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Eine Frau sitzt mit ihrem Notebook an einem Tisch in einem Reisemobil und schaut aus dem Fenster.
Digitalisierung

Mobiles Arbeiten: Definition und Einführung aus Arbeitnehmersicht

Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
25.10.2023
10 Min.

    Flexibel, selbstbestimmt, ortsunabhängig: Das ist für viele Erwerbstätige heute das Idealbild von Arbeit. Mobile Arbeit heißt das Beschäftigungskonzept, das dahintersteht. Welche Chancen und Risiken ergeben sich daraus für Arbeitnehmer:innen? Und was unterscheidet mobiles Arbeiten von Telearbeit und Homeoffice? Im Folgenden haben wir alle wichtigen Informationen zu Mobile Working zusammengefasst.

    Im Gegensatz zu Telearbeit und Homeoffice kann mobiles Arbeiten überall stattfinden, z. B. in der Bahn, im Straßencafé oder im Ausland. Mehr als die Hälfte der Beschäftigten in Deutschland nutzen laut Angaben der Gewerkschaft Ver.di bereits diese flexible Beschäftigungsform. Mobile Work ist im Alltag angekommen und deshalb ist es wichtig, klare Regeln hierfür in Betriebs- und Dienstvereinbarungen festzulegen. Dies kann die Erfassung der Arbeitszeit und der Erreichbarkeit der Beschäftigten betreffen, aber auch versicherungs-, datenschutz- oder steuerrechtliche Fragen.

    In Zeiten der Digitalisierung ist der Gesetzgeber bestrebt, allgemeine Regelungen für mobile Arbeit zu schaffen. Viele Tarifverträge wurden bereits angepasst.

    Inhaltsverzeichnis

    Mobiles Arbeiten: Hintergrund und Bedeutung aus Arbeitnehmersicht60/40-Regelung im Homeoffice: Wie viele Tage dürfen Beschäftigte maximal mobil arbeiten?Inwieweit ist mobiles Arbeiten steuerlich absetzbar?Tarif-, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zu mobiler ArbeitMobile Arbeit aus Arbeitnehmersicht: Das Wichtigste in Kürze

    Mobiles Arbeiten: Hintergrund und Bedeutung aus Arbeitnehmersicht

    Mit der zunehmenden Verbreitung mobiler Endgeräte wie Tablets, Notebooks und Smartphones verschwimmen die Grenzen des Arbeitsplatzes immer mehr. So ist eine Tätigkeit im Homeoffice nicht unbedingt an einen Schreibtisch gebunden. Manchmal findet sie am Küchentisch oder im Wohnzimmer statt. Die Begriffe Telearbeit, Homeoffice und mobile Arbeit bezeichnen moderne Formen der Arbeitsorganisation, die Ähnlichkeiten, aber auch Unterschiede aufweisen:
    Telearbeit ist klar definiert als fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz zu Hause. Dieser gilt als Arbeitsstätte und unterliegt der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).
    Homeoffice meint eine Tätigkeit, die zeitweise zu Hause stattfindet. Sie wird daher auch als „alternierende Telearbeit“ bezeichnet. Der Arbeitsplatz befindet sich zu Hause und im Unternehmen. Es gibt keine gesetzliche Definition für das Homeoffice. Häufig haben Beschäftigte keinen festen Schreibtisch mehr im Betrieb. Stattdessen buchen sie diesen tageweise nach Bedarf und ihre Arbeitsunterlagen verbleiben während der Abwesenheit in Rollcontainern, abschließbaren Aktenschränken oder ähnlichem. Ein Homeoffice besteht in der Regel aus einem separaten, voll ausgestatteten Arbeitszimmer. Damit gelten im Homeoffice die Arbeitsstättenverordnung, das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG).
    Mobiles Arbeiten findet überwiegend unterwegs statt. Ein konkreter Arbeitsort wird nicht vorgeschrieben. Es genügt dafür ein „mobiles Büro“, das in der Regel aus Laptop, Headset, WLAN-Verbindung und Smartphone besteht. Auch für mobile Arbeit gibt es keine eindeutige Definition. Es wird dabei zwischen beruflich bedingter Mobilität (z. B. auf Geschäftsreisen oder im Außendienst) und freiwillig gewählter Mobilität unterschieden. Findet die Arbeit zu Hause, jedoch ohne ein festes Arbeitszimmer statt, ist dies steuerlich kein Homeoffice, sondern mobile Arbeit.
    Für die Ausstattung des Homeoffice ist das arbeitgebende Unternehmen verantwortlich. Auch bei mobiler Arbeit von Beschäftigten sind die Unternehmen für die Ausstattung eines digitalen Arbeitsplatzes als mobiles Büro zuständig.
    Daneben gibt es das Modell „Bring Your Own Device“ (BYOD), bei dem Arbeitnehmer:innen für mobile Arbeit ihr eigenes Equipment einsetzen. In dem Fall ist ein angemessener finanzieller Ausgleich notwendig.
    Viele Konzerne wie Merck, Bosch, SAP und Adidas bieten ihren Beschäftigten bereits die Möglichkeit an, mobil zu arbeiten.
    Mobile Arbeit bietet viele Vorteile und kann z. B. die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erleichtern. Mit den richtigen Tipps für das Arbeiten unterwegs, sind Sie auch am Flughafen oder in der Bahn produktiv. Mobile Arbeit vielen Erwerbstätigen lange Pendelzeiten oder einen Leerlauf zwischen Terminen. Auch Arbeitgeber profitieren: Sie sparen beispielsweise Büroflächen und Energiekosten ein. Ein Nachteil von mobiler Arbeit kann die Entgrenzung von Arbeit sein. Manche Beschäftigte nehmen außerdem einen Verlust des Teamgefühls wahr, wenn sie mobil arbeiten.

