Frau bedient ein Smartphone, dazu Mailsymbole
Unified Communication

Hosted Exchange: Wie Sie Outlook und Co. aus der Cloud heraus nutzen

Mit Microsoft Exchange existiert eine mächtige E-Mail- und Groupware-Lösung für Unternehmen. Kernstück dieser Lösung ist ein sogenannter Exchange-Server, der dank Cloud-Adaption seit einiger Zeit auch als Hosted Exchange angeboten wird. Kernvorteil der Hosted-Lösung: Unternehmen müssen sich nicht mehr mit der Anschaffung und Konfiguration von Server-Hardware, sowie der Installation oder Wartung des Exchange-Servers beschäftigen. Das steckt dahinter.

E-Mails jederzeit und überall abrufen und dabei nicht auf einen externen Anbieter setzen müssen: Kaum ein Unternehmen kommt heutzutage noch ohne einen eigenen Mailserver aus. Obwohl es viele Anbieter grundlegender Mailfunktionen auch für Unternehmen gibt, bleibt Microsoft Exchange in vielen Punkten ungeschlagen. Dazu zählen die nahtlose Integration mit Outlook, das mobile Kommunikationsprotokoll ActiveSync und die DirectPush-Funktion für sofortige Mailzustellung. Wie ein Exchange-Server arbeitet, was die Besonderheiten von Hosted Exchange sind und was Sie sonst noch bei der Entscheidung für Microsofts umfangreiche Mailverwaltung beachten sollten, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Exchange Server und was ist Hosted Exchange?

Wer als Unternehmer:in auch nur gelegentlich mit E-Mails zu tun hat, möchte für gewöhnlich die Kontrolle über E-Mail-Konten, Kunden-Kontaktdaten und Kalendereinträge im eigenen Betrieb behalten. Eine weit verbreitete Lösung hierfür ist ein Microsoft Exchange-Server. Hierbei handelt es sich zunächst einmal um einen E-Mail-Server, der eingehende Mails entgegennimmt und ausgehende Mails an die zugehörigen Empfänger:innen ausspielt. Die erste Version eines solchen Systems existiert bereits seit 1996, was für die enorme Erfahrung von Microsoft in diesem Bereich spricht.
Um einen solchen Exchange-Server zur Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten zu betreiben, war bis vor einiger Zeit ein eigener physischer Server entweder vor Ort im Unternehmen, oder in einem Rechenzentrum notwendig. Dieser Server musste nonstop und möglichst mit fester IP-Adresse aus dem Internet erreichbar sein. Als Hosted Exchange-Lösung hingegen wird der Exchange-Server weitgehend virtualisiert. Das bedeutet, dass es sich nicht mehr um physische Hardware, sondern eine Lösung auf einem Rechnerverbund „in der Cloud” handelt.
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So funktioniert der Exchange Server aus der Cloud

Anstatt umfangreiche Installations- und Konfigurationsarbeiten im hauseigenen Netzwerk oder einem Rechenzentrum vorzunehmen, reicht für Hosted Exchange im Grunde eine herkömmliche Internetverbindung aus: Eingehende Mails werden auf dem Hosted-Exchange-System (und somit in der Cloud) zwischengespeichert und von den beteiligten Clients, also den Mailempfängern, aus der Cloud abgerufen. Ebenso werden Mails, die lokal geschrieben wurden, entweder direkt oder nach dem Absenden an den Hosted-Exchange-Server übertragen und somit aus der Cloud heraus an den oder die Empfänger weitergeleitet.
Dies alles kann sowohl mit Hilfe eines Webinterfaces, als auch via Zwischenspeicherung auf einem lokalen System erfolgen. Ob im Hintergrund für die Mailverwaltung ein physischer Exchange-Server oder ein Hosted-Exchange-System verwendet wird, ist für den oder die Benutzer:in letztlich irrelevant.
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ActiveSync, DirectPush und Co.: Was beinhaltet Hosted Exchange alles?

