Collaboration Tools: Die besten Teamwork-Anwendungen im Überblick

Digitales Business

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Datum 24.02.2021
Lesezeit 7 Min.

Collaboration Tools: Die besten Teamwork-Anwendungen im Überblick

Collaboration Tools sind Online-Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Unternehmen. Von Diskussionen zwischen Einzelpersonen, in Kleingruppen bis hin zu unternehmensweiten Großprojekten leisten sie wertvolle Dienste beim Informationsaustausch. Zu den bekanntesten Vertretern gehören Slack, Microsoft Teams und Googles G Suite, aber auch Microsoft Project und Jira sowie Wrike. Was hinter dem Begriff genau steckt und welches Tool sich für welche Aufgabe am besten eignet, erfahren Sie hier.


Gerade in der aktuellen Zeit sind Collaboration Tools wichtiger denn je: Wo Mitarbeiter nicht länger spontan an der Kaffeemaschine, im Besprechungsraum oder dem Foyer zusammenkommen, muss der Informationsfluss auch online gewährleistet sein. Nicht immer eignen sich dazu Telefonate oder Videokonferenzen, die eine direkte Kommunikation zwischen Sender und Empfänger voraussetzen.

Bis heute nutzen laut statista sämtliche befragten Unternehmen sowohl Festnetz-Telefonie als auch E-Mails für die interne und externe Kommunikation. Messenger-Dienste sind mit 50 Prozent, Kollaborations-Tools hingegen nur mit 36 Prozent vertreten. Doch gerade das Suchen und Sammeln von Informationen, die interne Kommunikation über Telefon und Videokonferenzen sowie das Lesen und Beantworten von E-Mails verschlingen in so manchem Unternehmen unnötig viel Zeit. Diesem Problem können und sollten Sie mit Collaboration Tools wirksam entgegentreten.

 

Collaboration Tools: Das steckt hinter dem Begriff

Collaboration Tools sind in der Lage, asynchronen (also zeitlich versetzten) und dauerhaften (also nicht-flüchtigen) Informationsaustausch zu gewährleisten. Derartige Tools finden sowohl in Unternehmen, als auch in beliebigen Interessengruppen wie Vereinen, Schulen oder Behörden abseits von E-Mails und Messenger-Diensten großen Anklang.

Im Gegensatz zu Audio- und Videokonferenzen oder Telefonaten, bei denen die ständige Aufmerksamkeit der Teilnehmer Voraussetzung für das Gelingen ist, lassen sich Nachrichten und Informationen in Collaboration Tools auch noch Stunden oder Tage später nachvollziehen und gegebenenfalls mit Reaktionen versehen.

Außerdem gilt: In Collaboration Tools hingegen bleiben Informationen solange erhalten, wie der entsprechende Informationskanal (oder das Projekt) existiert und bis die Nachricht (oder beispielsweise ein Dokument) wieder gelöscht werden.

Collaboration Tools bieten üblicherweise mehrere Arten des Informationsaustausch an, und zwar in Form von:

  • Textnachrichten, einschließlich üblicher Emojis wie bei Messengern wie WhatsApp und Co.
  • Bildern und Videos, sei es als Links oder als direkter Upload
  • Dokumenten, wie beispielsweise PDF-Dateien oder Microsoft 365-Links
  • Statusinformationen, sowohl hinsichtlich Verfügbarkeit der Mitarbeiter, als (häufig) auch des aktuellen Projektfortschritts

Die Organisation der Gespräche erfolgt dabei meist auf eine der folgenden Arten:

  • Im Zwiegespräch: Durch Anschreiben einer bestimmten Person im Unternehmen
  • Im Gruppenchat: Durch Anschreiben mehrerer Personen und hierdurch Bildung eines (spontanen) Gesprächskreises 
  • In einer Gruppe: Durch Bildung offener oder geschlossener Gruppen, in denen Informationsaustausch meist zu bestimmten Themen oder Projekten betrieben wird
  • Unternehmens- oder abteilungsweit: Durch Erstellung einer Gruppe, in der sich alle (relevanten) Mitarbeiter befinden. Hier kommunizieren meist vor allem Führungskräfte, beispielsweise, um allgemeine Bekanntmachungen zu platzieren.
  • Durch Ankreuzen und Abhaken: Auch ohne das geschriebene Wort lässt sich kommunizieren, insbesondere was Projektfortschritte angeht. Dies geschieht oft durch simples Ankreuzen von Zustandsmeldungen für Arbeitsschritte, die dann anderen Mitarbeitern in einer entsprechenden Fortschrittsgrafik oder als Prozentzahl dargestellt werden.

