Mobiles Arbeiten 2021: Vom Homeoffice zum modernen Arbeitsplatz

Digitales Business

Digitales Business

Datum 02.07.2021
Lesezeit 7 Min.

Mobiles Arbeiten 2021: Vom Homeoffice zum modernen Arbeitsplatz

Der fachliche Austausch, aber auch der nette Plausch zwischendurch fanden bis vor nicht allzu langer Zeit hauptsächlich im Büro statt. Doch dank technischer Neuerungen lässt sich das Büro auch mit sich herumtragen: Smartphones, Cloud-Anwendungen, Gadgets und Apps sorgen für die räumliche Flexibilisierung Ihres Jobs. 

Arbeiten im Homeoffice oder sogar ortsunabhängiges, mobiles Arbeiten werden immer beliebter. Warum ist das so? Weil mobiles Arbeiten Sie flexibler macht. So können Sie produktiv sein, wo und wann Sie möchten.

 

Der individuelle, moderne Arbeitsplatz ist im Kommen.

Der moderne Arbeitsplatz  ist vielfältig und umfasst vom digitalen Büro, dem Homeoffice und dem hybriden bis hin zum mobilen, vollständig ortsunabhängigen Arbeiten alle Formen. Homeoffice und mobiles Arbeiten sind aber nicht das Gleiche. Hier gibt es ein paar wesentliche Unterschiede: Der Begriff Homeoffice bezeichnet in aller Regel das Arbeiten im Arbeitszimmer innerhalb des privaten Wohnraums. Mobiles Arbeiten hingegen heißt, grundsätzlich an jedem beliebigen Ort der Welt arbeiten zu können – ohne dabei zwangsläufig auf gewohnten Komfort zu verzichten. Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeiter sowohl von unterwegs als auch einem physischen Arbeitsplatz in einem Unternehmen arbeiten, bezeichnet man als „hybrides Arbeiten“.

Können wir durch intelligente Anwendungen besser zusammenarbeiten, egal wo wir sind?

Können wir durch intelligente Anwendungen besser zusammenarbeiten, egal wo wir sind?

Halten Sie jetzt Schritt: Mit flexiblen digitalen Lösungspaketen von Vodafone hat Ihr Team alles, was es für eine gute, sichere und ortsunabhängige Zusammenarbeit braucht.

Profitieren Sie von unserer Partnerschaft mit WeWork – einem der führenden globalen Anbieter flexibler Büroflächen und inspirierender Arbeitsbereiche: Sie und Ihre Kolleg:innen bekommen einen besonderen Rabatt an jedem der über 770 WeWork-Standorte weltweit.

Mobiles Arbeiten fängt genau genommen schon viel früher an. Im Grunde arbeiten viele Arbeitnehmer schon im Unternehmensgebäude mobil. Wenn Sie beispielsweise im Gang oder in der Kantine über Ihr Smartphone geschäftlich telefonieren, oder auf dem Weg ins Meeting noch schnell die neuesten E-Mails checken. Oder wenn Sie verschiedene Apps auf Tablet und Smartphone für Ihre beruflichen Ziele nutzen. Mobiles Arbeiten bezieht sich also nicht nur auf die Arbeit außerhalb des Unternehmensgebäudes, sondern auf die komplette Digitalisierung der Arbeitswelt.

Telefonkonferenzen im Zug abhalten, E-Mails im Taxi lesen, Präsentationen im Flugzeug erstellen – das ist heute alles normal. Die digitale Entwicklung macht es möglich, immer und überall produktiv zu arbeiten. Allerdings wächst damit auch die Erwartung, diese Möglichkeiten zu nutzen. Dabei ist das Konzept nicht wirklich neu, sondern existiert unter dem Begriff „New Work” schon seit etwa 200 Jahren.