    Rechtslage zur mobilen Arbeit

    Gemäß des Arbeitszeitgesetzes gelten in Deutschland bei mobiler Arbeit folgende Grundsätze:
    • Die „Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen“ (§ 2 Abs. 1 S. 1 1. Hs. ArbZG) darf in der Regel acht Stunden nicht überschreiten.
    • Zwischen Arbeitsbeginn und -ende sollten elf Stunden liegen.
    • Sonntagsarbeit ist nur in begründeten Fällen erlaubt.
    • Innerhalb von sieben Tagen gilt eine Höchstarbeitszeit von 48 Stunden.
    • Eine ständige Erreichbarkeit dürfen Arbeitgeber auch bei mobiler Arbeit nicht von den Beschäftigten verlangen.
    Eine Herausforderung für Mobile Working kann die im deutschen Arbeitsrecht festgelegte Verpflichtung der Arbeitgeber zur Zeiterfassung sein. Sie müssen für mobile Arbeit ein objektives, verlässliches und zugängliches System für die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit bereitstellen. Sofern die Erfassung über die IT oder Kommunikationstechnik erfolgt, hat der Betriebs- bzw. Personalrat hierzu ein Mitbestimmungsrecht. So sind bei der digitalen Zeiterfassung beispielsweise die Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, da der Arbeitgeber damit personenbezogene Daten der Mitarbeiter:innen erhebt.
    In einigen Fällen übernehmen Arbeitnehmer:innen die Arbeitszeiterfassung selbst – wie bei der Vertrauensarbeit. Wenn die Unternehmen darauf verzichten, die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit zu kontrollieren, müssen sie dennoch sicherstellen, dass sie von eventuellen Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz Kenntnis erlangen. Vertrauensarbeitszeit bedeutet also nicht gegenseitiges Vertrauen ohne Zeiterfassung.
    Die Zeiterfassung für mobile Arbeit ist hierzulande strenger geregelt als im europäischen Ausland. Doch die Bundesrepublik Deutschland hat ein großes Interesse daran, mehr mobile Arbeit und gute Bedingungen hierfür zu schaffen. Mobile Arbeit ist wichtig, um die Attraktivität des Wirtschaftsstandortes Deutschland im „Global War for Talents“ (deutsch: weltweiter Kampf um Talente) zu verbessern.
    Im März 2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) konkrete Vorschläge für eine moderne Regelung mobiler Arbeit vorgelegt. Dies betrifft auch die Regelung der Zeiterfassung.

    60/40-Regelung im Homeoffice: Wie viele Tage dürfen Beschäftigte maximal mobil arbeiten?