Es geht also mitnichten nur um den Austausch von Nachrichten: Viele Collaboration Tools werden vor allem dazu eingesetzt, Projektfortschritte zu dokumentieren, Arbeit in Gruppen formal zu organisieren oder Entwicklungsarbeit zu koordinieren. Eine Chat-Funktion ist dabei häufig jedoch ebenfalls vorhanden. Grundsätzlich unterscheidet man also zwischen:

  • Collaboration Tools mit Fokus auf Informationsaustausch,
  • Collaboration Tools mit Fokus auf gemeinsame Dokumentbearbeitung (auch Entwickler-Quellcode) und
  • Collaboration Tools mit Fokus auf Projektmanagement.

 

Das sind die Vorteile von Collaboration Tools

Während Kommunikation in und zwischen Unternehmen früher vor allem über E-Mails stattfand, wurde diese Kommunikationsform schon früh durch diverse Messenger-Dienste unterstützt. Der Grund: E-Mails sind oft schwerfällig, fördern Missverständnisse und der Verlauf eines Kommunikationsstrangs ist wegen eingeschobener Signaturen und anderer Nebeninformationen oft nur umständlich nachzuvollziehen.

Außerdem stoßen E-Mails gerade bei großen oder „unbekannten” Dateianhängen schnell an Grenzen durch die hausinterne Firewall und andere Sicherheitsmechanismen. Nachrichten aus Messenger-Diensten wiederum sind eher flüchtig und oft nur auf den Geräten der betreffenden Personen gespeichert. Genau diese Lücke zwischen informeller, flüchtiger und eher formaler E-Mail-Kommunikation schließen Collaboration Tools.


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Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Vor allem die Möglichkeit, Informationen auch nach Tagen und Wochen sowie jederzeit spontan nachvollziehen zu können, beugt Missverständnissen vor und erleichtert es Urlaubs-Rückkehrern, verpasste Gesprächsfäden und Projektfortschritte nachzuvollziehen. So können diese mit wenig Aufwand aktuelle Themen und Projekte am aktuellen Stand der Erledigung wieder aufgreifen. Grundsätzlich geht das zwar auch bei E-Mails – es dauert aber deutlich länger, da Gesprächsfäden, Dokumente und Fortschrittsinformationen eben nicht übersichtlich aufbereitet und oft innerhalb des Mailprogramms nicht korrekt sortiert werden.

Des weiteren bieten die meisten Collaboration Tools den Vorteil, dass sie geräte- und ortsunabhängig nutzbar sind: Die meisten dieser Werkzeuge arbeiten serverbasiert und als Cloud-Software (SaaS). Das bedeutet, dass sämtliche Informationen an einer zentralen Stelle, eben in der Cloud, vorgehalten werden und das jeweils zugreifende Endgerät diese bei Bedarf aktuell abruft.

Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus oder kommen neue hinzu, lässt sich von zentraler Stelle aus sehr leicht die Zugriffsverwaltung durchführen. Gleiches gilt, wenn Mitarbeiter beispielsweise die Abteilung wechseln: Sie treten aus bestimmten Arbeitsgruppen aus und wiederum anderen bei. Neue Mitarbeiter wiederum haben den Vorteil, dass sie sich mit Hilfe der gängigen Profilfunktionen ein Bild von den jeweiligen Gesprächspartnern, meist einschließlich Portraitfoto und deren Aufgabengebiet oder Abteilung, machen können.

Die Studie „Projekt-Performance-Index“ des Beratungsunternehmens techconsult zeigt deutlich, dass

  • eine unzureichende Software-Unterstützung in der Projektorganisation für eine Verschiebung von Projektabschlüssen sorgt,
  • eine Festlegung von Rollen innerhalb eines Projekts besonders wichtig ist, um Umsetzungsprobleme zu vermeiden,
  • eine zielführende und konstruktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten – vor allem auch zwischen Unternehmen und Kunden – eine Voraussetzung für effektive Zusammenarbeit ist.