 

Autonomie und Individualität als Treiber des mobilen Arbeitens

Nicht erst seit der Corona-Krise lösen sich feste Strukturen und Muster der Arbeit in Unternehmen immer mehr auf. Das Credo lautet: Nicht Anwesenheit, sondern das Ergebnis zählt. Der Individualitäts- und Autonomie-Trend der vergangenen Jahre ist mittlerweile auch im Office angekommen und sorgt für flexiblere Strukturen. Und ganz nebenbei sparen Unternehmer neben anderen Vorteilen auch eine Menge Geld, wenn sie feste Arbeitsplätze gegen flexible Workspaces eintauschen.

 

Flexible Arbeitsmodelle steigern Produktivität und Erreichbarkeit

Verschiedene Studien, darunter die Studie Mobility, Performance and Engagement der Economist Intelligence Unit (EIU), belegen: Unternehmen steigern ihre Produktivität und ihre Performance durch flexible Arbeitsmodelle um bis zu 16 %. Der Grund:  Unternehmen lassen beispielsweise ihren Mitarbeitern Raum für ihre individuellen Rhythmen und Wünsche. Und wer in seinem eigenen Wohlfühlklima arbeiten kann, arbeitet in der Regel lieber und leistet darüber hinaus mehr.

Neben gesteigertem Wohlbefinden und höherer Produktivität ermöglicht die lückenlose Vernetzung auch eine bessere Erreichbarkeit der Arbeitnehmer. Aufgrund der Digitalisierung sind alle wichtigen Infos jederzeit und überall verfügbar – eine Grundvoraussetzung für modernes Arbeiten. Das erleichtert den Kontakt und Austausch mit Kollegen. Außerdem wird auf Dienstreisen die Zeit effizienter genutzt. „Ich halte Dich auf dem Laufenden” ist in Zeiten der flexiblen Zeit- und Raumplanung nicht mehr nur eine Floskel. Sondern ein wichtiges Werkzeug. Mit smarten Programmen tauschen sich Kollegen und Vorgesetzte auch außerhalb des Büros kontinuierlich aus. Im Gegensatz zu digitalen Nomaden, die „nur” mit Laptop und Smartphone auskommen, verfügen Mitarbeitende beim mobilen Arbeiten meist über eine mehr oder weniger komplette Büroausstattung, die sie flexibel auf- und wieder abbauen können.

Dank einer breit verteilten Mitarbeiterschaft kommt es darüber hinaus zu einem weiteren positiven Effekt: So werden beispielsweise Großraumbüros mit hunderten Arbeitsplätzen für gewöhnlich rund um die Uhr mit Klimaanlagen belüftet. Dies kostet Strom, dessen Erzeugung häufig die Umwelt belastet. Darüber hinaus entfallen Anfahrtswege und viele Geschäftsreisen. Weniger Flüge und weniger Autoverkehr tragen viel zum Umweltschutz bei.

Ist ein Büro mit buntem Sofa, Mate Tee und Home Office Day bereits eine Form von New Work? Ist New Work eher eine Philosophie oder ein Trend? Fast niemand kann das Thema besser erklären als Michael Trautmann, der seit über 3 Jahren den Podcast „On The Way to New Work“ mit seinem Partner Christoph Magnussen produziert und schon viele Gespräche zu diesem Thema geführt hat.

Einiges hätte Michael gerne 10 Jahre früher gewusst und versucht stetig die Einflüsse in sein Unternehmertum einzubringen. Er erzählt über seine Reise bzw. die Weiterentwicklung vom Buch „New Work“ zum Podcast, der zunächst als bloßes Recherchentool gedacht war und wie Corona New Work digital vorangetrieben hat.

Wie modernes Arbeiten zu einem Erfolg wird

Trotz diverser Gadgets und Apps ist die mobile Arbeit jedoch nicht zwangsläufig leichter. Denn neben Arbeitsqualität und Zufriedenheit steigen auch die Anforderungen an Beschäftigte. Das sagt die aktuelle Studie „The Future of Work: From remote to hybrid” des Capgemini Research Institute, für die die Forscher weltweit 5.000 Mitarbeiter und 500 Führungskräfte befragt haben.

