Konferenz ein.
  • Wechseln Sie jederzeit zwischen Chatnachrichten und der Videofunktion.
  • Zeichnen Sie Ihre Besprechung auf, um diese später noch einmal ansehen zu können.
  • Erstellen Sie spontane Umfragen während der Konferenz, um andere Teilnehmer oder das Publikum mit einzubeziehen.
  • Geben Sie Ihren Besprechungsteilnehmern die Möglichkeit, alternativ zur Teilnahme via Computer oder Smartphone ein Festnetztelefon zu verwenden.
  • Mithilfe des Microsoft Surface Hub können Sie Konferenzräume so ausstatten, dass Sie in ihnen Skype-for-Business-Meetings abhalten können.
  • Als Office-365-Nutzer erhalten Sie ein Terabyte an Cloud-Speicher inklusiv zu Ihrem Office-Paket.
  • Zu den genannten Produkten und Funktionen bietet Ihnen Microsoft Telefon- und Websupport rund um die Uhr.

Natürlich können Sie mit Skype for Business auch einfach Gespräche zwischen einzelnen App-Teilnehmern führen.

 

Video: YouTube / Solvion

So planen und gestalten Sie eine Videokonferenz mit Skype for Business

Egal, ob Sie spontan eine Besprechung einberufen oder diese im Voraus planen wollen: Die Teilnahme an einer Skype-for-Business-Konferenz erfolgt in der Regel via Linkaufruf. Hierdurch wird entweder, sofern installiert, die Skype-for-Business-App gestartet oder alternativ der Webclient aufgerufen.

 

So starten Sie eine spontane Skype-Konferenz mit der Skype-for-Business-App am Mac oder PC

Installieren Sie zunächst die Skype-for-Business-App für PC oder Mac. Sie finden sie unter einem dieser Links:

Anschließend rufen Sie die App auf, loggen sich mithilfe Ihres Active-Directory-Zugangs ein und gehen wie folgt vor:

  1. Vergewissern Sie sich, dass alle Kontakte, die Sie erreichen wollen, als „verfügbar” markiert sind.
  2. Halten Sie die „Strg”-Taste gedrückt und klicken Sie die Namen aller gewünschten Konferenzteilnehmer an.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Auswahl und wählen Sie „Telefonkonferenz beginnen | Skype-Anruf”.
  4. Ihre Kontakte werden nun über die Konferenz benachrichtigt und können daran teilnehmen.
  5. Klicken Sie auf das Kamerasymbol, um während der Konferenz Ihr Live-Bild freizugeben, wenn Sie für Ihre Gesprächspartner sichtbar sein möchten.

Alternativ können Sie in Schritt 3 anstelle einer „Telefonkonferenz” auch einen „Videoanruf” starten, bei dem Ihre Kamera direkt beim Start schon eingeschaltet ist.

 

So planen Sie eine Besprechung mit Microsoft Outlook 365 und Outlook 2013

Um eine Besprechung über Ihren Outlook-Client zu planen, gehen Sie ähnlich vor, als würden Sie eine Konferenz beispielsweise in einem Besprechungsraum planen:

  1. Rufen Sie Outlook und anschließend die programmeigene Kalenderfunktion auf.
  2. Prüfen Sie, ob das „Lync”- oder „Teams”-Meeting-Icon bei Ihnen vorhanden ist. Falls nicht, wählen Sie „Datei | Optionen | Add-ins | COM Add-Ins verwalten” und setzen Sie beim entsprechenden „Meeting-Add-in für Microsoft Office 2013” ein Häkchen. Wird dieses hier nicht angeboten, kann es sein, dass diese Option in Ihrer Office-Version (bisher) nicht verfügbar ist. In diesem Fall sollten Sie Ihren Administrator fragen, ob eine Freischaltung von Lync, Teams oder Skype for Business möglich oder geplant ist.
  3. Klicken Sie nun auf das Icon für ein „Neues Meeting”.
  4. Im folgenden Dialog wählen Sie unter „An:” die gewünschten Teilnehmer aus und legen weiter unten die geplante Start- und Endzeit fest.
  5. In den „Optionen” können Sie noch festlegen, ob es sich um einen wiederkehrenden oder einen einmaligen Termin handeln soll und ob und gegebenenfalls wann Sie an den Termin erinnert werden wollen.
  6. Sie haben nun die Möglichkeit, im Kalender zu prüfen, ob alle gewünschten Teilnehmer zur von Ihnen angegebenen Zeit verfügbar sind. Ist dies nicht der Fall, können Sie eine andere Zeit für das Meeting auswählen. Wie Sie Ihren eigenen Outlook-Kalender für Kollegen freigeben oder diese darum bitten können, erfahren Sie von uns an separater Stelle.
  7. Klicken Sie auf „Senden”, um Einladungen für Ihre Besprechung zu versenden. Die Teilnehmer können durch Klick auf den enthaltenen Link an der Besprechung teilnehmen.

Alternativ zur Einrichtung im Outlook-Kalender können Sie auch den „Lync Web Scheduler” im Browser verwenden, um eine Besprechung mit Skype for Business zu planen.