Gute Software kann also gerade bei mittelständischen Unternehmen die Projektorganisation entscheidend voranbringen. Mit den hier vorgestellten Tools sind Sie jedenfalls auf der sicheren Seite.

Die besten Collaboration Tools im Überblick

Wie in vielen Branchen üblich, teilen sich diverse Anbieter den Markt für Tools zur Online-Zusammenarbeit. Außerdem kann es aus unternehmerischer Sicht sinnvoll sein, nicht nur eines, sondern gleich mehrere Kommunikationswerkzeuge im Einsatz zu haben. Die gute alte E-Mail gehört selbstverständlich weiterhin dazu. 

Während sich für die betriebsinterne Kommunikation unter anderem Slack bewährt hat, finden Sie in Microsoft Teams einen Allrounder, der Microsoft 365 optimal ergänzt. Speziellere Anwendungen bedienen hingegen konkretes Projektmanagement, das Abarbeiten von To-do-Listen und Software-Entwicklungsvorhaben.

Slack: Fokus auf Gruppen-Kommunikation und integrierter Video-Chat

Weniger auf To-do-Listen und Einzelprojekte, sondern auf die betriebsinterne Kommunikation richtet sich der Messaging-Allrounder Slack aus. Bilden Sie mit Kollegen spontane Chat-Gruppen zu diversen Themen, teilen Sie Dokumente und beliebige Dateien und erstellen Sie unternehmensweit sichtbare oder private Chat-Kanäle. Durch passende Apps für Android und iOS bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter auch mobil auf dem Laufenden.

Vorteile von Slack: Allumfassende Gruppen-Kommunikationslösung mit großen Stärken bei Themen wie Tagging (also dem Markieren wichtiger Inhalte oder der Benachrichtigung von Personen), großen Dateien und der Dienstintegration (beispielsweise von Dropbox oder Google Drive als Dateiablagesystem).

Nachteile von Slack: Die Suchfunktion innerhalb von Nachrichtenverläufen und Kanälen ist etwas umständlich gelöst. To-do-Listen existieren nicht wirklich, ebensowenig digitale Whiteboards oder Fortschritts-Werkzeuge. Auch die Video-Chat-Funktion von Slack war lange Zeit von Bugs und Hängern geprägt.

 




Video: YouTube / sevDesk

 

Microsoft Teams: Allumfassende Produktivitäts-Lösung für und innerhalb von Microsoft 365

Wer Microsoft 365 einsetzt, bekommt Teams automatisch als unternehmensinternes Collaboration Tool dazu. Auch hier gilt: Schließen Sie sich in Arbeitsgruppen zusammen, chatten Sie mit einzelnen Mitarbeitern oder führen Sie Videokonferenzen mit dem integrierten Skype for Business (ehemals Lync) durch.

Vorteile von Teams: Die umfassende Integration mit Microsoft 365, OneDrive und Windows-Funktionen macht Teams zu einem nahezu unverzichtbaren Begleiter in Windows-Umgebungen. Vor allem größere Unternehmen setzen gern auf Microsoft Teams – auch wegen der umfassenden und komfortablen Rechteverwaltung und der Office-Funktionen.

Nachteile von Teams: Das Teams-System ist vergleichsweise komplex und umfassend ausgelegt. Die Nutzung ist nicht immer vollkommen intuitiv und die wesentlichen Stärken spielt Teams erst durch die Kombination mit OneDrive und den gängigen Microsoft 365-Komponenten aus. Die integrierte Videokonferenz-Software hat in den letzten Monaten kräftig zugelegt und kann inzwischen auch mit Webex und anderen Videokonferenz-Alternativen mithalten. Sie ist aktuell sogar begrenzt kostenlos verfügbar.

 




Video: YouTube / MicrosoftBusiness

 

Google G Suite: Drive, Docs, Sheets und Hangouts als Produktivitäts-Werkzeuge

Auch Google bietet diverse Collaboration Tools an, die mit einer entsprechenden Google-Mailadresse nutzbar sind. Voraussetzung für den unternehmerischen Einsatz und die zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten ist allerdings eine sogenannte G Suite-Lizenz. Mit dieser ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den nahtlosen Zugriff auf Speicherplatz in Google Drive, die bekannten und beliebten Office-Tools Google Docs, Sheets und Präsentationen sowie Google Hangouts und Google Meet für Videokonferenzen.