Wenn Sie und Ihr Unternehmen den Schritt hin zu hybriden Arbeitsmodellen wagen wollen, gibt es einiges, dass Sie im Vorfeld für Ihre Mitarbeiter tun können. Den Kollegen etwas Geld für einen Laptop der einen neuen Bürostuhl zu überweisen, wird eventuell nicht den gewünschten Effekt erzielen – nämlich Mitarbeiter, die gerne und mit vollem Einsatz von unterwegs arbeiten.

Die Studie empfiehlt, dass sich Unternehmen ganz auf ihre Mitarbeiter konzentrieren, auf deren Bedürfnisse und Verhaltensweisen, die sich in Folge eines Wechsels in hybride Arbeitsstrukturen verändern werden. So kann hybrides Arbeiten auch in Ihrem Unternehmen eine Erfolgsgeschichte werden.

Ein Beispiel: Bei der Arbeitszufriedenheit ist ein Aspekt besonders entscheidend: Das Maß an Arbeit außerhalb der Arbeitszeit. Wer (nur) während der Arbeitszeit mobil arbeitet, ist zufriedener als derjenige, der auch außerhalb der Arbeitszeit von zu Hause oder unterwegs aus E-Mails oder Anrufe beantwortet.

Wie stark und wichtig ist der Trend der mobilen Arbeit wirklich? 54 Prozent aller Beschäftigten arbeiten heute ausschließlich oder überwiegend im mobilen Büro. Vermutlich wären es noch mehr, gäbe es nicht noch viele Berufe, die das aufgrund von Anwesenheitspflicht nicht zulassen. Die mobile Arbeit heutzutage ist vor allem noch auf die Bedürfnisse von Freiberuflern und Selbstständigen, sowie von Führungskräften oder Dienstleistern ausgelegt.

atom

Das New Work Whitepaper: Produktiv arbeiten

Das New Work Whitepaper: Produktiv arbeiten

New Work liefert die richtigen Werkzeuge für den modernen Arbeitsplatz. 
Erfahren Sie mehr in unserem UCC-Whitepaper

  • Modernes Arbeiten von jedem Ort aus
  • Collaboration-Tools im Überblick
  • Best Practice Bespiele

 

Mobiles Arbeiten: eine Frage der Einstellung

Dass Homeoffice, mobiles Arbeiten und Flexwork letztlich auch eine Frage der Einstellung und der Organisation sind, zeigt das Beispiel des Architekturbüros Behnisch. Stefan Behnisch ist dort Partner und hat mit Homeoffice bislang vor allem positive Erfahrungen gemacht: „Früher dachte ich, es sei weder sinnvoll noch möglich. Das hat sich geändert. Heute frage ich mich, ob es noch angemessen ist, dass wir in kleinen Wohnungen leben und für jeden nochmals einen zu großen Arbeitsraum vorhalten. Ich meine, wir brauchen Kommunikation, jedoch nicht ständig. Wie oft spricht man im Büro eigentlich wirklich miteinander?”

Die Architekturbranche (und nicht nur die) hat die disruptiven Veränderungen in der Arbeitswelt längst erkannt. So manches bestehende Bürogebäude dürfte gerade in Innenstädten wohl demnächst im Zuge von Umbauten neuem Wohnraum weichen – mit entsprechendem Handlungsbedarf bei der Planung. Und in der Folge hoffentlich mit Entlastungen für den weiterhin angespannten Wohnungsmarkt in deutschen Großstädten.

 

Schöner Nebeneffekt: Mobiles Arbeiten hält körperlich fit

Ein wichtiger Pluspunkt der mobilen Arbeit sind die ergonomischen Aspekte. Wer mobil arbeitet ist mehr in Bewegung, wechselt seinen Arbeitsplatz stetig und tut so etwas für seine Gesundheit. Wechselnde Arbeitsplätze sind außerdem inspirierend. Gerade Arbeitnehmer in der Kreativbranche ziehen viel Input aus dem mobilen Arbeiten.

