Mobile Office: So gelingt die Einrichtung eines mobilen Arbeitsplatzes

Digitales Business

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Datum 20.01.2020
Lesezeit 7 Min.

Mobile Office: So gelingt die Einrichtung eines mobilen Arbeitsplatzes

Früher gingen Sie ins Büro. Heute tragen Sie das Büro mit sich herum. Smartphones, Cloud-Anwendungen, Gadgets und Apps sorgen für die räumliche Flexibilisierung Ihres Jobs. Arbeiten im Home-Office, Flex-Work und auch das Mobile Arbeiten werden immer beliebter. Warum ist das so? Weil das Arbeiten im Mobile-Office flexibel ist. So können Sie produktiv sein, wo und wann Sie möchten.

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Home-Office und Mobile-Office sind nicht das Gleiche. Home-Office ist Arbeiten im Arbeitszimmer zuhause. Mobile-Office heißt, auch außerhalb des Büros oder Arbeitsplatzes zuhause an jedem beliebigen Ort der Welt zu arbeiten – ohne dabei zwangsläufig auf gewohnten Komfort zu verzichten.

Mobiles Arbeiten fängt aber im Grunde genommen noch viel früher an. Streng genommen arbeiten viele Arbeitnehmer schon im Unternehmensgebäude mobil. Wenn Sie im Gang oder in der Kantine über Ihr Smartphone geschäftlich telefonieren, oder auf dem Weg ins Meeting noch schnell die neuesten E-Mails checken. Oder wenn Sie verschiedene Apps auf Tablet und Smartphone für Ihre beruflichen Ziele nutzen. Mobile-Office bezieht sich also nicht nur auf die Arbeit außerhalb des Unternehmensgebäudes, sondern auf die komplette Digitalisierung der Arbeitswelt.


Das Mobile-Office: Zwischen Home-Office und digitalem Nomadentum

Telefonkonferenzen im Zug, E-Mails im Taxi, Präsentationen im Flugzeug. Heute alles normal. Die digitale Entwicklung macht’s möglich, immer und überall produktiv zu arbeiten. Und schon wird auch erwartet, diese Möglichkeiten zu nutzen.

Autonomie und Individualität als Treiber im Mobile-Office

Home-Office ist im Grunde genommen nur eine logische Konsequenz aus dem Mobile-Office. Denn dadurch ist es überhaupt erst möglich geworden, von zuhause aus zu arbeiten. Also ist das Home-Office nichts anderes als ein Mobile-Office – nur eben zuhause. Das zeigt, dass sich feste Strukturen und Muster der Arbeit in Unternehmen auflösen: Nicht Anwesenheit, sondern das Ergebnis zählt. Der Individualitäts- und Autonomie-Trend der vergangenen Jahre ist mittlerweile auch im Office angekommen und sorgt für flexiblere Strukturen.

Und das zu Recht: Verschiedene Studien, darunter die Studie Mobility, Performance and Engagement der Economist Intelligence Unit (EIU), belegen: Unternehmen steigern ihre Produktivität und ihre Performance durch flexible Arbeitsmodelle um bis zu 16 %. Die Begründung dafür liegt darin, dass die Unternehmen z.B. ihren Mitarbeitern Raum für ihre individuellen Rhythmen und Wünsche lassen. Und wer in seinem eigenen Wohlfühlklima arbeiten kann, arbeitet in der Regel lieber und leistet darüber hinaus mehr.

Neben gesteigertem Wohlbefinden und höherer Produktivität ermöglicht die lückenlose Vernetzung auch eine bessere Erreichbarkeit der Arbeitnehmer. Aufgrund der Digitalisierung sind alle wichtigen Infos jederzeit und überall verfügbar. Das erleichtert den Kontakt und Austausch mit Kollegen. Außerdem wird auf Dienstreisen die Zeit effizienter genutzt. „Ich halte Dich auf dem Laufenden“ ist in Zeiten der flexiblen Zeit- und Raumplanung nicht mehr nur eine Floskel. Sondern ein wichtiges Werkzeug. Mit smarten Programmen tauschen sich Kollegen und Vorgesetzte auch außerhalb des Büros kontinuierlich aus. Im Gegensatz zu digitalen Nomaden, die „nur” mit Laptop und Smartphone auskommen, haben Mobile-Office-Worker aber meist eine mehr oder weniger komplette Büroausstattung dabei, die sie flexibel auf- und wieder abbauen können.