Vorteile der G Suite: Die meisten G-Suite-Anwendungen laufen webbasiert im Browser und insbesondere im hauseigenen Chrome-Browser sehr stabil. Die webbasierten Umsetzungen gängiger Office-Tools wie Docs, Tabellen und Präsentationen stehen dem Original in den Basisfunktionen in nichts nach. Auch Google Meet funktioniert fast immer problemlos und ohne zeitraubende Client-Installationen.

Nachteile der G Suite: Nicht jeder kommt intuitiv mit der Weboberfläche der Google-Anwendungen zurecht. Zwar existieren mit Drive File Stream auch Tools für die Windows-Explorer- und macOS-Finder-Integration und Google-Mails lassen sich auch mit Outlook abrufen – alles in allem muss Google sich aber mit seinem grundsätzlich webbasierten Ansatz mit Client-Lösungen wie Teams vergleichen lassen. Hier fällt der Suchmaschinenriese sowohl bei den Ladezeiten als auch bei der Usability und im Funktionsumfang der angebotenen Lösungen teils deutlich zurück.

 




Video: YouTube / So geht Chromebook

 

Basecamp, Asana, Wrike und Co.: Projektmanagement-Tools für komplexere Vorhaben

Je nach Komplexität, Umfang und Zielsetzung eines Vorhabens kommen Sie mit Slack, Microsoft Excel und gegebenenfalls einem angepassten Google-Kalender schnell an Ihre Grenzen. Während einige Collaboration Tools bestimmte Aufgabenbereiche wie Chat, Filesharing und Videokommunikation jeweils für sich optimal abdecken, erheben andere Anbieter den Anspruch, vor allem im Projektmanagement, also der Verwaltung mehr oder weniger komplexer Team-Vorhaben, gute Dienste zu leisten:

  • Microsoft Project: Für die Projektplanung hat sich Microsoft Project bereits in vielen Unternehmen bewährt. Das Softwarepaket wurde ursprünglich für Microsoft-interne Projekte entwickelt. Eine ganze Reihe von Projektvorlagen und die Integration mit Microsoft 365 machen Projektmanagern speziell in Windows-Umgebungen das Leben leichter.
  • BasecampBasecamp reduziert Projektmanagement auf das Wesentliche und ist dabei sehr kommunikationsorientiert. Die aktuelle Version beinhaltet einen innovativen Editor namens Trix, ein verbessertes Design und eine Reihe von Neuerungen wie einem eingebauten Messenger.
  • Asana: Eine spannende Alternative ist auch Asana: Das Projektmanagement-Tool wurde ursprünglich bei Facebook zur hausinternen Organisation entwickelt. Inzwischen wird das Tool auch kommerziell angeboten. Bei Asana geht es ähnlich wie bei den anderen Kandidaten vor allem um Projektfortschritte, Aufgabenerledigung und Zielerreichung – dargestellt auf einer übersichtlichen grafischen Oberfläche.
  • OnePoint Projects: Größere Unternehmen aus dem Mittelstand sollten sich OnePoint Projects anschauen. Die Suite beinhaltet Projekt- und Portfolio-Management und richtet sich nach IPMA-Standards (International Project Management Association).
  • Wrike: Das auch auf Deutsch erhältliche Tool Wrike bietet umfangreiche Möglichkeiten wie gemeinsames Dokumenten-Management, Aktivitäten-Feeds sowie E-Mail-Integration und Zeiterfassung.

 

https://www.youtube.com/watch?v=Y-KsiUGjJmY

Video: YouTube / Andreas Raupach

 

Wunderlist (jetzt: Microsoft To Do) und todoist: Tools für die (reine) Aufgabenverwaltung und -bearbeitung

Microsoft To Do: Eine Alternative zu komplexen Projektmanagement-Tools sind Angebote und Apps mit Fokus auf die reine Aufgabenerledigung. Einen gewissen Bekanntheitsgrad hierzulande hat seinerzeit Wunderlist erreicht. Der ehemals kostenlose Online-Dienst zur Aufgabenerfassung aus Berlin wurde zwischenzeitlich von Microsoft aufgekauft – und feature-technisch weitgehend in die hauseigene Lösung „To Do” überführt. Mit dem Tool, das auch als App für gängige Smartphones angeboten wird, können Sie Arbeit und Freizeit in einem einzigen Tool planen und vereinen.

todoist: Ebenfalls stark im Bereich Aufgabenplanung und nach wie vor unabhängig aufgestellt ist „todoist”. Die Bedienung ist zunächst gewöhnungsbedürftig – hat man das Prinzip jedoch einmal durchschaut, lassen sich auch hier komplexe Aufgaben, Roadmaps und private Termine miteinander in Einklang bringen.

