E-Mail: kontakt@vodafone.com

Effiziente Meetings: Zusammenarbeit auf das nächste Level heben

von

Effiziente Meetings sind selten. Generell gelten Meetings als DIE Zeitfresser schlechthin. Wissenschaftler schätzen, dass 37 Milliarden US-Dollar mit schlechten Meetings verschwendet werden. Die Gründe für die schlechte Zeiteffizienz sind vielfältig, meistens hängt es aber mit schlechter Planung und Gestaltung zusammen. Wer also Meetings im eigenen Unternehmen stringenter gestalten und die Mitglieder zu mehr Zusammenarbeit motivieren möchte, dem helfen diese Tipps weiter. Dazu finden Sie nützliche digitale Werkzeuge für Ihre Team-Zusammenarbeit.

 

  • 1. Den Ort wechseln: Warum sich immer nur im langweiligen Konferenzraum treffen? Draußen auf der Wiese, im Flur oder auch in der Kantine ändert den Blickwinkel und alle freuen sich, heraus zu kommen. Und Standup-Meetings, deren Idee aus der agilen Projektentwicklung kommt, sorgen dafür, dass Treffen merklich kürzer werden. Die Treffen finden nämlich im Stehen statt: Man tauscht sich schnell aus, wo jedes Team-Mitglied steht und was als nächstes anliegt.
  • 2. Den Endzeitpunkt festlegen – und einhalten: Zu Beginn wird eine feste Zeit für den Schluss des Meetings vereinbart. Wenn der Alarm losgeht, ist Schluss, ohne Ausnahme. Das diszipliniert enorm.
  • 3. Die Teilnehmer ins Boot holen: So hilft es zum Beispiel, wenn sich alle zu Beginn mit einem Wort beschreiben oder ihre aktuellen Neuigkeiten singen. Gerade in internationalen Teams kann dies die Teilnehmer zusammen
  • 4. Ergebnisse und Ereignisse festhalten: Mit einem Team-Quiz oder einem Wettbewerb mit lustigen Fragen zum Unternehmen kann entweder Wissen zu aktuellen Projekten abgefragt werden oder für Zusammenhalt gesorgt werden.
  • 5. Mit sinnvollen Methoden arbeiten: Das allbekannte Brainstorming stammt aus den 50er-Jahren und ist keine gute Methode, um Kreativität im Team zu wecken. Vor allem, da auch weniger „laute“ Team-Mitglieder oft übergangen werden. Besser eignen sich zum Beispiel die Flip-Flop-Methode (alle sagen, wie man die Situation verschlechtern kann) oder das Aufeinander-Aufbauen (jede Idee wird von allen Teilnehmern mit „Ja, und…“ erweitert). Die Auswahl an Methoden für effiziente Meetings ist vielfältig.

Produktivität im Team mit Tools steigern

Mittlerweile gibt es zudem nützliche Tools zur (virtuellen) Zusammenarbeit:

 

  • Standup-Meetings auch mit virtuellen Teams abhalten, geht mit der App Jell.
  • Die mobile App stellt dabei drei Fragen: 1. Was hast du gestern gemacht? 2. Was machst du heute? 3. Welche Herausforderungen hast du zu meistern? Die Antworten werden dann von der App an die Mitglieder verteilt. Sie hilft zudem bei der Aufgaben-Koordination und unterstützt einen Team-Chat. Zudem lässt sie sich leicht in das Kooperations-Tool Slack integrieren.
  • Für die Zusammenarbeit im Team eignet sich auch die Profi-Variante des beliebten Video-Chat-Messengers Skype for Business. Online-Meetings Videoübertragung, Telefonkonferenzen und Chats sind mit dem Dienst problemlos möglich.
  • Um effiziente Meetings zu planen, lassen sich Programme wie Vyte.in oder Solid nutzen. Dabei bietet Solid ebenso wie Vyte.in die Möglichkeit zur Meeting-Planung als Mobile Lösung oder App, Solid darüber hinaus aber noch die Aufgaben-Koordination im Team.
  • Ungeliebte Protokolle lassen sich mit Minutes.io direkt während der Besprechung schreiben. Dabei können Aufgaben, Entscheidungen, Ideen und Informationen direkt strukturiert festgehalten und später an alle Teilnehmer geschickt werden.
  • Wer Ergebnisse gern kreativer festhält, kann auf Bamboo-Paper zurückgreifen. Mit dem passenden Stift lassen sich visuelle Notizen auf dem iPad leicht erstellen.

 

Welche Methoden wenden Sie an, um Meetings produktiv zu gestalten? Schreiben Sie uns doch einen Kommentar.

Alle Kommentare ausblenden (0)
Kommentar hinzufügen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

×