 

Video: YouTube / MicrosoftBusiness

Arbeitszufriedenheit im Mobile-Office größer als in klassischen Arbeitsumgebungen

Trotz diverser Gadgets und Apps ist die mobile Arbeit jedoch nicht unbedingt leichter. Denn neben Arbeitsqualität und Zufriedenheit steigen auch die Anforderungen an Beschäftigte. Das sagt die Studie Mobiles Arbeiten einer gemeinsamen Initiative der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP), des Messeveranstalters spring Messe Management, der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (HTW Berlin) und dem Büro für Arbeits- und Organisationspsychologie (bao GmbH). Mehr als die Hälfte der Berufstätigen haben das Gefühl, dass mehr oder sogar viel mehr von ihnen verlangt wird. Und trotzdem: 67 Prozent der Studienteilnehmer sind der Meinung, ihre Arbeitszufriedenheit, -leistung und -qualität haben sich positiv entwickelt. Lediglich sieben Prozent beobachteten hier eine Verschlechterung.

Bei der Arbeitszufriedenheit ist ein Aspekt besonders entscheidend: Das Maß an Arbeit außerhalb der Arbeitszeit. Wer während der Arbeitszeit mobil arbeitet, ist zufriedener, als derjenige, der außerhalb seiner Arbeitszeit von zuhause oder unterwegs E-Mails oder Anrufe beantwortet.

Wie stark und wichtig ist der Trend der mobilen Arbeit wirklich? 54 Prozent aller Beschäftigten arbeiten heute ausschließlich oder überwiegend im Mobile-Office. Vermutlich wären es noch mehr, gäbe es nicht noch viele Berufe, die das einfach nicht zulassen. Sie erfordern eine Anwesenheit. Die Mobile Arbeit heutzutage ist vor allem noch auf die Bedürfnisse von Freiberuflern und Selbstständigen, sowie von Führungskräften oder Dienstleistern ausgelegt.

Ein Mobile-Office einrichten: Darauf kommt es an

Wer mobil arbeiten will, greift häufig nicht auf Desktop-PCs und andere Stromfresser zurück, sondern verwendet Laptop und Smartphone. Ihre Geräte brauchen somit einen leistungsstarken Akku. Wie also können Sie umfassendes Vernetztsein gewährleisten? Und wie und egal wo und wann effizient arbeiten? Dazu sind einige Business Gadgets unausweichlich – ebenso wie ein leistungsstarkes Business Phone. Außerdem brauchen Sie einen mobilen VPN-Zugang für den sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten von jedem Ort der Welt aus. Und natürlich verschiedene Apps.

Der tragbare Schreibtisch: Das Notebook als stationärer PC

Ein mobiles Büro ist schnell eingerichtet. Und vereinbar mit dem etablierten, stationären Arbeiten im Unternehmen. Statt zwei großen Bildschirmen und einem festen PC am Arbeitsplatz, bietet sich beispielsweise die Variante des tragbaren stationären Rechners an. Was zunächst paradox klingt, ist einfach erklärt: Laptops, Netbooks oder Ultrabooks können auch als stationäre PCs anstelle großer Computer genutzt werden.

Sinnvoll ist es hierbei, den Laptop im Unternehmensbüro einfach mit zwei großen Bildschirmen zu verbinden. Das Notebook kann dann entweder im laufenden Zustand geschlossen, oder das Display als Drittbildschirm genutzt werden. Das vermeidet das ständige Hin- und herschieben von Dokumenten auf verschiedene portable Geräte. Natürlich sollte trotzdem immer alles in einer Cloud gespeichert werden. Nur so können die Kollegen jederzeit auf wichtige Dokumente zugreifen und im Notfall an Aufgaben weiter arbeiten.

Kein mobiler Arbeitsplatz läuft ohne Akku

Achten Sie beim Kauf eines Notebooks auf eine möglichst lange Akkulaufzeit. Ein mobiler Arbeitsplatz erfordert nämlich eine sichere Arbeitsstation – und das auch ohne Steckdose. Die optimale Akkulaufzeit liegt bei kontinuierlicher Nutzung mindestens bei acht Stunden. Sprich: Laptop, Tablet und Co. müssen zumindest theoretisch in der Lage sein, ohne Ladegerät die gewöhnliche Arbeitszeit unter Dauerbelastung zu überstehen.