Allerdings kann ein ständiger Arbeitsplatzwechsel auch zu schlechteren Bedingungen führen. Denn beim mobilen Arbeiten bleibt die sogenannte Gefährdungsbeurteilung durch den Arbeitgeber aus. Wichtige Faktoren wie Mobiliar, Temperatur, Klima und Licht können nicht bestmöglich angepasst werden. 80 Prozent der Unternehmen können so ihren gesetzlichen Verpflichtungen hinsichtlich gesundheitsbewusster Möblierung nicht nachkommen. Was bleibt, sind beispielsweise schlechte Haltung am mobilen Arbeitsplatz oder Konzentrationsstörungen durch schlechtes Licht und zu große Lautstärke. Diversen Studien zufolge sind das allerdings eher Ausnahmen. Gerade die möglicherweise schlechte Haltung an nicht dafür vorgesehenen Schreibtischen wird meist durch den ständigen Arbeitsplatzwechsel ausgeglichen

 

Einen modernen Arbeitsplatz einrichten: Das ist wichtig

Wer mobil arbeiten will, greift häufig nicht auf Desktop-PCs zurück, sondern verwendet Laptop und Smartphone. Ihre Geräte brauchen somit einen leistungsstarken Akku. Wie also können Sie umfassendes Vernetztsein gewährleisten? Und wie und egal wo und wann effizient arbeiten? Dazu sind einige Business Gadgets unausweichlich – ebenso wie ein leistungsstarkes Business Phone. Außerdem brauchen Sie einen mobilen VPN-Zugang für den sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten von jedem Ort der Welt aus. Und natürlich verschiedene Apps.

Der tragbare Schreibtisch: Das Notebook als stationärer PC

Ein Büro für das mobile Arbeiten ist schnell eingerichtet. Und vereinbar mit dem etablierten, stationären Arbeiten im Unternehmen. Statt zwei großer Bildschirme und einem festen PC am Arbeitsplatz bietet sich beispielsweise die Variante des tragbaren stationären Rechners an. Was zunächst paradox klingt, ist einfach erklärt: Laptops, Netbooks oder Ultrabooks können auch als stationäre PCs anstelle großer Computer genutzt werden.

Sinnvoll ist es hierbei, das Notebook im Unternehmensbüro einfach mit zwei großen Bildschirmen zu verbinden. Das Notebook kann dann entweder im laufenden Zustand geschlossen, oder das Display als Drittbildschirm genutzt werden. Das vermeidet das ständige Hin- und herschieben von Dokumenten auf verschiedene portable Geräte. Natürlich sollte trotzdem immer alles in einer Cloud gespeichert werden. Nur so können die Kollegen jederzeit auf wichtige Dokumente zugreifen und im Notfall an Aufgaben weiter arbeiten.

Übrigens: Modernes Arbeiten kann auch bedeuten, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern beispielsweise ein Großraumbüro zur Verfügung stellen, hier jedoch keine festen Arbeitsplätze vorgesehen sind. Jeder Mitarbeiter bringt seinen Firmen-Laptop mit zur Arbeit und wählt sich jeweils den Arbeitsplatz aus, der gerade frei ist. Diese Lösung bietet sich jedoch nicht für jedes Unternehmen an und muss an die räumlichen Gegebenheiten angepasst werden.

 

Kein mobiler Arbeitsplatz läuft ohne Akku

Achten Sie beim Kauf eines Notebooks auf eine möglichst lange Akkulaufzeit. Ein mobiler Arbeitsplatz erfordert nämlich eine sichere Arbeitsstation – und das auch ohne Steckdose. Die optimale Akkulaufzeit liegt bei kontinuierlicher Nutzung mindestens bei acht Stunden. Sprich: Notebook, Tablet und Co. müssen zumindest theoretisch in der Lage sein, ohne Ladegerät die gewöhnliche Arbeitszeit unter Dauerbelastung zu überstehen.

Gerade wegen ihrer längeren Akkulaufzeit können auch Tablets als primäre mobile Arbeitsgeräte eingesetzt werden. Die Entscheidung sollten Sie je nach Job-Profil und persönlichem Geschmack treffen. Für diejenigen, die unterwegs kleinere Texte verfassen und eher recherchieren, E-Mails schreiben oder Telefonkonferenzen abhalten, ist das Tablet als mobiles Büro ein sinnvoller und vor allem handlicher Partner.