 

So planen Sie eine Skype-Live-Konferenz mit bis zu 10.000 Teilnehmern

Eventuell möchten Sie anstelle einer Besprechung mit interaktiven Teilnehmern eine Live-Konferenz abhalten: Hier fungieren Sie als Referent und Ihre Teilnehmer lediglich als Zuhörer. Bis zu 10.000 Personen können gleichzeitig an einer solchen Konferenz teilnehmen. Und so gehen Sie vor, um eine Skype-Live-Konferenz zu planen:

  1. Rufen Sie die Skype-Broadcast-Seite auf.
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Office-365-Nutzerkonto an.
  3. Wählen Sie „Neue Besprechung”.
  4. Geben Sie die Details für die Besprechung an. Hierzu zählen unter anderem ein Titel für die Konferenz, die gewünschte Startzeit und Dauer. Zudem können Sie, sofern gewünscht, Personen angeben, denen Sie die Steuerung Ihrer Konferenz (mit) überlassen möchten.
  5. Wählen Sie weiter unten im entsprechenden Dialog aus, ob Sie auch anonyme Teilnehmer zulassen oder ob nur bestimmte, namentlich benannte Teilnehmer oder Ihr gesamtes Team an der Konferenz teilnehmen sollen.
  6. Standardmäßig wird Ihre Konferenz aufgezeichnet und anschließend als „.mp4”-Datei zur Verfügung gestellt. Wollen Sie darauf verzichten, entfernen Sie das Häkchen im entsprechenden Kontrollkästchen.
  7. Klicken Sie auf „Fertig”.
  8. Auf der nun folgenden Seite erhalten Sie eine Zusammenfassung der Konferenzdetails. Klicken Sie hier unter „Teilnahmelink” auf „Anzeigen”.
  9. Kopieren Sie den Teilnahmelink, indem Sie ihn markieren und auf das „Kopieren”-Symbol klicken oder „Strg+C” drücken, und teilen Sie den Link entweder mithilfe einer Besprechungseinladung in Outlook oder über andere, von Ihnen gewählte Kanäle.

 

Video: YouTube / Sele Training

 

Skype for Business gibt es auch als App für iOS, Android und Co.

Damit möglichst viele Personen auch von unterwegs an Ihren Besprechungen teilnehmen können, stellt Microsoft Skype for Business nicht nur für PC und Mac, sondern auch für Mobilgeräte bereit. Laden Sie sich eine oder mehrere der folgenden Apps herunter, um Skype for Business auch unterwegs nutzen zu können:

Sollte die von Ihnen benötigte Version hier nicht aufgelistet sein, sehen Sie am besten auf der zugehörigen Microsoft-Downloadseite nach.

Wenn Sie keine gesonderte App installieren wollen, können Sie als eingeladener Teilnehmer auch einfach auf den Besprechungs-Link klicken – es öffnet sich für die Teilnahme dann die entsprechende Web-App in Ihrem Browser.

 

Aus Skype for Business wird Microsoft Teams: Das sollten Sie wissen

Bereits 2017 kündigte Microsoft auf der hauseigenen Ignite-Konferenz in Florida, USA an, Skype for Business nach und nach durch die cloudbasierte Kollaborationslösung Teams ersetzen zu wollen. Inzwischen ist für Neukunden des Office-365-Pakets die Nutzung von Skype for Business nicht mehr vorgesehen: Sie erhalten direkt die Teams-Lösung. Bestehende Office-365-Kunden können jedoch weiterhin Skype for Business nutzen und auch neue Benutzer hinzufügen. Die Migration zu Teams ist jederzeit möglich, aber derzeit noch optional. Unternehmen, die ihre bestehende Lösung auf Teams umstellen sowie Neukunden des Office-365-Pakets erhalten mit Teams gleich mehrere neue Funktionen:

  • Im Chat (IM): Ab sofort können Sie Dateien auch mit Teilnehmern teilen, die gerade nicht online sind. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, wie bei Slack auf sogenannte Threads zurückzugreifen. Die Suchfunktion wurde in Teams ebenfalls grundlegend erweitert.
  • Im Konferenzbereich: Das Chatten beschränkt sich nicht mehr nur auf die aktuelle Sitzung, sondern kann auch vor, während und nach einer Konferenz stattfinden. Außerdem können Sie einzelne Kollegen mit Hilfe eines vorangestellten „@” markieren, um sie auf etwas besonders hinzuweisen.
  • Integration: Microsoft Teams versteht sich noch mehr als Teil der Office-365-Lösung und nicht als eigenständige App. Bilden Sie außerdem Arbeitsgruppen („Teams”), um bestimmte Projekte in einem festen Personenkreis zu besprechen und teilen Sie Dokumente nur mit diesem Kreis.

Des weiteren bietet Ihnen Teams die Möglichkeit, angepasste Apps und Bot-Funktionen zu verwenden, die Skype for Business nicht bietet.

An anderer Stelle verraten wir Ihnen in unserem Blog ausführlich, welche weiteren Vorteile Sie mit Microsoft Teams erhalten und welche Funktionen die cloudbasierte Kollaborationslösung im Detail bietet.

 

Das Wichtigste zu Skype for Business in Kürze

  • Sie können Skype for Business nutzen, um Videokonferenzen mit einer Vielzahl von Teilnehmern abzuhalten.
  • Skype for Business wurde bisher unter dem Namen Lync angeboten und heißt nun Microsoft Teams.
  • An einer Skype-for-Business-Besprechung können bis zu 250 Personen teilnehmen, die nicht unbedingt über eine entsprechende Lizenz verfügen müssen.
  • Mit einer Live-Konferenz können Sie sogar bis zu 10.000 Personen gleichzeitig erreichen.
  • Um eine Besprechung anzulegen, können Sie entweder die entsprechende App, Outlook 2013 (und neuer) oder eine Web-Oberfläche nutzen.
  • Die Teilnahme ist nicht nur von PC, Laptop und Mac, sondern auch über alle gängigen Smartphones möglich.
  • Nach und nach wird Skype for Business von Microsoft durch die umfangreichere Lösung Teams ersetzt.

 

Wie gefällt Ihnen Skype for Business? Sind Sie mit dem Funktionsumfang zufrieden oder wurde es Zeit für die Umstellung auf Microsoft Teams? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

 

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