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Digitaler Arbeitsplatz: Videokonferenz-Systeme optimal nutzen

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  • 12.09.2017
  • Kategorie: Business
  • Schlagwort:

Um Meetings abzuhalten, müssen längst nicht mehr alle Mitarbeiter physisch in einem Raum zusammenkommen. Videokonferenz-Systeme machen es möglich, dass auch über weite Entfernungen hinweg Besprechungen miteinander bequem abgehalten werden können. Wichtig ist dabei, dass Sie die richtige Technik einsetzen und sich gewissenhaft vorbereiten.

Videokonferenzen gehören mittlerweile in vielen Firmen zum Businessalltag, LTE und Breitband sei Dank. Längst nicht alle Entscheidungsträger wissen, welches professionelle Videokonferenz-System die richtige Wahl ist.

Es müssen nicht immer gleich professionelle Videokonferenz-Systeme sein. Insbesondere in kleineren Unternehmen sind die finanziellen Mittel oft begrenzt. Einige Anbieter ermöglichen kostenfreie oder günstige virtuelle Meetings mit bis zu zehn Teilnehmern, darunter Skype, Google+ Hangouts, Anymeeting oder Webex Meetings nutzen.

Professionelle Lösungen für höchste Ansprüche

Geht es nicht nur um interne Mitarbeiterbesprechungen, sondern zum Beispiel um wichtige Meetings mit Kunden, dann sollten Sie über professionelle Lösungen nachdenken. Diese bieten unter anderem den Vorteil, dass Bild- und Tonqualität wesentlich hochwertiger sind. Schließlich wird dabei mit externen Mikrofonen und einer eigens für diese Zwecke konzipierten Hardware gearbeitet. Zudem ermöglichen sie es oft eine höhere Anzahl an Teilnehmern zu verbinden.

Worauf achten vor der Videokonferenz?

Bevor Sie die Videokonferenz starten, sollten Sie sich gut vorbereiten. Dazu zählt nicht nur ein Technik-Check, sondern Sie sollten beispielsweise auch darauf achten, dass der Raum gut ausgeleuchtet ist und mögliche Störquellen wie klingelnde Handys oder von außen hereindrängender Straßenlärm von vorneherein ausgeschaltet werden. Im Bezug auf die Teilnehmerzahl gilt: Weniger ist mehr. Denn je kompakter die Runde ist, desto zielführender wird die Kommunikation sein.

Tipps für einen optimalen Ablauf

Empfehlenswert ist ein Moderator, der durch das Meeting führt. Kommunizieren Sie gleich zu Beginn die für den Austausch zur Verfügung stehende Zeit und starten Sie pünktlich. Vergessen Sie während einer Videokonferenz nie, dass die Kamera mitläuft. Das bedeutet: Achten Sie stets auf Ihre Gestik und Mimik, um Ihr Gegenüber nicht unnötig zu irritieren. Nachdem Sie gesprochen haben, halten Sie einen Moment inne, um den anderen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, darauf zu reagieren. Eine deutliche Aussprache ist bei Videokonferenzen das A und O.

Professionellen Videokonferenz-Systemen gehört die Zukunft

Durch das Abhalten virtueller Videokonferenzenen lassen sich nicht nur Reisekosten sparen, sondern auch zeitliche Ressourcen. Moderne Technik macht es möglich, dass solche virtuellen Meetings mittlerweile in optimaler Qualität abgehalten werden können.

 

Nutzen Sie bereits Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungsberichte in den Kommentaren.

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