Apropos Telefonkonferenzen: Investieren Sie unbedingt in ein Smartphone mit ausreichend Speicherplatz. Auch als Firmen-Handy reicht ein gewöhnliches Mobiltelefon oft nicht aus. Sie sollten sich also für ein gutes Smartphone entscheiden – unabhängig davon, ob Sie schon ein Tablet haben. Ein mobiler Arbeitsplatz im Mini-Format kann auch auf kurzen Reisen dienlich sein. Nutzen Sie Ihr Smartphone bestenfalls mit Kopfhörern. So können Sie parallel zu laufenden Telefongesprächen in Ihren Arbeitsdokumenten stöbern.

 

Koffer statt Schreibtisch – der Arbeitsplatz zum Mitnehmen

Eine sinnvolle Bereicherung für das mobile Arbeiten: Koffer, die speziell für die flexible Arbeit konzipiert sind. So können Sie Ihren Arbeitsplatz ganz einfach hinter sich her rollen, ihn als Handgepäck mit ins Flugzeug nehmen und jederzeit problemlos auspacken. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Sie elektronische Geräte in den meisten Varianten der Koffer in Extrataschen an den Außenseiten aufbewahren können. Bei der Sicherheitskontrolle am Flughafen haben sie diese Geräte jederzeit schnell schnell zur Hand. Das spart Zeit und Nerven.

Viele Koffer-Varianten setzen auf eine Teilbarkeit von Ober- und Unterseite. Hier lässt sich z. B. die komplette Oberseite des Koffers abbauen, sodass Sie die Unterseite ganz einfach auf den Schoß legen können. So liegt alles sortiert und ohne großes Auspacken bereit. Die meisten der mobilen Bürokoffer haben zudem integrierte USB-Slots zum Laden der Geräte. Der Koffer selbst dient also auf Reisen als großer portabler Akku. Wieder aufladen können Sie ihn dann ganz einfach an einer Steckdose zuhause oder im Hotel. In ganz smarten Versionen der mobilen Büro-Koffer sind sogar Scanner und Drucker integriert. So können Sie wichtige Dokumente sofort digital sichern und versenden oder auch ausdrucken. Das spart viel Zeit und macht beim Kunden einen guten Eindruck. Egal für welche Version des mobilen Bürokoffers Sie sich entscheiden, achten Sie in jedem Fall darauf, dass das gute Stück stabil und vor allem abschließbar ist.

 

Weitere nützliche Tipps für das mobile Büro

Ein mobiler Arbeitsplatz und die Vermischung von Freizeit und Job bedeuten aber nicht zwangsläufig ein Weichen des strukturierten Acht-Stunden-Tages. Voraussetzung ist, dass Sie in den acht Stunden mobilen Arbeitens auch wirklich arbeiten (können). Lassen Sie sich nicht hinreißen, auf dem sonnigen Platz im Straßencafé gemütlich das vorbeiziehende Treiben zu beobachten. Ohrstöpsel sind hier sehr hilfreich. Vor allem, wenn Sie sich leicht vom Umfeld gestört fühlen oder ablenken lassen. Außerdem:

  • Laden Sie Ihre Geräte unterwegs immer dann auf, wenn sich die Gelegenheit bietet. Was hier so selbstverständlich erscheint, führt oft zu unangenehmen Situationen wie einem Abbruch der Telefonkonferenz, wenn Ihr Akku leer ist.
  • Speichern Sie Ihre Daten darüber hinaus in einer sicheren Cloud-Umgebung. So greifen Sie von allen Geräten, an jedem Ort und zu jeder Zeit auf Ihre Daten zu.
  • Nutzen Sie unbedingt VPN-Zugänge, um sicher auf Ihre Firmendaten zuzugreifen. Ein sicheres Firmennetzwerk ist hier natürlich Grundvoraussetzung.
  • Installieren Sie auf allen Arbeitsgeräten die Tools und Apps, die sie brauchen und achten Sie auf regelmäßige Updates. Nur so gewährleisten Sie eine sichere und störungsfreie Kommunikation zwischen Geschäftspartnern, Kollegen und Kunden.
  • Stimmen Sie sich mit allen Beteiligten genauestens ab und regeln Sie Ihre Arbeitszeit möglichst eine gewisse Zeit im Vorfeld. So vermeiden Sie Dauererreichbarkeit und die Entgrenzung Ihrer Arbeitszeiten.