 

 

Mitarbeiter diskutieren im Büro einen Projektfortschritt

Wo persönliche Treffen im Büro derzeit pandemiebedingt zur Seltenheit werden, leisten Collaboration Tools hervorragende Dienste.

Projektmanagement-Tools für gemeinsame Softwareentwicklung

Wer in IT-Unternehmen mit agilen Entwicklungsmethoden arbeitet, kann sich dabei ebenfalls von Collaboration Tools unterstützen lassen. Auch hier gibt es eine Reihe von Angeboten:

  • Jira Agile: Jira Agile, eine Zusatzlösung zu Jira, richtet sich speziell an Entwickler-Teams, die Unterstützung bei Scrum- und Kanban-Projekten erhalten möchten.
  • Sprintly: Mit Sprintly können Software-Entwickler und Management-Teams zusammenarbeiten.
  • Trello: Bekannt, vor allem als Projektmanagement-Tool für Nichttechniker, zum Beispiel in Personalabteilungen, im Marketing oder im Controlling, ist Trello. Hier werden Aufgaben nicht in Listen gruppiert, sondern als Karteikarten darstellt.
  • AgileZen: Ebenfalls sehr visuell arbeitet auch AgileZen, bei dem sich die Kanban-Board-Storys nach Belieben verschieben lassen.

 

Welches Collaboration Tool ist das Richtige für welchen Zweck?

Beim Thema Collaboration, Projektmanagement und verteilte Entwicklung tummelt sich inzwischen eine ganze Horde an Online-Werkzeugen auf dem gemeinsamen Markt. Wichtig ist, dass Sie sich zunächst einen Überblick über typische Projekte und deren Umfang bei Ihnen im Unternehmen verschaffen – und das Tool oder die passenden Tools so auswählen, dass diese zu Ihren Anforderungen passen.

Wählen Sie beispielsweise Kollaborations-Werkzeuge mit zu geringem (oder nicht passendem) Funktionsumfang, steht vielleicht schon bald ein Wechsel bevor. Ist das gewählte Tool hingegen zu komplex, könnte die hausinterne Implementierung an Widerständen in der Belegschaft oder schlecht gepflegten Tasks beziehungsweise Projektfortschritten scheitern. 

Wie so oft sind also auch hier der goldene Mittelweg und gegebenenfalls eine schrittweise Einführung ähnlich wie beim Cloud-Umstieg gefragt.

Besonders wichtig bei der Auswahl passender Tools ist vorab die genaue Beschreibung der Anforderungen im Unternehmen:

  • Wer soll mit der Software arbeiten? Nur die Spezialisten aus der Technik-Abteilung oder auch Nichttechniker?
  • Müssen besondere gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden („Compliance-Anforderungen”)?
  • Wie weitgehend muss eine Dokumentation der Arbeitsergebnisse geführt werden?
  • Welchen Stellenwert hat der informelle Austausch beziehungsweise soll er haben?
  • Spielen Office-Anwendungen und/oder Videokonferenzen bei Ihnen eine zentrale Rolle?
  • Arbeiten Ihre Teams mit agilen Methoden, die (auch) Wiederholungsschleifen im Projektfortschritt bedingen?

Diese und viele weitere Fragen sollten Sie klären, bevor ein Tool, ein Toolset oder eine ganze Suite in die nähere Auswahl kommen.

Übrigens: Die meisten der vorgestellten Lösungen werden über die Cloud und somit als SaaS-(Software as a Service-)Lösungen angeboten. Unternehmen, gerade auch aus dem Mittelstand, bietet dieses Modell den Vorteil, immer mit aktuellen Versionen, angepasst auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens, arbeiten zu können. Fortlaufende Updates und andere Wartungsarbeiten werden automatisch vom Hersteller durchgeführt und Sie müssen sich im laufenden Betrieb in der Regel IT-seitig um nichts kümmern.

 

Welches der hier vorgestellten Collaboration Tools finden Sie am nützlichsten? Welche Werkzeuge und Plattformen können Sie alternativ empfehlen? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

 


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