Gerade wegen ihrer längeren Akkulaufzeit, können auch Tablets als primäre mobile Arbeitsgeräte eingesetzt werden. Die Entscheidung sollte je nach Job-Profil und persönlichem Geschmack getroffen werden. Für diejenigen, die unterwegs kleinere Texte verfassen und eher recherchieren, E-Mails schreiben oder Telefonkonferenzen machen, ist das Tablet als mobiles Büro ein sinnvoller und vor allem handlicher Partner.

Apropos Telefonkonferenzen: Investieren Sie unbedingt in ein Smartphone mit ausreichend Speicherplatz. Auch als Firmen-Handy reicht ein gewöhnliches Mobiltelefon oft nicht aus. Sie sollten sich also für ein gutes Smartphone entscheiden. Ganz egal ob Sie schon ein Tablet haben. Ein mobiler Arbeitsplatz im Mini-Format kann auch auf kurzen Reisen dienlich sein. Nutzen Sie Ihr Smartphone bestenfalls mit Kopfhörern. So können Sie parallel zu laufenden Telefongesprächen in Ihren Arbeitsdokumenten stöbern.

Koffer statt Schreibtisch – der Arbeitsplatz zum Mitnehmen

Eine sinnvolle Bereicherung für ein mobiles Büro: Koffer, die speziell für die flexible Arbeit konzipiert sind. So können Sie Ihren Arbeitsplatz ganz einfach hinter sich her rollen. Ihn als Handgepäck mit ins Flugzeug nehmen und jederzeit problemlos auspacken. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass elektronische Geräte in den meisten Varianten der Koffer in Extrataschen an den Außenseiten aufbewahrt werden. Sie können Sie so bei der Sicherheitskontrolle am Flughafen jederzeit schnell aufs Band legen. Das spart Zeit und Nerven.

Viele Koffer-Varianten setzen auf eine Teilbarkeit von Ober- und Unterhälfte. Hier lässt sich z.B. die komplette Oberseite des Koffers abbauen, sodass man die Unterseite ganz einfach auf den Schoß legen kann. So liegt alles sortiert und ohne großes Auspacken bereit. Die meisten der mobilen Bürokoffer haben zudem integrierte USB-Slots zum Laden der Geräte. Der Koffer selbst dient also auf Reisen als großer portabler Akku. Wieder aufladen kann man ihn dann ganz einfach an einer Steckdose zuhause oder im Hotel. In ganz smarten Versionen der Mobile Office-Koffer sind sogar Scanner und Drucker integriert, so können wichtige Dokumente sofort digital gesichert und versendet oder auch ausgedruckt werden. Das spart viel Zeit und macht beim Kunden einen sehr guten Eindruck. Egal für welche Version des mobilen Bürokoffers Sie sich entscheiden, achten Sie in jedem Fall darauf, dass das gute Stück stabil und vor allem abschließbar ist.

Weitere nützliche Tipps für das mobile Büro

Ein Mobiler Arbeitsplatz und die Verschmelzung von Freizeit und Job bedeuten aber nicht zwangsläufig ein Weichen des strukturierten Acht-Stunden-Tags. Voraussetzung ist, dass Sie in den acht Stunden Mobile-Office auch wirklich arbeiten (können). Lassen Sie sich nicht hinreißen, auf dem sonnigen Platz im Straßencafé gemütlich das vorbeiziehende Treiben zu beobachten. Ohrstöpsel sind hier sehr hilfreich. Vor allem, wenn Sie sich leicht vom Umfeld gestört fühlen oder ablenken lassen. Außerdem:

  • Laden Sie Ihre Geräte unterwegs immer dann auf, wenn sich die Gelegenheit bietet. Was hier so selbstverständlich erscheint, führt oft zu unangenehmen Situationen wie einem Abbruch der Telefonkonferenz, wenn Ihr Akku leer ist.
  • Speichern Sie Ihre Daten darüber hinaus in einer sicheren Cloud-Umgebung. So greifen Sie von allen Geräten, an jedem Ort und zu jeder Zeit auf Ihre Daten zu.
  • Nutzen Sie unbedingt VPN-Zugänge, um sicher auf Ihre Firmendaten zuzugreifen. Ein sicheres Firmennetzwerk ist hier natürlich Grundvoraussetzung.
  • Installieren Sie auf allen Arbeitsgeräten die Tools und Apps, die sie brauchen und achten Sie auf regelmäßige Updates. Nur so gewährleisten Sie eine sichere und störungsfreie Kommunikation zwischen Geschäftspartnern, Kollegen und Kunden.
  • Stimmen Sie sich mit allen Beteiligten genauestens ab und regeln Sie Ihre Arbeitszeit möglichst eine gewisse Zeit im Vorfeld. So vermeiden Sie Dauererreichbarkeit im Mobile-Office und die Entgrenzung Ihrer Arbeitszeiten.