    An wie vielen Tagen Arbeitnehmer:innen bei einer Vollzeitstelle ins Büro kommen müssen und wie oft sie mobil arbeiten können, sollte die Betriebsvereinbarung des Unternehmens regeln. Bewährt hat sich die 60/40-Quote. Dabei wird drei Tage mobil und zwei Tage im Büro gearbeitet, oder umgekehrt.
    Die anteilige Quotenregelung ist beliebt, weil sie es Führungskräften ermöglicht, auch bei Mobile Work eine gewisse Kontrolle auszuüben und alle Mitarbeiter:innen gleich zu behandeln. Sie ermöglicht es den Beschäftigten, eine Erwartungshaltung gegenüber ihrer Tätigkeit zu entwickeln. In manchen Fällen sind Arbeitsteams für die Regelung der Anwesenheitszeiten verantwortlich.
    Gefragt ist bei Erwerbstätigen auch das Arbeitsmodell der „Workation“ (ein englisches Kofferwort aus „work“ = „Arbeit“ und „vacation“ = „Urlaub“). Dabei können Angestellte beispielsweise nach den Ferien noch eine Zeit lang am Urlaubsort bleiben und von dort arbeiten. Im Jahr sind bis zu 183 Tage Workation möglich, auch außerhalb Deutschlands. Die meisten Unternehmen erlauben 30 bis 90 Tage. Beim Pharmakonzern Merck sind es beispielsweise 60 Arbeitstage pro Jahr, beim Automobilzulieferer Continental 40 und beim Softwarekonzern SAP sind es 30 Tage. Es gibt auch Einschränkungen für bestimmte Länder. Darüber hinaus ist eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung bei mobiler Arbeit im Ausland notwendig, da sonst unter Umständen kein Sozialversicherungsschutz gewährleistet werden kann.
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    Inwieweit ist mobiles Arbeiten steuerlich absetzbar?

    Obwohl die Begriffe Homeoffice und mobiles Arbeiten häufig synonym verwendet werden, besteht steuerlich ein großer Unterschied.
    Mietnebenkosten oder Renovierungs- und Reinigungskosten können Arbeitnehmer:innen für die Arbeit zu Hause nur dann anteilig steuerlich geltend machen, wenn ein separates Arbeitszimmer vorhanden ist. Eine als Schreibtisch eingerichtete Ecke im Wohnzimmer ist kein Homeoffice im Sinne von Telearbeit, sondern fällt unter die Regelung für mobiles Arbeiten.
    Um Mehrkosten zu kompensieren, hat die Bundesregierung für die mobile Arbeit zu Hause ohne festes Arbeitszimmer 2020 die Homeoffice-Pauschale zunächst befristet eingeführt. Seit 2023 gilt sie dauerhaft. Seither können Arbeitnehmer:innen im Rahmen der Homeoffice-Pauschale für mobile Arbeit zu Hause sechs Euro pro Tag für maximal 210 Tage im Jahr steuerlich geltend machen (also maximal 1.260 Euro). Die Homeoffice-Pauschale gleicht den Wegfall der Entfernungspauschale für die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte aus.
    Wichtig dabei: Die Homeoffice-Pauschale wird auf die Werbungskostenpauschale der Arbeitnehmer:innen von 1.230 Euro angerechnet. Können Beschäftigte die volle Homeoffice-Pauschale geltend machen, liegen sie aber bereits über dem Werbungskostenpauschbetrag. In Einzelfällen können sie weitere Werbungskosten für Computer, Drucker oder Handy geltend machen. Die Anzahl der im Homeoffice verbrachten Arbeitstage tragen Arbeitnehmer:innen bei der Steuererklärung in der Anlage N bei den Werbungskosten ein. Auch Arbeitsmittel wie Büromaterial und Bücher gelten als Werbungskosten.
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    Tarif-, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zu mobiler Arbeit