Die Einrichtung eines mobilen Arbeitsplatzes folgt somit in vielen Aspekten den Anforderungen an das Homeoffice. Daher lohnt auch ein Blick auf unsere Tipps zur Einrichtung eines optimalen  Homeoffice-Arbeitsplatzes.

 

Mobiles Arbeiten im Selbstversuch: Nicht jede Tätigkeit eignet sich für dieses Arbeitsmodell

Mobiles Arbeiten ist ein Lernprozess. Vorgesetzte und Mitarbeiter brauchen eine Eingewöhnungsphase. Denn mobile Arbeit verlangt eine ganz neue Auseinandersetzung mit sich selbst. Wer seine Aufgaben bisher zu festen Zeiten an einem festen Platz erledigt hat, wird sich erst daran gewöhnen müssen, von unterwegs und zu unterschiedlichen Zeiten zu arbeiten. Diesen Lernprozess kennen die, die aus einer festen in eine freie Tätigkeit gewechselt haben. Strukturen engen zwar ein, stützen und organisieren aber auch. Deshalb ist es umso wichtiger, sich in der Anfangsphase selbst Strukturen und Regeln zu schaffen. Wer sich gerade ans mobile Arbeiten gewöhnt, wird diese Phase durchmachen müssen.


Das Gleiche gilt für Vorgesetzte. Denn sie müssen sich daran gewöhnen, ihren Mitarbeitern zu vertrauen. Fußte das Arbeitsmodell des Unternehmens bisher auf Kontrolle, heißt es jetzt: vertrauen! Viele Berufstätige sind weniger produktiv, wenn Vorgesetzte sie zu sehr kontrollieren. Das kann zu einer kreativen Gehemmtheit führen.

Das Sprichwort „Zeit ist Geld” passt hier tatsächlich sehr gut. Wer Geduld hat, sich die Zeit für eine Gewöhnung an das mobile Arbeiten zu nehmen, wird nachher sehr wahrscheinlich davon profitieren – Mitarbeiter von ihrer eigenen Zufriedenheit und Flexibilität, Vorgesetzte von der Rentabilität des Modells.

Diving Deeper” ist das Videoformat von Vodafone Business und OMR. Wir verbinden MyMüsli Co-Founder Max Wittrock mit spannenden digitalen Startups und sprechen über ihre Geschichte, Business-Modelle und Erfolgsgeheimnisse. Inspirierende, wertvolle Einblicke und ein Blick hinter die Kulissen von Foodboom, Ecosia, Appinio, Independesk und Boxine  und ihren Gründer*innen.

In der zweiten Folge trifft Max Wittrock auf Karsten Kossatz. Er ist Mitgründer von Independesk, einem New-Work-Startup aus Berlin. Von ihm erfahren wir nicht nur, wie Kossatz’ Unternehmen die soziale Lücke zwischen Homeoffice und Büropräsenz schließen will, sondern auch, welche Bedeutung Arbeit für das Leben insgesamt haben sollte.




Video: YouTube / Vodafone Deutschland

 

Wie halten Sie es mit dem Thema moderner Arbeitsplatz? Arbeiten Sie viel von unterwegs aus oder beschränken Sie sich lieber auf Büro und heimischen Arbeitsplatz? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentar.

 

 


Ihre Digitalisierungs-Berater:innen für den Mittelstand

Sie haben Fragen zur Digitalisierung? Unser Expert:innen-Team hilft Ihnen kostenlos
und unverbindlich im Chat (Mo.-Fr. 8-20 Uhr). Oder am Telefon unter 0800 5054512

Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Facebook Twitter WhatsApp LinkedIn Xing E-Mail