Die Einrichtung eines Mobile-Office folgt in vielen Aspekten den Anforderungen an Home-Office. Daher lohnt ein Blick auf unsere Tipps zur Einrichtung eines optimalen Home-Office-Arbeitsplatzes.

Video: YouTube / SpectrumSeminare

Schöner Nebeneffekt: Mobiles Arbeiten hält körperlich fit

Ein wichtiger Pluspunkt der mobilen Arbeit sind die ergonomischen Aspekte. Wer mobil arbeitet ist mehr in Bewegung, wechselt seinen Arbeitsplatz stetig und tut so etwas für seine Gesundheit. Wechselnde Arbeitsplätze sind außerdem inspirierend. Gerade Arbeitnehmer in der Kreativbranche ziehen viel Input aus dem Mobile-Office.

Allerdings kann ein ständiger Arbeitsplatzwechsel auch zu schlechteren Bedingungen führen. Denn im Mobile-Office bleibt die sogenannte Gefährdungsbeurteilung durch den Arbeitgeber aus. Wichtige Faktoren wie Mobiliar, Temperatur, Klima und Licht können nicht bestmöglich angepasst werden. 80 Prozent der Unternehmen können so ihren gesetzlichen Verpflichtungen hinsichtlich gesundheitsbewusster Möblierung nicht nachkommen. Was bleibt, sind beispielsweise schlechte Haltung am mobilen Arbeitsplatz oder Konzentrationsstörungen durch schlechtes Licht und zu große Lautstärke. Diversen Studien zufolge sind das allerdings eher Ausnahmen. Gerade die möglicherweise schlechte Haltung an nicht dafür vorgesehenen Schreibtischen wird meist durch den ständigen Arbeitsplatzwechsel ausgeglichen.

Mobiles Arbeiten im Selbstversuch: Nicht jeder Beruf eignet sich für dieses Arbeitsmodell

Mobile-Office ist ein Lernprozess. Vorgesetzte und Mitarbeiter brauchen eine Eingewöhnungsphase. Denn mobile Arbeit verlangt eine ganz neue Auseinandersetzung mit sich selbst. Wer seine Aufgaben bisher zu festen Zeiten an einem festen Platz erledigt hat, wird sich erst daran gewöhnen müssen, von unterwegs und zu unterschiedlichen Zeiten zu arbeiten. Diesen Lernprozess kennen die, die aus einer festen in eine freie Tätigkeit gewechselt haben. Strukturen engen zwar ein, stützen und organisieren aber auch. Deshalb ist es umso wichtiger, sich in der Anfangsphase selbst Strukturen und Regeln zu schaffen. Wer sich gerade ans Mobile Arbeiten gewöhnt, wird diese Phase durchmachen müssen.

Das Gleiche gilt für Vorgesetzte. Denn sie müssen sich daran gewöhnen, ihren Mitarbeitern zu vertrauen. Fußte das Arbeitsmodell des Unternehmens bisher auf Kontrolle, heißt es jetzt: vertrauen! Viele Berufstätige sind weniger produktiv, wenn Vorgesetzte sie zu sehr kontrollieren. Das kann zu einer kreativen Gehemmtheit führen.

Das Sprichwort „Zeit ist Geld“ passt hier tatsächlich sehr gut. Wer Geduld hat, sich die Zeit für eine Gewöhnung an das Mobile-Office zu nehmen, wird nachher sehr wahrscheinlich davon profitieren – Mitarbeiter von ihrer eigenen Zufriedenheit und Flexibilität, Vorgesetzte von der Rentabilität des Modells.

 

Wie halten Sie es mit dem Thema Mobile-Office? Arbeiten Sie viel von unterwegs aus oder beschränken Sie sich lieber auf Büro und heimischen Arbeitsplatz? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentar.

 


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