    Mobiles Arbeiten löst nicht nur Probleme, sondern kann auch neue schaffen. Die stärkere Vermischung von Beruf und Privatleben könnte zu einer höheren Arbeitsbelastung, mehr Zeitdruck und zu einer stärkeren psychischen Belastung führen. Damit das nicht passiert, braucht es klare Regeln für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen.
    Zum Schutz der Erwerbstätigen haben die Gewerkschaften in den vergangenen Jahren entsprechende Vereinbarungen für mobile Arbeit abgeschlossen. Dabei war es vor allem wichtig, dass jede Branche den Begriff „mobile Arbeit“ genau für sich definiert und individuelle Regelungen festlegt. Hierbei spielen z. B. folgende Punkte eine wichtige Rolle:
    • der Geltungsbereich
    • die Freiwilligkeit für Beschäftigte
    • die persönlichen Voraussetzungen der Arbeitnehmer:innen
    • die betriebliche Zuordnung
    • die Sicherstellung des Persönlichkeitsschutzes
    • die Zeiterfassung
    • eventuelle Mehrarbeit
    Ein Recht der Beschäftigten auf mobile Arbeit gibt es bisher nicht. Sie können sich mit diesem Wunsch jedoch an ihren Arbeitgeber wenden. Auf der anderen Seite können Arbeitnehmer:innen auch nicht zur mobilen Arbeit gezwungen werden.
    Damit bei Mobile Work kein zusätzlicher Stress durch nicht funktionierende Technik entsteht, müssen Arbeitgeber den Beschäftigten angemessene und gebrauchstaugliche Technik zur Verfügung stellen. In Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zum mobilen Arbeiten kann auch geregelt werden, wer die Kosten für die Wartung der zur Verfügung gestellten technischen Arbeitsmittel trägt.
    Übrigens: Arbeitnehmer:innen geben bereits ihre stillschweigende Zustimmung zu Mobile Work, wenn sie die dafür notwendige Arbeitsausstattung entgegennehmen und sie von unterwegs oder von zu Hause aus nutzen.
    Existiert ein separater Büroraum zu Hause, müssen Führungskräfte ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen sie im Einzelfall ergreifen müssen, damit keine gesundheitliche Gefährdung besteht. Dabei geht es z. B. um ausreichend Platz sowie Lüftungs- und Heizungsmöglichkeiten. Ein Recht, das Zuhause von Beschäftigten zu betreten, haben Führungskräfte jedoch nicht.
    Seit Inkrafttreten des Betriebsrätemodernisierungsgesetztes im Juni 2021 besteht für Beschäftigte, die mobil arbeiten, ein erweiterter Unfallschutz. Konkret bedeutet dies, dass Arbeitnehmer:innen z. B. auch dann versichert sind, wenn sie ihr Kind vor Arbeitsbeginn zur Kindertagesstätte bringen, und zwar sowohl auf dem Hin- als auch auf dem Rückweg.
    Nicht zuletzt braucht mobiles Arbeiten eindeutige Vorgaben zum Datenschutz. Arbeitgeber können sich nicht ihrer Pflicht zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben entledigen, indem sie diese auf externe Arbeitsplätze „verlagern“. Hier gilt es beispielsweise, technische Maßnahmen wie die Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN) zu ergreifen.
    Falls ein Arbeitsvertrag bzw. die Betriebsvereinbarung keine Regelung zur mobilen Arbeit enthält, können Arbeitnehmer:innen eine Zusatzvereinbarung mit dem Arbeitgeber abschließen.

    Mobile Arbeit aus Arbeitnehmersicht: Das Wichtigste in Kürze

    • Mobiles Arbeiten ist bei Arbeitnehmer:innen gefragt und ein wichtiges Auswahlkriterium für eine Arbeitsstelle.
    • Mobile Arbeit ist ortsflexible Arbeit. Der Arbeitsort ist nicht fest vorgeschrieben. Mobile Arbeit schließt die Arbeit zu Hause mit ein, es sei denn, diese findet in einem separaten Arbeitszimmer statt (Telearbeit).
    • Vorteile von mobiler Arbeit sind eine ausgeglichenere Work-Life-Balance, eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf und eine höhere Arbeitszufriedenheit durch mehr Selbstbestimmung.
    • Mobiles Arbeiten kann zu Kosten- und Energieeinsparungen in Betrieben beitragen. Für viele Beschäftigte ist es heute wichtig, dass sie für ein Unternehmen mit einer guten CO2-Bilanz arbeiten.
    • Flexible Arbeitsformen bergen allerdings auch die Gefahr der Entgrenzung der Arbeit und mögliche negative Auswirkungen auf die Gesundheit in sich.
    Portrait von Freca DumreseFreca Dumrese
    25.10.2023
      # Tags:Mobiles ArbeitenMobiles Arbeiten
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