So mancher Berufszweig (wie etwa im Vertrieb oder im Rahmen von New-Work- oder Remote-Work-Modellen) ist auf die jederzeitige Verfügbarkeit von Informationen (also auch E-Mails) auf allen Endgeräten angewiesen. Das beinhaltet natürlich die Möglichkeit,  elektronische Post auch unterwegs senden und empfangen können.
Der „offizielle” IMAP-Protokollstandard, wie ihn viele Mail-Anbieter vorsehen, ist vor allem für die grundlegende E-Mail-Synchronisation mit verschiedenen Postfächern gedacht. Das Microsoft-eigene MAPI-Protokoll hingegen bietet eine Reihe von eigenen und zusätzlichen Funktionen, die speziell auf das Zusammenspiel mit Outlook ausgelegt sind. So können beispielsweise Termineinladungen via Mail verschickt und in den Outlook-eigenen Kalender eingetragen werden, ohne dass der/die Nutzer:in explizit tätig werden muss.
Außerdem bietet das ActiveSync-Protokoll (genauer: Exchange ActiveSync, EAS) den Vorteil, dass Mails auch zwischen mobilen Geräten und dem Exchange-Server synchronisiert werden können. So sind alle Geräte zu jeder Zeit auf einem aktuellen Stand, was die Informationen auf dem Exchange-Server angeht. Dies betrifft neben E-Mails auch Kalender- und Kontaktdaten. Via DirectPush-Funktion wiederum erhalten Benutzer:innen eine sofortige Benachrichtigung, wenn neue E-Mails eintreffen und nicht erst dann, wenn der nächste Abrufzeitpunkt für Mails ansteht.
Doch ein Hosted-Exchange-System bietet noch mehr:
  • Mit „Outlook im Web” (vormals OWA beziehungsweise Outlook Web Access) greifen Sie von jedem Webbrowser aus auf Ihre E-Mails zu
  • Von Exchange derzeit unterstützte Protokolle sind: IMAP, POP, SMTPS, MAPI, ActiveSync
  • Integrierter Viren- und Spamschutz
  • Wirksamer Schutz gegen DDoS-Attacken und andere Angriffe aus der Cloud heraus
  • 99,9 Prozent Verfügbarkeit
  • Komfortable Online-Verwaltung über das Admin Center
  • Besondere Richtlinien für mobile Geräte konfiguierbar
  • Ab 50 Lizenzen: Zugang zu FastTrack-Ressourcen für schnelle(re) Rollouts
  • Systemübergreifende Suche mit Daten aus Exchange, SharePoint und Skype for Business (eDiscovery) und globale Adresslisten (GAL)
  • Telefonischer Support rund um die Uhr
  • Geografische und physische Redundanz des Systems
  • Integrierte, automatische Backups durch georedundante Speicherung
  • Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Welche Vorteile bietet Hosted Exchange?

Die wesentlichen Vorteile eines Hosted-Exchange-Systems gegenüber einem eigenen Exchange-Server sind:
  • Kein eigener Server: Die Installation, der Betrieb und die Wartung eigener Server-Hardware ist nicht nur kostspielig, sondern auch zeitaufwändig. Ein Hosted-Exchange-System läuft auf „virtuellen” Servern, deren Wartung Sache des Anbieters ist.
  • Kein eigenes IT-Personal: Die Administration des Hosted-Exchange-Systems erfolgt über ein komfortables Web-Interface. Hier lassen sich sowohl neue Benutzer:innen anlegen, als auch Richtlinien für Rollouts und weitere Einstellungen konfigurieren. Notwendige Updates und Patches einzuspielen, ist Sache des Anbieters und nicht die Ihres Personals.
  • Kein Rechenzentrum: Für Hosted Exchange benötigen Sie weder einen Serverraum in Ihrem Unternehmen, noch angemieteten Platz in einem Rechenzentrum. Um all diese Dinge kümmert sich der Hosted-Exchange-Anbieter.
  • Mehr Ausfallsicherheit: Ein Hosted-Exchange-System wird normalerweise georedundant betrieben. Das bedeutet, dass mehrere Rechenzentren gleichzeitig dieselben Daten speichern. Fällt irgendwo etwas aus, übernimmt das jeweils andere Rechenzentrum. Das ist in jedem Fall sicherer als ein RAID-System am selben Ort oder händische Backups.
  • Flexible Laufzeit: Die Abrechnung eines Hosted-Exchange-Systems erfolgt monatlich und nach Anzahl der Benutzer auf dem System. Scheiden Mitarbeiter:innen aus, lässt sich das ebenso schnell berücksichtigen wie mögliche Neuzugänge. Die entsprechende Server-Hardware zu skalieren ist dabei Aufgabe des Hosted-Exchange-Anbieters.

Hosted Exchange oder eigener Mailserver? Vergleich der Alternativen

Wie oben beschrieben, bietet ein Hosted-Exchange-Systems jede Menge Vorteile gegenüber einer On-Premises-Lösung oder einer Rackspace-Version im Rechenzentrum. Gerade die Möglichkeit, den Standort des oder der Exchange-Server aktiv festzulegen, entkräftet das gelegentlich angeführte Argument der mangelnden Datensicherheit bei einem Hosting in Ländern außerhalb der EU.
Ob die monatlichen Lizenzgebühren pro Nutzer:in einer solchen Hosted-Exchange-Lösung in der Summe höher sind als der Aufwand, der durch einen Eigenbetrieb entsteht, müssen Unternehmer:innen letztlich selbst beurteilen. Allerdings sollten hierbei die zusätzliche Flexibilität und die hohen Verfügbarkeitsgarantien bei Hosted Exchange nicht unberücksichtigt bleiben.
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